نرم‌افزار سیستم سازی
کارمندان جزئی از بخش اصلی ماشین پول‌سازی سازمان شما هستند که شما با کمک نرم‌افزار سیستم سازی قادر هستید تا آن‌ها را مانند یک ربات کنترل کنید. امروزه مشاوران کسب‌وکار زیادی را می‌بینیم که از عنوان سیستم سازی یا سیستم سازی کسب‌وکار (Systematization) استفاده می‌کنند و مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها را به سیستم سازی کسب‌وکار خود دعوت می‌کنند. اما سیستم سازی سازمانی به چه معناست؟
سیستم سازی در اصل، طراحی موتور پول‌سازی کسب‌وکار است.
سیستم سازی سازمانی
شما در ابتدا برای سیستم سازی سازمانی خود نیاز دارید تا سیستم سازی در عملیات سازمان مانند سیستم سازی فروش را انجام داده و در پایان برای اجرا و مدیریت آن‌ها از نرم‌افزار سیستم سازی (نرم‌افزار مدیریت فرآیندها یا BPMS) استفاده کنید. درواقع سیستم سازی را در عمل انجام دهید.
سیستم سازی در عمل
برای اینکه با مفهوم سیستم سازی در عمل آشنا شوید، کسب‌وکار خود را مانند یک اتومبیل در نظر بگیرید که با هر کیلومتر طی کردن مسیر، X ریال برای شما سود تولید خواهد کرد. معمولاً در ابتدای شروع کسب‌وکار این شما هستید که هم‌زمان این اتومبیل را هدایت می‌کنید، تعمیر می‌کنید، بنزین می‌زنید و تمیز می‌کنید. ولی با بزرگ شدن کسب‌وکار، شما به‌تنهایی امکان مدیریت تمام جوانب این اتومبیل را نخواهید داشت و باید کارمندان و کارشناسانی را استخدام کنید تا به شما در این مسیر کمک کنند. ولی معمولاً انجام درست و دقیق وظایف برای دستیابی به اهداف سازمان توسط افرادی به‌جز صاحبان کسب‌وکار به‌راحتی قابل انجام نیست و نتیجه‌ی مطلوب 100 درصدی را نیز با خود به همراه نخواهد داشت.
پس راه‌حل چیست؟
هوشمندانه و سیستماتیک تفویض اختیار کنید.
راه‌حل شما سیستم سازی کسب کار است اما نه‌تنها سیستم سازی مفهومی بلکه ”پیاده‌سازی و جاری‌سازی“
(سیستم سازی در عملیات)
برای سیستم سازی در عملیات لازم است تا مراحل زیر را انجام دهید:
- شما باید تمام روال‌های کاری کسب‌وکار خود را در قالب فرآیندها با استفاده از استاندارد BPMN، مدل‌سازی کنید.
- در دل این فرآیندها به دنبال نقش‌ها و وظایف کاری بگردید و شرح وظایف تفکیک‌شده را تعیین کنید.
- روال‌های دستی مثل کاغذ، دفتر، فایل اکسل و …. را برای همیشه فراموش کنید و قالب فرم‌ساز آنلاین را جایگزین کنید.
- برای هرکدام از وظایف در دل فرآیندها، دستورالعمل‌های استاندارد، حرفه‌ای و عملیاتی تهیه کنید.
- در انتها کارمندان و کارشناسان را مطابق با وظایف، استخدام کنید.
تا اینجای کار سیستم سازی سازمانی را روی کاغذ انجام داده‌اید.
ولی چگونه سیستم سازی را عملیاتی و جاری‌سازی کنیم؟
شما در این مرحله نیاز به نرم‌افزاری کاملاً پویا و فرآیند محور دارید تا فرآیندهایی که در مراحل قبل شناسایی و مدل‌سازی نموده‌اید را بر روی این زیرساخت نرم‌افزاری مکانیزه کنید؛ یعنی تبدیل به نرم‌افزار سفارشی کنید. شما در این مرحله نیاز به استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیند (نرم‌افزار BPMS) دارید.
نرم‌افزار مدیریت فرآیند (نرم‌افزار BPMS)
نرم‌افزار مدیریت فرآیند (نرم‌افزار BPMS) به شما کمک می‌کند تا قوانین و دستورالعمل‌های خود را در دل فرآیندها به کارکنان خود تحمیل کنید در این نرم‌افزار هر کاربر در نقش خود، دسترسی‌های مختلفی برای انجام عملیات در فرآیندها را خواهد داشت. برخی از کاربران فرآیندها را آغاز می‌کنند، برخی در طی فرآیند عملیات ممیزی انجام می‌دهند، برخی قیمت‌گذاری می‌کنند، برخی تصمیم‌گیری می‌کنند و ….
در سازمان یا شرکت شما فرآیندهای گوناگونی مانند فرآیندهای زیر در حوزه‌های مختلف در حال انجام است:
- فرآیندهای حوزه‌ی فروش و مارکتینگ
- فرآیندهای حوزه‌ی منابع انسانی، جذب و استخدام
- فرآیندهای جاری اداری مانند فرآیند درخواست مرخصی، درخواست مأموریت، درخواست وام و …
- فرآیندهای حوزه‌ی بودجه‌ریزی
- فرآیندهای حوزه‌ی خرید و تدارکات
- فرآیندهای حوزه‌ی تولید و بازرگانی
- و …
یک نرم‌افزار BPMS این فرآیندها را در یک بستر متمرکز، کنترل و مدیریت می‌کند. حالا اتومبیل شما آماده‌ی حرکت است. شما فقط دستورالعمل‌ها و قوانین کسب‌وکار خود را در دل فرآیندها تعیین می‌کنید و کارکنان سازمان ناخواسته با تغییرات هماهنگ خواهند شد.
با پیاده‌سازی BPMS ایرانی در سازمان، شما هرگز به کارکنان کلیدی سازمان خود وابسته نخواهید بود و دیگر تمامی اطلاعات در پایگاه داده نرم‌افزار مدیریت فرآیند ذخیره‌شده است و تمامی دانش تجربی کارکنان در کنترل نرم‌افزار BPMS است. به‌عنوان‌مثال سیستم سازی فرآیند فروش را در نظر بگیرید:
سیستم سازی فروش
یکی از مهم‌ترین مأموریت‌های یک کسب‌وکار، فرآیند مارکتینگ و فروش است. بنابراین سیستم سازی فروش یکی از مهم‌ترین بخش‌های سازمان برای سیستم سازی و دستیابی به سود است که می‌تواند به‌تنهایی نیز در نرم‌افزارBPMS پیاده‌سازی شود. معمولاً فرآیند فروش و مارکتینگ در هر کسب‌وکاری متفاوت است و این موضوع باعث پیچیدگی انتخاب نرم‌افزار CRM برای کسب‌وکارها شده است و خرید نرم‌افزار CRM خوب را مشکل نموده است .
راه‌حل چیست ؟
شما می‌توانید بر روی زیرساخت منعطف نرم‌افزار BPMS شرکت ما فرآیند فروش سازمان خود را کاملاً سفارشی، پیاده‌سازی و عملیاتی نمایید و نرم‌افزار CRM سفارشی و مبتنی بر فرآیند خود را ایجاد نمایید. برای مشاوره با کارشناسان ما تماس بگیرید.
بدون دیدگاه