BPMS یا سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

BPMS│سیستم مدیریت فرایندهای سازمانی

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) یک راه‌حل نرم‌افزاری در سطح سازمانی برای خودکارسازی وظایف تکراری، مدیریت پردازش‌های اساسی و مدیریت منطق‌های فرایندی است. سیستم‌های BPM، فرایندها را بهینه می‌کنند و سرعت و کارایی آن‌ها را افزایش می‌دهند.

BPMS چه کاربردها و مزایایی برای سازمان ها دارد؟│چرا سازمان ها باید از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار استفاده کنند؟

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف را طراحی، مدل‌سازی، اجرا و اتوماسیون کنند که موجب بهبود فرایندهای سازمانی و درنهایت منجر به دستیابی سازمان به اهدافش می‌شود. در مجموع، این فعالیت‌ها و وظایف که می‌توانند توسط افراد و تجهیزات انجام شوند و معمولاً تمامی بخش‌های کسب‌وکار را در بر می‌گیرند به‌عنوان یک فرایند کسب‌وکار شناخته می‌شود. BPMS یک فناوری است که از مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) پشتیبانی می‌کند و هدف اصلی آن بهبود فرایندهای کسب‌وکار است.

فناوری های BPMS

BPMS که گاهی به‌عنوان مجموعه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار شناخته می‌شود، مجموعه‌ای از فناوری‌هاست که شامل موارد زیر است:

• ابزارهای فرایندکاوی برای کشف، نمایش، ارائه و تجزیه‌وتحلیل وظایفی که فرایندهای کسب‌وکار را هدایت می‌کنند.
• نماد (BPMN) و مدل سازی فرایند کسب و کار برای ارائه و نشان دادن فرایندهای کسب‌وکار به‌صورت گرافیکی
• موتورهای گردش کار برای خودکارسازی جریان وظایفی که یک فرایند کسب‌وکار را تکمیل می‌کنند.
• موتورهای قوانین کسب و کار (BREs) که کاربران نهایی را قادر می‌سازد تا قوانین کسب‌وکار را بدون نیاز و کمک گرفتن از برنامه‌نویس تغییر دهند.
• ابزارهای شبیه‌سازی و آزمون برای مشاهدۀ نحوۀ رفتار فرایندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.

استفادۀ BPMS از فناوری کم کد/بدون کد (LCNC) به این معنی است که کسب‌وکارها دیگر برای بهینه‌سازی فرایندهایشان به کدنویس‌های حرفه‌ای وابسته نیستند. تحلیلگران کسب‌وکار و حتی کاربران کسب‌وکار می‌توانند با توسعه‌دهندگان فرایند و فناوری اطلاعات برای کشف، بهبود و تغییر فرایندهای کسب وکار خود در استفاده از BPMS همکاری کنند.

چرا از BPM استفاده کنیم؟│دلایلی که باید از BPMS بهره برد

BPM فرض می‌کند که کسب‌وکارها توسط فرایندها مدیریت می‌شوند. همچنین مفهوم BPM این موضوع را تصدیق می‌کند که وظایف فردی که برای دستیابی به اهداف یک واحد کسب‌وکار یا سازمان خاص بهینه‌شده‌اند می‌توانند هدف اصلی فرایند کسب‌وکار را تضعیف کنند. یکی از اهداف مدیریت فرایند کسب‌وکار، حمایت از رهبران سازمانی است که به دنبال دستیابی به کارایی عملیاتی از طریق مدیریت گردش کار و سایر تصمیمات تاکتیکی هستند و درعین‌حال فرایند اصلی در تحقق اهداف سازمانی را مؤثرتر می‌سازند.

BPM یک پروژۀ یکباره یعنی انجام آن تنها یک‌ بار برای همیشه نیست. مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، چارچوبی برای ایجاد، تجزیه‌وتحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب‌وکار ازجمله شفاف‌سازی مداوم نقش‌ها و مسئولیت‌های شغلی افراد درگیر در فرایند را فراهم می‌کند. اگر BPM به‌درستی اجرا شود، توانایی شرکت را جهت پاسخگویی به روندها، تهدیدها و فرصت‌های بازار بهبود می‌بخشد.

