فرآیند مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک – محصول BPMS جریان

تاریخچۀ کوتاه مدیریت اسناد

در طول تاریخ مدرن، کسب‌وکار و افراد هر دو مجبور بودند تا اسناد مناسبی را ایجاد و از آن‌ها محافظت کنند. قبل از روی کار آمدن فناوری‌های کنونی، مدیریت اسناد یک فرایند پرزحمت و پرهزینه بود؛ زیرا اسناد باید با دست ایجاد و در فضای فیزیکی ذخیره می‌شد که کسب‌وکارها باید هزینۀ انجام آن را می‌پرداختند. تکامل مدیریت اسناد، شیوه‌های کسب‌وکار را در سراسر جهان بهبود بخشیده است.

در اوایل برای مدیریت اسناد، کسب‌وکارها و افراد مجبور بودند تمامی پرونده‌های خود را در قفسه‌های بایگانی نگهداری کنند. بااین‌حال، این سیستم به دلیل فضای زیادی که اِشغال می‌کرد دست‌وپا گیر شد. شرکت‌های بزرگ اتاق‌ها یا فضای ذخیره‌سازی کاملی پر از صندوق و قفسه‌های بایگانی برای تمام کارهای اداری خود داشتند که بسیار ناکارآمد بود. هر فایلی که وارد سازمان می‌شد باید بایگانی می‌شد که هزینۀ منابع و زمانی را برای کسب‌وکار به همراه داشت. علاوه بر این، اگر نیاز به دسترسی به فایلی بود، شرکت باید زمان، انرژی و منابع بیشتری را صرف یافتن آن می‌کرد. گاهی اوقات ساعت‌ها طول می‌کشید و اغلب اوقات هم بدون نتیجه به پایان می‌رسید. برخورد با کپی‌های فیزیکی اسناد دشوار بود. شرکت‌ها در رابطه با پرونده‌هایی که نگهداری می‌کردند با مشکلات زیادی مواجه بودند. امکان سرقت و جابجایی فایل‌ها، بروز وقایع طبیعی مانند سیل یا آتش‌سوزی نیز وجود داشت. این تراژدی‌ها تمام اسناد را از بین می‌برد و مدیریت واقعی اسناد را غیرممکن می‌ساخت.

در دهۀ 1980 مدیریت اسناد دیجیتال به وجود آمد. در این دهه رایانه‌ها در دسترس شرکت‌ها قرار گرفتند. کسب‌وکارها توانستند به کمک رایانه‌ها ذخیره‌سازی مدیریت اسناد را انجام دهند که به آن‌ها اجازه داد تا فایل‌های مهم را روی رایانه نگهداری دارند. این گزینه‌های اولیۀ مدیریت اسناد بی‌نقص نبودند. آن‌ها به کامپیوتر خاصی که مورداستفاده قرار می‌گرفت مرتبط بودند. کارمندان نمی‌توانستند به فایل‌ها پس از اضافه شدن به رایانه دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، واردکردن فایل‌ها روی رایانه‌ها فرایندی حجیم و خسته‌کننده بود. بااین‌حال، این گزینه‌ها بودند که مدیریت اسناد امروزی را به جایی که امروز شاهد آن هستیم، رساندند.

امروزه در مورد مدیریت اسناد گزینه‌های مختلفی وجود دارد. خوشبختانه این سیستم‌ها بسیار کاربرپسند‌تر هستند. افزودن فایل‌ها به سیستم مدیریت اسناد سریع و آسان است. این سیستم امکان جستجوی سریع فایل‌ها را می‌دهد. به همین دلیل، شرکت‌های زیادی قفسه‌های بایگانی را رها کردند و به سمت سیستم‌های الکترونیکی مدیریت اسناد روی آوردند.

این کار باعث صرفه‌جویی در هزینۀ شرکت‌ها شد. آن‌ها نه‌تنها دیگر نیازی به خرج کردن پول اضافی برای فضای ذخیره‌سازی نداشتند، بلکه دیگر لازم نبود تا نگران اتلاف وقت کارکنان برای یافتن اسناد باشند. در زمان و پولی به‌راحتی صرفه‌جویی شد..

مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک

مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک بخش‌های اساسی تحول دیجیتال است که هدفی استراتژیک برای تمامی بخش‌های مختلف در صنعت است. اهمیتی ندارد که اطلاعات در ابتدا چگونه تولید یا جمع‌آوری‌شده بلکه اهمیت آن در این است که امروزه به یک دارایی با ارزش برای سازمان‌ها تبدیل شده درحالی‌که به‌طور هم‌زمان الزامات برای آرشیو اطلاعات پیچیده‌تر می‌شوند.

