بررسی چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرایند، BPMS

چرخه حیات فرایندهای کسب و کار


ایده چرخه حیات فرایندهای کسب و کار برای این است که فرایندهای کسب و کار دارای فازهای مختلفی در پروژه های مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند. هر مرحله از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار روی ویژگی های خاص تمرکز می کند و محصولات خاصی را تولید می کند که برای مرحله بعدی استفاده می شود. این مراحل معمولا به صورت مکرر تکرار می شود که باعث بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار می شود، به طوری که بسیاری از پروژه ها به دنبال آن هستند. این مقاله در مورد چرخه حیات فرایندهای کسب و کار می باشد.

انواع چرخه حیات فرایندهای کسب و کار :
در عمل انواع مختلفی از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار وجود دارد که تاکنون با یکی از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار آشنا شدیم که شکل زیر می باشد.

تمام فعالیت های موجود در چرخه حیات فوق، فعالیت های مهم و مرتبطی هستند که در طول پروژه مدیریت فرایند با آنها سروکار داریم. چرخه حیات دیگری می توان از چرخه حیات فوق به دست آورد که به صورت شکل زیر است. با استفاده از مستندسازی فرایند می توان مدل های کسب و کار را ایجاد کرد که این مدل ها اساسا فرایند را آن طور که در واقعیت انجام می شود، به نمایش می گذارند. در طول فرایند بهبود فرایند به این فکر می شود که چه فعالیت هایی باید نگه داشته شوند و چه فعالیت های بیشتری وجود دارد که می توانند همزمان با یکدیگر اجرا شوند. پس از کامل شدن بهبود فرایند، فرایند خودکارسازی باید انجام شود که فرایند کسب و کار بهبود یافته را تحویل گیرد و آن را با استفاده از BPMS و یا سیستم های نرم افزاری در ساختار زیر ساخت IT پیاده سازی کرد. در نهایت فرایند اجرا می شود و شروع به کار می کند. در طول اجرای فرایند، کار مانیتورینگ انجام می شود که پیشرفت نمونه های حقیقی فرایند را پایش می کند. همچنین می توان پارامترهای عملکرد از قبیل زمان اجرا، هزینه ایجاد شده توسط نمونه های مدل فرایندی را پایش کرد. در قسمت پایش یا monitoring، فرصت هایی برای بهبود فرایند به دست می آید که بعد از آن ممکن است مستند سازی فرایند انجام شود و یا بلافاصله بهبود و یا طراحی فرایند صورت گیرد. از این رو چرخه حیات فرایندهای کسب و کار وارد دومین تکرار می شود.

چرخه حیات فوق، یکی از ساده ترین چرخه حیات فرایندهای کسب و کار می باشد ولی در فرایندهای کسب و کار از چرخه حیات زیر استفاده می شود که در داخل کتاب BPMN نیز آورده شده است. در این چرخه از واژه هایی متفاوتی استفاده شده است که کمی گسترده تر از چرخه حیات قبلی می باشد. بایستی قبل از مستند سازی، فرایندهای کسب و کار سازمانی دیگر، سطوح فرایندها و شروع و پایان فرایندها را بررسی کرد. معرفی فرایندهای کسب و کار

حال قصد داریم به توضیح تک تک فازهای چرخه حیات فرایندهای کسب و کار در شکل فوق بپردازیم.
اولین فاز چرخه حیات فرایندهای کسب و کار :

فاز طراحی و تحلیل (Design and Analysis)
طراحی:
– در فاز طراحی ابتدا شناسایی و آشکارسازی فرایندهای کسب و کار صورت می گیرد که در مرکز این فاز قرار دارد.
– فرایندها توسط مدل های فرایند به صورت واضح مستند سازی می شوند.
– اضافه کردن پارامترهای عملکردی: در فاز طراحی مشخص می شود که قرار است که چه چیزی اندازه گیری شود، هدف از عملکرد فرایند، زمان اجرا و هزینه و یا چه زمانی طول می کشد که به درخواست مشتری پاسخ داده شود و غیره همگی این ها مثالی از معیارهای عملکردی هستند.
تحلیل:
– اعتبارسنجی مدل ها با استفاده از بازنگری ها، بحث ها و شبیه سازی انجام می شود. پس اعتبارسنجی یک نوع تحلیل نرم می باشد که توافق بر فرایند در مرکز آن قرار دارد. بایستی توافق کرد که دقیقا مدل به چه شکل باشد، چه چیزی قرار است مدل سازی شود و چه چیزی برای رسیدن به هدف های مدل مفید است.
– تایید کردن ویژگی های رسمی شامل نبود ناهنجاری های رفتاری
در این فاز مصنوعاتی تولید می شود که مدل های عملیاتی فرایند کسب و کار و چشم اندازها هستند و دلیل استفاده از این فاز این است که مدل های عملیاتی فرایند کسب و کار را سازماندهی می کنند و مشخص می شود که مصنوعات برای چه حوزه ای مناسب هستند.

