BPR (مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار) چیست؟

مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار روشی است که برای بهبود عملکرد سازمان از طریق افزایش کارایی و اثربخشی فرایندهایی که در سراسر سازمان وجود دارد، استفاده می‌شود. BPR علاوه بر طراحی مجدد فرایندهای کسب‌وکار شامل طراحی مجدد سیستم‌های مرتبط و ساختارهای سازمانی نیز می‌شود.

مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار  (BPR / BPRE)

مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار یا BPRE یک استراتژی مدیریتی کسب‌وکار برای بازسازی فرایند کسب‌وکار به‌منظور ارتقای محصول با توجه به کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌های بلندمدت است. این استراتژی کسب‌وکار برای شناسایی و استخراج کارهای اضافی فرایند نیاز به تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکار و گردش کار دارد.

مراحل مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار (BPRE):

1. تعریف و تجزیه‌وتحلیل وضعیت فعلی
2. شناسایی و طراحی مجدد
3. توسعه و آزمایش نمونه‌ی اولیه
4. پیاده‌سازی و نظارت

BPI (بهبود فرایند کسب‌وکار)

به‌طور خلاصه بهبود فرایند کسب‌وکار (BPI) شامل مجموعه فعالیت‌هایی است که برای تجزیه‌وتحلیل فرایندهای کسب‌وکار سازمان به‌منظور شناسایی نواحی‌ای از کسب‌وکار که می‌توانند دقت، اثربخشی یا کارایی را بهبود بخشند و سپس به‌منظور تحقق پیشرفت‌های موردنظر مجدداً فرایندها را طراحی کنند، استفاده می‌شود (برای دستیابی به اطلاعات بیشتر مقاله‌ی BPI و  BPR را مطالعه کنید).

بهبود فرایند کسب‌وکار در مقابل مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار

امروزه فضای کسب‌وکار به‌سرعت در حال تغییر است و این تغییر به شکل و با سرعت بیشتری در حال انجام است. کسب‌وکارها برای دستیابی به موفقیت و جایگاه رقابتی باید به‌طور مستمر فرایندهای خود را بهبود بخشند. عدم انجام این کار احتمالاً منجر به هزینه‌های بیشتر، درآمد کمتر، کارکنان باانگیزه‌ی کمتر و مشتریان راضی کمتری خواهد شد.

بهبود فرایند کسب‌وکار (BPI) فرایندی مستمر است که هدف آن دستیابی به کارایی از طریق بهبود مستمر با تکرار مجدد فرایندهاست. BPI روشی است که می‌توانید وضعیت موجود (as-is) که در آن شرکت شما با مسائل و مشکلاتی روبروست (اتلاف‌ها، تقاضاهای محقق نشده….) را بهبود ببخشید و به وضعیت مطلوب (to-be) خود برسید.

BPI در مقابل BPR

هدف اصلی BPR و BPI بهبود سیستم است. مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار شامل تغییر کامل فرایند برای دستیابی به یک نتیجه‌ی متفاوت است که هدف آن عکس بهبود تدریجی فرایند کسب‌وکار است. هدف BPR تغییر روش کار یک فرایند است درحالی‌که BPI به بهینه‌سازی فرایند موجود می‌پردازد. اما تفاوت این دو در عمق تغییر است.

در اینجا به برخی از تفاوت‌های اصلی بین BPI و BPR می‌پردازیم:

درحالی‌که در BPI، ساده‌سازی برای بهبود فرایندها در ساختار سازمانی موجود انجام می‌شود، BPR برای دستیابی به پیشرفت‌های چشمگیر صورت می‌گیرد تا سازمان قادر به جدایی از عقاید و رویکردهای مرسوم شود و درنتیجه تغییرات گسترده‌تری را ایجاد کند.

BPI یک روش پیشگیرانه است که باید به‌عنوان یک اصل در کل کسب‌وکار استفاده شود، خواه مشکلی وجود داشته باشد یا نداشته باشد درحالی‌که BPR اغلب برای دفع فاجعه‌های قریب‌الوقوع اعمال می‌شود. بااین‌حال، برخی معتقدند که چه BPI در سازمان پیاده‌سازی شود یا نشود انجام BPR هنوز هم برای پاسخگویی به تغییرات در فضای قانونی/ سیاسی ممکن است لازم باشد.

BPI اغلب روشی است که تعمیرات/ نگهداریِ در حال اجرا تلقی می‌شود و می‌تواند برای دستیابی سریع به هدف مورد نظر مورداستفاده قرار گیرد؛ درحالی‌که BPR بیشتر روی بهبود عملیات سازمانی در کل شرکت تمرکز دارد که انجام آن زمان قابل‌توجهی را می‌طلبد.

