در دهۀ 1980، سیستم‌های نرم‌افزاری برای مدیریت اسناد کاغذ محور شروع به توسعه کردند. بعدها نوع دومی از سیستم برای مدیریت فایل‌های الکترونیکی کامپیوتری توسعه یافت. این سیستم‌های مدیریت اسناد سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فکس‌ها و فرم‌ها را ثبت کنند، کپی‌هایی از فایل‌ها را به‌عنوان تصویر ذخیره و فایل‌های تصویری را برای امنیت و بازیابی سریع در یک پایگاه داده ذخیره کنند.
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
“مدیریت اسناد” شامل فرایندها و رویه‌هایی است که سازمان شما برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، ایمن‌سازی و بازیابی اطلاعات به‌صورت روزانه استفاده می‌کند؛ درواقع فرایندی است که می‌تواند با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد ساده شود. یک سیستم مدیریت اسناد ابزاری شفاف، ساده و کاملاً قابل‌درک برای سازمان‌دهی اسناد شرکت فراهم می‌کند. مهم نیست که سازمان شما چه خدمات یا محصولاتی ارائه می‌دهد. یک ساختار در این سیستم برای مدیریت اسناد وجود دارد که به بهره‌وری و کارآمدی شرکت شما کمک می‌کند.
اهمیت سیستم مدیریت اسناد برای کسب‌وکار
آیا تابه‌حال فکر کرده‌اید که باارزش‌ترین جهت‌گیری برای کسب‌وکار شما دقیقاً چیست؟ فرقی نمی‌کند که حوزه‌ی فعالیت کسب‌وکارتان چیست؛ درهرصورت اطلاعات ستون فقرات رشد هر کسب‌وکاری است. معمولاً دیده می‌شود که سازمان‌ها ضرورت مؤلفۀ اطلاعات را برای بقای سازمانشان در این بازار رقابتی درک نمی‌کنند. اما برای هر سازمانی که به دنبال رشد است نیاز شدیدی وجود دارد که داده‌های خود را به‌طور اساسی مدیریت کند و آن‌ها را برای برنامه‌های بعدی و اجرای فرایندها ارزیابی کند. رشد یک شرکت به‌طور مستقیم با دقت، صحت و مرتبط بودن داده‌های آن سازمان بستگی دارد. حتی اگر در حال اجرای یک پلتفرم تجارت الکترونیک، برنامه‌های کاربردی مراقبت‌های بهداشتی یا هر کسب‌وکار آنلاین یا آفلاین در هر صنعتی هستید باید مدیریت اصطلاحی به نام داده را به‌دقت بررسی کنید. بنابراین، این روزها همیشه در سازمان‌ها تمایل به خدمات مدیریت اسناد درجۀ یک وجود دارد که می‌تواند به آن‌ها در مدیریت داده‌هایشان کمک کند. امروزه سیستم‌های مدیریت اسناد، فناوری‌هایی هستند که به سازمان‌ها در بهینه‌سازی مدیریت اسناد و آرشیو داده‌ها کمک می‌کنند. منافع حاصل از سرمایه‌گذاری در سیستم مدیریت اسناد برای کسب‌وکار به شرح زیر است:
- بازیابی سریع با نمایه سازی و OCR: ابتدا اسناد به فرمت الکترونیکی اسکن می‌شوند، سپس فایل‌ها با اضافه شدن به DMS فهرست بندی و سازمان‌دهی شده و درنهایت از OCR استفاده می‌شود تا بتوان فایل را جستجو و ویرایش کرد.
- محافظت و بازیابی فاجعه: فایل‌های موجود در یک DMS را می‌توان به‌دفعات در هر ساعت پشتیبان گیری کرد. در صورت نیاز یک فایل ریکاوری فوری آماده می‌شود. سرویس‌های DMS به‌عنوان یک بیمه‌نامۀ خودکار در برابر از دست دادن و سرقت داده‌ها عمل می‌کنند و بهترین مورد این است که این بخش DMS مستقیماً در سیستم قرار داده‌شده است بدون اینکه نیاز به خدمات اضافی برای ذخیره‌ی نسخه‌های پشتیبان در خارج از سایت باشد.
