چابکی و معماری BPMS│معماری و اجزا در نرم افزارهای BPMS

BPMS (سیستم مدیریت فرایند کسب و کار)

BPMS علاوه بر مزایای بهبود بهره‌وری کارکنان و کاهش زمان چرخه، مزیت استراتژیک چابکی را فراهم می‌کند. به این معنا که سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (نرم افزار BPM) پاسخگویی بهتر به تغییرات مستمر در فضای رقابتی و انطباق با مقررات محیطی را افزایش می‌دهد.

BPMS راه‌حل‌های فرایندی متقابل عملکردی جدیدی را برای توسعه و استقرار سریع ایجاد می‌کند و با فعال‌سازی قوانینی که آن‌ها را به تغییر با حداقل تلاش برای توسعه سوق می‌دهد، چابکی را تقویت می‌کند.

BPMS و سیستم گردش کار

اینکه گفته‌شده با استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرایند، ارزش زمان کارایی/چرخه افزایش می‌یابد به نرم افزار گردش کار در دهۀ 1980 برمی‌گردد که با مسیریابی داده‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی در شبکه موفق شد فرایندهای دستی آهسته و کاغذ محور را به فرایندهای خودکار بسیار سریع‌تر تبدیل کند. اما فروشندگان فناوری گردش کار به‌ندرت در مورد چابکی صحبت می‌کردند. امروزه، با BPMS، گاهی اوقات به نظر می‌رسد که این اصلی‌ترین چیزی است که برخی از فروشندگان در مورد آن صحبت می‌کنند. اکنون چه چیزی تغییر کرده است؟

پاسخ، تغییر اساسی در نحوۀ یکپارچگی نرم افزار مدیریت فرایند با سیستم‌های خارج از کسب‌وکار ولی مرتبط بوده است. در دوران گردش کار، تمرکز اصلی بر خودکارسازی فعالیت‌های انسانی بود و یکپارچگی برنامه‌های کاربردی مورد تأکید قرار نگرفت، زیرا درواقع، خیلی خوب کار نمی‌کرد. اگر به یک کنفرانس دربارۀ گردش کار یا نمایشگاه تجاری می‌رفتید، هر فروشنده‌ای می‌توانست به شما نشان دهد که چگونه یک گردش کار را در 30 دقیقه بدون برنامه‌نویسی ایجاد کنید، فقط با طراحی گرافیکی و کشیدن و رها کردن! بنابراین، وقتی فناوری را خریدید، چرا طراحی و استقرار گردش‌های کاری در دنیای واقعی شش تا دوازده ماه طول کشید؟

مشکل یکپارچه‌سازی برنامه‌ها بود که برنامه‌نویسی بسیاری از آن‌ها تقریباً از همۀ کدها استفاده می‌کرد تا سیستم‌های اصلی کسب‌وکار را با فعالیت‌های فردی مشتری در جریان کار مرتبط کند. در اوایل دهۀ 1990، زمانی که بیشتر برنامه‌های کاربردی سازمانی مبتنی بر رایانه‌های مرکزی یا مین فریم بودند، گردش کار درواقع یکپارچگی بدون برنامه‌نویسی را فراهم می‌کرد. یک تکنیک رایج از فناوری “screen-scraping” استفاده می‌کند که می‌تواند داده‌ها را بین workflow client window و پنجره شبیه‌ساز ترمینال میزبان (host terminal emulation window) روی دسکتاپ کپی و جایگذاری کند. اما در طول دهۀ بعد، زمانی که پکیج های برنامه‌های کاربردی client-server (کلاینت-سرور) برای ERP، CRM، حسابداری، منابع انسانی و زنجیرۀ تأمین افزایش یافت، یکپارچگی برنامه‌های کاربردی بار برنامه‌نویسی بیشتری را بر دوش توسعه‌دهندگان راه‌حل گردش کار گذاشت. نرم افزار گردش کار در تسریع فرایندهای انسان‌محور عالی بود، اما زمان نیاز برای یکپارچه‌سازی برنامه نمی‌توان آن را چابک نامید.

پاسخ به مسئلۀ دستیابی به چابکی نه از طریق گردش کار بلکه از طریق میان‌افزار کارگزار یا واسطه‌های پیام (message broker middleware) به دست آمد که به‌عنوان یکپارچه‌سازی برنامه‌ها یا سیستم های کاربردی سازمانی (EAI) یا یکپارچه‌سازی نرم‌افزار‌های سازمانی شناخته می‌شوند. EAI، مؤلفه‌های نرم‌افزاری به نام آداپتورهای برنامه‌های کاربردی یا کاربردی (application adapters) را ارائه می‌کند که می‌توانند APIها و اشیاء داده‌های برنامه‌های کاربردی مختلف سازمانی را به یک فرمت پیام مشترک و یک گذرگاه پیام سازمانی ترجمه کند که می‌تواند آن پیام‌ها را بین برنامه‌ها تبدیل و مسیریابی کند. با استفاده از این فناوری، تغییر در اطلاعات مشتری در سیستم ERP می‌تواند فوراً به سیستم CRM منتقل شود و یکپارچگی می‌تواند بسیار سریع‌تر از کدنویسی سفارشی انجام شود، درنتیجه چابکی افزایش می‌یابد.

