چگونه می‌توان یک استراتژی و پیاده‌سازی موفق در مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) داشت؟

نظرسنجی که توسط REDHAT برای بررسی دلایل سرمایه‌گذاری شرکت‌ها در مدیریت فرایند و پیشرفت‌های حاصل از آن انجام شده است، نشان داد که 42 درصد با هدف بهبود رضایت مشتری، 65 درصد با هدف بهبود کارایی و چابکی و 37 درصد به علت پروژه های تغییر فرایند که در حال انجام آن بودند، صورت گرفته است.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و تعالی BPM در دستور کار شرکت‌هایی است که رشد را در اولویت قرار می‌دهند و به دنبال کسب جایگاه رهبر صنعت می‌باشند.

اما مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) چیست؟

مدیریت فرایند کسب‌وکار به یک رویکرد هماهنگ برای بررسی فرایندهای کسب‌وکار و تعاملشان با یکدیگر اشاره دارد. BPM، مراحل، مکانیسم‌ها، افراد مشارکت‌کننده و نوع نتایج و دستاوردهای حاصل از آن‌ها را تجزیه‌وتحلیل می‌کند. ازآنجاکه نقاط درد مشخص و اقدامات اصلاحی برای رسیدگی به آن‌ها انجام می‌شود؛ نتیجۀ نهایی، فرایندهای کسب‌وکار به‌تازگی بهبودیافته و بهینه‌شده خواهد بود که می‌توانند به‌صورت منسجم برای ارائۀ دستاوردهای بهتر کار کنند.

چه نوع فرایندی باید تحت BPM اجرا شود؟

به‌طور ایده آل فرایندهایی که قابل‌ پیش‌بینی، مستمر و دارای الگوهای قابل‌تشخیص هستند، مانند درخواست مرخصی، صدور و مطابقت فاکتورها و Onboarding یا همسوسازی تأمین‌کنندگان تازه‌وارد به شرکت.

یک ارکستر سمفونیک را تصور کنید که در آن هر نوازنده و سازشان یک فرایند کسب‌وکار را نشان می‌دهد. این نوازنده باید ساز خود را تنظیم کرده و نت‌ها را همراه با بقیۀ نوازندگان تمرین کند تا آن‌ها بتوانند با هماهنگی کامل اجرا کنند. فرایندهای کسب‌وکار شما نیز همین‌گونه کار می‌کنند. برای ایجاد دستاوردهای مثبت برای سازمانتان باید آن‌ها را به‌خوبی تنظیم کرده و اجرا و خودکارسازی آن‌ها را هم‌زمان کنید.

چگونه این کار را انجام دهیم؟ 5 روش زیر می‌توانند به شما در ایجاد مهارت برای تدوین استراتژی و اجرای موفق مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) کمک کنند.

1. پیوند با اهداف کسب‌وکار: دربارۀ تلاشی که در ارتباط با مدیریت فرایند کسب‌وکارتان (BPM) انجام می‌دهید، شفافیت داشته باشید. ازآنجایی‌که فرایندهای کسب‌وکار همیشه دربارۀ بهبود و بهینه‌سازی هستند باید با اهداف ملموس یا مشهود کسب‌وکار گره خورده باشند. در تلاش برای سودآوری بیشتر، اهداف شرکت شما می‌تواند شامل این موارد باشد:

• • • کاهش هزینه‌های زنجیرۀ تأمین تا xx درصد
    • افزایش نرخ تبدیل مشتری تا xx درصد
    • افزایش کل فروش تا xx درصد

مشخص کنید که فرایندهای کسب‌وکار ارتباط مستقیمی با کدام اهداف دارند. به‌این‌ترتیب، ردیابی اینکه کدام یک از آن‌ها در دستیابی به موفقیت نقش بیشتری دارند، آسان‌تر خواهد بود. ولی اگر بازهم نتوانستید به هدف دست‌یابید، آنگاه باید مشخص کنید که کدام فرایندهای کسب‌وکار نیازمند بهبود و اصلاح هستند.

