در این مقاله قصد داریم با عنوان مدل سازی سازمان (Modeling Organization)، سازمان را مدل سازی کنیم. در ابتدای دوره آموزشی مدل سازی تصمیم و فرایند کسب و کار در مورد اهمیت افراد در مدیریت فرایندهای کسب و کار، ویژگی های مدل سازی فرایندهای کسب و کار و همچنین تایید آنها که به معنای هماهنگی کار بین افراد مختلف می باشد، صحبت کردیم. همان طور که می دانید که یک فرایند کسب و کار از مجموعه فعالیت هایی تشکیل شده است که با هماهنگی در یک محیط فنی یا سازمانی اجرا می شوند. توزیع و هماهنگی کار میان افراد به صورت واضح یک وظیفه مهم در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS می باشد. از این رو به صورت پیش نیاز باید اطلاعاتی در مورد ساختار یک سازمان داشته باشیم و این اطلاعات باید به نوعی به نمودارهای مدل سازی فرایند مرتبط باشد. در ادامه قصد داریم یک مدل سازمانی را معرفی کنیم تا مفاهیم مدل سازی سازمان را به خوبی درک کنید.
مدل زیر نشان می دهد که یک سازمان چگونه ساختار بندی شده است. در این جا، چهار مفهوم اصلی برای مدل سازی سازمان وجود دارد که به صورت مدل های ساختاری به نمایش در آمده اند. در این مدل افرادی وجود دارند که به آنها پست اختصاص داده شده است که یک پست می تواند به پست دیگر گزارش دهد. در واقع هر پست در سلسله مراتبی سازمان به پست های بالاتر خود گزارشی ارائه می کند. لازم به ذکر است که پست ها می توانند عضوی از واحد سازمانی باشند و تعدادی از پست ها می توانند یک گروه یا بخش را تشکیل دهند. همچنین ممکن پست ها ممکن است در نقش ها شرکت داشته باشند، مثلا نماینده ای از یک نقش در یک سازمان هستند.
اجزای مدل سازی سازمان :
تعدادی پیش فرض از اجزای مدل سازی سازمان وجود دارد که در شکل فوق نشان داده شده است و لازم است علاوه بر خود مدل سازی سازمان، بیشتر در مورد اجزای مدل سازی سازمان صحبت شود. اجزای مدل سازی سازمان به شرح زیر می باشد:
• هر شخص دقیقا یک پست را اشغال می کند.
• وظایف یا حقوق یکی از اجزای مدل سازی سازمان می باشد که مرتبط با پست ها هستند و مستقیما در ارتباط با افراد نیستند که باعث انعطاف پذیری بیشتری در مدل سازمان می شود. پس اگر تغییری در پرسنل سازمان به وجود آید لازم نیست ساختار سازمانی در ارتباط با پست ها را تغییر داد و حتی لازم نیست که مدل فرایند تغییر پیدا کند چون مدل فرایند در بیشتر موارد از نقش ها و پست ها در واحد سازمانی استفاده می کند تا این که خود اشخاص استفاده شود.
• پست ها در مدل سازی سازمان می توانند در نقش ها مشارکت داشته باشند. تعداد زیادی از پست ها می توانند در یک نقش شرکت کنند یا حتی ممکن است یک پست در تعداد زیادی نقش مشارکت داشته باشد پس یک رابطه n به m در مدل سازی سازمان وجود دارد.
• واحدهای سازمانی، گروه بندی ثابتی از کارکنان سازمان مبتنی بر پست ها هستند مانند گروه هایی که در بخش های مختلف سازمان وجود دارند.
مدل سازی سازمان در BPMN :
در زبان مدل سازی BPMN از استخر کاری (pools) و خط کاری (Lanes) استفاده می شود تا بتوان ویژگی های سازمانی را در مدل های فرایند کسب و کار را نشان داد. لازم به ذکر است که تاکنون در مدل سازی فرایند از pool استفاده شده است. هر pool نشان دهنده یک سازمان می باشد و بین pool ها جریان پیام وجود دارد که منطقی به نظر می رسد زیرا سازمان های مختلف با استفاده از ارسال و دریافت پیام می توانند در ارتباط باشند که در واقع pool مرز سازمان را تشکیل می دهد. هر pool مانند استخر شنا می تواند از خط کاری یا Lanes هایی تشکیل شده باشد که عمق مختلف منابع سازمان را نشان می دهد. هر منبع می تواند جایگاه، نقش، واحدهای سازمانی، اشخاص و نرم افزارهای سیستمی باشد. نرم افزارهای سیستمی می توانند به هر نوع منبعی که از Lane استفاده می کنند، نشان دهند. Lane ها هم می توانند به صورت بخش بخش و هم تو در تو باشند اما pool ها نمی توانند به این صورت باشند. از این رو برای مشخص کردن بخش های مختلف در سازمان باید از Lane ها استفاده کرد. سازماندهی مدل های فرآیند
شکل فوق، یک شرکتی می باشد که دارای بخش فروش (sale) است و شامل منابع خدمت معمولی و خدمت ویژه می باشد. پس یک شخص یا گروه می تواند مسئول دو نوع خدمت مختلف باشد. حال می توانیم از نقطه نظر سازمانی به فرایند مدیریت فروش نگاهی بیندازیم و می خواهیم فعالیت هایی را برای منابع در نظر بگیریم که برای این کار باید فعالیت ها را در Lane مورد نظر قرار داد و تخصیص فعالیت ها به منابع توسط قرار دادن آنها در pool یا Lane مورد نظر صورت می گیرد. جریان فرایند ممکن است از Lane ها عبور کند که نشان دهنده انتقال کار و جا به جایی مسئولیت ها می باشد.
