تماس با ما
16:00 -8:00
همه چیز درباره سیستم سازی
20 فروردین, 1399 0

سیستم مجموعه ای از عناصر به هم پیوسته است که برای تحقق اهداف مشخصی با یکدیگر در ارتباط هستند. این تعریفی از سیستم است که در بیشتر موارد درباره سیستم ها به کار می رود. هر سیستم نیز می تواند از تعدادی خرده سیستم تشکیل شده باشد، که هرکدام از آن خرده سیستم ها نیز همه ویژگی های یک سیستم را دارند. همزمان با رشد سازمان ها و توسعه کسب وکارها تعداد سیستم ها و فرایندهای سازمان و پیچیدگی آنها بیشتر می شود . به مرور زمان هر فرایند ملزم به داشتن یک مالک فرایند اختصاصی و تخصصی مربوط به خود می شود و هم‌چنین حساسیت عملکرد فرایندها بیشتر می شود چرا که هر فرایند برگستره وسیع تری از فرایندها و فعالیت های سازمان تاثیر گذار است. در چنین حالتی مدیران باید به صورت مستمر فرایندها را کنترل کنند و گاها زمان زیادی از وقت خود را صرف حل مشکلات تکراری و روزمره سازمان کنند. با وجود این پیچیدگی ها  و حساسیت ها ابزارها و روش هایی برای کنترل و مدیریت بهینه فرایندهای سازمانی به کمک مدیران سازمان ها آمده اند. سیستم سازی در سازمان ها با ارائه قوانین، الگوریتم ها و رویه ها  فرایندهای کسب وکار را از وضعیت فرد محور بودن خارج کرده و کمک می کند سازمان ها مستقل از افراد بتوانند رشد کنند و در مسیر توسعه پایدار قرار گیرند.

 

“پیشرفت برای کسی‌ است که توانایی انجام کارهای عالی را برای خودش داشته باشد. موفقیت بهتر هنگامی بدست می‌آید که کارمندان خود را برای انجام عالی کارهای خود توانمند کنید. اما باید بدانید جهش و تثبیت تنها زمانی ایجاد می‌شود که شما سازمان خود را در موقعیتی قرار دهد که بدون شما  کارهایی بزرگی انجام شود.”

جان سی. ماکسول

همه کسب و کارها نیاز به سیستم سازی دارند اما هر چه سازمان بزرگ تر شود این نیاز حیاتی تر می شود. به طور کلی می توان گفت در صورتی که   یک مدیر در سازمان خود با موارد زیر مواجه باشد نیاز به سیستم سازی دارد

  • اگر مشکلات تکراری زمان زیادی از وقت مدیران را به خود اختصاص می دهد
  • اگر درآمد سازمان کم تر از حدی است که بر اساس برنامه ریزی های مورد انتظار باشد
  • اگر بدون حضور مدیران کارها پیش نمی رود و افراد توانایی ادامه جریان کار در سازمان را ندارند
  • اگر نیاز به مدیریت چندین کسب وکار بدون پرداختن به موارد جزئی هر کدام وجود دارد.
  • و اگر مدتی است که با وجود تلاش ها و برنامه ریزی ها پیشرفتی در سازمان صورت نگرفته است

 

 

مراحلی که برای سیستم سازی کسب وکار باید انجام شود :

به طور کلی برای سیستم سازی کسب و کار نیاز است تا مراحل زیر انجام شود.

۱.  برگزاری یک جلسه برای بهره گیری از تجربیات کارکنان و عوامل سازمان که با فرایندهای سازمان در ارتباط هستند.

۲. مشخص شدن فرایندهای سازمان و برنامه ریزی برای آنها

۳.   تعیین ابتدا و انتهای هر فرایند. اینکه هر فرایند از کجا شروع می شود و آخرین فعالیت در هر فرایند کدام است.

۴. شناسایی نیازهای مشتریان

۵. تعیین مسئول برای هر فرایند که در واقع متعهد به پایان رساندن فرایند است.

۶. ایجاد مدل و نمودار با اشکال گرافیکی برای فرایندهای شناسایی شده و اجزای آنها.

۷.  توافق و تایید اکثریت کارکنان به منظور اعتبار سنجی سیستم طراحی شده.

۸. آموزش های لازم به کارکنان درباره سیستم طراحی شده.

 

بهتر است برای سیستم سازی از یک سیستم حداقلی و محدود شروع کرده و به مرور زمان اصلاحات لازم صورت گرفته و سیستم تکمیل شود.

مزایای سیستم سازی کسب وکار :

امروزه ثابت شده است که کسب وکارهایی که به سیستم سازی کسب وکار خود پرداخته اند علاوه بر مستقل شدن فرایندها از افراد و جایگزینی الگوها و فرایندها با کارکنان توانسته اند با تمرکز بر توسعه کسب وکارشان شانس بیشتری بر حضور در فضای رقابتی داشته باشند. از دیگر مزایای سیستم سازی در سازمان ها می توان به موارد زیر اشاره کرد

  • کاهش خطای انسانی در جریان فرایندها
  • مدیریت دانش
  • رشد و توانمندی کارکنان
  • افزایش بهره وری و سرعت انجام فعالیت ها
  • مدیران به جای کنترل فرایندها می توانند  به توسعه کسب وکار بپردازند
  • امکان تجزیه و تحلیل اطلاعات به راحتی و با اطلاعات صحیح وجود دارد.
  • تضمین بهبود مستمر و توسعه پایدار

 

همانطور که سیستم سازی و پیاده سازی مدیریت فرایندهای کسب وکار می تواند برای سازمان ها مزایای بسیاری داشته باشد. در صورتی که زیرساخت های لازم و فرهنگ سازمانی مناسب وجود نداشته باشد و یا در اجرای سیستم سازی ها دقت لازم به کار گرفته نشود می تواند سازمان را از مسیر اصلی پیشرفت خود خارج کند.

 

برای مطالعه بیشتر به مقالات عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب وکار و چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار و تاریخچه مدیریت فرایند کسب وکار رجوع شود.

نظر بدهید