- دسترسی آسان و از راه دور به فایل‌ها: نرم‌افزار سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی امکان دسترسی کارمندان از راه دور را در حال حرکت فراهم می‌کند. علاوه بر مسافت طولانی، دسترسی آسان به مدارک داخل شرکت همچنین به این معنی است که گردش کار روزانۀ شما نیز بهبود می‌یابد.
- کاهش هزینۀ نیروی کار: DMS به چند روش به کاهش هزینه‌های نیروی کار کمک می‌کند. نه‌تنها بازیابی اسناد را برای کارمندان سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند، بلکه از پرداخت هزینه برای تخصیص یک مدیر فایل به‌صورت جداگانه نیز جلوگیری می‌کند (نیازی به مدیران بایگانی نیست)
- افزایش امنیت با تنظیمات رمزگذاری و کنترل دسترسی: فایل‌های خود را رمزگذاری کنید و آن‌ها را در یک DMS ایمن حفظ کنید. قابلیت امنیت فایل و Theft Protection سیستم‌های DMS، فایل‌ها را رمزگذاری می‌کند که به جلوگیری از سرقت داده‌ها حتی در صورت دزدیده شدن فیزیکی کمک می‌کند. به همین ترتیب، کنترل‌های دسترسی داخلی که قادر به تنظیم آن هستید ریسک سرقت داخلی توسط کارکنان را نیز از بین می‌برد.
- کاهش فضای اداری: نیاز به فضای ذخیره‌سازی هرسال 20 تا 25 درصد افزایش می‌یابد، بااین‌حال یک هارددیسک می‌تواند 2.7 میلیون سند را در خود جای دهد و حدود 100 دلار هزینه دارد. برای ذخیره‌ی همان مقدار فایل کاغذی، به 68 قفسۀ بایگانی 4 کشو با قیمت تقریبی 100 دلار نیاز داری علاوه بر اختصاص فضا به کارمندان.
- کنترل و مدیریت نسخۀ اسناد: شما تغییراتی در سند خود ایجاد می‌کنید، فایل به‌طور خودکار به‌روز می‌شود تا از کپی‌های تکراری جلوگیری شود، فایل به‌روز شده را می‌توان بیشتر ویرایش کرد و همچنین به نسخه‌های قدیمی بازگرداند.
- ساده‌سازی مدیریت انطباق قانونی: به‌طورمعمول، فایل‌های مهم توسط قوانین نگهداری تنظیم می‌شوند. با DMS، دوره‌های نگهداری را می‌توان به‌طور خودکار ردیابی کرد تا در صورت انقضا به شما اطلاع دهد. سهولت بازیابی با DMS همچنین می‌تواند برای قوانین اکتشاف مفید باشد اگر به‌طور مثال شما با شکایت روبرو شوید.
ویژگی‌های اصلی سیستم مدیریت اسناد-DMS
در اینجا تنها برخی از ویژگی‌های اصلی سیستم مدیریت اسناد که توصیه می‌شود (و باید در DMS گنجانده شوند) آورده شده است:
- امکان ذخیره‌ی سوابق الکترونیکی و دسترسی سریع به آن‌ها
- کنترل دسترسی برای سطح کاربری
- یک سیستم ساده برای افزودن یا اسکن اسناد و فایل‌های جدید
- یکپارچگی با سایر بسته‌های نرم‌افزاری موجود شرکت
- کنترل نسخه با گزارش سوابق دسترسی
- آسان برای استفاده و نگهداری راه‌حل‌های پشتیبان
علاوه بر این یک DMS می‌تواند با ویژگی‌های اضافی زیر نیز همراه باشد:
- تبدیل تصاویر به متن یا تشخیص نویسۀ کاراکتر یا نویسه‌خوان نوری (OCR)
- تبدیل و یکپارچگی چندین فرمت فایل
- پورتال ها یا وب‌سایت
- قابلیت‌های جستجوهای بهبودیافته
بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد
ابزارهای مدیریت اسناد امنیت را برای جلوگیری از سرقت داده‌ها اعمال می‌کنند، اما قابلیت به اشتراک‌گذاری فایل را برای تیم‌هایی که نیاز به همکاری در پروژه‌ها دارند نیز فراهم می‌کنند. این دو الزام به ظاهر متناقض توسط نرم‌افزار مدیریت اسناد انجام می‌شود.
