BPMN چیست ؟

مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار چیست؟

سازمان‌های بزرگ به‌طور مستمر فرایندهای خود را در طول زمان بهبود می‌بخشند و تلاش می‌کنند تا آنجا که امکان دارد فرایندها  کارآمد و مقرون‌به‌صرفه باشند. مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار ابزاری است که سازمان‌ها برای ارزیابی فرایندهای فعلی خود از آن استفاده می‌کنند. درواقع مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار تکنیکی است که با استفاده از آن می‌توان تصویری بصری از فرایند کسب‌وکار ایجاد کرد. این کار معمولاً با استفاده از ابزارهای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار مانند فلوچارت‌ها و یا استفاده از مجموعه‌ای از علائم یا نشانه‌گذاری برای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار (که معروف‌ترین آن‌ها در سطح جهانی BPMN است) انجام می‌شود.

در مرحلۀ بعد، مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار برای شناسایی پیشرفت در فرایندهای کسب‌وکار یا گردش کار یک سازمان استفاده می‌شود. برای تعیین نواحی پیشرفت فرایندها دو تکرار متفاوت از یک فرایند معین ترسیم و با یکدیگر مقایسه می‌شود. اولین فرایند، فرایندی است که در حال حاضر هیچ‌گونه تغییری در آن اعمال نشده است و فرایند دوم فرایندی است که در آن بهبود صورت گرفته است.

می‌توان مراحل اجرای یک فرایند را به‌صورت دستی ترسیم کرد. بااین‌حال، این روش بسیار زمان‌بر و از کارایی کمتری نسبت به استفاده از راه‌حل اتوماسیون مانند نرم افزار مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار است. با راه‌حل‌های نرم‌افزارهای BPMS به‌راحتی می‌توان یک مدل فرایندی را برای شناسایی زمینه‌های بهبود ایجاد و اجرا کرد.

معرفی ابزارها و استانداردهای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار

بسیاری از ابزارها و استانداردهای مختلفی از مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار وجود دارد که می‌توان از آن‌ها برای بهبود گردش کار استفاده کرد و آن‌ها را کارآمدتر و مقرون‌به‌صرفه تر کرد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

ابزارها و استانداردهای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار

• نمودارهای SIPOC: یک نمودار SIPOC یکی از ابزارهای مورداستفاده در متدلوژی شش سیگما است. SIPOC به ذینفعان کمک می‌کند تا مؤلفه‌های اصلی یک پروژه‌ی بهبود فرایند را شناسایی کنند. مؤلفه‌ها، تأمین‌کنندگان، ورودی‌ها و فرایندهای بهبودیافته، خروجی‌ها و مشتریانی هستند که خروجی‌ها را دریافت می‌کنند.
• BPEL: BPEL یا زبان اجرایی فرایند کسب‌وکار یک زبان مبتنی بر XML است که امکان استفاده از وب‌سرویس‌ها را در یک معماری سرویس گرا (SOA) فراهم می‌کند تا داده‌ها قادر به اتصال به یکدیگر بوده و قابل اشتراک‌گذاری باشند. برنامه نویسان از BPEL استفاده می‌کنند تا تعریف کنند که چگونه یک فرایند کسب‌وکار که شامل وب‌سرویس‌ها می‌شود، اجرا خواهد شد. BPEL اغلب با BPMN که استانداردی برای نشان دادن فرایندهای کسب‌وکار به شکلی گرافیکی است، همراه است. درواقع موتور اجرایی یک BPMS با استفاده از BPEL یک فرایند را اجرا می‌کند.

• RPC: Remote Procedure Call یا فراخوانی رویه از راه دور یک تکنیک قدرتمند برای ساخت برنامه‌های توزیع‌شده و مبتنی بر کلاینت-سرور است. این تکنیک بر اساس گسترش فراخوانی رویۀ محلی متعارف است به‌طوری‌که رویۀ فراخوانی شده نیازی به همان آدرس فراخوانی شده ندارد. دو فرایند ممکن است در یک سیستم باشند یا ممکن است در سیستم‌های مختلف با شبکه‌ای که آن‌ها را به هم متصل می‌کند قرارگرفته باشند. برای درک بهتر این تکنیک روی لینک کلیک کنید.

