سیستم سازی
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به‌هم‌پیوسته است که برای تحقق اهداف مشخصی با یکدیگر در ارتباط هستند. این تعریفی از سیستم است که در بیشتر موارد درباره‌ی سیستم‌ها به کار می‌رود. هر سیستم نیز می‌تواند از تعدادی خرده سیستم تشکیل‌شده باشد که هرکدام از آن خرده سیستم‌ها نیز همه ویژگی‌های یک سیستم را دارند. هم‌زمان با رشد سازمان‌ها و توسعه کسب‌وکارها تعداد سیستم‌ها و فرایندهای سازمان و پیچیدگی آن‌ها بیشتر می‌شود. به‌مرورزمان هر فرایند ملزم به داشتن یک مالک فرایند اختصاصی و تخصصی مربوط به خود می‌شود و همچنین حساسیت عملکرد فرایندها بیشتر می‌شود چرا که هر فرایند بر گستره‌ی وسیع‌تری از فرایندها و فعالیت‌های سازمان تأثیرگذار است. در چنین حالتی مدیران باید به‌صورت مستمر فرایندها را کنترل کنند و بعضی وقت‌ها زمان زیادی از وقت خود را صرف حل مشکلات تکراری و روزمره‌ی سازمان کنند. باوجوداین پیچیدگی‌ها و حساسیت‌ها ابزارها و روش‌هایی برای کنترل و مدیریت بهینه‌ی فرایندهای سازمانی به کمک مدیران سازمان‌ها آمدند. سیستم سازی در سازمان‌ها با ارائه‌ی قوانین، الگوریتم‌ها و رویه‌ها، فرایندهای کسب‌وکار را از وضعیت فرد محور بودن خارج کرده و کمک می‌کند سازمان‌ها مستقل از افراد بتوانند رشد کنند و در مسیر توسعه‌ی پایدار قرار گیرند.
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی، فرایند طراحی رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOP) برای اطمینان از ثبات و کارایی یک سازمان است. به‌عبارت‌دیگر، شما در حال مستندسازی عملکردهای اساسی مختلف کسب‌وکار خود هستید که باعث راه‌اندازی آن‌ها می‌شود.
سیستم سازی کسب‌وکار چیست؟
یک کسب‌وکار سیستمی شده به کسب‌وکارهایی گفته می‌شود که فرایندهای مشخص‌شده برای به حداکثر رساندن کارایی را تعیین کرده باشند. هنگامی‌که شما یا کارمندانتان باید کارها را به‌صورت دستی انجام دهید نیازمند ابزاری هستید تا کار را با سریع‌ترین و مؤثرترین شیوه انجام دهید. وقتی وظایفی وجود دارد که نیاز به ورودی دستی ندارد، آنگاه شما سیستم‌های خودکاری دارید که آن وظایف را برای شما انجام می‌دهد.
همه چیز در سیستم سازی برای یافتن کارآمدترین تعادل بین ورودی‌های انسانی و سیستم‌های خودکار است.
برخی از کسب‌وکارها می‌توانند به‌طور کامل سیستم سازی شوند، بنابراین آن‌ها خودشان فعالیت و رشد می‌کنند و ورودی خارجی آن‌ها بسیار کم است. تعداد کسب‌وکارهای کاملاً سیستمی شده در حال رشد است زیرا فناوری‌هایی مانند آزمایش A/B به‌طور فزاینده‌ای خودکار می‌شوند و ابزارهای یادگیری ماشین توانایی تصمیم‌گیری به‌جای انسان را دارند. در حال حاضر بیشتر کسب‌وکارها تا حدی سیستمی شدند و چالش بزرگ این است که بفهمید چه میزان از کسب‌وکار خود را می‌توانید/ باید خودکار کنید، کدام وظایف را باید به عهده‌ی انسان بگذارید و چگونه می‌توانید کارایی هر دو فرایند را در زمانی که فناوری در دسترس شماست و به‌سرعت در حال پیشرفت است به حداکثر برسانید. مهم‌تر از همه، شما باید هدف اصلی را همیشه به خاطر بسپارید: افزایش عملکرد کسب‌وکار درجایی که بیشترین اهمیت را دارد یعنی سود، رشد و بهره‌وری؛ درحالی‌که زمان، هزینه و کار دستی را در اداره و مقیاس کسب‌وکار خود کاهش می‌دهید.
