مدل‌های بلوغ و نقش آن‌ها در بهبود کسب‌وکار

یک مدل بلوغ می‌تواند ابزاری عالی برای کمک به ارزیابی اثربخشی یک گروه یا فرد در شرایط فعلی سازمان باشد. این مدل‌های بلوغ برای شناخته شدن و توصیف حالت‌ها و ویژگی‌های سطوح مختلف سازمانی بکار می‌روند. همچنین آن‌ها الگوهایی را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند که شرکت‌ها می‌توانند از آن‌ها برای بهبود کسب‌وکار یا بهبود فرایندهایشان استفاده کنند.

برای درک اینکه مدل‌های بلوغ چگونه این کار را می‌کنند، کارمندان حرفه‌ای را تصور کنید که شاید بخواهند ظاهر خود را برای یک شغل جدید یا ترفیع، تغییر دهند. آن‌ها تصمیم می‌گیرند مدل موهایشان را تغییر دهند و لباس‌های خاصی را برای پوشیدن در موقعیت جدید شغلی‌شان بخرند، به این امید که دیگران آن‌ها را برای این نقش جدید، مناسب ببینند. اما، چگونه تشخیص می‌دهند که چه مدل مویی باید داشته باشند یا کدام لباس برای این هدف مناسب است؟ اگر آن‌ها خوش‌شانس باشند، کسانی وجود دارند که از آن‌ها به‌عنوان الگو تبعیت کنند مانند کارمندان یا همتایان هم‌تراز. در غیر این صورت، شاید مجبور شوند برای یافتن مدل‌های موردنظرشان جای دیگری را جستجو کنند، مانند مجلات مد، نمایشگاه‌های فروشگاه یا حتی با استخدام یک دستیار مد برای کمک. هر مدلی که فرد بیاید از طریق فرافکنی ذهنی و بصری است که از طریق آن به خودشکوفایی دست می‌یابد. در سازمان نیز یک مدل بلوغ، چشم‌اندازی پیشنهادی برای خودشکوفایی یک کسب‌وکار ارائه می‌کند.

مدل بلوغ چیست؟

مدل‌های بلوغ، بازنمایی‌های ساده‌شده‌ای از قابلیت سازمان برای بهبود مستمر در یک حوزۀ خاص هستند. به‌عبارت‌دیگر، این مدل‌ها هستند که قضاوت می‌کنند، شرکت یا سیستم شما تا چه حد قادر است تا وضعیت خود را از یک وضعیت مشخص‌شده یا معین، بهبود دهد و همچنین این امکان را به شما می‌دهند تا سطح بلوغ شرکت را در شاخص کیفیت یا استفاده از منابع آن حوزه، مشاهده کنید.

به‌طورکلی، مدل‌های بلوغ اطلاعات کیفی را هنگام بررسی افراد، فرهنگ، فرایندها، ساختارها، اشیا و فناوری ارزیابی می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، در این مقاله ما مدل بلوغ داده (فناوری) را بررسی می‌کنیم و سطوح بلوغ در مورد استفاده از داده‌های یک شرکت را شناسایی می‌کنیم. هر سطح توصیف می‌کند که یک کسب‌وکار وقتی از داده‌ها به روشی خاص استفاده می‌کند، چگونه به نظر می‌رسد.

چرا مدل‌های بلوغ برای کسب‌وکار مهم هستند؟

به‌طورکلی، استفاده از یک مدل بلوغ به‌عنوان پایه‌ای برای بهبود شیوه‌ها، عملکرد و فرایندها، قابلیت‌های زیر را برای شرکت شما فراهم می‌کند:

• بنچ مارکینگ یا الگوبرداری از عملکرد داخلی: معیارسنجی یا بنچ مارکینگ به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که سازمان در مسیر بهبود خود در کجا قرار دارد. سپس می‌توانید اهداف روشنی را برای سرمایه‌گذاری‌های آتی در بهبود عملکرد تعیین کنید.
• تسریع بهبود عملکرد (کاتالیزور): از آنجایی که مدل بلوغ بهترین شیوه‌های حوزه را منعکس می‌کند، می‌توانید از آن برای تهیه برنامه‌های اقدام برای کاهش شکاف‌های عملکرد و بهبود بلوغ استفاده کنید.
• ایجاد و تکامل یک زبان مشترک: مدل‌های بلوغ به حوزه‌های دانش کمک می‌کنند تا به مجموعه رشته‌هایی تبدیل شوند که در آن زبان مشترک می‌تواند در طول زمان به عملکرد ثابت، قابل تکرار و قابل پیش‌بینی تبدیل شود.