• WF-XML: یک استاندارد XML از (wfmc.org) است که قابلیت همکاری بین برنامه‌های کاربردی مختلف گردش کار را فراهم می‌کند. این استاندارد طراحی‌شده است تا مؤلفه‌های نرم‌افزاری شخص ثالث را به‌راحتی به یک سیستم گردش کار متصل کند.

• XPDL: XPDL یک مکانیسم استاندارد برای تعریف و اجرای فرایندهای کسب‌وکار ارائه می‌دهد و امکان همکاری بین محیط‌های گردش کار را فراهم می‌کند.
• نمودارهای زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML): UML یک زبان مدل‌سازی توسعه‌ای است که برای ارائۀ یک روش استاندارد جهت نمایش بصری یک سیستم استفاده می‌شود. نمودارها شامل بازیگران، فعالیت‌ها، نقش‌ها و کلاس‌های سیستم است و باعث درک بهتری از یک سیستم یا سند می‌شود . UML در سال 1994 ایجاد شد و رشد سریع محبوبیت آن منجر شد تا به‌عنوان یک استاندارد ISO تأییدشده در سال 2005 منتشر شود.
• نگاشت جریان ارزش یا نقشه‌برداری از جریان ارزش (VSM): نقشه برداری از جریان ارزش یک ابزار مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار است که برای تجزیه‌وتحلیل وضعیت‌های موجود و آینده‌ی یک فرایند استفاده می‌شود. این نقشه‌ها تمام مراحل مهم و همچنین جریان مواد و اطلاعات را از طریق یک فرایند نشان می‌دهد.
• مدل IPO: یک IPO یا مدل ورودی-فرایند-خروجی یک گراف عملکردی است که ورودی‌ها، خروجی‌ها و فرایندهای موردنیاز را شناسایی می‌کند. ورودی‌ها شامل اطلاعات یا مواد هستند که برای یک فرایند کسب‌وکار معرفی شدند. این عامل‌ها یا راه‌اندازها، وظایف موردنیاز برای تولید خروجی‌هایی که هدف یک فرایند کسب‌وکار هستند را تولید می‌کنند.
• نمودارهای گانت: نمودارهای گانت یا گانت چارت ها نمودارهای ساده‌ای هستند که نمایه‌ای تصویری از زمان کلی برای تکمیل یک کار یا فرایند ارائه می‌دهند. به‌طور خاص، گانت چارت‌ها می‌توانند زمان شروع و پایان/ تاریخ‌های فرایند و وظایف موردنیاز و همچنین مدت‌زمان تکمیل فرایند یا وظیفه را نشان دهند.
• مدل و نشانه‌گذاری فرایند کسب‌وکار (BPMN)- Business Process Model and Notation: نمودارهای BPMN ابزارهای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار هستند که توسط (BPMI) توسعه‌یافته‌اند. این تکنیک مانند نمودارهای UML و یک روش استاندارد برای ایجاد فلوچارت‌ها است یعنی نمودار مرحله‌به‌مرحلۀ یک فرایند. بنابراین، هنگام ایجاد یک مدل فرایندی از مؤلفه‌های مشخص‌شده در متدولوژی BPMN استفاده می‌شود که در ادامه به‌طور کامل استاندارد BPMN را توضیح می‌دهیم.

BPMN چیست؟

BPMN یک روش گرافیکی برای نمایش فرایندهای کسب‌وکار در یک نمودار فرایندی کسب‌وکار است. BPMN به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که رویه‌های داخلی کسب‌وکار خود را با استفاده از نمادهای گرافیکی درک کنند؛ همچنین برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا این روش‌ها را به شیوه‌ای استاندارد به یکدیگر مرتبط کنند. به‌طور دقیق‌تر، BPMN توالی دقیق از فعالیت‌های کسب‌وکار و جریان‌های اطلاعاتی موردنیاز برای تکمیل یک فرایند را به شکلی تصویری شرح می‌دهد.

