خرید نرم‌افزار BPMS یا خرید اتوماسیون اداری ؟

قبل از اینکه به این پرسش که نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا نرم‌افزار BPMS بخریم، پاسخ دهیم لازم است تا در ابتدا با مفهوم  اتوماسیون اداری آشنا شویم.

سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری فرایند مشاهده‌ی جریان داده‌ها بدون هیچ‌گونه مداخله‌ی انسانی، بی‌دقتی و خطا است. درواقع این فرایند، استفاده از یک ابزار اتوماسیون برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه‌وتحلیل و به اشتراک‌گذاری داده‌های محرمانه‌ی شرکت است که مبنای اصلی اجرای وظایف معمول و فرایندهای روزمره‌ی لازم به شکلی اثربخش است.

فناوری تأثیر جدی در کارهای روزمره‌ی اداری شرکت‌ها داشته است. ایمیل‌ها جایگزین یادداشت‌ها شدند، درایوهای اشتراکی قفسه‌های بایگانی را حذف کردند و احراز هویت بیومتریک باعث شده که دیگر نیاز به مهر و امضای کارکنان نباشد. بسیاری از کسب‌وکارها فکر می‌کنند که تنها به این دلیل که صرفاً کاغذبازی‌های اداری حذف‌شده دیگر آن‌ها به حد مطلوب استفاده از اتوماسیون اداری رسیدند. اما اتوماسیون اداری در کل یک بازی متفاوت است. استفاده از فرم‌های آنلاین و ارسال دعوت‌نامه از طریق Google Calendar ممکن است به این معنی باشد که شما تا حد زیادی از کاغذبازی فاصله گرفتید اما به این معنی نیست که شرکت شما به شکل کامل اتوماسیون است. این فقط به این معنی است که شما به‌جای استفاده از کاغذ به سمت استفاده از داده حرکت کردید و کار دستی هم‌اکنون الکترونیکی شده اما دفتر کار شما هنوز هم اتوماسیون نیست.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری ابزاری است که داده‌ها را قادر می‌سازد بدون دخالت و اشتباهات انسانی به‌تنهایی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا در اجرای وظایف و فرایندهای روزمره به‌طور ایمن به جمع‌آوری، مدیریت و تجزیه‌وتحلیل بپردازند. این کار فرایندها و رویه‌های موجود کسب‌وکار را بهینه و خودکار می‌کند.

چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

در عصر دیجیتال امروز، سیستم‌های اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از مزایا را در اختیار سازمان‌ها در هر اندازه‌ای که باشند قرارمی دهند. سیستم‌هایِ اتوماسیونِ اداریِ قدرتمند، تلاش دستی را کاهش داده و حجم زیادی از داده را در فضای بسیار کمی ذخیره می‌کنند. آن‌ها نه‌تنها وظایف روزمره را ساده می‌کنند بلکه بازیابی اطلاعات را نیز تسریع می‌کنند. علاوه بر این، این ابزارها باعث بهبود دید فرایندی شده و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا به‌راحتی گلوگاه‌ها را شناسایی کنند. همچنین می‌توانید به‌صورت خودکار جریان داده‌ها را مشاهده کنید، درواقع این به معنای اتوماسیون است.

پنج مورد ضروری از ابزارهای اتوماسیون اداری

• طراحی گردش کار آسان
• سازگاری با موبایل
• یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها
• گزارش‌ها و تحلیل‌ها
• گزینه‌های کنترل دسترسی

برخی از بزرگ‌ترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری عبارت‌اند از:

• کاهش تلاش دستی برای انجام کارهای پیش‌پاافتاده
• کاهش خطاهای دستی
• کوتاه شدن زمان پردازش موارد موردنظر
• کسب بینش از معیارهای عملکرد فرایند
• به دست آوردن دیدگاه فرایندی بیشتر و شناسایی گلوگاه‌های احتمالی
• تصمیم‌گیری صحیح برای کسب‌وکار بر اساس داده‌ها

 مقایسۀ نرم‌ افزار BPMS و نرم‌افزار اتوماسیون اداری (Office automation software)

در 50 ساله گذشته سازمان‌ها و شرکت‌های زیادی در ایران با چالش الکترونیکی نمودن مکاتبات اداری خود روبرو بودند و اولین راه‌حل را در استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری یافتند .هدف اولیه، حذف کاغذ و کاغذبازی بود. نرم‌افزاری موردنیاز بود برای اسکن نامه‌ها و مکاتبات و به گردش انداختن درخواست‌ها داخل نرم‌افزاری تحت وب و در صفحه‌ای به نام “کارتابل”. تا به اینجای کار با استفاده از اتوماسیون در سطح بلوغ اول فناوری اطلاعات گام بزرگی برداشته شد. کاغذ تبدیل به فایل اسکن شده یا متن تایپ‌شده شد و بجای امضا و ممیزی دستی، فرم‌های کاغذی و پیگیری اتاق به اتاق، تمام گردش کار داخل یک نرم‌افزار و با مدیریت اطلاعات انجام می‌شد.