چرا باید کسب‌وکار خود را سیستمی کنید؟
بیایید با تعریف از سیستم سازی شروع کنیم. یک سیستم به‌عنوان “یک سری رویه‌ها یا فرایند گام‌به‌گام تعریف می‌شود که اطمینان حاصل می‌کند که کسب‌وکار شما منسجم و هماهنگ است و عملکرد قابل‌اطمینانی از هر جنبه از آن را ارائه می‌دهد”.
نکته‌ی اصلی در اینجا این است که شما نحوه‌ی عملکرد کسب‌وکار خود را در یک سیستم یا با استفاده از یک روش، چگونه عملیاتی خواهید کرد. شما باید همه چیز را از ابتدا تا انتها در نظر بگیرید. برای دستیابی به این هدف باید نحوه‌ی عملکرد گام‌به‌گام هر یک از فرایندهای کسب‌وکار خود را ثبت کنید.
4 نکته‌ای که باید قبل از سیستم سازی فرایند کسب‌وکار خود در نظر بگیرید:
به‌عنوان یک مالک کسب‌وکار متوجه خواهید شد که جزئیات کسب‌وکار شما می‌تواند در مواقعی آشفته باشد. سازمان‌دهی فعالیت‌های بخشهای مختلف مانند فروش و بازاریابی، هوش مشتری و نحوه‌ی تعامل آن‌ها می‌تواند برای شما دلهره‌آور باشد. این دلهره و آشفتگی باعث می‌شود تا در ارتقای سطح کسب‌وکار خود و تفویض اختیار به گروهتان برای موفقیت با محدودیت مواجه شوید. بااین‌حال داشتن سیستمی برای فرایند کسب‌وکار به شما امکان می‌دهد پیچیدگی‌های کسب‌وکار خود را بشناسید و آن را مدیریت کنید. در این بخش، چهار موردی را که قبل از سیستم سازی فرایند کسب‌وکار باید انجام دهید، بیان می‌کنیم:
- فهرستی از وظایف متداول تهیه کنید
برای هر یک از بخشهای تشکیل‌دهنده‌ی کسب‌وکار خود تمامی فعالیت‌ها را لیست کنید. سپس از ابتدا تا انتها شروع به کاوش در تحلیل وظایف روزانه و هفتگی کنید. این فرایند به شما کمک می‌کند تا دید وسیع‌تری ازآنچه می‌خواهید به انجام برسانید و نحوه‌ی ارتباط آن‌ها به دست آورید. تصور کنید که اولین کار پرسنل در تجربه با مشتری هنگام رسیدگی به درخواست فنی مشتری، اطلاع دادن به تیم فنی است. سپس یکی از اعضای تیم فنی شکایات مشتری را برطرف می‌کند اما نمی‌داند که بعدازآن چه‌کاری باید انجام دهد. این عدم آگاهی پرسنل از مراحل انجام وظایفش بسیار مهم است. زیرا نبود فهرستی از وظایف رایج و چگونگی ارتباط آن‌ها می‌تواند گردش کار کسب‌وکار شما را فلج کند. با استفاده از ابزارهایی مانند Trello، Asana و Slack توانید فرایند کار خود را به وظایف دست‌یافتنی تقسیم کنید، یک موعد مقرر اضافه کنید و همچنین به یکی از اعضای تیم برای مدیریت وظیفه اختیار لازم را تفویض کنید. تهیه‌ی فهرستی از جزئیات کارهای متداول و زیرمجموعه‌های آن‌ها کسب‌وکار شما را از اشتباه در پاسخگویی و واکنش نامناسب نجات می‌دهد.
- درباره‌ی هر فرایند با توجه به کارمند تخصیص داده‌شده به فرایند بنویسید.
اگر می‌خواهید کارهای روزمره در شرکت خود را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنید، پس باید سیستم سازی فرایند کسب‌وکار خود را از ابتدا تا انتها به عهده بگیرید. دلیل آن ساده است، هیچ‌کس بهتر از شما و کارمندانتان فرایند کسب‌وکار شما را درک نمی‌کند. شما مدتی است که با فرایند کسب‌وکار خود کارکردید، کارمندان شما جزئیات این وظایف را کاملاً درک می‌کنند. نه‌تنها به این دلیل بلکه آن‌ها می‌دانند که خطاهای مربوط به فرایند کاری شما چیست و احتمالاً راه‌حل‌هایی برای آن‌ها دارند. بنابراین هنگام نوشتن فرایند کسب‌وکار خود باید کارمندان مربوطه هم مشارکت داشته باشند. هنگامی‌که این کار را انجام می‌دهید، کارمندان مربوطه دشوارترین وظایف خود را بیان می‌کنند و بینش بیشتری در مورد چگونگی بهبود فرایند کسب‌وکار شما ارائه می‌دهند. نه‌تنها این، اگر از همان ابتدا کارمندان مشارکت نکنند، آن‌ها ممکن است در آینده مایل نباشند هیچ بازخوردی را با شما به اشتراک بگذارند.