یافتن یک رویکرد کارآمد برای آرشیو اطلاعات در تمام جنبه‌های چرخۀ حیات آن- از ایجاد تا پردازش، نگهداری، حذف و از بین بردن آن‌ها- یک چالش است. درعین‌حال، نیاز به ایجاد چنین رویکرد کارآمدی ضروری است و منافع این کار در کاهش هزینه و عملکرد سازمانی بسیار مهم است. چالش‌هایی مانند همگام‌سازی با فناوری، مدیریت، هزینه‌های ایجاد و نگهداری و امنیت و ایمنی داده‌ها باید با موفقیت حل شوند. بااین‌حال، فرصت‌هایی وجود دارد که تیم متخصصان این حوزه می‌توانند به شما کمک کنند تا از آن‌ها استفاده کنید. شکل زیر مدیریت چرخۀ عمر اسناد و اطلاعات را نشان می‌دهد.

مدیریت اسناد (Document Management)

مدیریت اسناد سیستم ذخیره و به اشتراک‌گذاری یک سند کسب‌وکار است. به‌عنوان‌مثال، اسناد ممکن است در قفسه‌های فایل‌ها، به‌صورت آنلاین در یک سیستم مدیریت اسناد یا در یک مرکز ذخیره‌سازی خارج از سازمان ذخیره شوند. توانایی بازیابی، دسترسی و اصلاح این اسناد، کلید موفقیت یک سیستم مدیریت اسناد است. در مدیریت اسناد، فرایندهای مدیریت اسناد به‌گونه‌ای است که امکان ایجاد، اشتراک‌گذاری، سازمان‌دهی، ذخیره و بازیابی کارآمد و مؤثر را فراهم می‌سازد.

اهداف مدیریت اسناد:

• کاهش اسناد گم‌شده و نادرست
• جستجو و بازیابی سریع‌تر اسناد
• کاهش مقدار فضای فیزیکی مورداستفاده برای نگهداری اسناد مانند قفسه‌های فایل، کشوها…..
• سازمان‌دهی بهتر اسناد موجود
• ساده‌سازی اطلاعات و گردش کار
• امکان دسترسی فوری به اسناد

مدیریت سوابق (Record management)

مدیریت سوابق سیستمی است که فعالیت و چرخۀ عمر سوابق شامل ایجاد، دریافت، نگهداری، استفاده و حذف آن را ردیابی می‌کند. درحالی‌که سوابق ممکن است اسناد بایگانی‌شده‌ای باشند که دیگر از گردش کار سازمان خارج شدند اما هنوز هم باید به‌راحتی برای انطباق با مقررات بازیابی شوند. یک سیستم مدیریت سوابق همچنین شامل یک خط‌مشی حفظ است که تعیین می‌کند یک سابقه چه مدت باید در پرونده نگهداری شود و چه زمانی برای حذف آن مناسب است. به‌عبارت‌دیگر مدیریت سوابق روشی است برای نگهداری سوابق ازجمله طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی، ایمن‌سازی و حذف یا حفظ آرشیوها که از آرشیوهای تاریخی محافظت می‌کند و اطمینان می‌دهد که سوابق دائمی برای سال‌ها در آینده قابل‌دسترسی و خواندن هستند.

اهداف مدیریت سوابق:

• کنترل کمیت و کیفیت سوابق
• ساده‌سازی فعالیت‌ها، سیستم‌ها و فرایندهای نگهداری و استفاده از سوابق
• شناسایی سوابق بر اساس سوابق نگهداری شده
• اِعمال دوره‌های نگهداری لازم برای اقلام ذخیره‌شده
• تدوین و اجرای خط‌مشی‌ها و رویه‌ها
• حفظ سوابق در طول چرخۀ عمرشان

تفاوت مدیریت اسناد و مدیریت سوابق در چیست؟

مدیریت اسناد و مدیریت سوابق بسیار شبیه به هم هستند. بااین‌حال دو تکنیک مختلف سازمانی‌اند که می‌توانند به‌طور جداگانه یا با هم برای کمک به شیوه‌های کسب‌وکار مورداستفاده قرار گیرند. دانستن تفاوت بین مدیریت اسناد و سوابق به کسب‌وکارها و متخصصانشان کمک می‌کند تا بهترین راه‌حل را برای نیازهای خود انتخاب کنند و همچنین بدانند پس از اجرا چه انتظاری باید داشته باشند.

اسناد در مقابل سوابق

اسناد چرخۀ عمر فعالی دارند و هدف این است که اسناد را ایمن، سازمان‌دهی شده و با دسترسی آسان حفظ کنند. یک سند اغلب قابل‌ویرایش است و محتویات آن ممکن است در طول زمان تغییر کند، بنابراین توانایی به اشتراک‌گذاری آسان اسناد مهم است. اسناد معمولاً تحت قوانین یا مقررات نیستند. اصطلاح سند شامل کاغذ، فرم‌ها و فایل‌های الکترونیکی، ایمیل‌ها، فکس‌ها، قراردادها، اجاره‌نامه‌ها، ارتباطات فروشنده و غیره می‌شود. سوابق فایل‌های رسمی هستند که به‌عنوان شواهدی از یک فعالیت عمل می‌کنند. نمونه‌ای از سابقه هر چیزی است که یک معاملۀ تجاری را مستند می‌کند- یک قرارداد، یک فاکتور، یک رسید. سوابق باید سازمان‌دهی و ردیابی شوند تا از قوانین و مقررات انطباق صنعت خاصی پیروی کنند. یکی از کارکردهای نگهداری سوابق، فراهم کردن مسیری برای حسابرسی یک معامله است. درواقع سوابق هر یک از اسنادی هستند که نهایی شده‌اند و دیگر قرار نیست تغییر داده شوند.

