BPM چگونه به سازمان ها کمک می کند؟│راهنمای جامع مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS)

این مقاله راهنمای جامعی دربارۀ مدیریت فرایندهای کسب و کار است. مدیریت فرایند کسب‌وکار کاملاً مرتبط با فناوری است. مدیریت گردش کار در کسب‌وکار بدون کمک اتوماسیون فرایندی چالش‌برانگیز است. بسیاری از کسب‌وکارها به استفاده از BPM روی آوردند تا بهینه‌سازی، کشف، مدل‌سازی، طراحی، بهبود، تجزیه‌وتحلیل، نظارت و زمینۀ ارتقای فرایند کسب‌وکار سازمانشان را فراهم کنند. اینکه فرایند BPM یک روش مؤثر برای کاهش اتلاف و افزایش بهره‌وری کسب‌وکارهاست، ثابت شده است. به همین دلیل است که بیش از 95 درصد از استراتژی‌های پیاده‌سازی BPM موفق بوده‌اند.

کسب‌وکارهایی که می‌خواهند تمام کارهای روزانه خود را به‌راحتی مدیریت کنند، به یک فرایند BPM کارآمد متکی هستند. اگر فرایندهای کسب‌وکار در کل سازمان بدون مدیریت رها شوند منجر به نتایج ناکارآمد می‌شود. ازاین‌رو، فرایند BPM به بخشی ضروری از هر عملیات کسب‌وکار تبدیل شده است که به دنبال مدیریت صحیح فرایند کسب‌وکار برای کمک به اجرای کارآمد کسب‌وکار است.

فرایند BPM چیست؟

مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) یک رویکرد جامع و سیستماتیک است که توسط کسب‌وکارها برای دستیابی به اهدافشان در بهینه‌سازی دستاوردهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. درواقع فرایندی است که در آن شرکت یک ‌قدم به عقب برمی‌گردد و به ابزار BPM اجازه می‌دهد تا فرایندهای کاری سازمان را کنترل کند. مدیریت فرایند کسب‌وکار وضعیت فعلی کسب‌وکارتان را تجزیه‌وتحلیل و زمینه‌های بهبود را شناسایی می‌کند تا کارایی و بهره‌وری بیشتر را برای شما به همراه داشته باشد.

سیستم BPM یا BPMS روشی برای مدیران کسب‌وکار جهت ایجاد، ویرایش، نظارت و تجزیه‌وتحلیل فرایندهای کاری مختلف است. اگرچه شاید بتوان آن را با مدیریت وظیفه (task management) یا مدیریت پروژه اشتباه گرفت که آن‌ها صرفاً روی وظایف فردی و پروژه‌هایی که تنها یک‌بار انجام می‌شوند، تمرکز می‌کنند. اما مدیریت پروژۀ کسب‌وکار روی فرایندهای تکراری و در حال پیشرفت با پیروی از یک الگوی قابل پیش‌بینی به‌منظور بهبود کارایی کسب‌وکار تمرکز می‌کند.

چرا فرایند BPM برای سازمان ها اهمیت دارد؟│ اهمیت BPM

فرایند BPM شامل کشف، مدل‌سازی، تجزیه‌وتحلیل، اندازه‌گیری، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار با هدف بهبود عملکرد کاری است. دپارتمان‌های کسب‌وکار، وظایف را در بخش‌های مختلف توزیع می‌کنند. بنابراین، فرایند مدیریت کسب‌وکار تضمین می‌کند که تمامی فرایندها به‌خوبی ساختاریافته و قابل پیش‌بینی هستند و به‌درستی مدیریت می‌شوند تا بنیان اصلی کسب‌وکار را ایجاد کنند.