تاریخچۀ BPMN– استاندارد مدل‌سازی

BPMN توسط موسسه مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMI) طراحی و توسعه‌یافته است و از سال 2005 توسط OMG حمایت می‌شود. نسخۀ BPMN 2 پس از چهار بار بازنگری سرانجام در سال 2010 منتشر شد. BPMN 2 برای نمودارهای فرایند کسب‌وکار برای ایجاد یک قاعده‌ی دقیق‌تر برای مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار از مجموعۀ وسیعی از نمادها و علائم استفاده می‌کند.

اهداف و مزایای BPMN

هدف اصلی BPMN بهبود کارایی، توصیف و ایجاد شرایط جدید و یا کسب مزیت رقابتی است. BPMN به‌عنوان یک نمایش بصری آسان برای درک فعالیت‌های اختصاص‌یافته به یک فرایند و درک کلی فرایند بکار می‌رود. نمودار BPMN می‌تواند به‌عنوان یک راهنمای دقیق‌تر به افرادی که فرایند را پیاده‌سازی می‌کنند کمک کند تا نمودار را بسیار ساده‌تر درک کنند. شرکای کسب‌وکار نیز می‌توانند به ارتباطات و همکاری بیشتری در راستای هدف کارآمدی فرایند و نتیجه با کیفیت بالا دست یابند.

مزایای BPMN شامل موارد زیر است:

• یک روش استاندارد از فرایندهای کسب‌وکار را برای یک گروه کسب‌وکار فراهم می‌کند.
• با استفاده از BPMN به اشتراک‌گذاری فرایندهای فعالیت‌ها در سراسر سازمان‌ها ساده‌تر می‌شود.
• نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار از استاندارد BPMN پشتیبانی می‌کنند.
• سازمان‌ها می‌توانند از BPMN در سطوح مختلف استفاده کنند. آن‌ها می‌توانند از زیرمجموعه‌ای از آن و یا عمدتاً از عناصر گرافیکی آن برای تجسم فرایندها استفاده کنند.
• تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر و سریع‌تر
• مکانیسم توسعه‌پذیری را هم برای گسترش مدل فرایند و هم برای گسترش گرافیکی تعریف می‌کند.
• تعریف مربوط به تعاملات انسانی را گسترش می‌دهد.
• نمودارهای تهیه‌شده با استفاده از BPMN ها (BPD) قابل‌تبدیل به زبان‌های XML موردنیاز نرم‌افزارهای موتور گردش کار می‌باشند.

مؤلفه‌ها و نمادهای BPMN

BPMN نمودارهایی با مجموعه‌ای از مؤلفه‌های گرافیکی هستند. چهار دستۀ مؤلفه‌های اصلی عبارت‌اند از:

1.اشیاء جریان (Flow Objects): رویداد-رخداد (Event)؛ فعالیت‌ها (Activities)؛ دروازه‌ها یا درگاه‌ها (Gateways)

• رویداد-رخداد (Event): رویدادها با دایره‌هایی حاوی نمادهای دیگر بر اساس نوع رویداد نشان داده می‌شوند. رویدادها می‌توانند آغازین، میانی یا پایانی باشد. آن‌ها به‌عنوان یک عامل یا محرکی برای شروع یا تکمیل فرایند عمل می‌کنند.

• فعالیت ها (Activities): یک فعالیت با یک مستطیل با گوشه‌های گرد نمایش داده می‌شود و نشان‌دهنده‌ی وظیفه‌ای است که باید انجام شود. این فعالیت می‌تواند یک وظیفه یا یک زیر فرایند (فرایند فرعی) باشد.

• دروازه-درگاه (Gateway): دروازه-درگاه با شکل لوزی نشان داده می‌شود و تصمیمات، ادغام و پیوستن مسیرها را تعیین می‌کند.

 2.اشیاء ارتباط‌دهنده (Connecting Objects): جریان توالی (Sequence Flow)؛ جریان پیغام (Message Flow)؛ پیوند-وابستگی-ارتباطی (Association)

• جریان توالی (Sequence Flow): یک جریان توالی به‌صورت یک خط مستقیم با یک فلش نشان داده‌شده است و ترتیب جریان فعالیت را نشان می‌دهد.