مقایسه‌ی BPI و BPR

بهبود فرایند کسب‌وکار (BPI)	مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار (BPR)
·         فرایند موجود از قبل نگاشت شده/ مستند شده است. ·         فرایند موجود کار می‌کند اما در بعضی از نواحی که نیاز به پیشرفت دارند به‌اندازه‌ی کافی خوب عمل نمی‌کند. ·         تمرکز روی این فرایند است نه اجرای یک استراتژی جامع کسب‌وکار.	·         فرایند موجود اضافی است و یا نیاز به بازنگری و طراحی مجدد دارد. ·         فرایند موجود اساساً دیگر کارساز نیست و نیاز به یک بازنگری اساسی دارد. ·         شرکت روی دستیابی به یک استراتژی کلی متمرکز است نه وظایف و یا بهینه‌سازی فرایند.

به‌طور خلاصه باید در نظر داشته باشیم که اگرچه BPI و BPR هر دو بر روی بهبود سیستم تمرکز دارند، اما این دو مفاهیم مختلفی هستند. ممکن است شما هم دیده باشید که گاهی مواقع این دو در سازمان بجای یکدیگر در نظر گرفته می‌شوند اما اختلاف اصلی این دو در عمق تغییر نهفته که باید در نظر گرفته شود. مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار شامل تغییر فرایند به‌طور کامل برای دستیابی به نتایج متفاوت است که عکس آن چیزی است که بهبود فرایند کسب‌وکار یعنی BPI که شامل تغییر یک فرایند موجود برای دستیابی به نتیجه بهتر است بر آن تمرکز دارد. BPR یک روش پیچیده برای طراحی مجدد فرایند است که گاهی اوقات این تغییر از ابتدا صورت می‌گیرد، درحالی‌که BPI شامل بهبود وضعیت موجود AS-IS است یعنی حالتی که شما با مشکلاتی مانند اتلاف و عدم نیاز روبرو هستید و حذف آن‌ها شما را به حالت مطلوب می‌رساند. زمانی که از BPR استفاده می‌کنید باید هدف شما ارائه‌ی پیشنهاداتی برای ایجاد ارزش مصرف‌کننده باشد. شما باید اتلاف‌ها را شناسایی کنید یا به شیوه‌ای جدید خدمات خود را ارائه کنید. این برنامه‌ی عملیاتی است که می‌توانید از آن به‌عنوان راهنمایی برای دستیابی به وضعیت مطلوب در شرکت خود استفاده کنید.

امروزه روش‌های جدیدتری نیز در حوزه‌ی بهبود کسب‌وکار به وجود آمدند. یکی از این روش‌ها که در سال‌های اخیر در شرکت‌های ایرانی هم مورد استقبال گسترده‌ای قرارگرفته است، مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) است. بنابراین سازمان‌ها با پیشرفت فناوری با راه‌حل‌های متعددی برای حل مشکلات کسب‌وکار خود مواجه هستند. بنابراین هم‌اکنون موضوع اصلی برای یک سازمان، انتخاب روش مناسب برای بهبود کسب‌وکار است. پس برای اینکه بتوانیم مناسب‌ترین روش را برای سازمان خود انتخاب کنیم، نیاز داریم تا با سه روش که به‌طور متداول در سازمان‌ها انجام می‌شود آشنا شویم و با مقایسه‌ی آن‌ها و با توجه به وضعیت سازمان خود بهترین روش را انتخاب کنیم. در بالا درباره‌ی BPR و BPI و مقایسه‌ی آن‌ها صحبت کردیم. در این قسمت به BPM و مقایسه‌ی آن با BPR می‌پردازیم.

تفاوت BPR با BPM چیست؟

مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)

BPM یا مدیریت فرایند کسب‌وکار استراتژی سازی برای نظارت و حفظ گردش کار است تا فرایندهای موجود کسب‌وکار و سازمان را به‌طور کامل تنظیم کند. درواقع BPM یک‌رشته‌ی رویه‌ای منظم و طولانی‌مدت است که به‌عنوان ستون فقرات کلیه فرایندهای کسب‌وکار در شرکت عمل می‌کند.

مدیریت و بهبود مستمر فرایند به‌طورکلی در شرکت شامل فرایندهای زیر است:

• شناسایی و طراحی
• مدل‌سازی و اجرا
• تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی
• نظارت

شباهت‌های بین BPR و BPM

• هدف BPR و BPM هر دو طی کردن مراحلی برای بهره‌وری بهتر فرایندها است.

• در مهندسی مجدد کسب‌وکار و مدیریت فرایند کسب‌وکار برخی از فرایندهای مشابه کسب‌وکار مانند درک روش‌های موجود، شناسایی، ارزیابی و تجزیه‌وتحلیل وجود دارد.

• اهداف اصلی در BPR وBPM، بهبود سرعت و کیفیت فرایندهای کسب‌وکار است.
• هر دو فرایند علاوه بر کاهش زمان انجام کارها روی کاهش هزینه‌های سازمان هم تأثیر بسزایی دارند.

تفاوت بین BPR و BPM

باوجود شباهت‌های ذکرشده در بالا اما عملکرد اصلی BPM و BPR با یکدیگر بسیار متفاوت است. به‌نوعی می‌توان BPR را به‌عنوان یک بخش متمایز در ادامه‌ی اجرای BPM در نظر گرفت.

