پیاده‌سازی یک راهکار مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بسیار پیچیده‌تر از آن است که در ابتدا به نظر می‌رسد. یک پروژه BPM پتانسیل میان‌بر زدن میان حوزه‌ها و مرزهای سازمان را دارد، چرا که مشتریان، فروشندگان و شرکای بسیاری در آن مشارکت می‌کنند. این ارتباطات پیچیده و گوناگون ذی‌نفعان بسیاری را هم در داخل و هم خارج سازمان درگیر پروژه خواهد کرد. با توجه به پیچیدگی و گستردگی و نرخ شکست پروژه‌های BPM توجه به برخی عوامل به عنوان عوامل حیاتی و کلیدی موفقیت در اجرای این پروژه‌ها تاثیرگذار می‌باشد،
ﮐﻪ ﻋﺒﺎرت اﻧﺪ از:
پژوهش‌های بسیاری در باب نقش رهبر و حمایت رهبری یک سازمان در موفقیت پروژه‌ها مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک سازمان صورت گرفته است. نکته حائز اهمیت و تقریبا مشترک در میان این پژوهش‌ها این است که رهبر یک سازمان لزوما مدیر آن سازمان نیست و یک سازمان می‌تواند رهبران بسیاری داشته باشد. با توجه به میزان بلوغ سازمان از لحاظ نگاه فرآیندی، پروژه‌های BPM در یک سازمان از لحاظ زمانی و اجرایی شدن حالات متفاوتی خواهند داشت. لازم به ذکر است که فاکتور زمان در این پروژه‌ها بسیار حیاتی بوده و بدون حمایت رهبری در رسیدگی، پشتیبانی، تامین مالی، تعهد و … زمان پروژه‌ها طولانی شده و در عمل پروژه‌ها با شکست مواجه می‌شوند. این موضوع در سازمان‌ها با هر اندازه‌ای قابل تصور است که بدون حمایت رهبری سازمان، پروژه‌ها شکست خواهند خورد و از این رو این موضوع به عنوان یکی از عوامل حیاتی موفقیت BPM شناخته می‌شود
یکی از نکات بسیار مهم در اجرای پروژه‌های BPM، انتخاب یک مدیر پروژه مناسب برای این موضوع است. از آن‌جا که ماهیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار، مقوله‌ای کسب و کاری است با خروجی‌های کسب و کاری، پیشنهاد می‌گردد که مدیر پروژه از واحد کسب و کار سازمان انتخاب شود نه از واحد فناوری اطلاعات. هم چنین نکته حائز اهمیت توانایی مدیریت پروژه که از این موضوع غیرقابل گسستن است و می‌بایست فرد مورد نظر علاوه بر مدیریت تغییر افراد و مدیریت ذی‌نفعان پروژه بر آن نیز مسلط باشد.
پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب وکار در واقع یکی از اقدامات اساسی راهبردی سازمان در راستای چشم‌انداز و اهداف سازمانی به شمار می‌روند. از این رو انتظار می‌رود که خروجی‌های این پروژه‌ها به گونه‌ای دنبال شوند که با راهبردهای سازمانی دارای همسویی باشند. در غیر این صورت ممکن است که در یک بازه زمانی نتایج این پروژه سازمان را از اهداف خود دور کرده و در واقع به خلاف آن‌چه سازمان به دنبال است، دست یابد و این موضوع مشکلات بسیاری را برای سازمان به همراه خواهد داشت.
حصول اطمینان از دستیابی به بیشینه منافع حاصل از پیاده‌سازی پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار از طریق هم‌افزایی و سازگاری سازمان امکان‌پذیر خواهد بود. سازمان‌ها با ایجاد مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های مورد توافق و اهداف عملیاتی فرآیندی به این مهم دست خواهند یافت؛ در غیر این صورت هر بخش از سازمان به سمت و سویی حرکت خواهد که این موضوع با اصل راهبرد که تمرکز است در تضاد خواهد بود. لازم به ذکر است معماری فرآیند چیزی فراتر از مجموعه خوبی از مدل‌های فرآیندی است. این معماری اصول ایجاد فرآیند در سازمان را توصیف می‌کند و مرجعی برای هر تغییری در مسیر منتخب سازمان برای نزدیک شدن به BPM است.