• جریان پیغام (Message Flow): جریان پیغام با یک خط بریده‌بریده با یک دایره در ابتدا و یک فلش در انتها نشان داده می‌شود.

• پیوند-وابستگی-ارتباطی (Association): با یک خط نقطه‌چین نشان داده‌شده است. از آن برای مرتبط کردن یک مصنوع، داده یا متن به یک شیء جریان استفاده می‌شود.

3.خطوط شناوری (Swimlanes): Swim lane برای سازمان‌دهی فعالیت‌های مختلف استفاده می‌شود و دارای دو نوع مختلف است:

• Pool: یک Pool با یک مستطیل بزرگ نشان داده‌شده است که شامل بسیاری از اشیاء جریان، اشیاء ارتباط‌دهنده و مصنوعات است. Pool ها نشان‌دهنده‌ی مشارکت‌کنندگان یک فرایند کسب‌وکار هستند.

• Lane: یک Lane به‌عنوان زیر بخشی از pool نشان داده می‌شود. از lane ها برای سازمان‌دهی دقیق‌تر اشیاء جریان، اشیاء ارتباط‌دهنده و مصنوعات استفاده می‌شود. معمولاً Lane ها نقش‌های سازمانی و اینکه چه کسی مسئول چه کاری است را نشان می‌دهد.

4.مصنوعات (Artifacts): مصنوعات ابزارهایی هستند که برای افزودن اطلاعات بیشتر استفاده می‌شوند. مصنوعات دارای سه نوع مختلف هستند:

• شیء داده (Data object): نشان‌دهنده‌ی داده‌های موردنیاز برای فعالیت است.
• گروه (Group): از این مصنوع برای گروه‌بندی فعالیت‌های مختلف استفاده می‌شود اما بر جریان نمودار تأثیر نمی‌گذارد.
• حاشیه‌نویسی (Annotation): به‌منظور تأمین اطلاعات متنی اضافی استفاده می‌شود تا درک خواننده از نمودار/مدل را افزایش دهد.

مثالی از نمودار BPMN

در شکل زیر مثال ساده از فرایند خرید از سایت Amazon.com یا Ebay.com آورده شده است.

شکل زیر استاندارد BPMN 2.0 را نشان می‌دهد.

تا به اینجا با مفهوم مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار و استاندارد BPMN آشنا شدیم. اما پرسش‌هایی مانند اینکه چرا و چه زمانی باید از استاندارد BPMN استفاده کنیم نیز ممکن است مطرح شود که بدان پاسخ می‌دهیم. چرا از BPMN باید استفاده کنیم؟ BPMN اغلب بهترین نمادهای مدل‌سازی را برای هر سازمان و در هر صنعتی با توجه به فرایندهای کسب‌وکار آن سازمان و صنعت ارائه می‌دهد. BPMN دارای دقت و بینش بیشتری نسبت به نمودارهای ساده‌ی دیگر است. به‌عنوان‌مثال نسبت به نمودار UML، نمودارهای فعالیت BPMN قابل‌درک‌تر است (برای افراد غیر فنی) و همچنین برای تحلیل و طراحی فرایند مناسب‌تر است. همچنین، اگر قصد خرید بسته‌های نرم‌افزاری BPM یعنی BPMS ها را داشته باشید، این نرم‌افزارها استفاده از BPMN را نسبت به سایر نمادها ترجیح می‌دهند. اینکه چه زمانی باید از BPMN استفاده کنیم بستگی به دانش تحلیلگران و نوع پروژه‌های سازمان دارد. امروزه تمامی تحلیلگران کسب‌وکار باید بر BPMN مسلط باشند. توصیه می‌شود که تحلیلگران هر زمان که روی پروژه‌هایی با پیچیدگی متوسط یا بالاتر کار می‌کنند حتماً از BPMN استفاده کنند.

بیشتر نرم‌افزارهای BPMS موجود در بازار از استاندارد BPMN پشتیبانی می‌کنند و سازمان‌ها برای مدل‌سازی فرایندهای خود با توجه به مزایای BPMN ترجیح می‌دهند از این استاندارد استفاده کنند. در نرم‌افزار BPMS جریان نیز از این استاندارد پشتیبانی می‌شود.