اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) چیست؟

اتوماسیون فرایند رباتیک به‌عنوان یک فناوری نرم‌افزاری تعریف می‌شود که تلاش‌های انسانی برای مشارکت در فرایندهای کسب‌وکار را با استفاده از نرم افزار ربات مجازی یا «بات ها» کاهش می‌دهد یا حذف می‌کند که اغلب از هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و سایر فناوری های شناختی برای این کار استفاده می‌کند.

درحالی‌که در نام RPA به ربات‌ها اشاره شده است، اما این فناوری برخلاف اتوماسیون صنعتی از رباتیک استفاده نمی‌کند. در عوض RPA به نرم‌افزارهایی جهت جایگزینی تلاش انسان‌ها متکی است که می‌توانند اسکریپت‌های اتوماسیون مستقل یا اپلیکیشن‌های اتوماسیون end-to-end باشند. به‌عنوان‌مثال، نرم‌افزار شاید داده‌ها را در یک زمان معین از یک سیستم واکشی کند و پس از انجام یک سری بررسی‌ها بدون دخالت انسان، آن‌ها را به سیستم دیگری منتقل کند. نرم‌افزار مورداستفاده در RPA به‌عنوان بات شناخته می‌شود که می‌تواند از پیش بسته‌بندی‌شده (پکیج آماده) یا به‌طور سفارشی ساخته شود.

RPA یک فناوری نرم‌افزاری است که با استفاده از ربات‌های مجازی یا «بات‌ها» تلاش‌های عامل انسانی را در ارتباط با فرایندهای کسب‌وکار کاهش می‌دهد یا حذف می‌کند.

درحالی‌که اتوماسیون از دهۀ 1900 وجود دارد، RPA تنها پس از تکامل و دسترسی رو به رشد هوش مصنوعی و یادگیری ماشین به شهرت رسید. این فناوری‌های شناختی به بات‌ها اجازه می‌دهند تا به محرک‌های رویدادهای مختلف پاسخ داده و کارهای پیچیده را انجام دهند.

برای مثال، تکنیک OCR AI به بات‌های RPA اجازه می‌دهد تا اطلاعات را از یک تصویر استخراج کرده یا بخوانند دقیقاً مانند یک انسان. علاوه بر این به لطف الگوریتم‌های یادگیری ماشین، بات‌ها پس از هر بار استفاده قدرتمندتر و مؤثرتر می‌شوند. به‌عنوان‌مثال، اگر یک کاربر انسانی بار اول یک تصویر را با یک متن مطابقت دهد آنگاه بات می‌تواند از ML برای یادگیری استفاده کند و دفعۀ بعد آن را به‌طور خودکار انجام دهد.

اتوماسیون فرایند رباتیک به‌سرعت در حال تکامل است زیرا فناوری‌های شناختی به‌طور فزاینده‌ای پیشرفته‌تر می‌شوند. به‌عنوان‌مثال در سال 2020، گارتنر برای اشاره به نسل بعدی RPA اصطلاح hyperautomation (هایپراتوماسیون یا ابراتوماسیون) را ابداع کرد که این نسل از AI/ML بسیار هوشمند برای تصمیم‌گیری و اجرای اقدامات کاملاً همسو با اهداف کسب‌وکار استفاده می‌کند.

انواع RPA│انواع اتوماسیون فرایند رباتیک

اتوماسیون فرایند رباتیکاتوماسیون فرایند رباتیکاتوماسیون فرایند رباتیک با توجه به هدفی که دنبال می‌کند طبقه‌بندی شده و تنها سه نوع RPA بر اساس عملیات و توابع داخلی‌شان وجود دارد که عبارت‌اند از:

1. Attended RPA :Attended RPA ابزاری است که توسط یک عامل انسانی استفاده می‌شود و به‌طور خودکار فعال نمی‌شود. به‌عنوان‌مثال، فرض کنید یک کارمند باید شش مرحلۀ مختلف را برای تکمیل یک وظیفه طی کند. بجای این کار می‌توان به‌سادگی یک برنامۀ RPA را اجرا کرد تا همان کار را به‌طور خودکار انجام دهد، اما باید یک عامل انسانی برای راه‌اندازی کد وجود داشته باشد. میانبرهای آیفون (iPhone Shortcuts) یک نمونۀ عالی از این نوع اتوماسیون است.
2. Unattended RPA :Unattended RPA معمولاً مبتنی بر رویداد است و در بک‌اند زیرساخت فناوری اطلاعات عمل می‌کند. هنگامی‌که یک رویداد خاص رخ می‌دهد، بات RPA وارد عمل می‌شود و توالی‌ای از وظایف را راه‌اندازی می‌کند. رویداد همچنین می‌تواند یک تاریخ یا زمان باشد که به Unattended RPA اجازه می‌دهد در بک‌اند طبق یک برنامۀ از پیش تنظیم‌شده اجرا شود. گاهی اوقات، Unattended RPA می‌تواند از یک عامل انسانی در حلقۀ ساختارش (HTTL) برای رسیدگی به استثناهای نادر استفاده کند.
3. Hybrid RPA: این نوع احتمالاً رایج‌ترین نوع RPA است که توسط شرکت‌ها اتخاذ می‌شود. یک گردش کار خودکار end-to-end دارای هر دو بات attended و unattended است که با هم کار می‌کنند تا کارکرد بهتری داشته باشند. به‌عنوان‌مثال، یک بات unattended می‌تواند داده‌ها را در پس‌زمینه (بک‌گراند) تجزیه‌وتحلیل کند و بینش‌هایی را به کاربر ارائه دهد. پس از مشاهدۀ بینش‌ها، کاربر دکمه‌ای را برای اجرای یک سری اقدامات فشار می‌دهد: attended automation. این دو با هم یک فرایند ترکیبی RPA را تشکیل می‌دهند.

RPA چگونه کار می‌کند؟│نحوۀ کار اتوماسیون فرایند رباتیک

اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) از نرم‌افزارهای کامپیوتری “Robots” برای انجام عملیات دیجیتالی تکراری و مبتنی بر قوانین مانند واردکردن مجدد داده‌ها یا کپی و پیست استفاده می‌کند. کارکرد RPA با استفاده از معماری کنونی فناوری اطلاعات و راه‌حل‌های مدیریت پایگاه دادۀ شما انجام می‌شود. می‌توان فناوری‌های RPA را از طریق روش‌های مختلفی با برنامه‌های کاربردی یکپارچه کرد:

• اتصالات Backend و Front-end: اتوماسیون فرایند رباتیک شاید از طریق اتصال به سیستم‌های داده و وب‌سرویس‌های سازمانی عمل کند. همچنین گزینۀ اتصالات front-end یا desktop وجود دارد که می‌توانند به شیوه‌های مختلف عمل کنند. در بخش front-end، اتوماسیون شما شاید با برنامه‌های دسکتاپ (مانند SAP، PeopleSoft و Salesforce CRM) و سایر منابع ارتباط برقرار کند تا وظیفه را به شیوه‌های مختلفی تکمیل کند. اتوماسیون front-end مشابه با یک اپراتور انسانی شاید داده‌ها را بخواند و بنویسد و رویدادها را مستقیماً از رابط کاربری برنامۀ موردنظر ثبت کند.
• Layered and recorded approaches (رویکردهای لایه‌ای و ضبط‌شده): یک استراتژی توزیع‌شده برای توسعۀ اتوماسیون اغلب بهترین راه‌حل برای سناریوهای پیچیده است، درحالی‌که ضبط فرایند برای فرایندهای کسب‌وکار ساده و استاندارد مؤثر است. روش لایه‌ای بسیاری از مؤلفه‌های اتوماسیون فرایند را به چندین سطح تقسیم می‌کند که هر یک از آن‌ها کارکردهای خاصی را بر عهده دارند. لایۀ فرایند در بالاترین سطح قرار دارد و به دنبال آن فرایندهای فرعی قرار می‌گیرند که شاید در داخل فرایندهای اصلی لایه‌بندی شوند. کاربران شاید اشیا یا فرایندهایی را برای فعالیت‌های خاص ایجاد کنند که از لایه‌های سطح پایین‌تری از مؤلفه‌ها یا تعاملات صفحۀ نمایش هستند. از برخی جهات، مفهوم ضبط فرایند با پیکربندی یک ماکرو در مایکروسافت اکسل برای انجام یک سری اقدامات قابل مقایسه است. ضبط فرایند، اقدامات کاربر را به رویه‌ای تبدیل می‌کند که آن‌ها قابل تکرار باشند. شاید بتواند توسعۀ سریع و سادۀ اتوماسیون فرایند را تسهیل کند.

• Cognitive working of RPA (نحوۀ کار RPA با استفاده از فناوری‌های شناختی): اتوماسیون پیشرفته از هوش مصنوعی (AI) و فناوری‌های مرتبط مانند تشخیص کاراکتر نوری یا OCR، یادگیری ماشین و تجزیه‌وتحلیل متن استفاده می‌کند. اتوماسیون شناختی شاید از منابع دادۀ بدون ساختار مانند اسناد اسکن شده، ایمیل‌ها و نامه‌ها استفاده کند درحالی‌که RPA نظارتی و بدون نظارت (supervised and unsupervised RPA) با استفادۀ عملیاتی از اطلاعاتِ پایگاه‌های دادۀ سازماندهی‌شده رشد و پیشرفت می‌کند.