به‌طور خلاصه، یک مدل بلوغ به شما می‌گوید که در یک حوزۀ معین در کدام قسمت‌ها می‌توانید پیشرفت کنید تا به سطح بلوغ بالاتری در کسب‌وکار خود در آن حوزه برسید. آگاهی از این موضوع می‌تواند برای شرکت‌هایی که به علت تحولات دیجیتال تحت فشار هستند، سودمند باشد؛ زیرا این مدل‌ها به شما کمک می‌کنند تا نواحی مشکل‌دار را شناسایی کرده تا به اهداف کسب‌وکار خود دست‌یابید.

مدل‌های بلوغ همچنین می‌توانند به شما بگویند که در هنگام بهبود سطح بلوغ خود چه اقداماتی را باید انجام دهید. این بهبود به نوبۀ خود به کسب‌وکارتان کمک می‌کند تا به سطوح جدیدتری از بلوغ برسد. بنابراین هرچه سطح بلوغ بیشتر باشد، احتمال اینکه رویدادها یا شکست‌ها منجر به بهبود توسط سازمان شما شود، بیشتر می‌شود.

چگونه از مدل‌های بلوغ برای بهبود کسب‌وکار استفاده می‌شود؟

کسب‌وکارها از مدل‌های بلوغ برای یادگیری در مورد خودشان استفاده می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، مدل‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا سطح بلوغ خود و نحوۀ بهبود در حوزه‌های خاص را با پرسیدن سؤالات و توسعۀ برنامه‌های عملیاتی بیاموزند.

مدل‌های بلوغ همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در زمینۀ سرمایه‌گذاری تصمیمات بهتری بگیرند. برای مثال، مدل‌های بلوغ می‌توانند تخمین‌های پیشرفت را با تعیین منابعی که برای انتقال از یک سطح به سطح بعدی نیاز است، تعمیم دهند.

شرکت‌ها از مدل‌های بلوغ برای ایجاد تخمین‌های زمان‌بندی تقریبی یا خام (crude timing estimates) استفاده می‌کنند، مانند تعیین مدت‌زمانی که بخش فناوری اطلاعات برای پیاده‌سازی محصولات جدید SaaS نیاز دارد. با استفاده از نتیجۀ به‌دست‌آمده به‌عنوان مرجع، این مدل به تعمیم ساختارها کمک می‌کند، مانند تجزیه‌وتحلیل تعداد شیفت‌های سطح دو تا سطح سه تکمیل‌شده و توجه به اینکه رسیدن به هر شیفت دو تا سه ماه طول می‌کشد.

انواع مدل‌های بلوغ کسب‌وکار

یکی از اولین مدل‌های بلوغ توسعه‌یافته، مدل بلوغ قابلیت (CMM) است. این مدل برای اندازه‌گیری فرایندهای توسعۀ نرم‌افزار توسط موسسۀ مهندسی نرم افزار (SEI) ایجاد شده است. بعدها از روی این مدل، مدل بلوغ قابلیت یکپارچه (CMMI) یا مدل فرایندی بلوغ قابلیت که برای توسعۀ مدل‌های بلوغ مانند مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه و سایر مدل‌های بلوغ مورد استفاده قرار گرفت، به دست آمد.

