پیشامد مشکلات غیر مترقبه مثل شیوع یک بیماری فراگیر مانند کرونا، سیل و عواملی مشابه این موارد همیشه در کمین شرکت ها و سازمان های بزرگی هستند که الزام بیشتر به دورکاری یا رها کردن کار تا مدت زمان مشخصی دارند. این موضوع را می توان جزء مشکلات فورس ماژور دانست که در طولانی مدت باعث ایجاد خسارات، ضررها و هزینه های گزافی خواهد شد که به مدیران سازمان ها و پرسنل وارد می شود. بنابراین جنبه ی اقتصادی و بعد از آن جنبه های هدر رفت سرمایه گذاری های پیشین گریبان این افراد را خواهد گرفت. اما چاره چیست؟ استفاده از نرم افزار BPMS.
نرم افزار دورکاری BPMS :
نرم افزار BPMS که به نام نرم افزار مدیریت فرآیند شناخته می شود، در کنترل اوضاع و جلوگیری از وخیم شدن شرایط مذکور برای مدیران و کارمندان کاملا مفید خواهد بود. الزام انجام دورکاری فارغ از پیشامد مشکلات غیر قابل پیش بینی، یک امر بدیهی است و ممکن است بسته به شرایط، نیاز ها و حوزه فعالیت یک سازمان یا شرکت بزرگ لازم و ضروری باشد.
نرم افزار BPMS برای انجام دورکاری کارمندان، با مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان، ارائه کارتابل جداگانه به همراه درک نیاز های سازمان و فرآیند های جاری، به آنها کمک می کند تا مشکلات جزئی و کلان را کنار بزنند و در صورت وقوع پیشامد خاصی از آن برای ادامه روند کار در کوتاهترین و بهترین زمان ممکن، استفاده نمایند. این نرم افزار مدیریت فرآیند یک نرم افزار دورکاری مستقل به حساب می آید که برای هر سازمان به طور جداگانه و براساس روند جریان جاری در آن به کار برده خواهد شد.
نرم افزار BPMS مبتنی بر وب :
اکثریت نرم افزار های تحت وب مانند BPMS در صورت انعطاف پذیر بودن، سریع بودن، استاندارد بودن و مقرون به صرفه بودن و غیره، در نظر سازمان ها به محبوبیت لازم می رسند. چندان دور از انتظار نیست که نرم افزار BPMS که مبتنی بر وب است را شامل این ویژگی ها بدانیم؛ نرم افزاری که به مدیران و کارمندان اجازه می دهد تمامی امور و پروسه های دور کاری را تحت وب به نتیجه برسانند.
شناسایی فرایندهای سازمان :
نرم افزار BPMS به مدیران و کارمندان اجازه می دهد تا در کوتاهترین زمان ممکن، فرآیند های سازمان خود را با امکان drag & drop (کشیدن و رهاسازی) پیاده سازی کنند و در نهایت نرم افزاری مطابق نیاز های خود در اختیار داشته باشند. این نرم افزار فرآیند های کسب کار را با حداکثریت جزئیات ممکن پیاده سازی می کند، برای ساخت فرم های اطلاعاتی آنلاین گزینه های لازم و کافی را در اختیارتان قرار می دهد و سطوح دسترسی را براساس ساختار سازمان ها و شرکت ها اجرایی می کند.
مکانیزاسیون فرآیندهای شرکت :
مکانیزه کردن فرآیندهای جاری و کلی در هر شرکت یا سازمان بسته به رویکرد های آن متفاوت است، بنابراین نمی توان یک تعریف کلی برای آن یافت. اما نکته ای که در مورد استفاده از این نرم افزار برای مدیریت فرآیند کسب و کار اهمیت دارد آن است که یک نرم افزاری توانایی تطبیق و وفق داده شدن با نیازهای یک سازمان را داشته باشد و بتواند طبق آنها نیاز های عملیاتی و کاربردی را به مرحله اجرا برساند؛ آن هم در سریع ترین و کوتاه ترین زمان ممکن بدون نیاز به صرف هزینه های کلانی که در پس وقوع اتفاقات غیر قابل پیش بینی رخ می دهند. نرم افزار BPMS امکان ایجاد این وفق دهی و مکانیزه نمودن فرایند های شرکت را در زمان کوتاهی ارائه می کند و از همه مهمتر اینکه این نرم افزار در حالت پایه، جهت ارتقا فرآیند ها و جریانات اصلی در سازمان ها فعالیت می کند.