به‌منظور ارائۀ محصولات و خدمات، همراه با ارزش‌افزوده برای مشتریان و سازمان، از شما خواسته می‌شود که روی یک فرایند اثربخش BPM سرمایه‌گذاری کنید. رها کردن وظایف و بخشی از فرایندها بدون مدیریت یا بدون نظارت منجر به اتلاف وقت و تلاش‌های زیاد به‌صورت دستی، خطاهای فنی، افزایش مسئولیت و عدم یکپارچگی داده‌ها می‌شود. اینجاست که نرم افزار BPM قابل‌اعتماد به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا هزینه‌های اضافی را کاهش دهید. BPM این کار را با استفاده از منابع مناسب و تمرکز بر ابزارهای مناسب موردنیاز برای ترسیم فرایند، مواد مورداستفاده و زمان صرف شده انجام می‌دهد. درواقع BPM به سازمانتان کمک می‌کند تا فرایندهایی را که می‌توانید با بهینه کردنشان هزینه‌ها را کاهش دهید و ایده‌های دیگری که می‌توانید به‌واسطۀ آن‌ها نوآوری داشته باشید را پیگیری کنید.

مدیریت فرایند کسب‌وکار همچنین به‌سرعت با تغییرات جدید سازگار می‌شود و به تیم کسب‌وکار اجازه می‌دهد تا فرایندها را نظارت کرده و در صورت لزوم اقدامات پیشگیرانه را انجام دهند. این کار برای شما این امکان را فراهم می‌کند تا قبل از اینکه تغییرات را با کنترل‌های خودکار اجرا کنید، آن‌ها را به‌طور کامل آزمایش کنید. شما باید نرم افزار BPM مناسبی (BPMS) را انتخاب کنید که مزیت رقابتی شما را در بازار تضمین کند.

نرم افزار BPMS جریان یکی از این نرم‌افزارها است که برای رفع تمام نیازهای کسب‌وکار شما طراحی شده است. این نرم‌افزار شما را قادر می‌سازد تا کارهای تکراری را خودکار کنید و با استفاده از ویژگی‌های کشیدن و رها کردن (drag & drop)، فرم های ریسپانسیو ایجاد کنید. اتوماسیونِ وظایف خسته‌کننده، بهره‌وری کسب‌وکار را افزایش می‌دهد و به سازمانتان اجازه می‌دهد تا کارهایی را که نیاز به مداخلۀ انسانی دارند، اولویت‌بندی کند. بنابراین، اگر سازمان شما به دنبال نوآوری و همچنین راه‌حلی برای مشکلات مرتبط با فرایندهای کسب‌وکار از طریق اتوماسیون است، بهینه‌سازی فرایند BPM باید اولویت اصلی شما باشد.

مزایای اصلی فرایند BPM چیست؟

فرایند BPM کارهای ساده‌ای که انجام آن‌ها به شکل دستی به اولویت بالایی نیاز ندارند را خودکار می‌کند. استفاده از مدیریت فرایند کسب‌وکار، شما را قادر می‌سازد تا چندین کار را به‌طور هم‌زمان از یک مکان نظارت کنید و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد. در اینجا برخی از مزایای اصلی فرایند BPM آورده شده است:

• افزایش چابکی و کارایی کسب‌وکار
• کاهش ریسک‌ها
• بهبود کنترل سازمانی
• فراهم کردن قابلیت دید در زمان واقعی برای نظارت بر فرایندها توسط اتوماسیون
• بهینه‌سازی فرایندهای موجود
• بهبود همکاری
• تضمین انطباق و امنیت داده‌ها
• راه‌حلی برای اثربخشی هزینه
• فضای بیشتر برای نوآوری‌ها

توصیه‌هایی برای پیاده سازی BPM در گردش کار سازمان

مدیریت فرایند کسب‌وکار به سازمانتان کمک می‌کند تا با کمک نقشه‌برداری، نظارت و بهینه‌سازی برای دستیابی به کارایی، چارچوبی محکم از تمامی فرایندهای سازمان ایجاد کنید. با نرم افزار فرایندی BPM مناسب، مدیریت فرایند کسب‌وکار را می‌توان با توجه به نیازهای کسب‌وکار سفارشی‌سازی کرد. بااین‌حال، چند جنبۀ اصلی وجود دارد که توصیه می‌کنیم هنگام پیاده سازی فرایند BPM در گردش کار سازمان خود به خاطر داشته باشید:

1. به فرایند BPM به‌عنوان یک پروژه فکر نکنید:

برنامه‌ریزی و اجرای فرایند BPM را نباید پروژه‌ای که تنها یک‌بار انجام می‌شود در نظر گرفت. مدیریت فرایند کسب‌وکار یک پروژه نیست، بلکه یک مسیر تحول‌آفرین به‌سوی دستیابی به اهداف شماست. اجرای فرایند BPM مستلزم برنامه‌ریزی مستمر، ثبات، سخت‌کوشی، ارتباطات و خلاقیت است. این‌گونه است که تضمین می‌شود که BPM در گردش کار سازمان شما درست مانند هدف ایده آل شما تنظیم شده است.

2. به تمام جنبه‌هایی از سازمان که به BPM نیاز دارند توجه کنید:

قبل از پیاده سازی مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمانتان باید دربارۀ تمامی جنبه‌هایی که می‌خواهید فرایند BPM آن را پوشش دهد، برنامه‌ریزی کنید. توجه داشته باشید که روی چه نوع فرایندی تمرکز می‌کنید و چرا این فرایند برای جلوگیری از خطاهای انسانی نیاز به اتوماسیون دارد. به‌این‌ترتیب، نیازهای کسب‌وکار خود را به‌طور کامل درک می‌کنید و از فرایند BPM که مطابق با تمام نیازهای شماست، بهره‌مند می‌شوید.

3. نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنید:

ما به شما توصیه می‌کنیم بهترین نرم‌افزار موجود را برای این فرایند انتخاب کنید. وقتی نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار مناسب را انتخاب می‌کنید می‌توانید از کارایی BPM در سازمانتان مطمئن باشید. وظایف مهم را اتوماسیون کنید و با تمرکز بر وظایفی که به حداکثر توجه شما نیاز دارند، کارایی و بهره‌وری را افزایش دهید. نرم افزار BPM جریان می‌تواند انتخاب اصلی شما باشد زیرا به شما امکان می‌دهد با استفاده از یک جریان ساز بصری فرایند کسب‌وکارتان را بهینه و سفارشی‌سازی کنید.

مدیریت فرایند کسب‌وکار به‌خوبی طراحی شده است تا نیازهای کسب‌وکارتان را تحقق بخشد و به سازمانتان کمک کند تا مزیت رقابتی در بازار داشته باشد. انتخاب نرم‌افزار مناسب برای فرایند BPM، تیم شما را قادر می‌سازد تا با در نظر گرفتن هدف نهایی، کارایی فرایندهای کاری را دوباره تعریف کند. نرم‌افزار BPM شامل ابزارهای داخلی است تا بتوانید تمام وظایف را روی یک پلتفرم به‌راحتی تنظیم و مدیریت کنید.

BPMS جریان به شما این امکان را می‌دهد تا از نرم افزار BPM بدون کد برای طراحی گردش کار استفاده کنید. این نرم‌افزار همچنین طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد مانند ایجاد فرم‌های ریسپانسیو، سفارشی‌سازی جریان کسب‌وکار با اتوماسیون وظایف ساده، طراحی قالب‌های سفارشی، یکپارچگی با سایر برنامه‌ها و استفاده از ویژگی‌های همکاری تیمی متقابل برای حفظ فعالیت‌های کسب‌وکار در یک مکان. BPMS جریان بهترین نرم افزار BPM بومی‌سازی شده مطابق با نیاز سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی است که این کار را برای شما انجام می‌دهد. برای دریافت مشاورۀ تخصصی رایگان و اطمینان از مناسب بودن این نرم‌افزار برای سازمانتان می‌توانید با ما در ارتباط باشید.