سازمان شکل فوق شامل سه بخش فروش، مدیریت انبارداری و تدارکات می باشد که به آن swimlanes گفته می شود. در واقع در این مدل سازی سازمان، سه منبع متفاوت وجود دارد. این شکل یک نسخه توسعه یافته خوب از مدل فرایند درخواست سفارش محصول است که نشان می دهد چه منابعی مسئول اجرای فعالیت های مشخص در فرایند هستند. همچنین در این مدل سازی سازمان می توان انتقال کار و جا به جایی مسئولیت ها را به خوبی مشاهده کرد. هر فعالیتی از دو Lane عبور می کند، یک جا به جایی از یک منبع به منبع دیگر، از یک سازمان به منبع و از یک شخص به منبع دیگر را می توان مشاهده کرد. در حالی که این نمایش از مدل سازی سازمان در بسیاری از موارد بسیار مفید می باشد.
راهنمای مدل سازی سازمان :
لازم به ذکر است که نواقص و محدودیت هایی هم در مدل سازی سازمان وجود دارد و زمانی پیش می آید که نقش های مختلف قصد دارند در یک فعالیت مشترک شرکت کنند و همیشه برای طراح مدل سازی فرایند که در کدام قسمت باید فعالیت ها انجام شوند که تاکنون چندین روش برای مدل سازی سازمان بررسی کردیم که بسیار مناسب نیستند پس به همین دلیل راهنمای مدل سازی سازمان در این خصوص ارائه شده است و به شرح زیر می باشد:
– اگر چندین نقش در یک فعالیت شرکت داشته باشند، باید یک نقش جدید ایجاد کرد و نباید همه فعالیت ها را برای همه نقش های شرکت کننده تکرار کرد. در این موارد دستورالعمل ها به این صورت هستند که فعالیت ها باید در یک Lane باشند و نمی توان فعالیت ها را در دو مرز Lane قرار داد. پس اگر فعالیتی در مرز دو Lane قرار دارد از لحاظ نحوه استفاده از نرم افزار نادرست می باشد و همچنین از لحاظ معناشناسی تعریف مشخصی ندارد.
– با این وجود برخی از فعالیت ها در مدل سازی سازمان نیازمند همکاری چندین نقش هستند مثلا تمام افراد موجود در یک اتاق جلسه با نقش های متفاوت در حال انجام یک فعالیت هستند.
– تکرار یک فعالیت منجر به اجرای چندین فعالیت در مدل سازی یک فرایند می شود. با این وجود تنها یک نمونه را می توان به صورت خروجی نشان داد. به صورت کلی باید جلسه را به صورت فعالیت نشان داد و نه به صورت تعدادی از فعالیت ها به اندازه افراد موجود در جلسه ها. پس لازم است که یک نقش ایجاد کرد که وظایف و مسئولیت های مشترک را دریافت می کند.
– ایجاد یک نقش جدید امکان پذیر است زیرا هر فرد می تواند در چندین نقش مشارکت کند.
شکل زیر هماهنگی یک جلسه را نشان می دهد. در این جا ابتدا نقش بازاریابی جلسه را برنامه ریزی می کند و درخواست جلسه را به بخش فروش می فرستد و اگر مشکلی نداشته باشد فرایند ادامه پیدا می کند. در غیر این صورت باید تاریخ جدیدی برای جلسه پیدا کرد و اگر بخش فروش موافقت کرد می توان از بخش مدیریت پرسید و اگر تاریخ از نظر بخش مدیریت مشکلی نداشت در آن صورت می توان جلسه را برگزار کرد و در صورت داشتن مشکل باید فرایند را از ابتدا دوباره شروع کرد که باید از بخش بازاریابی خواست که دوباره تاریخ جلسه را برنامه ریزی کند. فعالیت برگزاری جلسه به صورت یک فعالیت واحد رخ می دهد که تیم بازاریابی استراتژی قرار می گیرد.
امید است که مطالعه این مقاله تحت عنوان مدل سازی سازمان (Modeling Organization) جهت طراحی مدل سازی سازمان مورد توجه شما خوانندگان گرامی قرار بگیرد.
){kind=link}
بدون دیدگاه