اصول مدیریت اسناد

• اسناد باید به‌طور رسمی در رابطه با محتوا، نام‌گذاری، شماره‌گذاری و مجوز مدیریت شوند.
• نمودار فرایند برای اطمینان از اینکه همکاران، کارمندان و افراد مسئول اطلاعات و دستورالعمل‌های کامل، صحیح و منسجم دارند، ایجاد شده است.
• اسناد باید به ترتیب شماره‌گذاری شوند تا دیگران بتوانند به‌راحتی آن را پیدا کنند.
• اسناد جدید باید قبل از صدور تأیید اعتبار شوند.
• پیش‌نویس اسناد تا زمانی که امضا و فعال نشوند اهمیتی برای کار در حال پیشرفت ندارند.

مزایای مدیریت اسناد

1. مستندسازی و مدیریت دانش: با استفاده از DMS، تمام اسناد شما در یک مکان ذخیره می‌شوند. اسناد تأمین‌کننده، اسناد محصول، شکایات، پرسشنامه‌ها، قراردادها: تمام اسناد در حال اجرا و آرشیو شده به‌صورت آنلاین و سازمان‌دهی شده هستند. سیستم‌های تگ یا برچسب‌گذاری (Tags systems) حتی امکان اجرای هم‌زمان چندین روش سازمانی را فراهم می‌کنند مانند گروه‌بندی بر اساس تأمین‌کنندگان و گروه‌بندی بر اساس محصولات. حتی بهتر از آن، می‌توانید مستقیماً به دنبال یک سند خاص بگردید و به لطف سیستم‌های فیلتر و جستجوی متن، آن را در کوتاه‌ترین زمان پیدا کنید. اکنون کاری که چند دقیقه طول می‌کشد در چند ثانیه انجام می‌شود.
2. بهبود همکاری: همکاری در قلب مدیریت اسناد دیجیتال است. با استفاده از چنین ابزاری به‌راحتی می‌توانید بک سند را با سایر همکاران یا تیم‌های مختلف به اشتراک بگذارید به‌طور هم‌زمان با یکدیگر روی آن کار کنید. همچنین با نمایش جدیدترین نسخۀ هر سند و آرشیو خودکار سایر اسناد، تمام اشتباهات احتمالی رخ نخواهند داد. با انجام این کار، شما و همکارانتان همیشه مطمئن هستید که داده‌های مناسبی را در اختیار دارید که در هر زمان آماده‌ی به اشتراک‌گذاری هستند.
3. فرایند اتوماسیون: برخی از اسناد مورداستفاده‌ی شرکت‌ها فقط برای مدت‌زمان مشخصی در دسترس هستند و نیاز به به‌روزرسانی منظم دارند. سیستم مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد بخشی از این فرایند برای درخواست سند را خودکار کنید. درواقع، آن‌ها به‌طورکلی امکان تعیین اتمام مهلت زمانی را به شما ارائه می‌دهند و به‌طور خودکار به شما یادآوری می‌کنند که  باید آخرین نسخۀ یک سند را بخواهید (یا حتی مستقیماً درخواست سند را از طرف شما ارسال می‌کنند ). این به شما کمک می‌کند در زمان صرفه‌جویی کنید و همیشه در طول سال آماده‌ی حسابرسی باشید.
4. سازگاری بهتر: هر چه اسناد و شرکت‌های خارجی بیشتری را مدیریت و با آن‌ها سروکار داشته باشید، بیشترین تنوع اسناد را با فرمت‌ها، زبان‌ها، طرح‌بندی‌های مختلف و غیره خواهید داشت. استفاده از سیستم مدیریت اسناد به شما کمک می‌کند تا الگوها و فرمت‌های خود را به‌راحتی با شرکای تجاری‌تان و با تنظیم فرمت‌های قابل‌خواندن توسط هر دستگاهی مانند PDF خوان ها به اشتراک بگذارید.
5. امنیت بیشتر: هنگام صحبت در مورد مدیریت اسناد، امنیت موضوع اصلی است. داده‌های معقول باید در هر زمان به‌خوبی در برابر نفوذ و همکارانی که نباید به آن دسترسی داشته باشند محافظت شود. سیستم‌های مدیریت اسناد معمولاً کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) را ارائه می‌دهند. هر کاربر به داده‌ها و اسناد موردنیاز خود دسترسی دارد نه بیشتر. سرپرست می‌تواند تمام این دسترسی‌ها را مدیریت کند و تصمیم بگیرد که آیا سند می‌تواند برای این کاربر مشاهده، ویرایش یا پنهان باشد. علاوه بر این، سیستم های ردیابی به مدیر اجازه می‌دهد تا تاریخچۀ کامل هر داده و اسناد را ببیند و بداند چه کسی این اسناد را مشاهده یا تغییر داده است. اسناد و داده‌های شما هرگز تا این حد امن نبوده‌اند!
6. یکپارچگی بهتر: اکثر سیستم‌های مدیریت اسناد به‌طورکلی می‌توانند با سیستم‌های فعلی مورداستفاده‌ی شرکت‌ها به لطف API سازگار شوند. تمام اسناد و داده‌ها به‌طور خودکار به DMS ارسال می‌شود و در وقت و تلاش شما صرفه‌جویی می‌کند.
7. پشتیبان گیری از داده‌ها: مدیریت اسناد کاغذی چندین نقص بزرگ دارد: فضای زیادی را اشغال کند و متأسفانه در اثر وقایع طبیعی مثل سیل و آتش‌سوزی از بین می‌رود. مدیریت اسناد دیجیتال به شما یک نسخۀ پشتیبان از داده‌ها ارائه می‌دهد تا همیشه آن اسناد را داشته باشید. همچنین به شما در صرفه‌جویی در فضای اداری کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد از این فضای اضافی برای استخدام کارمندان جدید استفاده کنید.

گردش کار بهبودیافته، کاهش فضای ذخیره‌سازی، تسهیل بازیابی و همکاری هوشمندانه‌تر از دیگر مزایای سیستم مدیریت اسناد است.

فرایند مدیریت اسناد

فرایند مدیریت اسناد، فرایند دریافت یا ضبط، ذخیره و مدیریت، ردیابی و به اشتراک‌گذاری اسناد الکترونیکی مانند PDF، فایل‌های ورد و تصاویر دیجیتالی محتوای کاغذی است.

فرایند مدیریت اسناد، فرایند مدیریت چرخۀ عمر ایده آل اطلاعات، روشی آسان را برای بازبینی محتوا هم‌زمان با قابلیت حفظ آن برای استفاده‌ی مجدد و آرشیو سایر محتواها در دستگاه‌های مناسب، فراهم می‌کند. به‌عنوان‌مثال، در پایان یک پروژه، تمام اسناد موجود در تیم پروژه فهرست بندی می‌شوند، کاربر چک باکس‌ها را برای موارد قابل‌استفاده‌ی مجدد بررسی می‌کند و سپس روی دکمۀ آرشیو کلیک می‌کند. نتیجه این است که اسناد قابل‌استفاده‌ی مجدد از فضای کاری تیم استخراج شده و در مخزن مناسب با استفاده از متادیتای مربوطه ذخیره می‌شوند و سایر اسناد در یک CD آرشیو می‌شوند که سپس در کتابخانۀ بایگانی مشخص‌شده ذخیره می‌شود.

نمودار فرایند مدیریت اسناد

چگونه یک نمودار فرایند مدیریت اسناد ترسیم کنیم؟ به نکات و مثال‌های زیر نگاه کنید تا از آن‌ها ایده بگیرید. هر شرکتی باید یک فرایند استاندارد برای صدور و مدیریت اسناد داشته باشد تا هر یک از افراد شرکت از فرایند نحوه‌ی صدور سند و محل دریافت یک سند خاص به‌طور شفاف آگاه باشند.

مراحل رسم نمودار فرایند مدیریت اسناد:

1. قبل از ترسیم، این موارد را مشخص کنید:

• • کدام بخش مسئول تهیۀ پیش‌نویس اسناد است.
  • چه کسی صلاحیت امضا و تأیید اسناد را دارد.
  • بدانید اسناد در کجا آرشیو می‌شوند.
  • بدانید اگر سند نیاز به منسوخ شدن دارد چه کاری انجام دهید.

2. قبل از طراحی با نرم‌افزار، تهیۀ پیش‌نویس نمودار روی کاغذ ضروری است.
3. اگر برنامۀ نرم‌افزاری برای ترسیم نمودار ندارید، یکی پیدا کنید.
4. شروع به ترسیم نمودار کنید.

نمودار فرایند مدیریت اسناد- سبک Swimlane

این نمودار نیز مراحل کنترل، مراحل ایجاد، بررسی و تأیید سند را تا آرشیو فایل نشان می‌دهد.

