انتخاب نرم افزار BPMS
ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک هدف نهایی که همانا بهبود عملکرد سازمان است، دارند. در واقع این ابزارها یک رویکرد یک‌پارچه برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار دارند. ابزارهای BPM معمولا مجهز به طراحی، مدل‌سازی، پیاده‌سازی، و ارزیابی جریان‌های کاری و قوانین کسب و کار برای کمک به شرکت‌ها برای بهینه‌سازی فرآیندهایی شامل تعاملات افراد و کاربردهای چندگانه و هم‌چنین سیستم‌سازی هستند. برخی اهداف دیگر این ابزارها می‌تواند کاهش خطای انسانی، مشکلات ارتباطی و اثربخشی کم فرآیندهای کسب و کار است. بدیهی است با پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات، ابزارهای BPM تحت نظر واحدهای IT و مدیریتی سازمان‌ها به کار برده می‌شوند.
امکانات و قابلیت‌های ابزارهای BPM
مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار
نرم‌افزارهای BPM یک ابزار تصویری طراحی فرآیند برای افراد در سطوح مختلف ( فنی و غیرفنی) به منظور طراحی و آزمایش فرآیندها و جریان‌های کاری را شامل می‌شوند. فرآیندها معمولا با استفاده از BPMN استاندارد و متدولوژی معماری سرویس‌گرا (SOA) طراحی می‌شوند و به زبان‌هایی مانند XPDL و BPEL خروجی می‌دهند.
مدیریت جریان کاری
در این امکان، کاربران امکان مجموعه پیچیده‌ای از موقعیت‌ها و قوانین کاری به عنوان بخشی از فرآیند طراحی و اجرای فرآیندهای کسب و کار را دارند.
فرم‌سازی
در فرم‌سازی، کاربران امکان طراحی، آزمایش و اجرای جریان‌های پیچیده کاری در همکاری و تعامل افراد، سیستم‌ها و داده‌ها را دارند.
همکاری
این ابزارها معمولا قابلیت گفت و گو میان‌گروهی، مدیریت تصمیم و مدیریت ایده را دارند که موجب همکاری بیشتر میان افراد درون سازمان می‌گردد.
تحلیل
یکی از قابلیت‌های مهم و کاربردی این نرم‌افزارها امکان تعریف معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد و امکان کزارش‌گیری متنوع از فرآیندهاست.
یکپارچهسازی
با توجه به تنوع نرم‌افزارها و ابزارهای BPM معمولا این نرم‌افزارها امکان یکپارچهسازی با دیگر سامانه‌ها مانند مایکروسافت شیرپوینت و … را دارند.
مزایای به کارگیری ابزارهای BPM
نرم‌افزارهای BPM فعالیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار را از طریق فراهم نمودن امکان طراحی، اجرا، خودکارسازی و تحلیل جریان‌های کاری فرآیندها برای کاربران از فعالیت‌های BPM پشتیبانی می‌کنند. یک فرآیند کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌‌ها را شامل می‌شود که به یکدیگر وابسته هستند و در شرایط متنوع کار می‌کنند که گاه تعاملات فرد به فرد و گاه سامانه به سامانه را شامل می‌شوند. انتظار می‌رود با به کارگیری نرم‌افزارهای BPM و پیاده‌سازی آن‌ها مزایای زیر برای سازمان‌ها فراهم شود:
1. کاهش هزینه‌ها
2. حصول اطمینان از رعایت مقررات
3. افزایش مسئولیت‌پذیری
4. بهبود تعامل با مشتری و رضایت‌مندی مشتری
5. کاهش ناکارآمدی
6. افزایش مزیت‌های رقابتی
7. ساده‌سازی عملیات
8. بهبود چابکی کسب و کار
مدیریت فرآیندهای کسب و کار ابری
برخی محصولات مدرن BPM مبتنی بر فضای ابری فعالیت می‌کنند. البته برخی از شرکت‌ها سامانه مدیریت فرآيندهای کسب و کار در دو حالت ابری و در محل ارائه می‌دهند. این موضوع بسته به خواسته مشتریان دارد اما به برخی دلایل احتمالی مشتریان تمایل به خرید سرویس در محل سامانه‌های BPM را دارند:
1. ترجیح بر نگهداری سیستم‌های بحرانی در شرکت
2. الزامات موجود برای ادغام گسترده با داده‌های محلی
3. خدمت‌رسانی به حجم زیادی از کاربران
4. محدودیت‌های نظارتی در نحوه کار و ذخیره داده‌های حساس
5. تمرکز بالای امنیت و شفافیت داده‌ها
6. محدودیت‌های فعالیت در چند کشور و محدودیت‌های قانونی و سانسور محتوا و سرعت اینترنت کشورهای مختلف
مقایسه ابزارهای BPM
به طور کلی برای انتخاب موثر و هدف‌مند بین ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار دو دسته کلی معیار وجود دارد:
1. فعایت در فضای ابری یا در محل
اولین معیار برای انتخاب یک ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار مناسب و متناسب، انتخاب فعالیت سامانه بر فضای ابری یا به صورت محلی است. البته برخی از سامانه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر هر دو بستر فعال می‌باشند.
2. چارچوب BPM
به طور کلی سه چارچوب BPM وجود دارد؛ کامل، افقی و عمودی. چارچوب کامل مجموعه‌ای کامل از ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار را شامل می‌شوند و این امکان را برای شما فراهم می‌کند که بدون نیاز به ابزارهای جانبی به مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود بپردازید. چارچوب افقی فقط با مراحل طراحی و توسعه فرآیندهای کسب و کار سر و کار دارد. و در نهایت چارچوب عمودی، بر روی انجام فرآیندهای خاص برای صنعت شما متمرکز هستند.
برای انتخاب یک سامانه مناسب و متناسب برای کسب و کار شما فاکتور هزینه هم بسیار حائز اهمیت است که بسیار به شرایط کسب و کار، خواسته‌ها و زیرساخت‌های کسب و کار شما دارد. پیشنهاد می‌شود جهت مطالعه بیشتر به مقاله مقایسه بهترین نرم افزار های BPMS خارجی رجوع کنید و برای انتخاب بهتر سامانه از قابلیت‌های سامانه ما در بهترین نرم افزار BPMS دیدن کنید و یا با مشاوران ما تماس بگیرید.
