در این مقاله ابتدا به ضرورت انجام مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی برای کسب و کارهای مختلف پرداخته ایم و سپس روش های انجام این کار را بیان کرده ایم. در ضمن مزایا و معایب مربوط به این روش را نیز آورده ایم که شما عزیزان به صورت کلی با این ساختار آشنا شوید.
در عصر حاضر و با توجه به رقابتی شدن اکثر کسب و کارها، توجه و پاسخ دادن سریع به نیاز مشتری از اولویت های اصلی سازمان باید باشد به همین دلیل برای انجام دادن این کار نیاز به مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی داریم.
مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی یک بینش عمیق است که سازمان عمودی را تبدیل به افقی می کند و هم چنین ساختار شرکت را از وظیفه گرا تبدیل به فرآیند گرا می کند. به هر حال امروزه بسیاری از کسب و کارها نیاز دارند تا به جای این که به وظایف تک تک مشاغل توجه کنند فرآیند کلی کار را مورد بررسی قرار دهند و این طرز تفکر با استفاده از مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی شدنی است.
انجام مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی
منظور از فرآیندهای سازمانی این است که تک تک اجزای تشکیل دهنده یک کسب و کار در کنار همدیگر جمع می شوند و یک سیستم واحد را تشکیل می دهند. چند ورودی در کنار همدیگر یک خروجی را تشکیل می دهند و در سازمان های بزرگ این خروجی ورودی دیگری است که تبدیل به نتیجه نهایی می شود. به هر حال نتیجه درست زمانی عاید سازمان می گردد که این ورودی ها به درستی کار خود را انجام دهند به همین دلیل بایستی از روش مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی استفاده کنیم تا بهترین نتیجه را در این زمینه دریافت کرد.
مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی
مزایا و معایب مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی
از مزایای مربوط به این روش می توان به:
- سرعت و کارایی سازمان به شکل قابل چشم گیری افزایش می یابد.
- کارمندان سازمان مشارکت بیشتری در بهبود سیستمی خواهند داشت و این مساله منجر به بهینه سازی می گردد.
- به دلیل کاهش موازی کاری ها در این فرآیندها، هزینه های اضافی به شکل چشم گیری کاهش پیدا می کند.
- واحدهای سازمان بیشتر به همدیگر نزدیک می شوند.
اما از معایب مربوطه می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گاهی اوقات به دلیل تعداد زیاد افراد در این روش، تصمیم گیری نهایی دشوار می شود
- در صورت تعریف نادرست و پیاده سازی نامنظم مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی، نمی توان نتیجه درست و کاملی از آن گرفت.
BPM
ابزارهای مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی
برای پیاده سازی این روش نیاز به ابزارهای خاصی هم چون ERP و CRM ها داریم و زمانی که این ابزارها را در ارتباط با تامین کنندگان کالا و مشتریان تعریف کرده ایم نیاز به ساختاری داریم که به شکل یکپارچه این ابزارها را در کنار همدیگر جمع آوری کند. به همین دلیل استفاده از BPM یکی از شاخص های مهم در مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی به حساب می آید.
در ارتباط با مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی قبل از اجرای BPM نیاز است که زیر سیستم ها را به صورت دقیق مشخص کنیم. در نهایت با استفاده از روش KPI گلوگاه های هر بخش را مشخص می سازیم. پروژه BPM یک پروژه همیشگی اما به صورت تدریجی است که بعد از مدت زمان طولانی می توان نتایج طرح را به خوبی لمس کرد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی می توانید همین الان با ما تماس بگیرید تا مشاوره درستی در این زمینه به شما عزیزان بدهیم.
بدون دیدگاه