مدل بلوغ قابلیت (CMM) پنج سطح اصلی در مدل را ارائه کرد که تقریباً هر مدل دیگری می‌تواند به‌عنوان سطوح پایه از آن‌ها استفاده کند:

1. مرحلۀ اولیه: مرحلۀ مقدماتی یا آغازین (Beginner stage)
2. مرحلۀ قابل تکرار: مرحلۀ چیرگی (Proficient stage)
3. مرحلۀ تعریف‌شده: مرحلۀ ادراک و کسب خبرگی (Savvy stage)
4. مرحلۀ مدیریت‌شده: مرحلۀ خبرگی یا کارشناسی (Expert stage)
5. مرحلۀ بهینه‌سازی یا در حال بهبود: مرحلۀ تسلط (Mastery stage)

محبوبیت این مدل به دلیل سهولت پذیرش و استفاده و توانایی آن در افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها است. یکی از پرکاربردترین مدل بلوغ کسب‌وکارهای مدرن، مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM) است. همچنین تلفیق این مدل دارای چندین شکل متفاوت است، مانند مدل بلوغ چابک ISO (AIMM) که از ابزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار چابک برای دستیابی به استانداردهای سطح ISO استفاده می‌کند و چارچوب قابلیت مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM-CF).

کدام مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار بهترین است؟

دو مدل بلوغ محوریت فرایند کسب‌وکار (BPO-MM) و چارچوب قابلیت مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM-CF) در ادبیات دانشگاهی بیشتر موردتوجه قرارگرفته‌اند. اگرچه بسیاری از مدل‌های بلوغ برای حوزۀ BPM وجود دارد، اما استفاده از آن‌ها محدود است، بنابراین طبق بررسی، محققان به ادبیات دانشگاهی اعتماد کردند. محققان حدس می‌زنند که ارزیابی‌های عملی BPMM ها نادر است و این مدل‌ها عمدتاً برای استفاده در اهداف توصیفی ایجادشده‌اند. بنابراین هیچ مدل منحصربه‌فردی هم ازنظر آکادمیک و هم به‌طور عملی با قاطعیت بهترین مدل نیست و هیچ مدرک معتبری مبنی بر اینکه مدل BPMM، بهترین است، وجود ندارد.

مدل‌های بلوغ مدیریت فرایند کسب‌وکار

9 مدل بلوغ BPM شناخته‌شده در دانشگاه که در عمل نیز به کار گرفته می‌شوند، عبارت‌اند از:

1. چارچوب قابلیت مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM-CF)
2. مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM-FIS)
3. مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM-HR)
4. مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM-OMG)
5. چارچوب بلوغ محوریت فرایند کسب‌وکار (BPO-MF)
6. مدل بلوغ محوریت فرایند کسب‌وکار (BPO-MM)
7. مدل بلوغ سازمان و فرایند (PEMM)
8. ارزیابی بلوغ مدیریت فرایند (PMMA)
9. مدل بلوغ فرایندی مبتنی بر ارزش یا ارزش محور (vPMM)

کسب‌وکارها ممکن است این مدل‌های معرفی‌شده را در تلاش برای ارزیابی مدل‌های موجود و درک محدودیت‌های BPMM مفید بدانند. به همین ترتیب، شرکت‌هایی که به دنبال اتخاذ یک مدل بلوغ برای بهبود فرایند هستند، احتمالاً مدل‌هایی را ترجیح می‌دهند که آزمایش و آزمون شده‌اند. در ادامه به توضیح مثالی که در ابتدای مقاله معرفی شد می‌پردازیم.

مثالی از مدل بلوغ: مدل بلوغ داده

بلوغ داده‌ها درجه‌ای است که یک شرکت از داده‌های خود استفاده می‌کند که اغلب در مراحل مختلف اندازه‌گیری می‌شود. این کار یک مشارکت بین فناوری اطلاعات و کسب‌وکار برای تسریع استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری است.

برای کسب‌وکارها، بلوغ داده‌ها مانند تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و جستجوی بینش، پرسیدن سؤالاتی مانند «چگونه می‌توانیم از داده‌ها برای کشف بینش‌ها و نوآوری‌های جدید استفاده کنیم؟» است. به‌عبارت‌دیگر، سطح بلوغ داده‌های یک شرکت نشان‌دهندۀ توانایی آن در تمرکز بر تبدیل ایده‌ها به واقعیت است.