آرشیو الکترونیکی اسناد

از دیدگاه سنتی، “آرشیو” یا بایگانی به معنای حفظ سوابق تاریخی است. … آرشیو الکترونیکی اغلب از برنامه‌های خودکار استفاده می‌کند تا سوابقی را که استفاده‌ی زیادی ندارند شناسایی و آن‌ها را به دستگاه‌های ذخیره‌سازی ثانویه منتقل کند که بازهم ممکن است همچنان به‌صورت آنلاین قابل‌دسترسی باشند. برای مثال، اسناد و سوابق را می‌توان به تجهیزات ذخیره‌سازی وب شخص ثالث منتقل کرد. درواقع آرشیو الکترونیکی (E-archive) یک سیستم اطلاعات خودکار برای ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی است که قابلیت اطمینان ذخیره‌سازی، امنیت، تمایز حقوق دسترسی، نظارت بر تاریخچۀ اسناد، جستجوی سریع و آسان را تضمین می‌کند.

راه‌حل آرشیو الکترونیکی باعث کاهش مقدار قابل‌توجهی از هزینه‌های چاپ می‌شود، انتقال و ذخیره‌سازی اسناد را تضمین می‌کند و درعین‌حال دسترسی سریع و ایمن به اسناد آرشیو شده را تسهیل می‌کند.

فرایند آرشیو الکترونیکی

در این قسمت عواملی را که باید هنگام توسعۀ فرایند آرشیو سوابق الکترونیکی در نظر گرفته شود و مسائل بایگانی که باید در هنگام دستیابی یا توسعۀ یک سیستم کامپیوتری که سوابق الکترونیکی را ضبط، ایجاد یا مدیریت می‌کند در نظر گرفت را بیان می‌کنیم. این اصول باید به‌طور یکسان در مورد تمامی سیستم‌های موجود و سیستم‌هایی که به‌طور سفارشی بر اساس مشخصات سازمان ساخته‌شده‌اند اعمال شود. اگر یک سیستم موجود یا مکانیسم ذخیره‌سازی فایل در حال گسترش باشد تا به یک آرشیو تعیین‌شده تبدیل شود، همین اصول ممکن است اعمال شوند. این فرایند آرشیو الکترونیکی باید نشان‌دهنده‌ی این باشد که سیستم(ها) و رویه‌های دنبال شده قابلیت استفاده، قابلیت اطمینان، یکپارچگی، صحت و دقت داده‌های تولیدشده را تضمین می‌کند و سیستم‌های مورداستفاده ایمن هستند و از سوابق در برابر گم‌شدن یا تغییرات کنترل نشده در طول عمر سند یا سوابق سیستم محافظت می‌کنند.