ابزارهای مدیریت اسناد، امکانات ذخیره‌سازی را با توابع حقوق دسترسی ترکیب می‌کنند. بهترین سیستم‌های DMS به مدیران، رهبران تیم و کاربران فردی این امکان را می‌دهند که هرکدام در مورد نحوه‌ی دسترسی به فایل‌های موجود در سیستم نظرشان را بیان کنند. امروزه طیف گسترده‌ای از ابزارهای مدیریت اسناد در بازار موجود است و تحقیق در مورد همۀ آن‌ها زمان زیادی می‌برد. در اینجا تعدادی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد معرفی‌شده است:
PandaDoc یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت اسناد است که به کاربران خود امکان ایجاد، اشتراک‌گذاری و تحویل اسناد را به‌صورت آنلاین می‌دهد. با این سیستم مدیریت اسناد اجازه‌ی امضاهای الکترونیکی الزام‌آور قانونی وجود دارد و از فرمت‌های اسناد متعددی مانند Docs، PDF و سایر فرمت‌های دیجیتال برای سرعت بخشیدن به فرایندها و تراکنش‌های بدون کاغذ پشتیبانی می‌کند. این نرم‌افزار در زمینۀ قراردادها، وثیقه‌های فروش و توافقنامه‌ها کارآمد عمل می‌کند. این نرم‌افزار DMS برای بخش‌های مختلف یک سازمان ازجمله فروش، حقوقی، مالی، عملیات، بازاریابی و منابع انسانی بهترین است. سرعت آن در ساخت، اشتراک‌گذاری و ارائۀ اسناد انبوه عالی است.
نرم‌افزار مدیریت اسناد کارآمد و با قابلیت‌های پیشرفته، Box است که یک پلتفرم مبتنی بر ابر است که برای مدیریت محتوا طراحی شده است. این سیستم مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد تا فایل‌ها را تنها از یک پنجره (window)، ردیابی، ارسال، اصلاح و بازنگری، نگهداری و به اشتراک بگذارید. این ابزار DMS از نسخه سازی پشتیبانی و گردش کار اسناد را خودکار می‌کند تا منجر به افزایش بهره‌وری شود. با استفاده از Box می‌توان فایل‌ها را در لحظه نظارت کرد و شخصِ در حال دسترسی و ایجاد تغییرات توسط وی را بررسی کرد. این نرم‌افزار مدیریت اسناد و آرشیو قابلیت کنترل کامل روی اسناد را دارد و از آن‌ها در برابر استفاده‌ی غیرقانونی و دستکاری محافظت می‌کند. امکان ایجاد قوانینی برای حذف و آرشیو فایل وجود دارد. با استفاده از این ابزار، می‌توانید تا 100 نسخه از یک فایل را ذخیره کنید که به همکاری و ویرایش کردن کمک می‌کند.