بعد از چند سال با معرفی مفاهیم هوش تجاری و داشبورد مدیریتی مدیران فناوری اطلاعات شرکت‌ها و سازمان‌ها درصدد استفاده از اطلاعات جمع‌آوری‌شده طی چند سال گذشته خود در سامانه‌ی اتوماسیون اداری برآمدند که با مشکلاتی جدی مواجه شدند .

اطلاعات جمع‌آوری‌شده در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار اتوماسیون اداری قابل‌پردازش و گزارش‌گیری نبود. آن‌ها تنها قادر بودند تا تعداد نامه‌ها و مکاتبات را در چند سطح تفکیک کرده و مقایسه کنند. ولی موضوع هوش تجاری، پردازش اطلاعات داخل نامه‌ها و مکاتبات بود نه آمار تعداد مکاتبات و این به معنای از دست دادن حجم بالای اطلاعات در زمان ثبت در اتوماسیون اداری بود، زیرا نحوه‌ی بار گزاری اطلاعات در سامانه، ساختار مشخص و قابل‌تفکیکی نداشت. در پروژه‌های هوش تجاری 99 درصد فایل‌ها با ساختار تصویر و متن قابل‌پردازش نیستند و اطلاعات سوخته به‌حساب می‌آیند. پس سازمان‌ها به جستجوی راه‌حلی پرداختند تا بتواند کمبودهای استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و هوش تجاری را برطرف کند.

 

راه‌حل چیست؟

با معرفی مفهوم BPM و در ادامه‌ی آن معرفی محصول BPMS، دیباچه‌ی جدیدی بر روی رفع مشکل مکانیزاسیون فرایندهای اداری و تبدیل گردش کار به فرایند پدید آمد. نرم‌افزار BPMS به سازمان‌ها کمک کرد تا گردش کار خود را به روشی اصولی و بهینه مکانیزه نمایند. نرم‌افزار BPMS، مشکلات اتوماسیون اداری را با توجه به ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود شامل ذخیره ساختاریافته‌ی اطلاعات، گردش کار استاندارد و Best Practice و عدم وابستگی به کاربران کلیدی و باتجربه برطرف کرد.

ذخیره‌ی ساختاریافته‌ی اطلاعات:

در نرم‌افزار BPMS برای هر مرحله از گردش کار، فرم اطلاعاتی طراحی‌شده (Form Generator) و اطلاعات با تفکیک‌های جزئی در پایگاه اطلاعاتی ذخیره می‌شود؛ به‌عنوان‌مثال برای درخواست مرخصی کارمند از مدیر، قالب درخواست به‌صورت فرم اطلاعاتی در فرم ساز نرم‌افزار طراحی می‌شود و تمام اعداد مربوط به تعداد روز درخواست مرخصی یا تاریخ شروع و پایان مرخصی در جدول اطلاعاتی و در فیلد مربوطه ذخیره می‌شود و این اطلاعات در آینده قابل‌پردازش و گزارش‌گیری هستند.

 

گردش کار استاندارد و  Best Practice

در نرم‌افزار BPMS خبری از ارجاع نیست بلکه فرایندها به‌صورت استاندارد مدل سازی و پیاده‌سازی می‌شوند و کاربران در هرلحظه وظیفه خود را در کارتابل نرم‌افزارBPMS  انجام می‌دهند و مرحله‌ی قبل و بعد کاری نخواهد داشت. این فرایندها توسط متخصصین مدیریت فرایند در نرم‌افزار BPMS  پیاده سازی شدند و کاربران نیازی نیست به قوانین کسب‌ کار اشرافی داشته باشند، به‌عبارت‌دیگر کاربران جزئی از کل هستند.

