مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM)

مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM) چیست؟

امروزه مدیران، استانداردی برای ارزیابی بلوغ فرایندهای کسب‌وکار خود ندارد. در نتیجه، آن‌ها هیچ روشی برای ارزیابی ریسک فرایندهای نابالغی که برای پروژه‌های فناوری اطلاعات سازمانی ایجاد می‌کنند یا شناسایی علت‌های ضعف و کاستی در جریان گردش کار فرایندهای خود ندارند که اگر داشتند می‌توانستند با رسیدگی و مدیریت آن‌ها، هزینه را کاهش داده و کارایی عملیاتی را افزایش دهند.

برای ارزیابی استانداردِ قابلیت و بلوغ فرایندهای کسب‌وکار، مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM)، توسعه داده شد. این مدل بلوغ فرایندی، یک نقشۀ راه استاندارد باز برای ارزیابی بلوغ فرایند و هدایت کسب‌وکار در جهت بهبود فرایند ارائه می‌دهد و در حال حاضر به‌عنوان یک استاندارد OMG توسط کمیتۀ راهبری مدیریت فرایند کسب‌وکار در (OMG) در حال ارتقا است. در این مقاله دربارۀ ارزش و استفاده از BPMM به‌عنوان مدلی برای برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، مدیریت و بهینه‌سازی برنامۀ کلی فرایند کسب‌وکار شرکت بحث خواهیم کرد. این مفهوم را معرفی کرده و مؤلفه‌های اصلی BPMM را بیان می‌کنیم.

مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM)

مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار، یک مسیر بهبود تکاملی را توصیف می‌کند که سازمان‌ها را هنگام حرکت از فعالیت‌های کسب‌وکارهای نابالغ و ناسازگار به فرایندهای بالغ و منظم، راهنمایی می‌کند. BPMM این مراحل را مشخص کرده است تا بهبودها در هر مرحله، پایه‌ای را برای ایجاد بهبودهای انجام شده در مرحلۀ بعد ایجاد کنند. بنابراین، یک استراتژی بهبود که توسط BPMM ترسیم شده است، یک نقشۀ راه برای بهبود مستمر فرایند ارائه می‌دهد که به شناسایی نواقص و کاستی‌های فرایند در سازمان کمک می‌کند و بهبودها را در مراحلی منطقی و تدریجی هدایت می‌کند.

مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار چه مشکلاتی را برطرف می‌کند؟

این انتظار وجود دارد که با پذیرش BPMM، به یک نیاز تحقق‌نیافتۀ بازار پاسخ داده شود که به‌شدت از مأموریت OMG و همچنین محصولات و خدمات ارائه‌شده توسط فروشندگانی که مجموعه استانداردهای OMG موجود را اجرا می‌کنند، پشتیبانی می‌کند. سازمان‌ها به روشی جامع و اصولی برای ارزیابی فرایندهای کسب‌وکار و محیط سازمانی‌شان برای تعیین ریسک‌ها جهت اجرایِ موفقیت‌آمیزِ برنامه‌هایِ کاربردیِ سازمانی، نیاز دارند. این روش علاوه بر شناسایی ریسک‌ها، نقشۀ راه را برای ایجاد بهبودهای موردنیاز برای افزایش موفقیت و مزایای برنامه‌های کاربردی سازمانی، ارائه می‌کند.

BPMM، چارچوب ارزیابی را بر اساس نقشۀ راه بهبود، ارائه می‌دهد که هم در توسعۀ سیستم و هم در فرایندهای توسعۀ نیروی کار موفق عمل کرده است. معرفی BPMM به‌عنوان یک استاندارد حداقل به پنج چالش فعلی برای موفقیت سیستم‌های سازمانی پاسخ می‌دهد:

1. مدیریت، استانداردهای کمی برای ارزیابی بلوغ جریان‌های کاری فرایند کسب‌وکار خود دارد و به روش‌های اثبات‌شده نیاز دارد تا ریسک‌هایی را شناسایی کند که نقاط ضعف فرایند برای استقرار پروژه‌های فناوری اطلاعات سازمانی و دستیابی به اهداف کسب‌وکار هستند.
2. مدیریت، روش‌های اثبات‌شدۀ کمی در اختیار دارد تا بتواند ارزیابی درستی بین نحوۀ اجرای واقعی وظایف و نحوۀ توصیف آن‌ها در نمایش‌های مبتنی بر مدل جریان‌های کاری فرایند داشته باشد. این مشکل، اعتبار الزامات سیستم، دقت موارد استفاده و نمایش‌های مبتنی بر مدل و اثربخشی برنامۀ کاربردی در حال استفاده را به خطر می‌اندازد.
3. مدیریت، اغلب از میزان اکتساب یا رشدهای ارگانیک که نتیجۀ استفاده از روش‌های متعددی برای انجام وظایف مشابه هستند، آگاهی ندارد. ایجاد فرایندهای استاندارد و با قابلیت سفارشی‌سازی، الزامات برنامه‌های کاربردی سازمانی را ساده می‌کند و در نتیجه پیچیدگی سیستم‌های سازمانی را کاهش می‌دهد.
4. سازمان‌ها روش‌های اثبات‌شدۀ کمی در اختیار دارند تا توانایی تأمین‌کننده برای ارائۀ خدمات IT برون‌سپاری شده و سایر خدمات کسب‌وکار در چارچوب پارامترهای ادعاشده در یک طرح پیشنهادی را ارزیابی کنند. علاوه بر این، آن‌ها نیاز به یک پایه و بنیان اثبات‌شده دارند تا الزامات قراردادی برای بهبود در فرایندهای کسب‌وکار مرتبط با تأمین‌کننده را مشخص کنند.
5. مدیریت، نیاز به راهنمایی در مورد چگونگی اجرای مبانی فرایند کسب‌وکار موردنیاز برای چابکی سازمانی و هزینه‌های عملیاتی کمتر دارد.

مطبوعات و گزارش‌ها دربارۀ کسب‌وکار در حوزۀ فناوری اطلاعات مملو از مقالاتی در مورد برنامه‌های کاربردی شکست‌خوردۀ سازمانی است که میلیون‌ها دلار را قبل از خاتمۀ پروژه هدر داده‌اند. درحالی‌که برخی از این شکست‌ها را می‌توان به مسائل مرتبط با فناوری ارتباط داد، اما دلایل بسیاری از شکست‌ها ریشه در وضعیت سازمانی دارد که برنامه‌های کاربردی در آن مستقر شده است. علت بیشتر این شکست‌ها، مشکلات سازمانی است که به شکل نقاط ضعف در فرایندهای کسب‌وکار خود را نشان می‌دهند که هدف برنامه‌های سازمانی هستند. بهبود آمادگی سازمانی برای استقرار فناوری، انگیزه‌ای برای استفاده از BPMM به‌عنوان یک استاندارد است.

تاریخچۀ بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM)

این مدل برای اولین بار در سال 1979 توسط فیل کرازبی در کتابش (Quality is Free)، فرموله شد. اما استفادۀ جدید از مدل‌های بلوغ با ایجاد چارچوب بلوغ فرایند توسط واتس همفری در مؤسسۀ مهندسی نرم‌افزار در اواخر دهۀ 1980 آغاز شد که بر اساس ایده‌های او با گروهی از همکارانش در IBM بود. چارچوب همفری دربارۀ مدل بلوغ قابلیت نرم افزار به دقت تشریح شد و بعداً به یکپارچه‌سازی مدل بلوغ قابلیت بسط داده شد. این استاندارد برای ارزیابی توانایی سازمان‌هایی است که سیستم‌های فشردۀ نرم‌افزاری را توسعه می‌دهند.

اصول اساسی عبارت‌اند از:

• ویژگی‌های یک فرایند را می‌توان برای تعیین قابلیت آن برای کمک به اهداف سازمان ارزیابی کرد.
• فرایندهای توانمند و مؤثر نمی‌توانند دوام بیاورند مگر اینکه سازمان به اندازۀ کافی برای حفظ آن‌ها بالغ باشد.
• بهبود فرایند به‌عنوان یک برنامۀ تغییر سازمانی، بهترین رویکرد تلقی می‌شود، زیرا بهبودهای لازم را برای دستیابی به حالت‌های متوالی قابل پیش‌بینی‌تری از قابلیت سازمانی، مرحله‌بندی می‌کند.
• هر مرحله یا سطح بلوغ، پایه و اساس لازم را ایجاد می‌کند که می‌توان پیشرفت‌های آینده را بر اساس آن ایجاد کرد.

مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM) به شدت از اصول چارچوب بلوغ فرایند همفری پیروی می‌کند و توسط نویسندگان همکار CMM برای نرم‌افزار، CMMI و People CMM توسعه داده شده است. BPMM را می‌توان به CMMI نگاشت کرد، اما برای هدایت بهبود فرایندهای کسب‌وکار که تمایل بیشتری به تعامل‌گرایی دارند و به شکل بهتری به‌عنوان گردش کار در سراسر مرزهای سازمانی بجای جهت‌گیری پروژۀ محدودتر CMMI مشخص می‌شوند، نوشته شده است. BPMM شامل بهبودهایی در پوشش، ساختار و تفسیر است که از زمان انتشار مدل‌های قبلی خود توسعه یافته است.

موفقیت CMM برای نرم‌افزار باعث ترغیب توسعۀ مدل‌های بلوغ برای فرایندهای دیگر شد که گسترده‌ترین آن‌ها People CMM بوده است که چارچوب بلوغ را برای مدیریت و توسعۀ نیروی کار یک سازمان اعمال می‌کند. بیشتر تخمین‌ها از تعداد مدل‌های بلوغ موجود بیش از 200 مورد است. تعداد کمی از این مدل‌های بلوغ از اصول تعیین شده در چارچوب بلوغ فرایند پیروی می‌کنند. اغلب آن‌ها وضعیت‌هایی را در به‌کارگیری مجموعه‌ای از بهترین شیوه‌های مرتبط بدون ارائۀ زیرساخت‌های عملی که نقشۀ راهِ بهبود را تشکیل می‌دهد، توصیف می‌کنند.

انطباق با BPMM چگونه ارزیابی می‌شود؟

تکنیک‌های ارزیابی مؤثر، شکل‌های متعدد و همپوشانی شواهدی را برای ارزیابی عملکرد شیوه‌های موجود در BPMM جمع‌آوری می‌کنند. انطباق را می‌توان با استفاده از شواهد مشاهده‌شدۀ زیر ارزیابی کرد:

1. بررسی مصنوعاتی که با انجام یک فرایند، تولید می‌شوند.
2. بررسی مصنوعاتی که از انجام یک فرایند، پشتیبانی می‌کنند.
3. مصاحبه با افراد یا گروه‌هایی که فرایندی را انجام می‌دهند.
4. مصاحبه با افرادی که عملکرد یک فرایند را مدیریت یا نظارت می‌کنند.
5. مصاحبه با افرادی که از عملکرد فرایند پشتیبانی می‌کنند.
6. داده‌های کمّی که برای توصیف وضعیت سازمان و/یا نگرش‌ها و رفتارهای افراد استفاده می‌شود.
7. داده‌های کمّی که عملکرد یک فرایند، دستاوردهایش و نتایج کسب‌وکار را توصیف می‌کند.

ارزیابی مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار

چهار نوع ارزیابی برای BPMM با سطوح مختلف اطمینان وجود دارد که شیوه‌هایی را که مدل با آن‌ها، اجرا شده‌ نشان می‌دهد و مشخص می‌کند آیا سازمان به اهداف شیوه‌های اجرایی و اهداف حوزه‌های فرایندی مرتبط با آن‌ها دست پیدا کرده است یا خیر. این چهار نوع ارزیابی عبارت‌اند از:

• ارزیابی اولیه: یک ارزیابی نه چندان بااهمیت اما ارزان که چند روز طول می‌کشد تا به یک نمای کلی از انطباق با BPMM دست یابد. شواهد به‌طور عمیق بررسی نمی‌شوند و مصاحبه‌های محدودی انجام می‌شود و داده‌های کمّی جمع‌آوری می‌شود.
• ارزیابی پیشرفت: بررسی تمام حوزه‌ها و شیوه‌های فرایندی در حوزۀ سطح بلوغ یک ارزیابی برای ایجاد پیشرفت در جهت دستیابی به سطح بلوغ یا پیش‌بینی نتایج ارزیابی تأییدی. این ارزیابی زمان‌بر است، اما شامل همان سطح دقت و کامل بودن ارزیابی تأییدی نیست. داده‌های کمّی جمع‌آوری ‌شده و با نتایج به‌دست‌آمده از مصاحبه و بررسی مصنوعات مقایسه می‌شود.
• ارزیابی تأمین‌کننده: ارزیابی، معمولاً در حین انتخاب منبع انجام می‌شود که مشابه ارزیابی پیشرفت است با این تفاوت که تیم ارزیابی شامل هیچ عضوی از سازمان ارزیابی شده نیست. داده‌های کمّی جمع‌آوری، شده است. یافته‌ها ممکن است برای توسعۀ تعهدات قراردادی برای بهبودهایی که می‌توانند در طول دوره اجرای قرارداد با انجام ارزیابی پیشرفت، تأمین‌کننده یا تأییدی، تأیید شوند، استفاده شوند. داده‌های کمّی برای تأیید ادعاهای مطرح‌شده در طرح‌های پیشنهادی و ایجاد سطوح قراردادی عملکرد یا بهبود جمع‌آوری می‌شود.
• ارزیابی تأییدی: بررسی کامل همۀ حوزه‌ها و شیوه‌های فرایندی در حوزۀ سطح بلوغ ارزیابی، است. این نوع ارزیابی شامل بررسی هر هفت نوع شواهدی است که در بالا توضیح داده شد. شواهد به‌طور گسترده در سراسر سازمان نمونه‌برداری می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تیم ارزیابی قادر به ارزیابی وسعت انطباق است. سازمان‌ها فقط در صورتی می‌توانند ادعای دستیابی به سطح بلوغ را داشته باشند که یک ارزیابی تأییدی ایجاد و نهادینه شود.

