BPM در مقابل BPA یکی از موضوعات رایج در مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) و اتوماسیون فرایند کسب‌وکار (BPA) است. اگرچه این دو اغلب به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند اما تفاوت زیادی بین این دو وجود دارد. یکی از دلایلی که آن‌ها بجای هم بکار برده می‌شوند این است که هر دو یعنی BPM و BPA برای کمک به کسب‌وکارها طراحی‌شده‌اند تا فرایندهای خود را خودکار و بهینه کنند. بااین‌حال، روشی که آن‌ها این کار را انجام می‌دهند کاملاً با یکدیگر متفاوت است.
مدیران کسب‌وکار باید دربارۀ تعاریف و اهداف BPM در برابر BPA و همچنین نقش آن‌ها در استراتژی کسب‌وکار شفاف‌سازی داشته باشند. در این مقاله، تفاوت‌های اصلی بین اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را بررسی خواهیم کرد تا بتوانید بهترین تصمیم را برای شرکت خود بگیرید.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) چیست؟
BPM یک رویکرد جامع‌تر برای بهبود فرایند کسب‌وکار است. مدیریت فرایند کسب‌وکار به تصویری بزرگ‌تر می‌پردازد و اینکه چگونه می‌توان فرایندهای مختلف را برای دستیابی به اهداف شرکت بهینه‌سازی و به یکدیگر متصل کرد.
مدیریت فرایند کسب‌وکار، افراد و فناوری را در کنار هم در نظر می‌گیرد که با یکدیگر کار می‌کنند. BPM به دنبال بهینه‌سازی کارایی با بازطراحی فرایندها از ابتدا تا انتهاست. علاوه بر این، در این مفهوم از ابزارهایی برای نظارت بر پیشرفت و انطباق و همچنین شناسایی نواحی‌ای از کسب‌وکار که نیاز به بهبود دارند، استفاده می‌شود.
چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار شامل مراحل زیر است:
- طراحی: فرایند طراحی‌شده و گام‌های ضروری مشخص می‌شود.
- مدل‌سازی: مدلی از فرایند برای تجسم و تصویرسازی آن ایجاد می‌شود.
- اجرا: مطابق با برنامه اجرا می‌شود.
- نظارت: برای شناسایی مناطقی که نیاز به بهبود دارند، نظارت صورت می‌گیرد.
- بهینه‌سازی: سپس فرایند برای دستیابی به حداکثر کارایی بهینه می‌شود.
نمونه‌هایی از ارتباط BPM با حوزه‌های مختلف کسب‌وکار:
- نقشه‌برداری فرایند
- مدیریت گردش کار
- هوش تجاری یا هوش کسب‌وکار (BI)
- مدیریت تغییر
اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPA) چیست؟
BPA استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار است. از اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار می‌توان به‌عنوان جایگزینی برای وظایف دستی یا تکمیل و بهبود کارایی فرایند موجود استفاده کرد. به‌عنوان‌مثال، BPA را می‌توان در طیف گسترده‌ای از فرایندها استفاده کرد، ازجمله:
- ورود داده‌ها
- پردازش سفارش
- صدور صورتحساب
- حسابداری
- خدمات مشتری
- منابع انسانی
ابزار BPA برای خودکارسازی وظایف تکراری استفاده می‌شود تا کارمندان بتوانند روی وظایف استراتژیک تمرکز کنند. هدف BPA بهبود کارایی و دقت با حذف خطاها و کاهش زمان لازم برای تکمیل یک وظیفه است.
مزایای BPA عبارت‌اند از:
- افزایش کارایی: خودکارسازی فرایندها می‌تواند به کسب‌وکارها در صرفه‌جویی در زمان و هزینه کمک کند.
- دقت بهبودیافته: فرایندهای خودکار می‌تواند به حذف خطای انسانی کمک کند.
- انطباق بیشتر: با خودکارسازی فرایندها می‌توان اطمینان کرد که کسب‌وکارها مقررات صنعت را رعایت می‌کنند.
- بهبود خدمات مشتری: فرایندهای خودکار می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا با کاهش زمان انتظار و بهبود ارتباطات، خدمات بهتری را به مشتریان ارائه دهند.
تفاوت‌های اصلی بین BPM و BPA
درک تفاوت بین BPM و BPA برای اخذ بهترین تصمیم برای شرکت شما ضروری است. در اینجا چند تفاوت اساسی بین این دو بیان می‌شود:
- تمرکز: BPA بر بهبود کارایی شرکت از طریق ابزارهای فناورانه تمرکز دارد. رویه‌های اساسی را تغییر نمی‌دهد بلکه آن‌ها را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند. از سوی دیگر، BPM به دنبال ایجاد تغییر در گردش کار برای دستیابی به افزایش عملکرد و بهینه‌سازی است.