عدم وابستگی به کاربران کلیدی و باتجربه

در نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربران باتجربه‌ی گذشته، درخواست‌ها را از مرحله‌ای به مرحله‌ی دیگر ارجاع می‌دهند. مبنای ارجاع در ذهن کارکنان با توجه به تجربه‌ی آن‌ها مشخص می‌شود و با خروج، کارمند تمام تجربه‌ی خود را از سازمان خارج می‌کند. توجه داشته باشید همیشه در سازمان‌ها گردش کارها به‌سادگی درخواست مأموریت و یا درخواست وام نیست. فرایندهای پیچیده‌ای را در نظر بگیرید که برای سازمان بسیار کلیدی است و عدم مستندسازی این تجربیات هزینه‌ی زیادی برای سازمان در پی خواهد داشت. ولی در نرم‌افزار مدیریت فرایند جریان، گردش کار مبتنی بر مغز کنترل‌گر فرایند پیمایش می‌شود و تمام قوانین کسب‌وکار در دل فرایندها به‌صورت استاندارد تعریف‌شده است و فرایند به هیچ کارمندی وابسته نیست.

 

 

هم‌اکنون با توجه به موارد بیان‌شده و بیان برخی از مزایای استفاده از BPMS در مقابل استفاده از اتوماسیون اداری پرسش‌هایی که پاسخ به آن برای سازمان حیاتی است این‌گونه بیان می‌شوند: آیا استفاده از اتوماسیون اداری هم چنان برای سازمان مقرون‌به‌صرفه است و پاسخگویی نیازهای آینده‌ی سازمان خواهد بود؟ آیا اکنون از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌کنید و این نرم‌افزار جوابگوی تمامی نیازهای سازمان شماست؟ اگر پاسخ شما به این پرسش منفی است پس راه‌حل چیست؟

پیشنهاد ما به شما: مهاجرت هوشمندانه از اتوماسیون اداری به نرم‌افزار  BPMS

 

اگر هنوز از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده نکردید، پیشنهاد ما انجام مراحل زیر است:

1. گردش کارهای پرتکرار خود را شناسایی و اولویت‌بندی کنید.
2. گردش کارهای پرتکرار خود را با مصاحبه با ذینفعان در قالب نمودارهای BPMN مدل‌سازی کنید.
3. برای ثبت اطلاعات هر مرحله از گردش کار، در فرم ساز، قالب فرم اطلاعاتی طراحی کنید.
4. گردش کارهای خود را در نرم‌افزارBPMS  ایرانی تبدیل به فرایند عملیاتی کنید.
5. از اتوماسیون اداری برای فرایندهای مکانیزه شده استفاده نکنید.

 

تبریک! شما 70 درصد گردش کارهای خود را از اتوماسیون اداری خارج کردید.

 

اگر تصمیم به خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری دارید، دست نگه‌دارید!!!!!

 

بهتر است که آن را فراموش کنید، زیرا جوابگوی نیازهای فعلی و آینده‌ی شرکت شما نخواهد بود و دیر یا زود مجبور به مهاجرت به فناوری‌های جدید برای مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی خود خواهید شد. بنابراین:

1. خرید اتوماسیون اداری را فراموش کنید.
2. فرایندهای سازمان خود را اولویت‌بندی کنید. (تعداد تکرار در سال / اهمیت / بار مالی)
3. پنج فرایند مهم سازمان را در قالبBPMN  مدل سازی کنید.
4. نسبت بهخرید نرم‌افزار BPMS جریان اقدام کنید و فرایندهای خود را در محیطی پویا پیاده‌سازی کنید.

در جدول زیر برای تصمیم‌گیری بهتر شما به مقایسه‌ی اتوماسیون اداری و نرم‌افزار BPMS جریان پرداختیم. اما اگر بازهم در انتخاب خود تردید و نیاز به مشاوره داشتید می‌توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

 

مقایسۀ اتوماسیون اداری و نرم‌افزار BPMS جریان

معیار	نرم‌افزار اتوماسیون اداری	نرم‌افزار BPMS
قالب ثبت اطلاعات	فایل اسکن شده / متن غیرقابل‌پردازش	فرم اطلاعاتی (جدول در پایگاه داده)
گردش کار	مبتنی بر ارجاع تجربی	فرایند استاندارد با توجه به قوانین کسب‌وکار
آنالیز فرایند	تعداد نامه و ارجاع کلی	گلوگاه‌های تصمیم‌گیری و آنالیز مقایسه‌ای مبتنی بر زمان استاندارد