چگونه بلوغ داده‌ها را اندازه‌گیری کنیم؟

طبق مقالۀ CIO، «چهار مرحله برای مدل بلوغ داده» وجود دارد که با آن سطح بلوغ دادۀ یک شرکت را اندازه‌گیری می‌کنند. در مقالۀ بعدی، Towards Data Science مرحلۀ پنجم در «استفاده از مدل بلوغ دادۀ 5 مرحله‌ای برای تأثیرگذاری سازمانی» اضافه می‌شود. ما هر پنج سطح را در اینجا بیان می‌کنیم:

1. آگاهی به داده (Data-aware): کسب‌وکارها رویکردی دستی برای جمع‌آوری گزارش‌های غیراستاندارد از سیستم‌های مختلف برای استانداردسازی گزارش‌ها اتخاذ می‌کنند. چالش‌های آن‌ها شامل نبود داده‌ها و یکپارچه‌سازی اپلیکیشن‌ها، ایجاد گزارش‌های موقت و بی‌اعتمادی به آن گزارش‌ها است.
2. چیرگی بر داده‌ها (Data-proficient): سازمان‌ها شروع به ردیابی معیارها و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) می‌کنند و کیفیت داده‌ها را با وجود داشتن پایگاه داده‌های زیاد، انبار داده ناقص و عدم یکپارچه‌سازی اپلیکیشن ها زیر سؤال می‌برند. چالش‌های آن‌ها شامل عدم پشتیبانی اجرایی و ندانستن نحوۀ مدیریت یا استفاده از داده‌های ساختارنیافته است.
3. درک داده‌ها (Data-savvy): شرکت‌ها اکنون از داده‌ها برای تصمیم‌گیری‌های حیاتی برای جاه‌طلبی‌های اصلی استفاده می‌کنند و مشارکت کسب‌وکار و فناوری اطلاعات را با پشتیبانی اجرایی برای تجزیۀ سیلوهای سازمانی و داده ارتقا می‌دهند. چالش‌های آن‌ها شامل یکپارچه‌سازی همۀ برنامه‌ها و منابع داده برای خدمات بهتر بر اساس تقاضا، استفاده از داده‌ها به‌عنوان یک مزیت رقابتی است.
4. داده محور (Data-driven): مشارکت‌های کسب‌وکار و فناوری اطلاعات به مرحلۀ نهایی بلوغ داده می‌رسند و به‌عنوان یک واحد منسجم با هم کار می‌کنند. IT همۀ برنامه‌ها و منابع داده را یکپارچه می‌کند و یک برنامۀ تحلیلی پیشرفته را نصب می‌کند. در همین حال، سازمان فرایندهای کسب‌وکار را برای جایگذاری در سیستم‌ها و برنامه‌ها، تجزیه‌وتحلیل و شناسایی می‌کند. چالش‌های آن‌ها شامل مقیاس‌بندی استراتژی داده در عین کاهش هزینه‌ها و حفظ مزیت‌های رقابتی است.
5. پیش‌بینی داده‌ها (Data-predictive): دانشمندان داده، یادگیری ماشین، فناوری‌های آماری و قابلیت‌های پیش‌بینی را برای پیش‌بینی اقدامات، پاسخ به سؤالات کسب‌وکار و بهینه‌سازی عملیات با توجه به کاربرد (اختراع-استفاده)، استفاده می‌کنند. چالش‌های سازمانی شامل تکیه بر دانشمندان داده و فناوری‌های پیش‌بینی برای ارائۀ ارزش و سرمایه‌گذاری زمان و پول بیشتر در این منابع است.

