جریان، نرم ‏افزاری برای ساماندهی فرآیندهای اداری

رامین چلای آملی، مدیرعامل شرکت داده ‎پردازان کوشای پاسارگاد در خصوص هدف از عرضه این نرم‌افزار به جام‌جم می ‎گوید: «این نرم افزار با هدف تحقق کامل قابلیت‎ های یک نرم افزار بی‌پی‌ام‌اس (BPMS) پیشرفته و مبتنی بر وب توسعه داده شده است. دو محصول اصلی شرکت ما نرم ‎افزار داشبور مدیریتی «رامیکس» و نرم‌افزار بی‌پی‌ام‌اس جریان است و مشتری‏ های شرکت ما اغلب وزارتخانه‎ ها و سازمان‎ های آب و شرکت‎های توزیع برق و به طور کلی شرکت‎ های دولتی هستند.»

مزایای نرم‌افزار بی‌پی‌ام‌اس جریان :
افزایش سرعت و دقت در فرآیندهای اداری

سازمان‏ها و شرکت‎ها می‎توانند با استفاده از نرم‌افزار بی‌پی‌ام‌اس نسبت به مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی خود با کمترین زمان و ریسک اقدام کنند. شرکت‏ها می‏توانند به‌کمک نرم‏افزار بی‌پی‌ام‌اس جریان مانند فرم‎ساز پیشرفته، سیستم‌ساز و فرآیند‌ساز، فرآیندهای غیرمکانیزه کسب‌وکار خود را به نرم افزارهای کاربردی تبدیل کنند. با این کار امور اداری سرعت می‌گیرد و با دقت بسیار خوبی ثبت شده و برای تجزیه و تحلیل توسط مدیر آماده می‌شود.

انعطاف پذیری متناسب با سفارش شرکت‌ها :

نرم‏ افزار بی‌پی‌ام‌اس به‌دلیل ساختار بومی‎ اش این امکان را فراهم می‎ کند تا منطبق بر سفارش و نیاز مشتری و کاربران تغییر و توسعه یابد. انعطاف در طراحی و امکانات و دسترسی‎ها از مهم‎ترین مزایای این نرم ‎افزار است.

نرم ‎افزارهای ارزان‌تر برای شرکت‌های نوپا :

هزینه بسته‎ های مختلف نرم ‎افزار ارزش‎گذاری متفاوتی دارد تا شرکت‎های کوچک و نوپا با تعداد نیروی انسانی کم و هم شرکت‎های بزرگ و سازمان‎های دولتی بتوانند خدمات مناسب خود را با توجه به بودجه‎شان خریداری کنند.

امکان ارزیابی و تحلیل اطلاعات سازمانی با داشبورد مدیریتی جریان :

همه شرکت‎ها و سازمان‏ها از نرم‏ افزارهای مختلفی برای امور مالی، حقوق و دستمزد، فروش و  مدیریت ارتباط با مشتری و …استفاده می‎کنند که اطلاعات را درون حافظه خود ذخیره می‎کند و عموما هم شرایط استفاده از داده‏ها و تحلیل دقیق‌شان برای مدیران پیش نمی‎آید. در حالی که این داده‎ها می‎تواند حاوی پیام‎های مهمی درباره سازوکار اداری حاکم بر شرکت و کیفیت کار نیروی انسانی و تعامل با مشتریان باشد. به همین خاطر این نیاز وجود دارد که همه اطلاعات در بستری معین تلفیق شود و در اختیار سازمان و شرکت قرار بگیرد. با این روش مدیران می‎ توانند اطلاعات را در تمام حوزه ‎ها رصد کرده و بر اساس آن تصمیمات اجرایی را اتخاذ کنند.

ویژگی‎ های نرم ‏افزار جریان :

در مقایسه با نرم ‏افزارهای مشابه ایرانی سازمان‏ها برای این که بتوانند فرآیندها و کارهایشان را به نرم‎افزار تبدیل کنند دو راه پیش رو دارند؛ گزینه اول این که بتوانند فرآیندهای سازمانی خود را به یک شرکت یا متخصص نرم‏ افزاری توضیح دهند و از او بخواهند برایشان یک نرم‎افزار فرآیندساز تهیه کند و بعد آن را در سیستم های سازمان سفارش‎ دهنده نصب کرده و طریقه استفاده ‎اش را آموزش دهد و هر بار که این فرآیند تغییری نیاز داشت یا قرار بود بخش ویژه ‎ای به آن افزوده شود به شرکت نرم‎افزاری درخواست داده شود تا آن موارد را اعمال کند به این شکل سازمان به طور مستمر وابسته است به شرکت و یا متخصص نرم‎افزاری که قرار است تغییرات را اعمال کند و آموزش‎ های لازم را پس از هر تغییر به کارکنان سازمان ارائه دهد ولی در رویکردها جدید سازمان می‏ تواند یک پلتفرم کامل را برای فرآیندهای اداری خود خریداری کند و تمام موارد مورد نیاز خود را به شکل سفارشی در آن پیاده‏سازی کند به این ترتیب یک‎بار برای همیشه زیرساخت نرم افزار بی‎ پی‎ ام‎ اس خریداری می‎ شود و بدون نیاز به تخصص برنامه‎ نویسی و با دانش مختصری در این زمینه می ‎تواند تغییرات و سفارش‏ ها را اعمال کند. در این حالت حتی اگر اهداف، برنامه‏ها، مدیریت و مسؤولان سازمان‏ها هم تغییر کنند باز هم امکان تغییرات گسترده یا جزئی وجود دارد به طوری که در زمانی کوتاه فرآیندها اصلاح شوند و به شکل تازه ‏ای در بیایند. به‎ طور کلی پاسخگویی و انعطاف نسبت به نمونه‏ های داخلی و خارجی از مهم‏ترین ویژگی‎ های نرم‏ افزار بی ‎پی‎ ام ‎اس است.

مدیرعامل شرکت می‎ گوید: «متاسفانه بسیاری از شرکت‏ها و سازمان هنوز اهمیت لزوم استفاده از نرم‎افزارهای مدیریتی را نپذیرفته‎ اند و درباره کارایی و تسهیل‎گری خوبی که در فرآیندهای اداری و سازمانی ایجاد می‎ کند اطلاعات کافی ندارند. در واقع کاربر اصلی این نرم ‏افزار مدیران شرکت‏ ها هستند و لازم است تا آنها به بلوغ استفاده از چنین خدماتی برسند و تصورشان این نباشد که چنین خدماتی شاید یک محصول لوکس غیرکاربردی باشد و بود و نبودش در کیفیت امور اداری تاثیر چندانی ندارد.»   آملی ادامه می‌دهد: «چالش دیگری که ما در این حوزه با آن دست‎ و ‏پنجه نرم می ‎کنیم اجرانشدن قانون کپی‌رایت در ایران است که باعث شده بیشتر شرکت‎ها و سازمان‏هایی که نیاز به استفاده از نرم‎افزارهای مدیریتی را احساس می‎ کنند سراغ نمونه‎ های خارجی بروند و به‌دلیل رایگان بودن نسخه‎ های کرک شده تمایل بیشتری به استفاده از آنها داشته باشند. در حالی که این نکته را فراموش می‎ کنند که وقتی یک شرکت دانش ‎بنیان ایرانی خدماتی با کیفیت و دقت محصولات خارجی ارائه می‎ دهد این حسن را دارد که تمام اطلاعات در کشور باقی می‎ ماند و متناسب با نیازهای خاص هر شرکت به آنها خدمات ارائه می‎‏ دهد.»

لینک خبر