- یک جهت‌گیری سازمان‌یافته‌ی خوب از وظایف ایجاد کنید
اکنون که هر فرایند کاری را نوشتید، چگونه کارمندان شما وقتی مشغول کار هستند می‌توانند به‌سرعت به آن دسترسی داشته باشند؟ این زمانی است که شما به یک جهت‌گیری سازمان‌یافته‌ی خوب از وظایف نیاز دارید که بر اساس بخش‌بندی‌های کسب‌وکار ایجاد شده باشد. با توجه به مثال کارمند فنی که قبلاً ذکر شد، جهت‌گیری صورت گرفته به او نشان می‌دهد که بعد از رفع شکایت مشتری باید مشتری را مستقیماً از انجام کار مطلع کند. برای داشتن یک جهت‌گیری سازمان‌یافته‌ی خوب از وظایف دو راه وجود دارد. ابتدا می‌توانید یک نمودار گردش کار ایجاد کنید که با استفاده از تصاویر بصری برای کارمندان شما توضیح دهد که در هر مقطع زمانی باید چه کاری انجام دهند. همچنین می‌توانید پوشه‌های سطح‌بندی شده را با استفاده از Google drive ایجاد کنید تا فعالیت را گام‌به‌گام را از یک پوشه به پوشه‌ی دیگر توسعه دهید. با این کار، کارکنان می‌دانند وقتی در یک تقاطع برای انجام هر کاری قرار دارند به کجا نگاه کنند.
- فرایندها را مستندسازی کنید
ازآنجاکه شما هر کار را با کارمند مربوط به آن شناسایی کردید و جهت‌گیری کار را ایجاد کردید در اینجا جزئیات مراحل انجام آن‌ها را ارائه می‌دهید. برای انجام این کار زمان زیادی صرف خواهید کرد، اما وقتی کسب‌وکار شما شروع به رشد کند، ارزش آن را خواهد داشت. برای مثال، اگر به کسب‌وکار کمک می‌کنید تا با استفاده از بازاریابی محتوا برند شما موردتوجه بیشتری قرار گیرد، فرایند شما می‌تواند به شکل زیر باشد:
-
- انجام تحقیق درباره‌ی جستجوی کلمات کلیدی
- تجزیه‌وتحلیل رقبا
- مصاحبه با مخاطب هدف برای درک نکات درد
- نوشتن ایده‌های مقاله
- نگارش طرح کلی مقاله و تهیه‌ی اولین پیش‌نویس
- ویرایش پیش‌نویس اول و تهیه‌ی پیش‌نویس دوم
- تصحیح پیش‌نویس دوم و نهایی کردن مقاله و موارد دیگر
با داشتن این نوع فرایند، مرحله‌ی بعدی مستندسازی آن است. به‌این‌ترتیب برای کارکنان آسان خواهد بود که هر وقت بخواهند از آن‌ها استفاده کنند. با استفاده از سیستم در کسب‌وکار خود اطمینان حاصل خواهید کرد که هر کارمند، صرف‌نظر از بخش‌ها و سطوح، درک مطلوبی از بهبود فرایند کاری خود و دستیابی به مأموریت شرکت دارد. همچنین وظیفه‌ی کارکنان جدید و آموزش آن‌ها دیگر به‌راحتی به جریانی یکپارچه تبدیل خواهد شد.
مراحل سیستم سازی کسب‌وکار
امروزه، صاحبان کسب‌وکارها به دنبال چگونگی سیستم سازی کسب‌وکارشان هستند. سیستم سازی جنبه‌های مختلف کسب‌وکار شما یکی از اولین کارهایی است که باید هنگام شروع کسب‌وکار خودتان انجام دهید.