نرم‌افزار مدیریت اسناد Zoho Forms یک سازنده‌ی آنلاین کارآمد است که نیازهای کسب‌وکارها را در هر اندازه و مقیاسی تحقق می‌بخشد. با استفاده از این ابزار DMS، امکان ایجاد و مدیریت فرم های آنلاین مختلف با استفاده از تم‌ها و انواع فیلدهای قابل تنظیم متمایز وجود دارد. شما می‌توانید الگوهای از قبل طراحی شده را انتخاب کنید یا نمونه‌های منحصربه‌فرد خود را تهیه کنید. علاوه بر ابزار طراحی فرم، یک فیلد خودکار برای محاسبه و فرم‌های پرداخت شخصی‌سازی‌شده ارائه می‌کند. همچنین از فرم‌های چندصفحه‌ای پشتیبانی می‌کند و در صورت نیاز صفحات را در فرم‌ها مجدداً مرتب و اضافه می‌کند. از دیگر قابلیت‌هایی که در اختیار شما قرار می‌دهد استفاده از کدهای QR، کمپین‌های ایمیل، اضافه کردن پیوندها (لینک‌ها) برای اشتراک‌گذاری فرم‌ها در پلتفرم‌های اجتماعی و معرفی فرم‌ها در وب سایتتان است.
این راه‌حل مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد تا اسناد را به‌راحتی در درون سازمان، روی ابر و در هر دو پلت فرم مدیریت کنید. می‌توانید آن را با سایر ابزارهای بهره‌وری برای انجام کار در سراسر پلتفرم یکپارچه کنید. این ابزار DMS به ما امکان می‌دهد تا بدون اتلاف وقت برای جستجوی فایل‌ها در درایوها، USB و پوشه‌ها فراخوانی‌ها را انجام بدهیم. این سیستم مدیریت اسناد دارای فیلترهای جستجوی هوشمند و پیشنهاداتی است که به شما امکان یافتن سریع محتوای موردنظر را می‌دهد. شما می‌توانید به‌راحتی دستگاه یا سیستم‌عاملی را که روی آن کار می‌کنید از موبایل به دسکتاپ یا برعکس بدون ایجاد هیچ‌گونه خللی در جریان کار تغییر دهید. این نرم‌افزار نه‌تنها اطلاعات حیاتی کسب‌وکار شما مانند پایگاه داده‌ی مشتری، مواد بازاریابی (marketing materials)، سوابق حسابداری و اسناد قانونی را ایمن می‌کند، بلکه امکان جابجایی فایل‌ها را در جریان کار ایجادشده توسط Metadata Alfresco نیز می‌دهد.
برای سازمان‌هایی که به دنبال راه‌حلی نوآورانه هستند، PinPoint یک انتخاب عالی برای پاسخگویی به نیازهای کسب‌وکارهای کوچک، بزرگ و متوسط است. این ابزار DMS به‌طور مؤثر اسناد را در یک سیستم مدیریت و سازمان‌دهی می‌کند. PinPoint دارای طیف گسترده‌ای از ویژگی‌های قدرتمندی است که به کاربران امکان می‌دهد اسناد را با خیال راحت ذخیره کنند؛ گردش کار ایجاد کنند و برای برقراری ارتباط از یک پلتفرم واحد استفاده کنند. این سیستم مدیریت اسناد یک راه‌حل ایده آل برای صنایع مختلف مانند خرده‌فروشی، تولید، آموزش، مراقبت‌های بهداشتی، حقوقی، بانکی، خودرو، مدیریت املاک و غیره است. این ابزار ویژگی‌های غنی مانند سازمان‌دهی اسناد، امنیت اسناد، انطباق و بازیابی فایل‌ها را ارائه می‌دهد. از ایجاد پوشه‌های الکترونیکی گرفته تا تقسیم‌کننده‌های فرعی (sub-dividers) و اسناد، همه را می‌توان با استفاده از این ابزار واحد ایجاد کرد.
یکی دیگر از DMS های قوی و قابل تنظیم، یک نرم‌افزار متن باز است که می‌توانید مطابق با نیاز خود آن را سفارشی کنید. این ابزار به دلیل ساختار قیمت‌گذاری عالی خود توانایی شکست رقبا را دارد زیرا می‌توانید از طرح رایگان آن برای فضای ذخیره‌سازی ابری حداکثر 5 گیگابایتی استفاده کنید. با کمک این ابزار مدیریت اسناد، می‌توانید سه نوع درایو– شرکتی، خصوصی و گروهی طراحی کنید تا اطمینان حاصل کنید که اسناد شما به‌صورت انتخابی قابل‌دسترسی هستند. تغییرات تاریخچۀ نسخۀ هر سند را با زمان ایجاد و نام سازنده‌ی آن ذخیره می‌کند. همچنین امکان قفل‌کردن اسنادی که به اشتراک گذاشته‌شده‌اند برای حفظ امنیت آن‌ها وجود دارد. این نرم‌افزار مدیریت اسناد به سهولت قابل‌استفاده است و حتی زمانی که چندین کاربر در حال ویرایش یک سند هستند می‌توانید از آن استفاده کنید.