2. اندازه‌گیری عملکرد به‌طور مستمر: دقیقاً چگونه می‌توانیم دریابیم که یک فرایند کسب‌وکار نقش مثبت یا منفی در دستیابی به اهداف شرکت شما داشته است؟ پاسخ مشخص است، با اندازه‌گیری عملکرد آن!

پس همان‌طور که گفته شد شما «قادر نخواهید بود آنچه را نمی‌توانید اندازه‌گیری کنید، بهبود دهید». به همین دلیل باید معیارهای KPI را برای هر فرایند کسب‌وکار تعریف کنید تا بتوانید پیشرفتش را رصد کنید ، گلوگاه‌ها را شناسایی و یک دیدگاه عینی و واقع‌بینانه در مورد اینکه آیا برای پشتیبانی از اهداف کسب‌وکارتان در مسیر هستید یا خیر به دست آورید.

اگر KPIها تحقق نیابند نمی‌توانید عوامل اساسی، داده‌ها یا اطلاعات عملی و واقعی، کارها و اصول اولیه، جزئیات و آنچه عملاً در حال حاضر وجود دارد را مطالعه کرده و ارتباط‌های ضعیف را بیابید. پس از شناسایی منشأ مشکلات و مهم‌ترین عوامل دخیل، آن‌ها را برطرف کنید، فرایند را دوباره اجرا کنید و عملکرد را اندازه‌گیری کنید. اگر پیشرفتی وجود داشت خوب است اما اگر نداشت دوباره به مرحلۀ طراحی برگردید. برای همۀ فرایندها این کار را تکرار کنید!

بهبود مستمر یک بازی در BPM است. برای انجام این کار می‌توانید از روش‌شناسی چرخۀ عمر مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) شامل این 5 مرحله کمک بگیرید: طراحی، مدل‌سازی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی.

این چرخه یک چارچوب قابل تکرار است که به شما کمک می‌کند تا بینش عمیقی دربارۀ چشم‌انداز فرایند پیدا کرده، نقاط ضعف را کشف کنید و روش‌هایی را برای بهبود یا بهینه‌سازی آن‌ها ترسیم کنید.

3. یک تیم چندمنظوره یا شامل تخصص‌های مختلف تشکیل دهید: چون IT باید مسئولیت اجرا و یکپارچگی پلتفرم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) را با چشم‌انداز سیستم‌های دیگر بر عهده داشته باشد، سایر تیم‌های کسب‌وکار نیز باید از ابتدا مشارکت داشته باشند. به بیان ساده، آن‌هایی که با عملیات تعیین‌شده دارای نقطۀ تماس هستند.

این کار به‌درستی می‌تواند یک تمرین جامع برای شناسایی افراد مناسب و تشکیل تیم باشد. اما مشارکت گروه متنوعی از مدیران کسب‌وکار و کارشناسان حوزه منجر به ایجاد دیدگاه‌ها و ایده‌های متعددی می‌شود. این هم‌افزایی منجر به راه‌حل‌های مؤثرتر و کارآمدتر برای کسب‌وکار می‌شود.

به‌عنوان‌مثال، برای بهینه‌سازی فرایند کنترل موجودی باید نقاط تماس مختلف را از خریدها، حمل‌ونقل، انبارداری و ذخیره‌سازی تا دریافت در نظر بگیرید. این کاری منطقی است که افراد را از بخش‌های تدارکات، مدیریت موجودی و مدیریت انبار درگیر کنیم، زیرا آن‌ها با مسائل اساسی آشنا هستند و می‌توانند بینش‌هایی را دربارۀ بهبود عملیات به اشتراک بگذارند. آن‌ها همچنین دانش مربوطه را برای تعریف معیارهای مناسب برای سنجش پیشرفت آن دارند. بنابراین مشارکت و گرد هم آوردن آن‌ها کنار یکدیگر بسیار کارآمد و مؤثر است.