بااین‌حال، هدف استراتژی BPR کارایی و بهره‌وری از یک فرایند/ مرحله‌ی خاص در گردش کار است. درعین‌حال که BPM یک استراتژی بلندمدت است که مربوط به کل مدیریت گردش کار است. مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار (BPR) و مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) به‌هیچ‌وجه مشابه یکدیگر نبوده و نباید به‌عنوان گزینه‌های جایگزین یکدیگر بکار برده شوند.

مقایسه‌ی مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار (BPR)

مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)

·         با رویکردی جدید، جریان فرایند را بازسازی می‌کند. ·         هر فرایند اضافی را تشخیص و ترسیم می‌کند. ·         یک رویکرد متقابل عملکردی و استراتژیک تر است. ·         با طراحی فرایند وضعیت آینده، بهره‌وری عملیاتی را بهبود می‌بخشد. خلق مجدد یک روش، هدف اصلی BPR است. ·         روی فرایندها به‌صورت جداگانه کار می‌کند و هدف یافتن رویکردی بهتر با خروجی بهتر است. ·         هرگونه همکاری مشروط است. ·         تکرار هرگز یک گزینه نیست. اگر فرایندی مجدداً تحت BPR طراحی شود، تغییرات از مرحله‌ی اول توسعه رخ می‌دهد. ·         عملیات را از زوایای مختلف و گسترده‌تر تحلیل و مشاهده می‌کند. ·         هزینه‌های نسبتاً بالاتری دارد، زیرا در به حداقل رساندن میزان هزینه‌های بلندمدت، متمرکز است. ·         استراتژی‌های BPR از مرزهای سازمانی فراتر می‌روند.

·         در زمینه‌ی نظارت و حفظ وضعیت فعلی کار می‌کند. ·         هیچ فرایندی را در جریان کسب‌وکار رد نمی‌کند. ·         یک رویکرد مدیریتی منضبط است. ·         BPM هیچ‌یک از مراحل کسب‌وکار را در گردش کار سازمانی دوباره طراحی و بازسازی نمی‌کند. ·         با رویکردی سازگار یا ثابت بر روی مجموعه‌ای از فرایندهای کسب‌وکار به‌طور هم‌زمان کار می‌کند. ·         روی منابع انسانی و فناوری اطلاعات به‌طور مؤثرتر هم‌راستاست و کار می‌کند. ·         روش‌ها و رویه‌های مرسوم را تکرار می‌کند درحالی‌که به ابزارهای مختلف اتوماسیون متکی است. ·         هیچ دید عملیاتی جدیدی در یک روش پذیرفته نمی‌شود. ·         هزینه‌ها کمتر است. ·         از طریق مدیریت فرایند کسب‌وکار هیچ اصلاح جدیدی در فرهنگ سازمان رخ نمی‌دهد.

با توجه به موارد بیان‌شده هر دو روش مدیریت فرایند کسب‌وکار و مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار برای سازمان اهمیت دارد. این سازمان است که با توجه به هدف، استراتژی و میزان منابع در دسترس باید تعیین کند از کدام روش سود بیشتری خواهد برد. اگر بخواهید از BPR استفاده کنید نیاز به بازاندیشی بنیادین و طراحی مجدد ریشه‌ای فرایندها برای بهبود دارید تا بتوانید به معیارهای کلیدی عملکردی از پیش انتخاب‌شده برای سازمان مانند هزینه، کیفیت و سرعت انجام فعالیت‌ها یا ارائه‌ی خدمات و محصولات دست‌یابید که این امر نیازمند سرمایه‌گذاری زیاد و اجرای مدیریت تغییر در سازمان شماست. در مقابل  BPM که ستون فقرات گردش کار کسب‌وکار شماست با مدیریت و تجزیه‌وتحلیل تمامی استراتژی‌های کسب‌وکار خودکار و غیر خودکار سازمانتان کمک می‌کند تا گردش کار سریع‌تر و روان‌تری داشته باشید. البته باید در نظر داشته باشید که BPM یک شیوه‌ی عمومی کسب‌وکار است و تنها با جریان فرایندی تعیین‌شده سروکار دارد و تحت مجموعه‌ای  از تکنیک‌های مدیریت‌شده عمل می‌کند. برای اینکه شما بتوانید از پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خود در سازمان نهایت استفاده را ببرید لازم است تا از نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) استفاده کنید. نرم‌افزار BPMS جریان، نرم‌افزاری مبتنی بر وب و بومی‌سازی شده مختص سازمان‌های ایرانی است که با توجه به پاسخگویی به نیاز سازمان شما طراحی‌شده است. این نرم‌افزار تمامی قابلیت‌های یک نرم‌افزار BPMS پیشرفته را دارد و بر اساس استاندارد BPMN2 طراحی‌شده است. برای دریافت مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر درباره BPMS جریان و قابلیت‌های آن می‌توانید با ما تماس حاصل فرمایید و از مشاوره‌های کارشناسان بهره‌مند شوید.