یک ویرایشگر PDF هوشمند، سریع و مقرون‌به‌صرفه است که کنترل کامل و سهولت استفاده را روی اسناد PDF ارائه می‌دهد. دارای تغییرات متعدد و گزینه‌های سفارشی‌سازی و فناوری هوشمند است که به شما امکان می‌دهد تغییرات دلخواه را بدون تأثیر بر سبک قالب‌بندی سند ایجاد کنید. این نرم‌افزار با ناوبری ساده و یک رابط بصری مبتنی بر طراحی‌های بهینه‌سازی شده UX ارائه می‌شود. این یک راه‌حل عالی برای شرکت‌های متوسط، کوچک و بزرگ است زیرا با قابلیت‌های نرم‌افزاری غنی برای تعریف مجدد گردش کار ارائه می‌شود. شما می‌توانید PDF ها را در قالب‌های فایل دلخواه خود تبدیل و ایجاد کنید، فرم‌ها را پرکنید و قراردادها را امضا کنید. OCR و ویرایشگر متن از دیگر ویژگی‌های منحصربه‌فرد هستند که از مؤلفه‌هایی مانند فونت‌ها و سبک‌های منحصربه‌فرد، تشخیص پاراگراف هوشمند و غیره پشتیبانی می‌کنند.
بهترین راه‌حل‌های رایگان و متن باز مدیریت اسناد
قبل از اینکه شما را با هر یک از این بهترین سیستم‌های مدیریت اسناد رایگان و منبع باز آشنا کنیم، به جدول مقایسۀ زیر نگاه کنید. همچنین این مقاله که چرا نرم‌افزارهای رایگان و متن باز مناسب برای سازمان‌ها نیستند را هم مطالعه کنید.
OpenDocMan یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) رایگان، مبتنی بر وب و منبع باز است. کار کردن با این نرم‌افزار آسان است و برای استفاده و راه‌اندازی به کاربران اجازه می‌دهد تا هر نوع فایلی را به سیستم اضافه کنند. این نرم‌افزار تحت مجوز GPL منتشر شد. این نرم‌افزار مدیریت اسناد برای افراد، کسب‌وکارهای کوچک، سازمان‌های غیرانتفاعی، مؤسسات آموزشی، سازمان‌های دولتی و غیره ایده آل است.
ویژگی‌های اصلی:
- در نظر گرفتن تمهیداتی برای ایجاد ویژگی‌های سند سفارشی‌سازی شده
- گردش کار قدرتمند مدیریت اسناد
- بررسی خودکار اسناد
- فرایند انقضای خودکار فایل
- امکان تأیید یا رد یک سند جدید
- گزینه‌های اعلان ایمیل
- جستجوی سریع Quick-browse بر اساس دسته‌بندی
- ویژگی URL امن
- کنترل دسترسی کاربر Fine-grained برای هر فایل
- کنترل دسترسی برای سه نوع کاربری: User، Admin و Super-Admin
- پشتیبانی از چندین زبان ازجمله؛ چینی، انگلیسی، هلندی، پرتغالی، آلمانی، کرواتی، اسپانیایی و ترکی
- تسهیلات گزارش ردیابی کامل حسابرسی
- تأیید گردش کار سفارشی‌سازی شده
- پیش‌نمایش سند در مرورگر
- آپلودهای دسته‌ای
- کاربران نامحدود
- دریافت پشتیبانی از طریق ایمیل و تماس با شرکت
OpenKM یکی از کارآمدترین و قدرتمندترین سیستم‌هایی است که مدیریت ایمن و کارآمد اسناد شما را تسهیل می‌کند. این راه‌حل رایگان و منبع باز مدیریت اسناد، ذخیره، مدیریت و بازیابی اطلاعات و تصاویر هر نوع فایل را در هر زمان برای هر سازمانی با هر اندازه‌ای آسان‌تر می‌کند. قابلیت جستجوی پیشرفته OpenKM یکی از ویژگی‌های برجستۀ آن است. با این نرم‌افزار مدیریت اسناد، توانایی تصمیم‌گیری خود را بهبود بخشید و بهره‌وری گروه‌های کاری و سازمانی‌تان را به‌راحتی افزایش دهید. اطلاعات کلیدی و حساس خود را جمع‌آوری و کنترل کنید، در هر زمان با همکاران خود در اسناد و پروژه‌ها همکاری کنید، اسناد را به‌راحتی پیدا کنید، دیجیتال‌سازی اسناد خود را مدیریت کنید و ….