دومین فاز چرخه حیات فرایندهای کسب و کار:

فاز پیکربندی (Configuration) :
در این فاز بیشتر در زمینه پیاده سازی مدل فرایند کسب و کار صحبت می شود. جنبه های سازمانی فاز پیکربندی عبارتند از:
– معیار عملکرد: معیار عملکرد باید در فاز طراحی و تحلیل، طراحی می شوند و در فاز پیکربندی، پیاده سازی می شوند.
– بعضی اوقات ساختار سازمانی لازم است اصلاح شود تا پیاده سازی فرایند بهبود یافته را ممکن ساخت.
– تعیین وظایف و مدیریت تغییر. یعنی این که چگونه از فرایند موجود باید به فرایند جدید رفت که باید تغییراتی ایجاد شود و سازمان دهی شود. مدیریت تغییر مبحث گسترده ای می باشد که در این فاز از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار قرار گرفته است.
پیکربندی سیستم های نرم افزاری
– پیکربندی سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کار: سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کار باید پیکربندی شوند. در این بخش مدل فرایند باید غنی شود و اطلاعات اجرایی باید در سیستم BPMS مستقر شود تا BPMS بتواند اجرای نمونه های فرایند را با استفاده از مدل فرایندی پیاده سازی شده کنترل کند.
– غنی سازی مدل فرایند کسب و کار توسط جنبه های فنی
– باید برنامه های کاربردی، پایگاه های داده، خدمات را یکپارچه سازی کرد که شامل تطابق زیر ساخت های IT با زیرساخت های موجود است که شامل کدنویسی نیز می شود.
خروجی این فاز از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار، مدل پیاده سازی شده فرایند کسب و کار می باشد.

سومین فاز چرخه حیات فرایندهای کسب و کار :

فاز تصویب (Enactment) :
در واقع این فاز مربوط به زمان اجزای فرایندهای کسب و کار می باشد. وقتی که نمونه های فرایند اجرا شده اند و داده های اجرایی جمع آوری شده اند. داده های اجرایی بسیار مهم هستند زیرا از روی جمع آوری داده های اجرایی می توان در آینده بررسی کرد که نمونه های فرایند دقیقا مانند مدل رفتار می کند و یا اجرا شده است. همچنین در مورد عملکرد Enactment می توان اطلاعاتی را به دست آورد. این فاز از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار دارای دو ویژگی زیر است:
1) پایش (Monitoring)
– مشاهده پیشرفت نمونه های فرایند
– مشخص کردن استئناها و انحراف های فرایند (متوجه شدن تغییرات فرایند)
– مانیتورینگ اطلاعات در مورد وظایف انجام شده، زمان اجرا و منابع درگیر در اجرا
2) نگهداری (Maintenance)
ویژگی حفظ و نگهداری اطمینان حاصل می کند که فرایند با وجود تنظیمات سیستم و تاخیرات در زیر ساخت سیستم های IT اجرا می شود و چرا آن اجرا می شود؟
لازم به ذکر است که خروجی این فاز از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار، داده اجرایی می باشد.

چهارمین فاز چرخه حیات فرایندهای کسب و کار :

فاز ارزیابی (Evaluation) :
آخرین فاز از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار، فاز ارزیابی می باشد که این فاز نقاط ضعف و فرصت های بالقوه برای بهبود مبتنی بر داده های اجرایی که حاصل از فاز تصویب شناسایی می کند. در این فاز می توان اجرای اصلی فرایند را با استفاده از شاخص های عملکرد با اجرای برنامه ریزی شده مقایسه کرد که این شاخص ها در طول فاز طراحی تعریف شده اند و در طول فاز پیکربندی پیاده سازی شده اند. همچنین تکنیک های داده کاوی در طول فاز ارزیابی استفاده می شود تا رابطه ای بین اجرای واقعی با مدل فرایند درک شود و همچنین فرصت های بالقوه را برای بهبود فرایند درک کرد.
خروجی این فاز از چرخه حیات فرایندهای کسب و کار، مانند سایر فازهای چرخه حیات فرایندهای کسب و کار برای ورودی فاز بعدی استفاده می شود تا مدل فرایند کسب و کار بهبود یابد که در طول طراحی و تحلیل و همچنین برای پیاده سازی فرایند در فاز پیکربندی رخ می دهد. پس فاز طراحی اطلاعات مفیدی را اجرا می کند هم برای طراحی مدل و هم برای پیاده سازی.

 

فهرست کلی مقالات دوره

دوره آموزشیمدیریت فرایند ها

BPMSچرخه حیات فرآیندهای کسب و کارمدیریت فرآیند

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *