BPMS چیست؟
برای اینکه با مفهوم BPMS آشنا شویم و اهمیت وجود نرم افزار BPMS در سازمان را درک کنیم؛ ابتدا باید بدانیم که فرایند چیست. سازمان‌ها و شرکت‌ها برای انجام استراتژی‌های خود زنجیره‌ای از فعالیت‌های سری و موازی را انجام می‌دهند. کارکنان سازمان در جایگاه شغلی خود برای انجام روال‌های کاری سازمان مسئولیتی دارند که باید با دقت و کیفیت کافی در حداقل زمان ممکن انجام دهند. مشاوران حوزه‌ی کسب‌وکار این روال‌های کاری را فرایند می‌نامند و وظایف کارکنان سازمان، فعالیت‌هایی هستند که در دل این فرایندها تخصیص داده‌شدند. پس می‌توان ادعا کرد سازمان مجموعه‌ای از فرایندهاست که در قالب وظایف، توسط کارکنان سازمان انجام می‌شود .
سازمان از ترکیب فرایندها ساخته‌شده است
ادوارد دمینگ
85 درصد مشکلات سازمان نتیجه‌ی فرآیندها، ساختار و مکانیزم‌های کنترلی است و تنها 15 درصد نتیجه‌ی عملکرد کارکنان است.
BPMS چیست؟
زیرساختی نرم‌افزاری است؛ جهت تبدیل روال‌های کاری تکرارشونده (فرآیند) به نرم افزار عملیاتی تحت وب
پرسش‌هایی که در ابتدای کار باید به آن پاسخ دهید، چیست؟
- آیا روال‌های کاری سازمان شما مشخص و مستند هستند؟
- آیا می‌دانید مثلاً کارشناس موردنظر شما در چه فرآیندهایی خدمت می‌کند؟
- چند درصد از فرآیندهای سازمان شما مکانیزه هستند؟
همین حالا فرایندها را چگونه مکانیزه می‌کنید؟
تقاضا برای مکانیزه کردن فرایندها با یک نیاز آغاز می‌شود. واحد بهره‌بردار در سازمان برای انجام وظایف خود نیاز به نرم‌افزاری جدید دارد. بنابراین سازمان برای تهیه‌ی نرم‌افزار موردنیاز خود دو رویکرد پیش روی خود خواهد داشت:
1-روش سنتی و کلاسیک
- انتخاب شرکت نرم‌افزاری یا یک برنامه‌نویس
- تحلیل سیستم و نیازسنجی
- انجامخدمات برنامه‌نویسی و توسعه‌ی محصول نرم‌افزاری
- استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار
- با هر تغییر در سامانه، دوباره موارد 2 و 3 تکرار می‌شود.
معایب
به ازای کوچک‌ترین تغییرات در سازمان یا فرایندهای خود، به شرکت‌های نرم‌افزاری و سورس کد سیستم‌ها وابسته هستید که افزایش هزینه‌های سازمانی را به دنبال خواهد داشت.
2-روش مدرن و هوشمندانه
در این روش برای مکانیزه کردن فرایندها باید زیرساخت مکانیزاسیون فرایندها (BPMS) خریداری شود که استفاده از این روش، پیامدهای مثبت زیر را برای سازمان به دنبال خواهد داشت:
- هر نوع فرآیند جدید با کمترین هزینه و زمان بدون وابستگی به شرکت نرم‌افزاری و سورس کد سامانه در این زیرساخت کاملاً داینامیک و سفارشی، پیاده‌سازی می‌شود.
- هر تغییری در فرآیندهای جاری با کمترین زمان و هزینه، پیاده‌سازی می‌شود.
مزایا :
همه‌ی فرایندها و سورس کدهای پیاده‌سازی شده در سیستم در کنترل شماست و تغییرات به‌سرعت در سیستم، اعمال خواهند شد.
محصول BPMS در اصل نرم‌افزاری سامانه ساز است که با استفاده از ماژول‌های فرم ساز و هسته‌ی کنترل فرآیند وRule Engine ، خود روال‌های کاری شما را با کمترین هزینه و زمان، مکانیزه می‌کند.
شاخص پاسخگویی سریع به تغییر
مهم‌ترین مزیت استفاده از نرم‌افزار BPMS در مقابل خرید پکیج نرم‌افزاری آماده یا برنامه‌نویسی سفارشی، قابلیت پاسخ گویی سریع به تغییرات است. سازمان‌ها پیوسته در حال تغییر هستند:
- روال‌های کاریتغییر می‌کنند.
- قیمت مواد اولیه و ملزوماتتغییر می‌کنند.
- مدیران و سهام‌دارانتغییر می‌کنند.
- استراتژی‌های سازمانتغییر می‌کنند.
- نرخ‌های ارزتغییر می‌کنند.
- نیاز مشتریان و ذینفعانتغییر می‌کنند.
- روابط بین سازمانیتغییر می‌کنند.
درنتیجه وظایف و مسئولیت کارکنان سازمان در راستای تحقق اهداف جدید تغییر می‌کند. بنابراین آیا نرم‌افزار کلاسیک می‌تواند خود را با این سطح از تغییرات منطبق کند؟ پاسخ به این پرسش خیر است. در مقابل این نرم‌افزار BPMS است که به سازمان کمک می‌کند با صرف کمترین هزینه و زمان، فرایندهای عملیاتی خود را با تغییرات اجتناب‌ناپذیر کسب‌وکار منطبق و هماهنگ کند (نرم افزار سیستم سازی)
نرم افزار BPMS مثل یک بوم خام در اختیار شماست تا فرایندهای سازمان خود را طراحی و عملیاتی کنید و با توجه به ماهیت داینامیک نرم افزار مدیریت کسب و کار، تمام محصولات ساخته‌شده روی این بستر کاملاً سفارشی و منطبق با نیاز واقعی سازمان شما خواهد بود.
ازآنجایی‌که در نرم‌افزار BPMS، هدف نهایی، عملیاتی سازی و جاری‌سازی فرایندها است و نه فقط مدل سازی فرایندها، در زمان طراحی فرآیندها باید رویکرد گردش اطلاعات نیز مدنظر قرار گیرد.
ابزار مدیریت و مکانیزاسیون فرایندهای کسب‌وکار (BPMS)
زیرساخت‌های عملیاتی برای پشتیبانی از پروژه‌ها و برنامه‌های BPM به‌واسطه‌ی شناخت فرایند موردنظر نیازمند تعریف و طراحی اجرا، نظارت،تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی مداوم است. درواقع زمانی که شما از BPMS برای سازمان خود استفاده می‌کنید از مزایای BPM که بخشی از اجرای BPMS است نیز بهره‌مند می‌شوید؛ مزایایی مانند:
مزاياي مديريت فرايندهاي کسب‌وکار:
- كاهش زمان فرایندهای جاری
- كاهش هزينه و قیمت تمام‌شده‌ی محصولات و خدمات
- افزايش انعطاف‌پذيري و پاسخگویی به تغییرات محیطی
- رشد و افزايش رضایت مشتريان
- بهبود كارايي در سرتاسر مرزهاي سازماني
- افزايش بهره‌وري و رضايت كاركنان، افزايش چالاكي
- افزايش رقابت‌پذيري و رشد سودآوري
شرح وظایف کارکنان مبتنی بر فرایند:
سازمانی را تصور کنید که تمام کارکنان فقط از طریق کارتابل متمرکز خود در نرم افزار BPMS، وظایف خود را در فرایندها انجام می‌دهند. مثلاً فرایند مرخصی را شروع می‌کنند و طی فرایند خرید پیمانکاران را ممیزی می‌کنند و طی فرایند آنالیز، قیمت‌گذاری خدمات و محصولات را انجام می‌دهند و …
در زمان انجام فعالیت‌های کارکنان و ثبت اطلاعات در فرم‌ها، تمام اطلاعات به تفکیک در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار BPMS ذخیره می‌شود و آرشیو تمام اقدامات و عملیات نگهداری خواهد شد و شما به تمامی اطلاعات در لحظه دسترسی خواهید داشت.
