یکی از گزینه‌های مهم پیش روی مدیران فناوری اطلاعات سازمان‌ها، انتخاب نرم‌افزار مناسب مدیریت فرایندهای کسب کار (BPMS) است. درواقع زمانی که شما تصمیم به سیستم سازی در سازمان خود می‌گیرید با چالش انتخاب نرم‌افزار مناسب سیستم سازی (BPMS) مواجه می‌شوید. با توجه به نرم‌افزارهای موجود در بازارهای داخلی و جهانی دو انتخاب پیش روی شماست: خرید نرم‌افزار BPMS ایرانی یا BPMS خارجی. بنابراین با توجه به اهمیت انتخاب BPMS مناسب، در ابتدا لازم است تا با انواع BPMS و ویژگی‌های نرم‌افزار BPMS ایرانی و BPMS خارجی آشنا شوید که در ادامه به آن می‌پردازیم.
انواع BPMS
بعد از آشنایی سازمان‌ها و شرکت‌ها با رویکرد BPM و مزیت‌های شگفت‌انگیز آن برای مکانیزاسیون سیستم سازی کسب کار حالا دیگر زمان تصمیم‌گیری برای خرید نرم‌افزار BPMS مناسب سازمان است. لازمه‌ی تصمیم‌گیری شناخت انواع BPMS ها است.
چرا انتخاب نرم افزار BPMS در شروع کار بسیار مهم است؟
- نفوذ در تمام لایه‌های سازمان:
نرم‌افزار BPMS در هدف نهایی خود باید تمام فرایندهای سازمان را مکانیزه کند. پس تک‌تک کارکنان سازمان در هر سطح و جایگاه سازمانی، کاربر نرم‌افزار BPMS هستند.
- تداوم عملیاتی:
همه‌ی کاربران از ابتدای صبح برای انجام وظایف خود به کارتابل نرم‌افزار مراجعه می‌کنند حتی روی موبایل خود مشغول به خدمت در بستر نرم‌افزار هستند.
- فوق نرم‌افزار (Super Software):
نرم‌افزار BPMS باید بتواند تمام مدل فرایندها و گردش کار سازمان شما را مکانیزه کند و قابلیت‌هایی بسیار متنوع و پویا داشته باشد تا سازمان را از خرید نرم‌افزارهای دیگر بی‌نیاز کند.
- هزینه‌ی شکست بسیار بالا:
نرم‌افزاری که تمام کارکنان و عمده فرایندها و اطلاعات سازمان را درگیر خود نموده است به این راحتی قابل‌تغییر و Convert نیست و در صورت انتخاب اشتباه تمام منابع مالی و نیروی انسانی شما را مستهلک خواهد کرد. در ادامه به معرفی انواع BPMS می‌پردازیم تا شما بتوانید بهترین BPMS را بر اساس شرایط سازمان خود انتخاب نمایید.
نرم افزار BPMS خارجی
نرم‌افزارهای BPMS خارجی زیادی وجود دارند که سازمان می‌تواند از آن‌ها استفاده کند. این نرم‌افزارها را می‌توان در سه گروه دسته‌بندی کرد که شامل نرم‌افزارهای Open Source BPMS (نرم‌افزار متن‌باز- BPMS رایگان)، نرم‌افزاری‌های BPMS کرک شده و نرم‌افزارهای BPMS قانونی (لایسنس دار یا اورجینال) می‌باشند.
- نرم‌افزارهای Open Source BPMS (نرم‌افزار متن‌باز- BPMS رایگان)
این نرم‌افزارها معمولاً ابزارهای ساده و کم قابلیتی هستند که یک هسته‌ی اصلی و حداقلی را پشتیبانی می‌کنند و برای استفاده‌ی واقعی و عملیاتی از این نرم‌افزارها نیاز به هزینه و انرژی زیادی است.
این نرم‌افزارها برای شرکت‌هایی با تعداد کاربر زیر 20 نفر و فرایندهایی ساده قابل‌استفاده هستند ولی هیچ شرکت رسمی پشتیبان شما نخواهد بود و برای بهره‌برداری باید سازمان را با نرم‌افزار منطبق کنید و انتظارات خود را در حد قابلیت‌های نرم‌افزار پایین بیاورید.
Open Source BPMS در حد Hello World رایگان هستند و برای پیاده‌سازی یک فرایند پیشرفته و عملیاتی باید هزینه سازی متناسب با آن را انجام دهید. یکی از نرم‌افزارهای بسیار رایج متن بار Process Maker است.
- نرم‌افزاری‌های BPMS کرک شده
با توجه به عدم رعایت قانون کپی‌رایت در کشور این مدل نرم‌افزارها گزینه‌ی برخی از شرکت‌های کوچک قرارگرفتند ولی استفاده از این نرم‌افزارها چالش‌های مختلفی را در بر خواهد داشت. اگر در سازمان شما تعاملات بین‌المللی وجود دارد، نمی‌توانید از این مدل نرم‌افزارهای BPMS در کسب‌وکار خود استفاده کنید و دیر یا زود شامل جرائم سنگین طبق قوانین کپی‌رایت بین‌المللی خواهید شد. مورد دیگری که باید توجه داشته باشید این است که در زمان استفاده‌ی غیرقانونی از نرم‌افزار BPMS یک شرکت خارجی نباید انتظار خدمات پشتیبانی از آن شرکت را داشته باشید و همیشه نگران این موضوع خواهید بود که آیا بعد از پیاده‌سازی فرایندها، نرم‌افزار همچنان قابل‌استفاده خواهد بود یا با یک اتصال به اینترنت کل زیرساخت نرم‌افزار قفل می‌شود و درنتیجه هزینه‌ی خود را اتلاف نمودید.
اما اگر شما یک شرکت دولتی هستید به‌طورکلی نمی‌توانید از نرم‌افزارهای کرک شده در زیرساخت دولت استفاده نمایید و طبق قانون باید از نرم‌افزارهای BPMS ایرانی مشابه و دانش بنیان استفاده نمایید و در صورت استفاده از این مدل نرم‌افزارها، نهادهای حمایتی با نامه‌نگاری با ذی‌حساب و حراست سازمان، بودجه این مدل نرم‌افزارها را مسدود خواهند کرد. شعار حمایت از تولید ایرانی در همین راستا با کمک سازمان نظام صنفی یارانه‌ای کشور اجرا خواهد شد.
موضوع مهم دیگر امنیت اطلاعات است. با توجه به عدم شفافیت سورس کد نرم‌افزار BPMS، شما از نحوه‌ی پردازش اطلاعات و استاندارهای امنیتی این نرم‌افزارها اطلاع نخواهید داشت و ریسک زیادی برای استفاده خواهید داشت. بنابراین استفاده از نرم‌افزارهایی مانند نرم‌افزار BPMS جریان که یک نرم‌افزار BPMS ایرانی است و تمامی استانداردهای گواهینامه ی امنیتی افتا را پوشش می‌دهد و سورس کد نرم‌افزار در آزمایشگاه سازمان فناوری اطلاعات نگهداری می‌شود، گزینه‌ی مناسبی برای شما خواهد بود. نرم‌افزار بیزاجی (Bizagi) یکی از نرم‌افزارهای BPMS کرک شده است.
- نرم‌افزارهای BPMS قانونی (لایسنس دار یا اورجینال)
نرم‌افزارهای BPMS قانونی (لایسنس دار یا اورجینال) آن دسته از نرم‌افزارهایی هستند که برای استفاده از خدمات باید مجوز لازم را داشته باشید و آن‌ها را از شرکت ارائه‌دهنده خریداری کنید. با توجه به شرایط کشور و وجود تحریم‌ها و هزینه‌ی متغیر ارز در کشور، برخی از شرکت‌ها اصلاً این نرم‌افزارها را در اختیار سازمان‌های ایرانی قرار نمی‌دهند و از سویی دیگر به لحاظ هزینه نیز قابلیت توجیه استفاده از آن‌ها وجود ندارد. برخی از بهترین نوع از این نرم‌افزارهای BPMS خارجی شامل Monday، SAP Business ByDesign، Oracle BPM Suite و K2 Platform هستند. بنابراین در این شرایط مورد جایگزین و مقرون‌به‌صرفه‌ی آن، خرید نرم‌افزار استاندارد ایرانی مثل نرم‌افزار مدیریت فرایند جریان است.
نرم افزار BPMS ایرانی
کمتر از 5 شرکت در ایران ادعای تولید نرم‌افزار BPMS فارسی و ایرانی را دارند، ازاین‌رو در انتخاب این محصولات و بررسی قابلیت‌های آن‌ها دقت زیادی می‌بایست انجام شود. برخی از این شرکت‌ها نرم‌افزار سیستم ساز یا فرم ساز طراحی نموده‌اند که قابلیت اندکی در پیاده‌سازی فرایندهای بسیار ساده و غیراستاندارد دارد ولی گستره‌ی قابلیت‌های یک نرم‌افزار BPMS ایرانی خوب بسیار فراتر از یک نرم‌افزار سیستم ساز یا فرم ساز پویا است. ازاین‌رو چک‌لیست پیشنهادی بررسی نرم‌افزارهای BPMS ایرانی به شرح زیر پیشنهاد می‌شود:
- نرم‌افزار کاملاً مبتنی بر وب و قابل‌استفاده در مرورگر موبایل و تبلت باشد (محیط طراحی، محیط اجرا)
- پشتیبانی از BPMN2 در هسته‌ی کنترل فرایند و عدم استفاده از Workflow Engine های غیراستاندارد
- ماژول فرم ساز پویا با قابلیت‌های متنوع جهت طراحی انواع فرم‌های پیچیده و تخصصی
- امکان ارتباط با وب‌سرویس‌های سامانه‌های دیگر (WSLD , Restful API) در طی فرایند و طراحی فرم
- داشبوردهای آنالیز فرایندی حرفه‌ای جهت پایش رفتار کاربران و گلوگاه‌های فرایند
- نمونه‌ی عملیاتی آنلاین و قابل‌استعلام حداقل با 10 هزار کاربر فعال و 10 فرایند استاندارد
- پیاده‌سازی تمامی چک لیست امنیتی افتا و گواهینامه‌ی معتبر از آزمایشگاه مورد تأیید افتا
- گواهی تست نفوذ OWASP آزمایشگاه‌های امنیتی مورد تأیید سازمان فناوری اطلاعات ایران
- گواهینامه‌ی تأییدیه فنی از سازمان مدیریت فناوری اطلاعات ایران برای محصول BPMS
- گواهی انتشار و تأیید محتوایی از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
- امکان پیاده‌سازی پرداخت آنلاین شتابی طی فرایند
- امکان ثبت‌نام کاربران خارج از سازمان در سامانه و اعمال نقش در فرایندها (مثل مشتریان، تأمین‌کنندگان و…)
- امکان لاگ گیری عمیق از عملیات کاربران و پشتیبانی از امضای دیجیتال اطلاعات ثبتی
- مکانیزم پشتیبانی دقیق شرکت نرم‌افزاری ارائه‌دهنده‌ی محصول BPMS و SLA تحت Ticket Support
برای مثال ترسیم یک فرایند بسیار ساده در نرم‌افزار BPMS ایرانی جریان (دانش‌بنیان و استاندارد) در زیر آورده شده است:
جدول مقایسۀ انواع نرم افزار BPMS
بدون دیدگاه