چگونه یک کسب‌وکار را سیستم سازی کنید؟
یک سری مراحل وجود دارد که باید برای سیستم سازی کسب‌وکار خود انجام دهید. آنچه باید آن را به پایان برسانید یک سری رویه‌های مستند به نام SOP (رویه‌های استاندارد عملیاتی) است. این رویه‌ها به هرکسی که آن‌ها را مطالعه کند دقیقاً می‌گوید که برای انجام یک کار خاص باید چه کاری انجام دهد. آن‌ها یاد خواهند گرفت که چه کاری باید انجام دهند، چگونه این کار را انجام دهند و چه زمانی این کار را انجام دهند.
- فهرستی از وظایف تکراری ایجاد کنید
اولین گامی که باید بردارید، فکر کردن در مورد همه‌ی کارهایی است که به‌طور منظم در کسب‌وکار خود انجام می‌دهید. برخی از این وظایف روزانه، برخی هفتگی، برخی ماهانه و برخی دیگر در صورت نیاز انجام می‌شوند. می‌توانید فهرستی از کارهایی که به‌طور مکرر انجام می‌دهید را روی کاغذ یادداشت کنید یا از برنامه‌ی ورد استفاده کنید. استفاده از یک سند در رایانه ترجیح داده می‌شود زیرا شما می‌توانید به‌راحتی تغییراتی در فهرست خود ایجاد کنید بدون اینکه آن را به هم بریزید. هنگامی‌که همه‌ی کارهای تکراری خود را شناسایی کردید، مدت‌زمان انجام کار را تخمین بزنید و آن را در فهرست خود ثبت کنید. وقتی این کار را برای همه‌ی وظایف موجود در لیست خود انجام دادید می‌توانید لیست را بر مبنای زمان سازمان‌دهی کنید. این لیست را بررسی کنید و ببینید آیا وظایفی وجود دارد که زمان زیادی را از شما می‌گیرد. اگر این‌گونه بود می‌توانید آن را سیستم سازی کرده و انجام آن را به دیگران محول کنید.
- وظایف را اولویت‌بندی و سازمان‌دهی کنید
هدف شما در این مرحله این است که تشخیص دهید مسئولیت هر کاری در کسب‌وکار شما با کدام گروه است. به‌عنوان‌مثال، برخی از وظایف ممکن است به عهده‌ی بازاریابی، برخی دیگر واحد عملیات یا بخش مالی و غیره باشد. خودتان را درگیر این مسئله نکنید که آیا این گروه‌ها در حال حاضر در کسب‌وکار شما وجود دارند یا خیر. به هر یک از وظایف نگاه کنید و اهمیت آن‌ها را شناسایی کنید. به هر یک از وظایف یک درجه‌ی اهمیت مانند “1” به‌عنوان مهم‌ترین و “10” به‌عنوان کمترین اهمیت اختصاص دهید. مهم نیست که از چه روشی در اینجا استفاده می‌کنید اما روشی منطقی باشد تا بر اساس آن قادر به اولویت‌بندی وظایف به ترتیب مناسب باشید. هنگامی‌که وظایف خود را اولویت‌بندی می‌کنید، این کار را بر اساس اهمیت و نقشی که آن‌ها در حفظ روند صحیح کسب‌وکار شما دارند، انجام دهید. آنچه می‌خواهید در اینجا انجام دهید، ایجاد سیاست‌ها و رویه‌هایی است تا اطمینان حاصل کنید که به همه‌ی وظایف اساسی که کسب‌وکار شما باید انجام دهد، توجه می‌شود.
- برای فرایندهای خود اسنادی ایجاد کنید
اکنون وقت آن است که مستندسازی تمام فرایندهای خود را آغاز کنید. ضروری است که تمام جزئیات لازم را در این مرحله وارد کنید. بهترین راه برای انجام این کار این است که خودتان را جای شخصی بگذارید که برای اولین بار باید این فرایند را دنبال می‌کند. ایجاد راهنمای گام‌به‌گام بهترین شیوه برای انجام این کار است. اگر برای شما امکان افزودن تصاویری ازجمله عکس‌هایی از صفحه‌نمایش از یک برنامه‌ی کامپیوتری وجود دارد پس این کار را انجام دهید. فیلم‌ها یک روش عالی برای توضیح نحوه‌ی انجام یک فرایند است. بنابراین وقت بگذارید و فیلم‌های توضیحی ایجاد کنید که دیگران می‌توانند به‌راحتی آن را دنبال کنند و با نحوه‌ی انجام فرایند آشنا شوند. فرمت‌های رایگان آنلاین در دسترس هستند که می‌توانید دانلود کنید که به شما در مستندسازی فرایندها کمک می‌کند.