چه ضرری می‌کنید اگر از BPMS استفاده نکنید!
با توجه به ماهیت متغیر فرایندها و رشد تکنولوژی و روی آوردن تمامی سازمان‌ها به فناوری‌های جدید کاربردی کسب‌وکار، عدم استفاده از نرم‌افزار BPMS برای سازمان شما عواقبی را به همراه خواهد داشت. در ادامه به پیامدهای منفی استفاده نکردن از BPMS و پیامدهای مثبت استفاده از BPMS در سازمان اشاره می‌کنیم.
پیامدهای منفی استفاده نکردن از BPMS :
- عدم شناسایی گلوگاه فرایندی واقعی سازمان
- عدم توانایی در شناخت شرح وظایف واقعی کارکنان و حجم کاری پرسنل
- اتلاف هزینه بالا برای خرید نرم‌افزارهای مختلف و جزیره‌ای برای بخش‌های مختلف سازمان
- اتلاف هزینه‌ی زیاد برای بروز رسانی نرم‌افزارها برای پوشش تغییرات
- تصمیم‌گیری سلیقه‌ای در روال‌های کاری
نرم افزار BPMS
پیامدهای مثبت استفاده از BPMS یعنی ارزش‌افزوده‌ی استفاده از BPMS برای سازمان:
- مستندسازی و تعریف فرایندها: با توجه به استانداردهای موجود در BPMS، امکان مستندسازی فرایندها فراهم می‌شود.
- خودکارسازی اجرای فرایندها با BPMS: تمام قوانین و منطق‌های تجاری سازمان خودکار خواهند شد.
- شناسایی فرصت‌ها و بهبود فرایندها: BPMS معیارهایی را برای اندازه‌گیری هزینه‌ی فرایندها و زمان اجرا فراهم می‌کند که در این صورت بهینه‌سازی بر اساس نتایج، واقعی خواهد بود.
- حذف فعالیت‌های غیرضروری: در BPMS به کمک مدل سازی فرایندها، سازمان‌ها می‌توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری خود داشته باشند.
- همکاری مشتریان و شرکا در فرایندهای تجاری: BPMS امکان همکاری مشتریان و شرکا را در خارج از سازمان فراهم می‌کند و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده‌ی سازمان قرار دارند، بسیار کاربردی خواهد بود.
- کاهش منابع موردنیاز به‌منظور اجرای فرایندهای کسب‌وکار: برای اجرای فرایندهای سازمان به افراد و منابع زیادی نیاز خواهد بود اما BPMS می‌تواند تعداد منابع موردنیاز برای اجرای یک فرایند را به طرز چشم‌گیری کاهش دهد.
- افزایش هماهنگی: BPMS هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بُعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد (سیستم‌سازی)
- افزایش سرعت اجرای سیکل فرایندها: BPMS با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آن‌ها سرعت کسب‌وکار را بهبود می‌دهد.
- افزایش رضایت‌مندی مشتری: کاهش زمان اجرای فرایندها با استفاده از BPMS و اطمینان از درستی اجرای آن‌ها باعث می‌شود که مشتریان سریع‌تر و آسان‌تر به نیازمندی‌های خود دست یابند.
- چابکی سازمان: BPMS این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که در صورت تغییر شرایط به‌راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال نمایند.
هم اکنون شما با مقایسه‌ی انواع BPMS می‌توانید انتخابی متناسب با شرایط کسب‌وکار خود داشته باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر و خرید درباره‌ی BPMS ایرانی جریان، می‌توانید دموی نرم افزار جریان را مشاهده کنید و اگر هنوز هم در انتخاب خود تردید دارید از کارشناسان ما مشاوره دریافت نمایید.
بدون دیدگاه