BPMInstitute.org، بزرگ‌ترین انجمن متخصصان BPM در جهان، در وب‌سایت خود بیان می‌کند که BPM روی فرایندهای کسب‌وکار ِپیوسته تمرکز می‌کند تا به سه نتیجه دست پیدا کند: 1) شفافیت در جهت‌گیری استراتژیک، 2) همسویی منابع شرکت با استراتژی‌ها و فرایندها و 3) افزایش دیسیپلین در عملیات روزانه.

مزایای راه اندازی سیستم BPMS در سازمان ها│BPMS راه حل بهبود فرایندها

به گفتۀ BPMInstitute.org، پیاده سازی یک برنامۀ موفق BPM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به مزیت‌های زیر دست یابند:

• تسریع زمان ورود به بازار
• بهبود هزینه، بهره‌وری و کیفیت
• بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری
• ساده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار
• مدیریت ریسک‌ها و رعایت مقررات انطباق
• طراحی فرایندهای جدید با سرعت بیشتر
• کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمد

ابزارهای BPMS، محیط عملیاتی را تشکیل می‌دهند که اهداف و مزایای BPM شرح داده شده در بالا را فعال و خودکار می‌کند. این ابزارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های کسب‌وکارشان را با هماهنگی در تغییر و بهبود فرایندهای کسب‌وکار در بخش‌ها و حتی با شرکای خارجی، پیاده‌سازی کنند. BPMSها، یکپارچه‌سازی در سیستم‌های سازمانی و برنامه‌های کاربردی سازمانی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را امکان‌پذیر می‌کنند.

ابزارهای BPMS، داده‌ها را جمع‌آوری  و تجزیه‌وتحلیل‌ می‌کنند تا به شرکت‌ها در تشخیص اینکه کدام بخش از فرایند کسب‌وکار را می‌توان خودکار کرد یا تغییر داد، کمک کنند.

با به‌کارگیری صحیح ابزارهای BPMS، بهره‌وری و روحیۀ کارکنان افزایش می‌یابد، زیرا خودکارسازی وظایف دستی، رسیدگی به گلوگاه های فرایند و ایجاد دید بیشتر در مورد نحوۀ انطباق کار آن‌ها با یک فرایند بزرگ‌تر را افزایش می‌دهد.

BPMS یکی از فناوری‌هایی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند، تا با ارائۀ ابزارهایی که بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار موجود و ایجاد فرایندهای جدید را مدیریت می‌کنند، به طرح‌های تحول دیجیتال خود دست یابند.

ویژگی هایی که باید از یک نرم افزار BPMS انتظار داشت│ویژگی های BPMS

ویژگی‌های استاندارد موجود در نرم‌افزارهای BPMS شامل موارد زیر است:

• موتور فرایند برای مدل‌سازی فرایندها و برنامه‌های کاربردی وب
• جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکار برای فعال‌سازی تغییرات هوشمند در فرایند
• سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای ذخیرۀ ایمن فایل‌ها
• ابزارهای همکاری، ازجمله نرم‌افزار همکاری اجتماعی
• استقرار ابری یا on-premise (درون سازمان)

با توجه به آنچه گفته شد، مجموعه ویژگی‌های محصولات BPMS به‌سرعت در حال تکامل هستند، زیرا فروشندگان تلاش می‌کنند تا به نیاز مشتریانشان برای خودکارسازی سریع فرایندهای پیچیده و ساده، ایجاد تغییرات در زمان واقعی و استفاده از فناوری‌های نوظهور مانند اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی برای به دست آوردن مزیت رقابتی پاسخ دهند.

Forrester Research در گزارش Forrester Wave خود در سال 2019 در مورد فروشندگان BPMS به ماهیت در حال تحول BPMS اشاره کرد و این بازار را به‌عنوان «بازار در حال گذار» توصیف کرد و اظهار داشت که «بیشتر فروشندگان، نام BPM را به دلیل ارتباط آن با «پروژه‌های گران‌قیمت و پیچیده کنار گذاشته‌اند، زیرا سال‌ها طول کشیده است تا بازار BPMS ارزش خود را نشان دهد.»