• انتخاب، ضبط و پردازش: سوابق و اسناد ممکن است از سیستم‌های مستقل به روشی نسبتاً مستقیم ضبط شوند. مثلاً فایلی شامل اطلاعات فردی را می‌توان به یک وسیلۀ ذخیره‌سازی الکترونیکی مناسب منتقل کرد. سیستم‌های پیچیده‌تر ممکن است شامل این موارد باشد: داده‌های فرایند تولیدشده از پلتفرم‌های تحلیلی مختلف و اطلاعات ترکیبی از سیستم‌های دیگر (به‌عنوان‌مثال، پایگاه داده). در هر دو سناریو، سیستمی که سوابق و اسناد الکترونیکی را تولید می‌کند باید به‌صورت جداگانه ارزیابی شود تا الزامات و فرآیند آرشیو مشخص شود. برای هر سیستم باید مشخصاتی تهیه شود که حرکت سوابق و اسناد الکترونیکی را از مرحلۀ ضبط/تولید تا مرحلۀ بایگانی توصیف کند. مکان سوابق و اسناد الکترونیکی در طول فرایند باید به‌وضوح بیان شود. در هر مرحله از سوابق و اسناد الکترونیکی باید توسط کنترل‌های دسترسی و مسیرهای حسابرسی محافظت شود. قبل از بایگانی، هرگونه تغییر یا اصلاح مجاز در سوابق الکترونیکی باید با ثبت‌نام شخصی که تغییر را ایجاد کرده، تاریخ ایجاد تغییر، ماهیت تغییر و دلیل تغییر قابل‌ردیابی باشد. سوابق و اسناد اصلی نیز شاید نیاز به نگهداری داشته باشد. در پایان این مرحله، سوابق و اسناد، ازجمله تمام متادیتاها باید تثبیت‌شده باشد.
• Ingestion (فرآیند جذب اطلاعاتی): این مرحله پس از آماده‌سازی سوابق و اسناد الکترونیکی برای آرشیو کردن شروع می‌شود. فرایند ارائۀ سوابق و اسناد الکترونیکی برای آرشیو باید شامل جنبه‌های زیر باشد: تأیید بین سپارنده و آرشیو کننده در مورد سوابق و اسناد الکترونیکی که باید آرشیو شوند. زمان انتقال سوابق و اسناد الکترونیکی به بایگانی؛ شناسایی سوابق و اسناد در حال بایگانی. متادیتاهای ارائه‌شده برای سوابق و اسناد الکترونیکی در حال بایگانی باید به‌گونه‌ای باشد که بتوان آن‌ها را به‌راحتی شناسایی، مکان‌یابی و بازیابی کرد. تأیید آرشیو کننده از انتقال موفقیت‌آمیز و کامل سوابق و اسناد الکترونیکی به نوع سیستم مورداستفاده بستگی دارد. برای سیستم‌های ساده، شمارش اندازه و تعداد فایل‌های منتقل‌شده ممکن است کافی باشد. برای سیستم‌های پیچیده‌تر، ممکن است فرایند دقیق‌تری از نمونه‌گیری داده‌ها نیاز باشد. هنگام استفاده از فرایندهای آرشیو الکترونیکی خودکار، اصول تعریف‌شده در بالا همچنان باید اعمال شوند. این‌ها معمولاً در حین راه‌اندازی سیستم تعریف و اعمال می‌شوند. در برخی موارد، کمک کارکنان فناوری اطلاعات برای تکمیل فرایند آرشیو الکترونیکی ضروری است. در این مرحله، به نظر می‌رسد که سوابق بایگانی‌شده و برای کنترل به آرشیو کننده منتقل‌شده است.
• ذخیره‌سازی: سوابق و اسناد الکترونیکی باید به‌گونه‌ای آرشیو شوند که همیشه از قابلیت اطمینان، صحت، یکپارچگی و قابلیت استفاده مطمئن بود. ذخیره‌سازی مواد بایگانی‌شده باید با طرح حفظ و نگهداری سوابق یا مدارک همسو باشد. باید از آرشیوهای الکترونیکی فایل پشتیبان تهیه شود. آرشیو کننده ممکن است مسئولیت نصب، عملیات و عملکرد سیستم ذخیره‌سازی را به کارکنان فناوری اطلاعات یا یک پیمانکار واگذار کند. در فرایند مدیریت و نگهداری سیستم آرشیو الکترونیکی باید با آرشیو کننده یا مسئول بایگانی توافق شود.
• مستندسازی یا ارائۀ مستندات: سیاست‌ها و SOP هایی (رویه‌های استاندارد عملیاتی) که فرایند آرشیو الکترونیکی را توصیف می‌کنند باید وجود داشته باشند. این‌ها شامل این موارد است اما لزوماً محدود به آن‌ها نیست: تعریف و شرح آنچه آرشیو را تشکیل می‌دهد. شرح فرمت‌های فایل قابل‌قبول؛ شرایط نگهداری سوابق و اسناد الکترونیکی و هرگونه نظارت بر آن شرایط؛ رویه‌هایی برای اطمینان از یکپارچگی ذخیره‌سازی آرشیو و سوابق و اسناد بایگانی‌شده. این باید شامل بررسی‌های دوره‌ای در مورد شرایط سوابق و اسناد بایگانی‌شده باشد تا اطمینان حاصل شود که دستگاه ذخیره‌سازی خراب نشده است یا تأیید می‌کند که کاهش سطح بیت رخ نداده است. رویه‌های دریافت و بررسی سوابق و اسناد الکترونیکی که باید بایگانی شوند. نگهداری از سوابق و اسناد بایگانی‌شده، ازجمله به‌روزرسانی و انتقال سوابق یا اسناد الکترونیکی. تعریف متادیتای موردنیاز برای تسهیل جستجوی سوابق و اسناد الکترونیکی بایگانی‌شده برای اطمینان از بازیابی به‌موقع و دقیق. دوره‌ی نگهداری مستندات برای سوابق بایگانی‌شده؛ امنیت سیستم‌های بایگانی و آرشیو اسناد و سوابق و اسناد الکترونیکی حفظ‌شده، ازجمله کنترل‌های دسترسی. رویه‌های پشتیبان گیری از سوابق و اسناد الکترونیکی؛ رویه‌هایی برای تعریف اقدامات حفاظتی برای اطمینان از دسترسی همیشگی به سوابق و اسناد الکترونیکی در طول دوره‌ی نگهداری آن‌ها. این امر باید در یک طرح حفاظتی توضیح داده شود. کنترل دسترسی؛ مسئولیت‌های عملیاتی آرشیو و نقش آرشیو کننده؛ سیاست بازیابی فاجعه یا بازگشت از بحران.