- فرایندها را پیاده‌سازی کنید
بعدازاینکه فرایندهای کسب‌وکار خود را مستند کردید بسیار مهم است که آن‌ها را آزمایش کنید. می‌توانید دستورالعمل‌های همراه با فرایندها را دنبال کنید و به این موضوع توجه داشته باشید که پیروی از دستورالعمل‌ها باید برای شما آسان باشد. این احتمال وجود دارد که هنگام انجام آزمایش نیاز به انجام برخی اصلاحات برای ارائه‌ی وضوح بیشتر داشته باشید. هنگامی‌که فرایندهای خود را آزمایش کردید، از شخص دیگری که با آن فرایند آشنایی ندارد بخواهید آن را آزمایش کند. اگر فرد پرسشی داشت، نشان‌دهنده‌ی این است که جزئیات کافی در فرایندها وجود ندارد. برای غلبه بر این مشکل، جزئیات بیشتری اضافه کنید. همیشه به یاد داشته باشید که هدف شما این است که شخص دیگری فرایندها را انجام دهد نه شما. شما باید اطمینان حاصل کنید که تمام فرایندهای شما به‌خوبی مستندسازی شدند؛ این کار این اطمینان را به شما خواهد داد که هرکسی که مجبور به استفاده از آن‌ها باشد در آنچه باید انجام دهد، تردید نخواهد داشت.
- به‌طور مستمر سیستم سازی کسب‌وکار خود را بهبود ببخشید
به‌احتمال‌زیاد شرایط در کسب‌وکار شما تغییر خواهد کرد، بنابراین اطمینان حاصل کنید که متعهد به بهبود مستمر سیستم سازی کسب‌وکار خود هستید. از طریق بهبود مستمر می‌توانید فرایندهای خود را کارآمدتر کنید. با تیم خود در تعامل باشید تا آن‌ها بتوانند تغییراتی را در سیستم برای بهبود آن پیشنهاد دهند.
با سیستم سازی کسب‌وکار گام مهمی در آزادی عمل و اختیار خود بردارید
سیستم سازی کسب‌وکار شما گامی مهم در جهت آزادی عمل و اختیار و زمان است. هنگامی‌که همه چیز را تجزیه‌وتحلیل می‌کنید تا سیستم خود را سر جای خود قرار دهید، این موضوع را همیشه به یاد داشته باشید. بسیار مهم است که شما به سیستم سازی به‌عنوان یک وظیفه‌ی دشوار نگاه نکنید. اگر این‌گونه به آن نگاه کنید بعید است که به‌درستی آن را پیاده‌سازی کنید.
پنج اشتباه بزرگ در هنگام سیستم سازی
- نداشتن برنامه‌ریزی استراتژیک
شما باید بدانید که چه چیزی را و چرا می‌خواهید بسازید و قصد دارید با ساخت آن به چه هدفی دست‌یابید. این برنامه باید شامل نوشتن چشم‌انداز شما برای کسب‌وکار و آنچه می‌خواهید در مثلاً پنج سال دیگر انجام دهید، باشد. داشتن یک تصویری ازآنچه در زمان حال و آینده می‌خواهید و آگاهی از تاریخ موردنظر تحقق هدف شما این امکان را می‌دهد تا به‌طور مؤثرتری برنامه‌ریزی کنید. این کار به شما امکان می‌دهد توسعه، مستندسازی و پیاده‌سازی سیستم‌ها را با توجه به میزان تأثیر آن‌ها بر کسب‌وکار و تجربه‌ی مشتری در اولویت قرار دهید. بدون یک برنامه‌ی دقیق و استراتژیک، تلاش‌های سیستم سازی کسب‌وکارتان به‌صورت پراکنده، تصادفی و کاملاً ناقص انجام می‌شود.