درواقع، از آن زمان، BPM به اتوماسیون فرایند دیجیتال (DPA) تغییر نام داده و آن را به دو نوع تقسیم کرده است: DPA-deep برای توصیف تمرکز سنتی BPMS بر خودکارسازی فرایندهای پیچیده و DPA-wide برای اشاره به اتوماسیون فرایند که ساده‌تر، گسترده‌تر و ارزان‌تر است.

طبق گفتۀ Forrester، شرکت‌هایی که در بازار به دنبال قابلیت DPA-deep هستند باید به دنبال فروشندگان BPMSای باشند که می‌توانند خدمات زیر را ارائه دهند:

• فرایندهای پیچیده و طولانی‌مدت با چندین متغیر مانند امنیت و الزامات محلی [نظارتی] و همچنین پشتیبانی از تراکنش‌های با حجم بالا را مدیریت کنند.
• ارائۀ پشتیبانی از فناوری‌های نوظهور مانند RPA و AI که شاید به «ساخت، کسب یا مشارکت عمیق» نیاز داشته باشد.
• توانایی ارائۀ معماری برنامۀ کاربردی مدرن که شامل پشتیبانی از میکروسرویس ها و محاسبات بدون سرور است که به‌طور فزاینده‌ای توسط توسعه‌دهندگان فرایند استفاده می‌شود (مانند سرویس‌های ابری)

محصولات جدید BPMS علاوه بر توانایی مدیریت فرایندهای پیچیده و طولانی‌مدت کسب‌وکار و ترکیب فناوری‌های نوظهور، دارای پلتفرم‌های توسعۀ LCNC هستند که می‌توانند توسط توسعه‌دهندگان حرفه‌ای و کاربران کسب‌وکار به‌طور یکسان برای بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار استفاده شوند.

نمونه‌هایی از فرایندهای کسب ‌و کار که می‌توانند با BPMS مکانیزه شوند│فرایندها در BPMS (مثال)

فرایندهای کسب‌وکاری که در آن ابزارهای BPMS واقعاً می‌توانند به داشتن یک یا چند مورد از این ویژگی‌ها کمک کنند:

• فرایندهایی که مرزهای دپارتمان‌ها را در برمی‌گیرند.
• فرایندهایی که به فناوری‌های گوناگون متکی هستند.
• فرایندهایی که الزامات و مقررات انطباق را محدود می‌کنند.
• فرایندهایی که طولانی‌مدت و مستعد تغییرات مکرر هستند.

نمونه‌هایی از فرایندهای کسب‌وکاری که می‌توانند توسط سیستم‌های BPMS بهبود یابند، عبارت‌اند از:

• مدیریت حساب (account management)
• پیگیری و مدیریت بودجه (budget tracking and management)
• مدیریت ادعاها یا دعاوی (claims management)
• مدیریت انطباق (compliance management)
• سفارشات مشتری (customer orders)
• پذیرش سازمانی کارکنان جدید (employee onboarding)
• مدیریت موجودی (inventory management)
• پردازش فاکتور (invoice processing)
• نظارت بر عملکرد (performance monitoring)
• ردیابی پروژه (project tracking)
• ردیابی گردش کار (workflow tracking)

فروشندگان و بازارهای BPMS │BPMS ایرانی جریان

ابزارهای خاص BPMS چند دهۀ پیش یعنی زمانی که معماری سرویس‌گرا (SOA) محبوب بود جای خود را به قابلیت‌های BPM ساخته‌شده روی پلتفرم‌های ابری داده‌اند. پیشرفت‌های چشمگیر و اصلی شامل بهبود اتوماسیون گردش کار، روش‌های جدید برای ساخت مدل‌های فرایند و قابلیت‌های بهتر برای ترجمۀ مدل‌های BPMN و BPM+BPMN به فرایندها و برنامه‌های در حال اجرا است.