مثال‌هایی برای نشان دادن اینکه RPA چگونه کار می‌کند؟

«تولید خودکار فاکتورها» یکی از محبوب‌ترین نمونه‌های RPA است. اتوماسیون فرایند رباتیک نقشی حیاتی برای هر سازمانی دارد، اما شاید گاهی اوقات یک مسئولیت حیاتی نیز باشد. این کاری اغلب تکراری است و همین باعث می‌شود که آن برای کارکنان انسانی که باید روزانه ده‌ها هزار فعالیت از این قبیل را انجام دهند، تکراری (و وقت‌گیر) شود.

از آنجا که این کارها تکراری و سازمان‌دهی شده هستند، کاندیدای عالی برای اتوماسیون RPA می‌باشند. در یک شرکت معمولی، گردش کار برای این رویه شاید به‌صورت زیر باشد:

• یک مشتری می‌خواهد یک فاکتور از طریق ایمیل برای او ارسال شود.
• اپراتور نامه را بررسی می‌کند و برنامۀ صورتحساب مناسب را راه‌اندازی می‌کند.
• اطلاعات ایمیل در سیستم صورتحساب کپی می‌شود.
• فاکتور با استفاده از داده‌های ارائه‌شده تولید و ذخیره می‌شود.
• برای فرستندۀ اصلی ارسال می‌شود که عملیات کامل شده است.

تمامی این وظایف شاید با استفاده از ابزار RPA خودکار شوند. به‌محض ارسال یک ایمیل اولیه توسط مشتری تمام این اقدامات بلافاصله توسط بات های RPA بدون دخالت انسان انجام می‌شود. آماده‌سازی و پاک‌سازی داده‌ها به شیوه‌ای ساختاریافته به بات‌های نرم‌افزاری این امکان را می‌دهد تا به‌سادگی اطلاعات را از یک ناحیه به ناحیۀ دیگر بدون هیچ‌گونه مداخلۀ انسانی کپی و جایگذاری کنند.

اگر داده‌ها ناکافی و اشتباه بوده یا وجود نداشته باشند، بات‌های نرم‌افزار نامۀ عدم‌تأیید داده‌ها را برای سازنده ارسال و داده‌های صحیح را درخواست می‌کنند. این کار از انواع خطاهایی که شاید ناشی از خطای انسانی باشد جلوگیری می‌کند. باید درک کرد که تمامی فرایندها برای RPA مناسب نیستند. شما باید به دنبال جستجوی رویه‌هایی باشید که بسیار قابل پیش‌بینی و تکراری هستند.

موارد استفاده از RPA │کاربردهای اتوماسیون فرایند روباتیک

صنعتی که RPA را پیاده‌سازی می‌کند شاید کل گردش کار، زیرساخت‌ها و فعالیت‌های بک‌اند خود را که کار فشرده و زمان‌بر است، خودکار کند. اصلاً شاید همۀ صنایع فرایندهایشان را با استفاده از اتوماسیون فرایند روباتیک خودکار کنند که احتمال بی‌دقتی عامل انسانی را به‌طور کامل حذف می‌کند. در اینجا چند سناریو وجود دارد که در آن استفاده از RPA برای یک سازمان کاملاً منطقی است:

1. مرتب‌سازی سؤالات مشتریان: سیستم‌های خودکار خدمات مشتری و مرکز تماس می‌توانند سؤالات مصرف‌کننده را دسته‌بندی کرده و پاسخ‌های اولیه را ارائه دهند. پردازش توسط یک بات RPA تضمین می‌کند که درخواست‌های خدمات مشتری برای دریافت پاسخ سریع به‌طور مناسب به اعضای تیم می‌رسد. نیازی به انتقال تماس مشتری از یک نماینده به نمایندۀ دیگر نیست.
2. مدیریت داده‌های فروش: سازگاری داده‌ها در سیستم‌های سطح سازمانی کاری چالش‌برانگیز است. فروشندگان باید داده‌ها را در یک سیستم CRM و یک سیستم ERP وارد کنند. این داده‌ها باید کپی شده و توسط تحلیلگران مالی وارد پایگاه داده یا ماژول دیگری شوند. این امر منجر به تکرار، ناکارآمدی و کاهش تولید می‌شود. RPA شاید بتواند عملیات فروش end-to-end مانند ورودی داده و صورتحساب را اجرا کند. علاوه بر این، بات ها نیز با حذف اطلاعات اضافی از پایگاه داده نگهداری کنند.
3. آنبوردینگ (onboarding) یا همسوسازی مشتریان و کارمندان تازه‌وارد در سازمان: اکثر شرکت‌های B2C و B2B از رویۀ آنبوردینگ مشتری پیروی می‌کنند. برای اینکه مشتریان همچنان از کالاها و خدمات آن‌ها استفاده کنند باید روابط قوی با مشتری را حفظ کرده و از خطاها جلوگیری کنند. با استفاده از RPA شناختی و OCR (تشخیص کاراکتر نوری)، سازمان‌ها می‌توانند اکثر وظایف مرتبط با آنبوردینگ مشتری را آسان‌تر انجام دهند. به‌طور مشابه، استقرار و استخدام کارکنان جدید برای متخصصان منابع انسانی و فناوری اطلاعات یک روش پرزحمت و وقت‌گیر است و شامل ایجاد حساب‌های جدید، شناسه‌های ایمیل و امتیازات دسترسی و سایر مسئولیت‌ها است. با توجه به ماهیت تکراری و مبتنی بر قانون وظایف آنبوردینگ کارکنان می‌توان با ایجاد یک حساب کاربری جدید، استفاده از یک فرایند مشخص را خودکار کرد. کارکنان جدید شاید اعلان‌ها و اسناد را توسط ایمیل از طریق بات های RPA دریافت کنند.
4. انجام وظایف روزمره یا روتین مالی: بات‌های RPA از فایل‌های PDF، پایگاه‌های دادۀ داخلی و برنامه‌های آنلاین صورت‌حساب‌های دریافتی را انتقال می‌دهند. علاوه بر این، بات RPA می‌تواند یک PDF تکراری را روی یک سرور داخلی نصب کند که برای اطمینان از انطباق با مقررات ضروری است و می‌تواند تا 60% جدول زمانی پردازش فاکتورهای پیمانکار را به حداقل برساند. بات ها می‌توانند سوابق اصلی مشتری و تأییدیه‌های اعتباری را با سرعت و دقت بیشتری حفظ کنند. همین امر در مورد اسناد نقدی AP و پردازش سفارش نیز صدق می‌کند. علاوه بر این، هشدارهای دیرهنگام شاید از طریق ایمیل با سرعت بیشتر و با دشواری کمتری نسبت به آنچه برای تنظیمات لحظۀ آخری مرسوم است، صادر شود. درنهایت، داده‌های حسابداری از منابع مختلف مانند اکسل یا صورت‌حساب‌های مشتری باید با هم تطبیق داده شوند. با استفاده از اتوماسیون می‌توان اطلاعات را در فرمت مناسب تهیه و دانلود کرد و داده‌ها را برای شناسایی استثناها بررسی کرد.
5. استخراج داده‌ها از منابع مختلف: داده‌ها شاید به فرمت‌ها و فرم‌های مختلف وجود داشته باشند، ازجمله متن قابل‌ویرایش و یادداشت‌های دست‌نویس. بنابراین متخصصان ورود داده‌ها برای خواندن و واردکردن داده‌ها در سیستم با مشکل مواجه هستند. اما خواندن اطلاعات از فرمت‌های مختلف و ورود آن به سیستم برای فناوری OCR ساده است. اگر شرکت شما مجبور باشد اطلاعات را از چندین منبع جمع‌آوری و بایگانی کند، RPA یک سرمایه‌گذاری عالی است. بیشتر ساعات کاری کارکنان صرف کارهای تکراری فناوری اطلاعات مانند این نوع کارها می‌شود. RPA در این زمان صرفه‌جویی می‌کند و زمان را به سایر فعالیت‌های سازنده تخصیص می‌دهد.
6. سازمان‌دهی و منظم سازی هوش کسب و کار: کارکنان در هر سازمانی باید گزارش‌های پیشرفت را به‌صورت مکرر به مدیریت خود ارائه دهند. تهیه و توزیع چنین گزارش‌هایی به مدیریت شاید تمرکز کارکنان را از وظایف عادی منحرف کند. شرکت‌ها می‌توانند از سیستم‌های RPA برای ایجاد گزارش‌های خودکار از پلتفرم‌های مختلف تجزیه‌وتحلیل داده‌ها، ارزیابی محتوا و ارسال آن‌ها به پرسنل مدیریت استفاده کنند.

اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) به‌سرعت در حال تبدیل‌شدن به یک مؤلفۀ اصلی در کسب‌وکار است، زیرا به‌طور چشمگیری تلاش کارکنان را کاهش می‌دهد. تا سال 2023، گارتنر پیش‌بینی می‌کند که هزینه‌های جهانی RPA از 3 میلیارد دلار فراتر خواهد رفت. بنابراین کسب‌وکارهایی که به دنبال تلاش و هزینۀ کمتر و دستیابی به کارایی و اثربخشی بیشتر در فرایندهایشان هستند می‌توانند از RPA به‌عنوان یک فناوری ضروری و بسیار مفید استفاده کنند.