4. با گام‌های کوچک آغاز کنید و به‌تدریج گام‌های بزرگ‌تری بردارید: درحالی‌که وسوسه‌انگیز است که با مشکل‌ترین فرایندهای کسب‌وکار مقابله کنید، اما توجه داشته باشید که آزمایش پلتفرم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)، می‌تواند نتیجۀ معکوس نیز داشته باشد. لازم به یادآوری است که افراد سازمان شما در پیمایش مفهوم جدید روش‌شناسی BPM و همچنین عملکرد پلتفرم فناوری، منحنی یادگیری دارند. شما نمی‌خواهید آن‌ها بیش ازآنچه توانایی یادگیری‌اش را دارند، بیاموزند!

بنابراین، بهتر است فرایندهای کسب‌وکار کوچک‌تر و با پیچیدگی کمتری را برای تیم انتخاب کنید تا یک رویکرد قابل‌دسترس را برنامه‌ریزی کرده و آن‌ها بتوانند با آن کار کنند. استفاده از یک راه‌حل BPM مبتنی بر ابر که انعطاف‌پذیرتر و کاربردی‌تر و بدون نیاز به تخصیص بودجۀ زیاد است، گزینۀ مناسبی است. این همچنین به این معنا است که شما از مدیریت ارشدِ ریسک‌پذیرتر و عمل‌گرایانه‌تر حمایت می‌کنید و بودجۀ آن‌ها را برای ادامۀ تلاش‌هایشان در زمینۀ BPM تأمین می‌کنید.

5. پلتفرم BPM با پشتیبانی مناسب را انتخاب کنید: اکنون دیگر می‌دانیم که تمرکز واقعی بر تجزیه‌وتحلیل، مدل‌سازی و بهبود مجموعه راه‌حل‌های کسب‌وکار ما است. اما بزرگ‌ترین اشتباه این است که در انتخاب پلتفرم فناوری مناسب (BPMS) برای این تعهدات دقت لازم را نداشته باشید.

پلتفرم انتخابی مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) شما باید به‌طور کامل از فعالیت‌های تحت چرخۀ عمر BPM پشتیبانی کند. BPMS انتخابی باید مراحل طراحی و مدل‌سازی را تسهیل کند، به شما کمک کند تا گلوگاه‌ها را مشخص کنید و اجرای مجموعه کامل راه‌حل‌ها را هماهنگ کنید. BPMSای که خریداری می‌کنید باید بخش عمده‌ای از کارهای دستی و تکراری را حذف کند تا کارکنانتان بتوانند روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنند یعنی بهینه‌سازی فرایندهای موجود و ایجاد فرایندهای جدید!

برای استقرار BPMS، قابلیت استفاده و انسجام با چشم‌انداز سایر سیستم‌ها باید عوامل زیر را نیز در نظر بگیرید:

• • • استقرار سریع و مقیاس‌پذیر مانند راه‌حل‌های ابری
    • پلتفرم با هزینۀ کم و نیاز به تعمیر و نگهداری کمتر
    • قابلیت‌های مدل‌سازی کاربرپسند با چارچوب کم کد یا بدون کد.
    • ادغام یکپارچه با ERP و سایر سیستم‌ها.
    • قابلیت‌های همکاری

اکنون که با ویژگی‌های یک BPMS مناسب آشنا شدید، ما به شما پیشنهاد می‌کنیم تا نرم افزار BPMS جریان را در لیست نرم‌افزارهای انتخابی برای خرید قرار دهید. نرم‌افزار BPMS جریان یک نرم‌افزار BPMS بومی است که متناسب با نیاز سازمان‌های ایرانی تهیه شده است. همچنین این نرم افزار BPMS از قابلیت سفارشی‌سازی مطابق با الزامات کسب‌وکار شما برخوردار است. می‌توانید برای مشاورۀ خرید و استقرار BPMS از طریق این لینک با ما در ارتباط باشید.