یک دهۀ پیش، فروشندگان iBPMS شروع به اضافه کردن هوش مصنوعی، تجزیه‌وتحلیل پیشرفته و گزارش دهی به راه‌حل‌های خود کردند و BPMS خود را «هوشمندتر» کردند، اما این سیستم‌ها انعطاف‌ناپذیر بودند، نیاز به پشتیبانی زیادی از IT و توسعه‌دهندگان داشتند و نگهداری آن‌ها در طول زمان چالش‌برانگیزتر و پرهزینه‌تر شدند.

اکنون شرکت‌های بیشتری پلتفرم‌های SaaS BPM مبتنی بر ابر را انتخاب می‌کنند که توابع کم کد را در خود جای داده و نیاز به مشارکت کم یا بدون نیاز به فناوری اطلاعات دارند. این امر به‌طور مؤثر کنترل را از منابع فنی به صاحبان و مدیران فرایندهای کسب‌وکار تغییر داده است. نتیجه این است که افراد بیشتری می‌توانند به نرم‌افزارهای BPMS دسترسی داشته باشند و دامنۀ کاری در این زمینه افزایش یافته است. به‌عبارت‌دیگر، BPMS مدرن، لایۀ ترجمۀ بین مشکل کسب‌وکار و ارائۀ راه‌حل فنی مناسب را حذف می‌کند.

همراه با این پیشرفت‌های فنی BPM، ابزارهای BPMS تمرکزشان را روی کارایی و کاهش هزینه گذاشتند تا به افزایش تجربۀ مشتری و کارمند نیز بپردازند. این امر BPMS را به بخشی جدایی‌ناپذیر از ابتکارات تحول دیجیتال تبدیل می‌کند که امروزه بسیاری از کسب‌وکارها روی آن سرمایه‌گذاری می‌کنند.

یکی دیگر از پیشرفت‌های اخیر، ادغام و تلفیق ویژگی‌های BPM در پلتفرم‌های نرم‌افزاری اصلی است. خریداران باید بدانند که پلتفرم‌های نرم‌افزار سازمانی که شامل قابلیت‌های BPM هستند، ازنظر آنچه می‌توانند مدیریت کنند، نسبت به ابزارهای خاص BPM محدودتر هستند. با افزایش پیچیدگی فرایند، سیستم‌های ERP با قابلیت‌های BPM ارزش کمتری پیدا می‌کنند زیرا عملکردی که ارائه می‌دهند محدودتر است.

دسته‌بندی فروشندگانی که محصولات BPMS تکامل‌یافته را ارائه می‌دهند:

• Abbyy
• Appian
• Bizagi
• IBM
• Tibco
• Oracle
• Pegasystems

نمونه‌هایی از فروشندگان نرم‌افزار سازمانی که قابلیت‌های BPMS را از طریق اکتساب یا توسعۀ محصول اضافه کرده‌اند عبارت‌اند از: Microsoft، ServiceNow و SAP.

نمونه‌هایی از فروشندگان BPMS منبع باز که قابلیت‌های مرتبط با BPM را روی یک هستۀ متن باز از ابزارها برای مدل‌سازی و پیاده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار ساخته‌اند شامل RedHat، JBoss، Business Suite، ProcessMaker، Camunda و Bonitasoft می‌شوند.

بهترین نرم افزار BPMS ایرانی│نرم افزار BPMS جریان

قابلیت‌های نرم افزار BPMS جریان به شرح زیر است:

• یکی از موارد مهم اثربخشی هزینه است. انتخاب نرم‌افزار BPMS باید بر اساس بودجۀ سازمان‌ها باشد. نرم‌افزار BPMS جریان در مقایسه با هزینه‌ای که سازمان‌ها در قبال استفاده از سایر BPMS ها می‌پردازند پایین‌تر اما با قابلیت‌های پیشرفته‌تر است.
• نرم‌ افزار BPMS جریان تمامی استانداردهای امنیتی کشور که تحت عنوان گواهینامۀ امنیتی افتا است را پوشش می‌دهد.
• نرم‌افزار BPMS جریان با قابلیت ساختار پورتال‌های خود، امکان ایجاد صفحات ایستا و HTML را فراهم کرده و همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید فرم‌هایی خارج از فرایندها را طراحی کنید و هرزمانی که نیاز بود آن‌ها را در داخل فرایندها فراخوانی کنید.
• نرم‌افزار BPMS جریان یک نرم‌افزار دانش‌بنیان است و سورس کدهای آن در داخل کشور موجود و قابل‌دسترسی است.
• شما در تمامی مراحل از مشاوره، خرید، پیاده‌سازی، آموزش … نرم‌افزار BPMS جریان از پشتیبانی کامل شرکت بهره‌مند خواهید شد.
• نرم افزار BPMS جریان هر دو قابلیت نرم افزار سامانه ساز به تنهایی و نرم افزار سامانه ساز مبتنی بر فرایند را دارد.
• امروزه اجرای بسیاری از فرایندهای سازمانی در طی مراحلی از فرایند با پرداخت هزینه مواجه است. نرم‌افزار BPMS جریان، قابلیت پرداخت آنلاین و امن از درگاه شاپرک را پشتیبانی می‌کند.
• نرم‌افزار BPMS جریان با در نظر گرفتن فرهنگ ‌سازمانی شرکت‌های ایرانی و با توجه به نیاز مشتریان ایرانی طراحی‌شده که باعث کاربرپسند بودن بیشتر این نرم‌افزار برای کاربران ایرانی است.

جدول مقایسۀ بهترین نرم افزارهای BPMS در سال 2022

 

Name	Starting price per month (billed annually)	A free version, Y/N	Operating system	G2 ratings
Kissflow	$9.90 per user/mo	Free trial – Yes Free plan – No	iOS, Android, Web-based	4.3 / 5.0
Monday.com	$8 per seat/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	iOS, Android, Web-based	4.7 / 5.0
airSlate	$30/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	Web-based, iOS, Android	4.6 / 5.0
Bpanda	€5.83 per user/mo (for 101-200 users)	Free trial – Yes Free plan – No	Web-based	N/A
FlowWright	$21.6 per user/mo ($1,080/mo for 50 users)	Free trial – Yes Free plan – No	Web-based, Desktop (Windows)	4.6 / 5.0
Qntrl (previously Orchestly)	€8/user/month	Free trial – Yes Free plan – Yes	Desktop (Windows, Linux, Chromebook, Mac), iOS, Android,web-based	4.5 / 5.0
ClickUp	$5/user/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	iOS, Android, web-based	4.7 / 5.0
NovaCura	N/A	N/A	Desktop (Windows), web-based, iOS, Android	N/A
Hive	$12/user/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	Desktop (Windows, Mac), iOS, Android	4.6 / 5.0
SmartProcess by CWA	On demand	Free trial – Yes	Web-based, mobile web app	N/A
Frevvo	$400/mo (unlimited users)	Free trial – Yes Free plan – No	Web-based	2.5 / 5.0
Teamwork	$10/user/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	Web-based, iOS, Android	4.4 / 5.0
ProcessMaker	$1,495/mo	N/A	Web-based, iOS, Android,	4.3 / 5.0
Nintex	$955/mo/unlimited users/100 processes	Free trial – Yes Free plan – No	Web-based, iOS, Android	4.2 / 5.0
Adonis BPM Suite	N/A	Free trial – Yes Free plan – Yes	N/A	3.5 / 5.0
Asana	$10.99/user/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	Web-bases, iOS, Android	4.3 / 5.0
BIC Process Design	N/A	Free trial – Yes Free plan – No	Web-based, Desktop (Windows, Mac)On-premise (Windows)	4.8 / 5.0
Process Street	$25/user/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	Web-based, iOS	4.6 / 5.0
Zoho Creator	$25/user/mo	Free trial – Yes Free plan – No	Web-based, Desktop (Windows, Mac), On-premise (Windows, Linux), iOS, Android	4.3 / 5.0
Appian	$75.00/user/mo	Free trial – Yes Free plan – Yes	Web-based, Desktop (Windows, Mac), On-premise (Windows, Linux), iOS, Android	4.5 / 5.0