چگونه از BPMM و روش‌های ارزیابی آن استفاده می‌شود؟

چهار روش اصلی برای استفاده از BPMM وجود دارد که هر کدام دارای الزامات متفاوتی برای ارزیابی هستند که به شرح زیر می‌باشند:

1. هدایت برنامه‌های بهبود فرایند کسب‌وکار: BPMM برای هدایت برنامه‌های بهبود طراحی شده است و پیش‌بینی می‌شود که بیشترین استفاده از آن در این حوزه باشد. برنامه‌های بهبود باید با ارزیابی نقاط قوت و ضعف فعلی سازمان آغاز شود.
2. ارزیابی ریسک برای توسعه و استقرار برنامه‌های کاربردی سازمانی: BPMM برای شناسایی ریسک‌های اجرای موفقیت‌آمیز سیستم‌ها و ارائۀ راهنمایی در مورد اقداماتی که باید برای بهبود آن‌ها قبل از استقرار سیستم انجام شود، استفاده می‌شود.
3. ارزیابی قابلیت تأمین‌کنندگان: CMM برای نرم‌افزار در اصل برای کمک به وزارت دفاع توسعه داده شد تا از پایین‌ترین قیمت به‌عنوان مبنای انتخاب در میان پیشنهاددهندگان فراتر رود. به‌طور مشابه، سازمان‌ها به یک استاندارد قابل‌اعتماد و باز نیاز دارند که بر اساس آن توانایی فروشندگان خود را برای تحقق سطح سرویس، کیفیت، قیمت و تعهدات عملکردی خود، ارزیابی کنند.
4. معیارسنجی یا بنچ مارکینگ: مدیریت ممکن است بخواهد جایگاه خود را نسبت به بلوغ فرایندهای کسب‌وکار در بخش صنعت خود، ارزیابی کند.

چگونه BPMM در چارچوب استانداردهای OMG قرار می‌گیرد؟

OMG یک محیط اجتماعی بی‌طرف برای ایجاد استانداردهای باز فراهم می‌کند که پذیرش بازار فناوری جدید یا در حال تغییر را تسریع می‌کند. اگرچه مدل‌های بلوغ و به‌ویژه BPMM پیشنهادی، نوع جدیدی از استاندارد برای OMG هستند، اما برای مصرف‌کنندگان فناوری ارزشمند خواهند بود و باعث می‌شوند تا از استانداردهای توسعۀ سیستم و روش‌هایی که استانداردهای فنی OMG را اجرا می‌کنند، سود بیشتری به دست آورند. درواقع، زمانی که کسب‌وکارها به سمت بازنمایی مدل‌سازی شده از فرایندهای کسب‌وکار خود حرکت می‌کنند، خطوط مبهم بین کسب‌وکار و فناوری همگرا می‌شوند.

OMG از طریق استراتژی BPM خود، زمینه را برای تقویت نوآوری‌ها در به‌کارگیری فناوری فراهم می‌کند. با این حال، مزایای این برنامه‌ها توسط فرایندهای کسب‌وکار نابالغ کاهش می‌یابد. به‌طور خاص، ارزش بازنمایی‌های مبتنی بر مدل از فرایندهای کسب‌وکار مستقیماً با بلوغ فرایندهای مدل‌سازی شده مرتبط است. بهبود فرایند کسب‌وکار که توسط BPMM هدایت می‌شود، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از فناوری‌های ساخته‌شده بر اساس استانداردهای OMG و استانداردهای فرایند کسب‌وکار مرتبط از سایر سازمان‌های استاندارد بهره‌برداری کنند.