امروزه مدیریت فرایندهای کسب و کار اولویت اصلی سازمان‌ها است. بازار BPM داغ است و اهمیت دارد که از مراحل اصلی و اساسی استراتژی BPM آگاه باشید و بدانید فروشندگان چه کسانی هستند و چه چیزی را ارائه می‌دهند. حوزۀ BPM و اینکه چه کاری می‌تواند برای سازمان شما انجام دهد در حال تغییر است. باوجود تبلیغات زیادی که از سمت فروشندگان BPMS وجود دارد باید بدانید که نرم افزار BPM آن‌ها چه کاری انجام می‌دهد و آیا پاسخگوی کسب‌وکار شما می‌باشد یا خیر. هر سازمانی به یک استراتژی متفاوت برای BPM و یک برنامۀ استقرار جامع نیاز دارد.
تعریف Doculab از BPM این است: «راه‌حل‌های BPM چارچوب‌هایی هستند که برای توسعه، استقرار، نظارت و بهینه‌سازی انواع مختلف برنامه‌های کاربردی اتوماسیون فرایند استفاده می‌شوند، مانند فرایندهایی که در آن‌ها هم سیستم‌ها و هم افراد مشارکت دارند».
تکامل و تحول بازار BPM به‌سرعت در حال انجام است تا کاستی‌ها و نیازمندی‌های اساسی سازمان‌ها را پوشش دهد. از سویی دیگر نوع راه حل های گردش کار BPM درحال‌توسعه به‌طور فزاینده‌ای پیچیده است. علاوه بر این، آن‌ها شامل فرایندهایی خارج از مرزهای مختلف سازمان هستند که ذینفعان در برابر تغییر آن‌ها به‌شدت مقاومت می‌کنند، بنابراین بسیاری از راه‌حل‌های BPM در سطح سازمانی اجرا نمی‌شوند. ساختارهای سازمانی موجود این سطح از تغییر را دشوار می‌کند.
روش‌شناسی استراتژی BPM شامل موارد زیر است:
- ارزیابی وضعیت فعلی (موجود)
- تعریف الزامات سازمانی
- طراحی مفهومی، معماری مرجع
- استراتژی توسعه و استقرار
- ارزیابی راه‌حل‌های منتخب
- فرایند انتخاب
- طرح‌های آزمایشی و نمونه‌های اولیه
اولین هدف برای ارزیابی وضعیت فعلی رسیدن به اجماع دربارۀ تعریف BPM و تعیین اهداف کسب‌وکار و فناوری اطلاعات برای پروژه است. داده‌ها باید برای تعریف نیازمندی‌ها و مستندسازی فرایندها و مسائل موجود جمع‌آوری شوند. در طول فرایند ارزیابی، برنامه‌های کاربردی اصلی BPM را برای هر واحد کسب‌وکار شناسایی کنید. اکنون زمان جذب مشاوران BPM و برگزاری جلسات با همۀ ذینفعان و حامیان مالی است.
اهداف اصلی برای مرحلۀ دوم، تعریف الزامات سازمانی به‌منظور شناسایی الزامات برای تمامی برنامه‌های کاربردی مهم BPM برای شرکت است. الزامات را بر اساس مؤلفه‌های BPM طبقه‌بندی کنید و الزامات را با توجه به ورودی‌های کسب‌وکار و IT اولویت‌بندی کنید. همچنین مشخص کنید که در این زمان چه چیزی باید تولید و چه چیزی باید خریداری شود. در این مرحله، الزامات فروشنده باید مشخص شود.
مرحلۀ سوم در این روش‌شناسی، طراحی مفهومی و معماری مرجع است که شامل اهداف توسعۀ یک طرح مفهومی است که مؤلفه‌های اصلی موردنیاز برای تحقق الزامات BPM برای سازمان را شناسایی می‌کند. علاوه بر این، یک مدل برای وضعیت فعلی سازمان ایجاد کنید. Use cases را برای برنامه‌های کاربردی مدیریت فرایند کسب و کارِ با اولویت بالا ترسیم و یک مدل معماری برای این برنامه‌های کاربردی توسعه دهید. اهداف اصلی طراحی برای این مرحله این است که سرویس گرا و مبتنی بر رویداد باشد و توانایی استفاده از سرمایه‌گذاری‌های فناوری موجود و قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های فعلی را داشته باشد.