بدون داشتن یک رویکرد منظم و ساختاریافته هر پروژه‌ای یا با شکست مواجه خواهد شد و یا خروجی‌های روشن و قابل اعتمادی برای سازمان به همراه نخواهد داشت. وجود یک رویکرد نظام‌مند، ساختاریافته و مورد توافق برای پیاده‌سازی پروژه‌های BPM که در راهبرد سازمان، طریقه اجرا و جنبه‌های رفتاری مهم آن در نظر گرفته می‌شود، یک پروژه بی‌نظرم خواهد بود و مخاطرات بسیار بالایی برای پروژه خواهد داشت؛ از این رو این موضوع به عنوان یکی از عوامل حیاتی موفقیت پروژه‌های BPM شناخته می‌شود.
از آن‌جا که اغلب پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار توسط افراد اجرا و به وسیله فناوری پشتیبانی می‌شوند. بر این اساس در بسیاری از این پروژه‌ها حدود ۲۵ تا ۳۵ درصد زمان، وظایف و اقدامات افراد پروژه صرف مدیریت تغییر افراد به منظور سازگاری فرد و فناوری می‌گردد. یکی از وظایف اساسی افراد دخیل در پروژه‌ها BPM که به عنوان عامل حیاتی موفقیت شناخته می‌شود.
افراد بزرگ‌ترین دارایی هر سازمانی می‌باشند و پیوند آن‌ها با فرآیندهای سازمانی ناگسستنی است. در هنگام اجرای پروژه های BPM باید این موضوع را در نظر داشت که در صورت نیاز می‌بایست افراد سازمان برای هماهنگی و همراهی با فرآیندهای جدید سازمانی توانمند شوند. این توانمندسازی در گذشته فقط در قالب آموزش صورت می‌گرفته در حالی که امروزه اعتقاد بر مربی‌گری و راهنمایی فرد به فرد سازمان در کنار روش‌های پیشین است. در مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید به کارکنان برای انجام شغلشان اعتمد کرد و مقیاس‌های عملکرد افراد و سیستم‌های بازخوردی برای سنجش این مهم طراحی و پیاده‌سازی شود تا بتوان با تکیه بر خلاقیت و انعطاف‌پذیری آن‌ها به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکردی سازمانی دست یافت.
هر پروژه با مشکلات و محدودیت‌های خود رو به رو است و پروژه‌های BPM نیز از این قاعده مستثنی نیستند. سازمان‌ها باید در نظر داشته باشند که نگاه فرآیندی به سازمان و فعالیت آن یک نگاه مستمر است و می‌بایست ضمن راه‌اندازی و تکمیل پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار نسبت به استفاده از درس‌آموخته‌های هر پروژه در گام‌های پیش روی سازمان اقدام کنند. این مهم باعث کاهش زمانی و هزینه‌ای تغییرات احتمالی آتی در سازمان خواهد شد.
هر پروژه چرخه حیات تعریف شده‌ای دارد. در صورتی که فرآیندها، حفظ، پشتیبانی، سنجیده و مدیریت شوند به طور معمول مدت‌ها بعد از پایان یافتن چرخه حیات پروژه، در محیط کسب و کار وجود خواهند داشت. بر این اساس انتظار می‌رود سازمان‌ها ساختار فرآیند کسب و کاری را ایجاد کنند تا کارایی و اثربخشی آن‌ها در گذر زمان حفظ شود. این مقوله در برخی منابع تحت عنوان نگهداشت فرآیندها مطرح می‌گردد.
یکی از مواردی که به دستیابی به ارزش‌های مورد انتظار و خروجی‌های ملموس پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار بسیار کمک نموده و موجب کاهش مقاومت در برابر تغییر در سازمان می‌گردد، تحقق یافتن ارزش با نمایش و ارائه ارزش‌های کوتاه‌مدت در کم‌ترین زمان ممکن است. بر اساس نظر بسیاری از متخصصین مدیریت تغییر موفقیت‌های کوتاه‌مدت یکی از عوامل حیاتی و کلیدی در به وجود آوردن تغییر در سازمان‌ها به شمار می‌رود.
برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می‌کنیم ﺑﺮاي مدیریت فرایند های سازمان (BPM) از ﮐﺠﺎ ﺷﺮوع ﮐﻨﯿﻢ؟ و تعریف مدل سازی را نیز مطالعه نمایید
بدون دیدگاه