ویژگی‌های اصلی:
- امکان آپلود عمده‌ی اسناد
- دانلود پرسرعت و راحت پوشه‌ها با فرمت فایل‌های ZIP
- قفل و باز کردن اسناد با رمزهای عبور آسان
- مدیریت موارد دلخواه
- در دسترس بودن الگوهای اسناد
- اسناد شخصی برای هر کاربر
- سطل بازیافت برای هر کاربر
- اعلان ایمیل
- امکانات پیام‌رسانی و چت
- مدیریت متادیتا
- شناسۀ منحصربه‌فرد برای هر سند
- تگ‌های کاربر (برچسب‌های کاربر)
- دسته‌بندی و فهرست‌نویسی
- فایل‌های متعدد
- مبدل متن به گفتار
SeedDMS یک راه‌حل ساده برای استفاده و مدیریت اسناد بصری با طیف گسترده‌ای از ویژگی‌های پیچیده و کاربردی است. استفاده از این نرم‌افزار رایگان است و نسخۀ منبع باز آن با هر به‌روزرسانی بهتر می‌شود.
ویژگی‌های اصلی:
- UI کاملاً مبتنی بر وب
- امکان حفظ تمام نسخه‌ها از سند قبلی
- مدیریت چندکاربره
- مدیریت گروه
- احراز هویت خارجی
- اعلان دقیق در صورت تغییرات
- گردش کار برای بررسی و تأیید اسناد
- لیست‌های کنترل دسترسی
- جستجوی تمام متن
- دسترسی به وب
- پشتیبانی چندزبانه
سیستم مدیریت اسناد- نرم‌افزار مدیریت اسناد و آرشیو (DMS) بر بستر BPMS
اسناد دارایی اصلی هر کسب‌وکار هستند. ذخیره، دسترسی و حفاظت از آن‌ها نیازمند یک رویکرد سیستماتیک و آسان است. نرم‌افزار مدیریت اسناد باید بتواند امکان کار کردن با تمام اسنادتان را به بهترین شکل ممکن فراهم کند. درواقع مدیریت اسناد ستون فقرات هر کسب‌وکاری است و رقابت در این صنعت رو به رشد بدون مدیریت صحیح داده‌ها واقعاً سخت است. یک DMS ایده آل می‌تواند به شما در بهبود کارایی، حذف افزونگی و افزایش امنیت و دسترسی به داده‌ها کمک کند که قطعاً باعث بهبود سود کسب‌وکار می‌شود. اگر می‌خواهید از تمام دردسرها و سختی‌های مرتبط با فرایند رسیدگی روزمره‌ی اسناد خود راحت شوید، DMS یک راه‌حل ایده آل است. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد جریان (سیستم مدیریت اسناد جریان) اسناد و اطلاعات خود را به‌راحتی مدیریت کرده و کسب‌وکار خود را کارآمد کنید.
){kind=link}
بدون دیدگاه