درحالی‌که فروشندگان EAI در مورد «فرایندها» صحبت می‌کردند، منظورشان واقعاً این تبادل داده‌های ساده بود که چند میلی‌ثانیه طول می‌کشد، نه فرایندهای End-to-End که روزها یا هفته‌ها طول می‌کشد. اما آیا اضافه کردن یک موتور فرایند و امکانات برای گردش کار سادۀ انسانی مانند بررسی و تأیید مدیریت می‌تواند سخت باشد!

یکپارچه سازی برنامه های سازمانی با استفاده از BPMS

سال‌ها پیش، BPMS به‌عنوان نرم‌افزار یکپارچه کنندۀ گردش کار و EAI به وجود آمد و به‌سرعت جایگزین اصطلاحات قدیمی بازاریابی در هر دو طرف شد. BPMS می‌تواند هم کارایی و هم چابکی، توانایی خودکارسازی فعالیت‌های فرایند انسان‌محور و یکپارچگی برنامه‌های کاربردی سازمانیِ سفارشی را نوید دهد.

امروزه، تنها در سطح معرفی نرم‌افزار، ارائه‌های BPMS از هر دو نرم افزار گردش کار و EAI مجموعه‌ای از قابلیت‌های کلی را معرفی می‌کند و نمودارهای بلوکی مؤلفه‌هایشان حتی یکسان به نظر می‌رسند. اما درواقع مجموعه ویژگی‌های مشترک و گزاره‌های ارزشی است که تفاوت‌های مهم معماری بین آن‌ها را پنهان می‌کند. درحالی‌که تحلیلگران صنعت به‌ندرت به آن اشاره می‌کنند، این تفاوت‌ها زمینه‌ساز بحث در مورد استانداردهای BPM هستند و قطعاً بر روند تکامل بازار BPMS تأثیر خواهند گذاشت. به همین دلیل، کاربران باید آن‌ها را درک کنند و در تصمیم خرید BPMS در نظر بگیرند.

چابکی و معماری BPMS │تفاوت اساسی بین BPMS و گردش کار

تفاوت اساسی بین BPMS و گردش کار به چیستی یک فعالیت فرایندی و کاری که موتور فرایند به‌صورت مفهومی انجام می‌دهد برمی‌گردد. در یک طرف معماری گردش کار است که عموماً بر اساس مدل مرجع ائتلاف مدیریت گردش کار (WfMC) و زبان تعریف فرایند مرتبط با آن XPDL است. درحالی‌که نمودار گردش کار، فرایند را به‌عنوان جریانی از فعالیت‌ها نشان می‌دهد. در این معماری، موتور فرایند درواقع مجموعه‌ای از مؤلفه‌های داده‌های فرایند به نام نمونۀ فرایند (process instance) یا آیتم‌های کاری (work item) را به دنباله‌ای از صف‌ها هدایت می‌کند. هر صف توسط یک برنامۀ کلاینت جداگانه قابل‌دسترسی است که فعالیت فرایند اختصاص داده‌شده را پیاده‌سازی می‌کند. فایل اجرایی کلاینت، نمونۀ فرایند را از موتور فرایند بازیابی می‌کند، فعالیتِ فرایند را اجرا می‌کند و یک نمونۀ اصلاح‌شده را به موتور فرایند برمی‌گرداند.

این معماری  برای تعاملات انسانی بسیار مناسب است. صف‌ها را می‌توان به‌راحتی توسط گروه‌های کاری به اشتراک گذاشت و اجرای هر فعالیت طولانی است. برای تعاملات انسانی، برنامۀ کلاینت یا کاربر (client program) معمولاً یک برنامۀ کاربردیِ وبِ فرایندآگاه (process-aware web application) است که می‌تواند به‌آسانی داده‌های آیتم‌های کاری را با استفاده از فرم‌های الکترونیکی نمایش دهد یا با کلید وارد کند. اگر فعالیت به تعامل انسانی نیاز نداشته باشد بلکه فقط با یک سیستم کسب‌وکار خارجی ادغام شود، معماری گردش کار آن را به‌عنوان یک گام خودکار پیاده‌سازی می‌کند. مراحل خودکار، یک برنامۀ کلاینت است که آیتم کاری را بازیابی می‌کند، مؤلفه‌های داده‌های انتخابی را به فرمت موردنیاز برنامۀ کاربردی خارجی تبدیل می‌کند، عمل یکپارچه‌سازی را از طریق یک آداپتور (adapter) یا سایر میان‌افزارهای EAI اجرا می‌کند، داده‌های برگشتی را به فرمت دادۀ آیتم کاری تبدیل می‌کند و درنهایت آیتم کاری را به موتور فرایند برمی‌گرداند. بااین‌حال، برای موتور فرایند، مراحل خودکار شده و مراحل تعاملی اساساً یکسان هستند.