- فناوری: BPA عمدتاً توسط فناوری هدایت می‌شود. هدف آن آسان‌تر و سریع‌تر کردن فرایندها از طریق اتوماسیون آن‌هاست. BPM، درحالی‌که از فناوری استفاده می‌کند بر ارتباط بین فرایندهای مختلف و چگونگی بهبود آن‌ها نیز تمرکز دارد. بااین‌حال، هر دو رویکرد BPM و BPA برای استفاده از فناوری به‌عنوان وسیله‌ای برای دستیابی به هدف استفاده می‌کنند.
- زمان موردنیاز: BPM در مقایسه با BPA راه‌حل بلندمدت‌تری است. برای بازطراحی فرایندها و آموزش کارکنان دربارۀ رویه‌های جدید به سرمایه‌گذاری زمانی بیشتری نیاز دارد. در مقابل، BPA را می‌توان نسبتاً سریع‌تر پیاده‌سازی کرد. هنگامی‌که ابزارها و برنامه‌های کاربردی مناسب در مکان مناسب قرار گرفتند، می‌توان فرایند را با کمی اختلال خودکار کرد.
- پیاده‌سازی: BPA را می‌توان بدون تغییر زیاد در زیرساخت فعلی پیاده‌سازی کرد. این امر در ارتباط با اضافه کردن ابزارها و برنامه‌های جدید است. BPM به سرمایه‌گذاری قابل‌توجه‌تری نیاز دارد زیرا شامل بازطراحی فرایند است.
- نتایج: نتایج BPA معمولاً مشهود هستند و اندازه‌گیری آن‌ها ساده است. می‌توانید ببینید که چقدر در یک کار یا فرایند خاص صرفه‌جویی می‌شود. بااین‌حال، نتایج BPM بیشتر استراتژیک هستند. آن‌ها در بلندمدت حاصل می‌شوند و پیگیری‌شان دشوارتر است.
- هزینه‌ها: BPA معمولاً نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه دارد. هزینه‌ها عمدتاً با ابزارها و برنامه‌های موردنیاز برای خودکارسازی فرایندها مرتبط است. BPM می‌تواند گران‌تر باشد زیرا شامل بازطراحی فرایند است که شاید به آموزش و فناوری جدید نیاز داشته باشد.
- انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری: اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار می‌تواند انعطاف‌پذیری کمتری داشته باشد زیرا برای خودکارسازی وظایف به فناوری متکی است. درحالی‌که مدیریت فرایند کسب‌وکار انعطاف‌پذیرتر است زیرا می‌تواند با تغییر نیازها و اهداف سازگار شود. وقتی صحبت از مقیاس‌پذیری می‌شود، مقیاس‌پذیری BPM معمولاً آسان‌تر است زیرا بیشتر به منابع موجود متکی است. در مقابل، مقیاس‌پذیری BPA شاید دشوارتر باشد زیرا به خرید ابزارهای اتوماسیون اضافی نیاز دارد.
- ریسک: BPA می‌تواند ریسک بیشتری داشته باشد زیرا اغلب به سرمایه‌گذاری اولیۀ قابل‌توجهی نیاز دارد. همچنین این ریسک وجود دارد که فرایندها آن‌طور که در نظر گرفته‌شده بهینه نشوند. BPM معمولاً ریسک کمتری دارد زیرا رویکردی تدریجی است.
BPM در مقابل BPA: آیا می‌توان BPM و BPA را با هم استفاده کرد؟
بله، BPM و BPA را می‌توان با هم استفاده کرد. درواقع اغلب به این شکل است. BPA اغلب برای ساده‌سازی فرایندها استفاده می‌شود تا بتوان آن‌ها را راحت‌تر توسط یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) مدیریت کرد. با خودکارسازی فرایندها می‌توانید منابعی را آزاد کنید که می‌توانند برای نظارت بهتر و بهینه‌سازی گردش کار استفاده شوند.
زمانی که BPM و BPA با هم پیاده‌سازی شوند، می‌توانند راه‌حلی قدرتمند برای بهبود فرایند کسب‌وکار ارائه دهند. آن‌ها می‌توانند به شما در دستیابی به افزایش کارایی، بهره‌وری و انعطاف‌پذیری کمک کنند. اگر مطمئن نیستید که کدام رویکرد برای شرکت شما مناسب است، می‌توانیم به شما کمک کنیم تا نیازهای خود را ارزیابی کرده و بهترین راه‌حل را پیدا کنید.
بدون دیدگاه