• حفظ و تخریب (Retention and Destruction): دوره‌های نگهداری صرف‌نظر از فرمت سوابق و اسناد اعمال می‌شود. سوابق و اسناد باید برای دوره (های) مشخص‌شده در برنامۀ نگهداری سوابق سازمان حفظ شود. مدیریت باید مسئول تهیۀ برنامۀ نگهداری سوابق و اسناد برای انواع مختلف سوابق و اسناد الکترونیکی با در نظر گرفتن الزامات کسب‌وکار، مقرراتی و قانونی باشد. سوابق و اسناد الکترونیکی باید بر اساس طرح طبقه‌بندی ایجاد شده در سازمان سازمان‌دهی و ذخیره شوند تا بتوانند گروه‌هایی از سوابق و مدارک را در آینده برای استفاده‌ی مجدد احتمالی، انتقال به شرکای تجاری یا متعاقباً تخریب مدیریت کنند. اکیداً توصیه می‌شود که طبقه‌بندی سوابق و اسناد در زمان ایجاد انجام شود. سازمان‌ها باید یک خط‌مشی تخریب سوابق و مدارک داشته باشند که شامل سوابق و اسناد الکترونیکی باشد. به‌منظور ارائۀ شواهدی مبنی بر انطباق با سیاست‌های حفظ سوابق و اسناد، سازمان‌ها باید سوابق و اسناد تخریب را حفظ کنند که سوابق و اسناد از بین رفته را فهرست بندی می‌کند. سوابق و اسناد تخریب باید نشان دهد که تخریب مطابق با کلیۀ مقررات قابل‌اجرا انجام شده است. برای سوابق و اسناد الکترونیکی، سیاست تخریب باید تصریح کند که آیا تخریب مربوط به حذف “اشاره‌گر (pointer)”(مؤلفه‌ای اطلاعاتی، با آدرسی که محل پیدا کردن داده‌ی موردنظر را بیان می‌کند) به پرونده‌ها است یا به سوابق و اسناد الکترونیکی واقعی. درهرصورت، باید مکانیسمی وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که سوابق و اسناد الکترونیکی شناسایی‌شده برای تخریب قابل بازیابی نیستند. ازآنجایی‌که حذف «اشاره‌گرها» به‌طور فیزیکی فایل‌ها را از بین نمی‌برد، ممکن است مراحل دیگری مانند بازنویسی داده‌ها ضروری باشد. در جایی که سوابق و اسناد بایگانی‌شده رمزگذاری شده‌اند، از بین بردن کلید رمزگذاری ممکن است ابزار قابل قبولی برای از بین بردن سوابق یا اسناد باشد. اگر از یک دستگاه دیجیتال قابل‌حمل استفاده می‌شود (مانند سی دی، دی‌وی‌دی، دستگاه‌های USB، هارددیسک) باید ابزار مناسبی برای غیرقابل استفاده کردن چنین دستگاهی در نظر گرفته شود. همچنین باید در مورد از بین بردن هرگونه کپی از سوابق و اسناد الکترونیکی به دلیل تخریب که ممکن است در نوارهای پشتیبان نگهداری شود و اینکه آیا این سوابق و اسناد مطابق با چرخۀ معمول نوار پشتیبان از بین بروند یا نه، توجه شود.
• دسترسی و امنیت: در محیط الکترونیکی، “دسترسی” به‌عنوان گرفتن یک کپی از سوابق و اسناد الکترونیکی تعریف می‌شود. صرفاً یک کپی فقط خواندنی است یعنی تنها قابل‌مشاهده است. فرایندهایی باید برای اطمینان از اینکه دسترسی به سوابق و اسناد بایگانی‌شده در آرشیو الکترونیکی توسط بایگانی کنترل می‌شود وجود داشته باشد. این ممکن است نیاز به استفاده از ورود کنترل‌شده با رمز عبور یا سطوح دسترسی محدودشده مطابق با طبقه‌بندی سوابق و اسناد داشته باشد. آرشیو الکترونیکی باید یک زنجیره‌ی عطف حسابرسی از همۀ کسانی که از طریق ورود به سیستم کنترل‌شده با رمز عبور یا مکانیسم‌های کنترل مناسب دیگر به مطالب بایگانی‌شده دسترسی دارند و به آن‌ها دسترسی داشته‌اند نگهداری کند. سوابق و اسناد الکترونیکی که بایگانی شده‌اند ممکن است در مواردی نیاز به مشاهده داشته باشند. امکان مشاهده‌ی سوابق و اسناد بایگانی شده باید محدود به افرادی باشد که نیازهای تجاری واقعی دارند. نگه‌داشتن گزارشی از سوابق و اسناد مشاهده‌شده به این شکل ضروری نیست. فرایندهایی باید اجرا شوند تا اطمینان حاصل شود که سوابق و اسناد بایگانی شده بدون مجوز مناسب قابل‌تغییر، جابجایی یا نابودی نیستند. هر اقدام تأییدشده از این نوع باید به‌طور مناسب مستند شود. اگر سوابق و اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های قابل‌حمل آرشیو شوند، همان اصول باید اعمال شود. اکیداً توصیه می‌شود که در صورت نیاز، کپی‌هایی از این سوابق و اسناد تهیه شود و دستگاه اصلی باید در بایگانی باقی بماند تا از خطر از بین رفتن یا آسیب به سوابق و اسناد اصلی جلوگیری شود. این ارائۀ یک کپی از سابقه و سند است. شرایطی که سوابق و اسناد الکترونیکی برای همیشه از بایگانی حذف می‌شوند ممکن است شامل موارد زیر باشد: تغییر مالکیت سوابق و اسناد. انتقال مکان بایگانی به مکان دیگر. انتشار سوابق و اسناد از آرشیو، تحت شرایط فوق، باید مستند شده و توسط مدیریت تأیید شود. پس از انتقال سوابق و اسناد الکترونیکی از آرشیو، مراحل حذف که در بالا توضیح داده شد باید اعمال شود.