در طرف دیگر، service orchestration است که بر اساس معماری سرویس گرا (SOA) و زبان تعریف فرایند مرتبط با آن از OASIS به نام BPEL است. در BPEL، هر فعالیت فرایندی یک سرویس فراخوانی شده را نشان می‌دهد، به‌عنوان‌مثال، عملی که توسط یک سیستم خارجی پس از دریافت پیام درخواست انجام می‌شود که معمولاً یک پیام پاسخ را برمی‌گرداند. به‌عبارت‌دیگر، موتور فرایند، آیتم‌های کاری را به سمت صف‌ها هدایت نمی‌کند، بلکه پیام‌ها را به نقاط پایانی سرویس، معمولاً URL ها، ارسال و دریافت می‌کند.

این معماری بر یکپارچگی بیشتر از تعاملات انسانی تأکید دارد. تبدیل داده‌ها و فراخوانی‌های API در سیستم‌های خارجی در مدل BPEL مشخص شده و توسط موتور فرایند به‌طور مستقیم انجام می‌شود. دنباله‌ای از فعالیت‌های فرایندی را می‌توان به‌عنوان تراکنش‌ها هماهنگ کرد و به عقب برگشت یا به‌عنوان یک atomic unit در نظر گرفت. از سوی دیگر، کاربران انسانی به‌عنوان نقاط پایانی سرویس به‌راحتی در نظر گرفته نمی‌شوند. برای مقابله با مشکل تعاملات انسانی، فروشندگان BPMS که از مدل هم‌آهنگی سرویس (service orchestration model) پیروی می‌کنند معمولاً یک سرویس مدیر وظیفه یا تسک منیجر (task manager service) ارائه می‌دهند که موتور فرایند می‌تواند برای ایجاد وظایف تعاملی از آن فراخوانی کند و هنگامی‌که یک وظیفه تکمیل شد به موتور فرایند اطلاع می‌دهد. صف‌ها، نقش‌ها و سایر ساختارهای گردش کار را می‌توان توسط این سرویس تعریف و پیاده‌سازی کرد.

به‌عبارت‌دیگر، معماری گردش کار جزئیات تعامل انسانی را در مدل فرایند تعریف و آن‌ها را در موتور فرایند اجرا می‌کند، اما یکپارچگی را خارج از مدل و برای موتور غیر شفاف و مبهم باقی می‌گذارد. معماری سرویس‌گرا جزئیات یکپارچه‌سازی را در مدل فرایند تعریف می‌کند و آن‌ها را در موتور فرایند اجرا می‌کند، اما تعامل انسانی را در خارج و برای موتور غیرشفاف می‌گذارد. البته، پیشنهادات BPMS مدرن بر اساس هر یک از معماری‌ها، هم تعامل انسانی و هم یکپارچه‌سازی برنامه‌ها را فراهم می‌کند و سعی می‌کند آن‌ها را در محیط طراحی خود گرد هم آورد.

مطالب بیان‌شده نشان می‌دهد که معماری BPMS باعث چابکی می‌شود، چیزی که سازمان‌ها بیش‌ازپیش برای بقایشان به آن نیاز دارند. بنابراین، نرم افزار BPMS یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارهایی است که هر سازمانی باید آن را خریداری کند، زیرا اساس هر سازمان فرایندهای آن است. سازمان‌ها برای بهبود، مدیریت تغییر، معماری سازمانی، کارایی، بهره‌وری… به مدیریت فرایندهای کسب‌وکار متکی هستند. اما BPM تنها روی کاغذ برای سازمان بی‌فایده است، باید BPM را در سازمان با استفاده از BPMS اجرایی کرد. به شما پیشنهاد می‌کنیم تا قبل از خرید هر نرم‌افزار BPMSای باقابلیت‌های نرم افزار BPMS جریان که بهترین نرم افزار BPM ایرانی است، آشنا شوید. برای دریافت مشاورۀ تخصصی در خصوص خرید و استقرار BPMS در سازمانتان با ما تماس بگیرید.