برای استراتژی استقرار، هدف پیاده‌سازی یک استراتژی مرحله‌ای برای استقرار BPM در سراسر سازمان به شرح زیر است:
- شناسایی طرح‌های آزمایشی
- امکان ارائۀ مرحله‌ای برنامه‌های کاربردی
- تنظیم و راه‌اندازی گروه‌های وابسته و پیوسته
- توسعۀ فرایند حاکمیت معماری مرجع BPM
- شناسایی تغییرات سازمانی موردنیاز
- ایجاد و توسعۀ یک طرح ارتباطی
طرح‌های آزمایشی باید از قابلیت مشاهدۀ بالایی برخوردار و ارزش بالایی داشته باشد تا تصمیم‌گیرندگان بتوانند ارزش BPM را درک کنند. بهتر است یک «مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار» ایجاد کنید که به‌عنوان یک گروه متمرکز متخصص برای کار و کمک به پیاده‌سازی BPM در سراسر سازمان عمل کند. این مرکز به دسترسی به منابع و آمادگی هر بخش و همچنین معرفی مرحله‌ای از استقرارها کمک می‌کند که منجر به هموارسازی مسیر می‌شود برای بخش‌هایی که فایل‌ها، اسناد و فرایندهای مشترک را به اشتراک می‌گذارند.
آنچه اهمیت دارد این است که هیچ‌کدام از حیطه‌های اصلی کسب‌وکار را از فرایند استقرار/برنامه‌ریزی حذف نکنید. همچنین مهم است که برنامه را فقط برای طرح‌های آزمایشی ایجاد نکنید. برای طرح‌های آزمایشی و نمونه‌های اولیه و ارائه‌های بعدی برنامه‌ریزی کنید. ذینفعان اصلی کسب‌وکار و فناوری اطلاعات باید همیشه در هر مرحله از فرایند استراتژی BPM در حلقۀ ارتباطی مشارکت داشته باشند. نگاهی سازمانی به برنامه‌ریزی برای استقرار BPM داشته باشید.
10مورد از بهترین روش ها در BPM│Best Practices برای مدیریت فرایند کسب‌وکار
- سعی نکنید مدل‌سازی کنید که چگونه باید کار کنید بلکه نحوۀ کار واقعی خودتان را مدل کنید.
- بزرگ فکر کنید اما آرام و با قدم‌های کوچک آغاز کنید.
- تمامی ذینفعان پروژه را در مرحلۀ توسعه و آزمایش مشارکت دهید.
- ابزار BPM را بر اساس نیازتان انتخاب کنید. برنامه‌های کاربردی BPM در اَشکال مختلف برای مخاطبان مختلف طراحی‌شده‌اند.
- یک قهرمان یا رهبر متخصص (champion) انتخاب کنید.
- نقاط عطف (milestones) ایجاد کنید.
- نتایج را به‌سرعت ارائه دهید.
- مشوق همکاری در سازمان باشید.
- نتایج را مرحله‌به‌مرحله اندازه‌گیری کنید.
- در صورت لزوم از خدمات حرفه‌ای و تخصصی استفاده کنید.
بهترین شیوه های BPM (BPM best practices) حول محور این ایده است که راه حل های تدریجی می‌توانند به بهبود فرایندهای سازمانتان در طول زمان کمک کنند. این به معنای تعیین اهداف، اجرای تغییرات قابل‌مدیریت و اندازه‌گیری نتایج و دستاوردها است. پس از تعیین بهترین شیوه ها و استراتژی BPM برای سازمانتان جهت استقرار و پیاده‌سازی BPM بر بستر BPMS می‌توانید از نرم افزار BPMS جریان استفاده کنید. جهت دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره برای راه‌اندازی و استقرار BPMS با ما تماس باشید.
بدون دیدگاه