فرایند آرشیو الکترونیکی: فایل‌های آفلاین برای اهداف قانونی، ممیزی یا تاریخی با استفاده از نوارها، سی دی یا سایر دستگاه‌های ذخیره‌سازی می‌شوند. فرایند آرشیو، فرایند انتقال فایل‌هایی است که دیگر برای وظایف اصلی سازمان در آن برهۀ زمانی لازم نیستند و برای استفاده به یک دستگاه ذخیره‌سازی جداگانه برای نگهداری طولانی‌مدت منتقل می‌شوند. فایل‌های بایگانی شده هنوز برای سازمان مهم هستند و ممکن است برای مراجعات بعدی موردنیاز باشند یا باید برای انطباق با مقررات نگهداری شوند. آرشیوها باید نمایه‌سازی شده و قابل جستجو باشند تا بتوان فایل‌ها را به‌راحتی پیدا و بازیابی کرد.

شکل زیر هم نمونه‌ای از فرایند آرشیو (فرایند بایگانی) را برای یک پروژه‌ی نرم‌افزاری نشان می‌دهد. به‌عنوان ورودی تمامی مؤلفه‌های پروژه‌ی نرم‌افزار (اسناد، ابزارها، فایل منبع، نتایج آزمایش و غیره) را داریم و همه باید با software version sheet (SVS) سازگار باشند. بنابراین، یک مرحلۀ تأیید از پیکربندی وجود دارد که باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که چیزی فراموش نشده است.

مزایای آرشیو الکترونیکی اسناد

• آرشیوهای فیزیکی با سیستم‌های کامپیوتری جایگزین شده و این آرشیوهای الکترونیکی اسناد به کاهش داده‌ها/اطلاعات تکراری در سراسر شرکت کمک می‌کند.
• بهره‌وری را می‌توان با ارائۀ فرایندهای کارآمد و دسترسی فوری به اطلاعات از هر نقطۀ مکانی و حتی از طریق دستگاه‌های تلفن همراه، بهبود بخشید.
• آرشیوهای الکترونیکی اسناد می‌تواند به کاهش ریسک‌هایی مانند تغییر الزامات نظارتی و افشای سوابق محرمانه کمک کند و علاوه بر این لایۀ امنیتی اطلاعات را با اجرای آسان سیاست‌های امنیتی و ثبت گزارش افزایش دهد.
• شرکت‌هایی که از یک آرشیو الکترونیکی در ترکیب با موتور گردش کار داخلی استفاده می‌کنند، می‌توانند با چابکی بیشتری نسبت به محصولات، فرایندها و الزامات جدید واکنش نشان دهند.

کسب‌وکارهای امروزی بیش از هر زمان دیگری در گذشته با چالش‌هایی روبرو هستند. با توجه به اینکه فناوری تقریباً بر هر جنبه‌ای از کسب‌وکار مدرن تأثیر گسترده‌ای گذاشته است، سازمان‌ها تقریباً در هر صنعتی به دنبال اتخاذ بهترین رویکرد هستند. یکی از بزرگ‌ترین تأثیراتی که فناوری مدرن بر عملیات کسب‌وکار داشته است، حول محور از بین رفتن اسناد کاغذی و گنجاندن نرم‌افزار مدیریت اسناد در سازمان بوده است.

سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک بر بستر BPMS جریان

ویژگی‌ها و مزایایی که همراه با پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت اسناد به‌خوبی طراحی‌شده به دست می‌آید، می‌تواند بر هر بخشی از سازمان تأثیر بگذارد و نادیده گرفتن آن‌ها در فضای رقابتی کسب‌وکار امروزی غیرمسئولانه است. برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک باید فرایند مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک به‌خوبی در سازمان اجراشده باشد. در خدمات مدیریت اسناد/آرشیو الکترونیکی از یک رویکرد جامع یکپارچه برای شناسایی اطلاعات و الزامات داخلی، قانونی و مقررات مربوطه استفاده می‌شود، سپس فناوری انتخاب و از آن استفاده می‌شود. شرکت ما با پوشش چرخۀ عمر کامل اطلاعات و فرایند مدیریت اسناد راه‌حل‌های سفارشی برای هر مشتری ارائه می‌دهد. شما می‌توانید سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی خود را بر بستر نرم افزار BPMS جریان پیاده‌سازی و با سایر سیستم‌ها و فرایندهای سازمانی خود یکپارچه کنید که می‌تواند به شما در ساده‌سازی فرایندها کمک کند. برای دریافت مشاوره با کارشناسان ما تماس بگیرید.