چگونگی استفاده از مدل بلوغ داده 5 مرحله‌ای برای تأثیرگذاری سازمانی

برای اینکه سازمان شما به سطح بالایی از بلوغ داده‌ها دست یابد، داده‌ها باید عمیقاً نهادینه ‌شده و در تمام شیوه‌های تصمیم‌گیری گنجانده شوند. اما اگر پشت منحنی رقابتی باشید، چه می‌کنید و چگونه می‌توانید به سرعت «سطح خود را ارتقا دهید»؟

سؤالات کلیدی برای تعیین سطح بلوغ سازمان شما

تعیین سطح بلوغ سازمانتان مستلزم یک ارزیابی صادقانه از سازمانتان برای ایجاد دیدگاهی واقع‌بینانه از وضعیت فعلی شما است. بنابراین با استفاده از مدل بلوغ دادۀ پنج مرحله‌ای به سؤالات کلیدی زیر پاسخ دهید تا مشخص کنید شرکت شما در کدام سطح بلوغ قرار دارد. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• آیا پلتفرم‌های مختلفی دارید که در مورد سایر عملکردهای کسب‌وکار گزارش می‌دهند؟
• آیا سیستم سوابق شما در بخش‌های مختلف ثبت شده است یا گزارش دهی در ابزارهای مختلف کسب‌وکار شما یکپارچه شده است؟
• کسب‌وکار شما چند درصد از داده‌ها را در یک منبع حقیقی ادغام می‌کند؟
• هرچند دست‌نیافتنی باشد، اما به چه میزان (عالی، خوب، متوسط، کم…) به سمت هدف خود حرکت می‌کنید؟
• آیا می‌توانید داده‌های مدل را با داده‌های خام از بسیاری از منابع ترکیب کنید؟
• آیا ترکیب داده‌ها قبل از رسیدن به انبار داده رخ می‌دهد یا بعد از آن؟
• آیا داده‌های شما شامل تمام مراحل سفر مشتری می‌شود یا به نفع حوزه‌های خاصی است؟
• چه تعداد افراد در شرکت شما و در چه سطوحی به داده‌ها دسترسی دارند؟
• آیا شرکت شما دارای قابلیت‌های مدیریت مدل، تولید، محیطی و مؤثر است؟
• آیا سیستم‌های یادگیری ماشینی را مستقر کرده‌اید و آیا از آن‌ها در محصولات یا تجزیه‌وتحلیل استفاده می‌شود؟
• آیا گردش کار تجزیه‌وتحلیل شما شامل مدل‌های یادگیری ماشینی می‌شود؟

پس از پاسخ به سؤالات و دانستن اینکه شرکت شما در کدام سطح مدل بلوغ داده قرار دارد، می‌توانید مسیری را برای دستیابی به سطح بعدی ترسیم کنید. شما می‌توانید این فرایند را با شناسایی شکاف‌ها در مهارت‌ها، دانش، ابزارها و شیوه‌هایی که می‌تواند کسب‌وکارتان را به آنجا برساند، آغاز کنید.

توجه: مهم است که شرکت شما مدل بلوغ را گام‌به‌گام طی کند. در غیر این صورت، ممکن است برخی از قابلیت‌های اساسی را دور بزند و به‌طور بالقوه سازمان را از دستیابی به نتایج حاصل از تجزیه‌وتحلیل پیشرفته محدود کند. شرکت‌هایی که از این منحنی پیروی می‌کنند، موقعیت بهتری برای مزیت رقابتی طولانی‌مدت دارند و بافت پیوندی را ایجاد می‌کنند که به یک نهاد اجازه می‌دهد بینش‌هایی را برای ارزش واقعی کسب‌وکار عملیاتی کند.

صرف‌نظر از اینکه شرکت شما قصد دارد از طریق مدل‌های بلوغ، فرایند یا دیسیپلین کسب‌وکار را بهبود بخشد، نرم افزار BPMS جریان یک پلتفرم کامل فناوری اطلاعات در حوزۀ مدیریت فرایندها را ارائه می‌کند که می‌تواند به سازمان‌دهی و تمرکز شما کمک کند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه نرم‌افزار BPMS جریان می‌تواند به شما کمک کند تا ارزش استفاده از مدل‌های بلوغ را به حداکثر برسانید، با ما تماس بگیرید.