تبدیل فرایند ها به نرم افزار عملیاتی :
تا به اینجا در مورد ویژگی های اساسی و مهم نرم افزار BPMS سخن گفتیم اما به نحوه عملیاتی نمودن فرآیند های سازمان ها و شرکت ها نپرداختیم. در حقیقت، تبدیل فرآیند هایی که به صورت جداگانه و مشخص برای هر سازمان و مجموعه بزرگ یکتا است، در این نرم افزار قابل پیاده سازی است.
شما با یک رابط کاربر پسند و دارای جزئیات لازم جریانات و فرآیند های شرکت یا سازمان خود را به این نرم افزار فرم ساز و تحت وب ارائه می دهید و آنچه که تحویل خواهید گرفت، یک نرم افزار کامل و دقیق است که دقیقا برای سازمان شما پیاده سازی شده و کار می کند. در حقیقت می توانید اینگونه تصور کنید که این نرم افزار برای تبدیل شدن به نرم افزار عملیاتی و کاربردی سازمان شما تنها به اطلاعات و داده های ابتدایی نیاز دارد که در نهایت دورکاری و روند کار مجزا و دقیق پرسنل را به صورت جداگانه آسان خواهد کرد.
همکاری کارمندان برای انجام یک کار توسط کنترل کننده نرم افزار BPMS :
نرم افزار BPMS برای ارائه یک بستر پویا جهت امکان انجام آسانتر روند کاری کارمندان طراحی شده است و می تواند با ارائه بخش های متمایز و جداگانه که هر پروسه طبق فرآیند کسب و کار شما از قبل به آن ارائه شده است یک چینش سازماندهی شده و کامل ایجاد نماید. در نتیجه ادامه فرآیند ها مختل نخواهد شد و هر کارمند با انجام فعالیت و کار مورد نظر خود می تواند مانند سابق و تنها با دورکاری فعالیت های لازم را انجام دهد.
کارتابل متمرکز کاربران
هر کارمند در این نرم افزار یک کارتابل جداگانه و مشخص دارد و این وظیفه نرم افزار است که کنترل جریان فرآیند ها را مدیریت کند. پس بخش عظیمی از بار طی شدن فرایند ها از بُعد ماشینی به نتیجه میرسند، نه بُعد انسانی تا بروز خطاها با مشکلات بیشتر کاهش پیدا کنند. به این معنا که کارمند به کمک این نرم افزار تحت وب می تواند تمامی امور لازم را به نتیجه (بر اساس فعالیت های تعریف شده وی در سازمان) به نتیجه برساند و درست مانند یک روز کاری از طریق این نرم افزار اموری که باید انجام شوند را به نتیجه برساند.
عدم خسارت در صورت خروج نیروهای کلیدی از سازمان :
اگر بخواهیم یکی از عوامل غیر مترقبه را به غیر از موارد بیان شده در ابتدای مطلب بیان کنیم، خروج یکی از پرسنل می تواند جزء این دسته باشد و در تکمیل فرآیند های سازمان خلل ایجاد کند. در این نرم افزار هر کارمند بدون ایجاد اختلال یا به هم ریختگی در فرآیند های کلی سازمان به کار خود مشغول خواهد شد و در صورتی که یک شخص از سازمان خارج شود بخش عظیمی از امور مختل نخواهد شد، چرا که تمامی فرآیند ها در این نرم افزار از قبل تعیین شده هستند.
کجا، چطور و چگونه فرآیندهای سازمان‌مان را مکانیزه کنیم ؟
با شکل گیری یک پیش زمینه کامل در این حوزه، می توان به سمت کاهش ریسک های احتمالی گام برداشت. بهترین نرم افزار BPMS در این رابطه را می توان نرم افزار BPMS جریان، دانست. این نرم افزار ایرانی جزئیات و فرآیند های نامبرده را پشتیبانی کرده و به شما این امکان را می دهد تا سازمان خود را در برابر بسیاری از خطرات و چالش های احتمالی ضد ضربه نمایید.
برای خرید نرم افزار BPMS می توانید به سایت جریان سافت مراجعه نمایید.
بدون دیدگاه