- سیستمی متناسب با تمامی بخش‌ها و فرایندهای کسب‌وکار
همه دوست دارند که بتوانند مجموعه‌ای از سیستم‌هایی را خریداری کنند که به‌راحتی بتوانند آن‌ها را در کسب‌وکار خودشان نصب کنند، به جریان بیندازند و همه‌ی کارها را با آن‌ها اجرا کنند! اما این کار امکان ندارد. شما نمی‌توانید هیچ‌چیزی در کسب‌وکار خودتان را نادیده بگیرید و آن را بدون اینکه با کسب‌وکار خاص خودتان، چشم‌انداز و نیازهایتان سفارشی‌سازی کرده باشید برای شرکتتان تنظیم کنید. شما باید از اینکه می‌خواهید نتایج شما چه چیزهایی باشند به‌طور واضح اطمینان حاصل کنید و سپس سیستم‌های خود را برای تولید این نتایج طراحی کنید. به بیان ساده ابتدا باید انتظارات خود را از سیستم سازی کسب‌وکار خود مشخص کنید و بعد به دنبال تهیه‌ی سیستمی برای تحقق انتظاراتتان باشید.
- مستندسازی نشدن سیستم‌ها
از صاحبان کسب‌وکار خواسته شد تا پاسخ بدهند که آیا آن‌ها واقعاً کسب‌وکار خود را سیستمی کردند یا فقط این سیستم‌ها در ذهن آن‌ها است. اگر در ذهن باشد که سیستم سازی محسوب نمی‌شود! تا زمانی که یک سیستم مستند نشده باشد نمی‌تواند به‌درستی تکرار شود. ممکن است شما سیستمی داشته باشید که به‌طور طبیعی با گذشت زمان توسعه‌یافته باشد و بسیار خوب کار کند زیرا افرادی که با این سیستم کار می‌کنند مدت طولانی است که با این شیوه آشنا بوده و کار خود را انجام می‌دهند. اما اگر فرایند انجام کار با سیستم مکتوب نشده باشد چگونه می‌توانید به دیگران آموزش دهید تا همان نتایج را ایجاد کنند؟ چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که همه به یک روش این کار را انجام می‌دهند؟ مستندسازی فرایندهای شما کاملاً ضروری است. اگر شما فرایندهای خود را مستند نکنید در حقیقت مالک آن‌ها نیستید.
- عدم پیاده‌سازی سیستم‌ها
پیاده‌سازی یا اجرای سیستم‌ها به‌منظور داشتن یک کسب‌وکار سیستمی شده کاملاً ضروری است. مستندسازی به‌تنهایی کافی نیست. بااین‌حال در این مرحله است که بیشتر کسب‌وکارها در سیستم سازی متوقف می‌شوند. و فقط صاحبان کسب‌وکارهای کوچک نیستند که با این مشکل دست‌وپنجه نرم می‌کنند. مطالعه‌ی اخیر منتشرشده در The Harvard Business Review نشان می‌دهد که اکثر شرکت‌های بزرگ معمولاً فقط 63 درصد از ارزش بالقوه‌ی استراتژی‌های خود را به دلیل نقص در برنامه‌ریزی و اجرا تحقق می‌بخشند.
- کنار گذاشتن سنجه‌های کمّیتی
هنگامی‌که سیستم‌های خود را مستند می‌کنید، باید نتایج کاملاً مشخص و کمّی داشته باشید تا بدانید چگونه می‌توانید تلاش‌های خود را ارزیابی کنید. این تنها راه برای تشخیص واقعی مؤثر بودن سیستم‌های شماست. ارزیابی سیستم‌ها یک گام اساسی (اما غالباً فراموش‌شده) برای درک بهتر کسب‌وکار شما است. با نگاهی دقیق به سیستم‌های خود و نتایج در نظر گرفته‌شده‌ی آن‌ها می‌توانید تعیین کنید که در کجا نوآوری (یا احتمالاً حذف) رخ می‌دهد. گفته‌شده که اگر کیفیت سیستم‌ها را اندازه‌گیری نکنید، نمی‌توانید آن را مدیریت کنید. اگر آن را کمّی نکنید، نمی‌توانید مشکلات آن را برطرف کنید.
- انجام سیستم سازی به‌تنهایی
سیستم سازی کسب‌وکار شما یک بخش استراتژیک و اساسی در تبدیل کسب‌وکار شما به‌عنوان یک دارایی است. تبدیل کسب‌وکارتان به شرکتی که بتوانید آن را با بیشترین بازدهی سرمایه‌ای خود بفروشید، کاری نیست که به‌تنهایی باید انجام دهید. درحالی‌که شما درنهایت مسئول چشم‌انداز و جهت‌گیری کسب‌وکار هستید، کار توسعه، مستندسازی و پیاده‌سازی سیستم‌ها درنهایت یک کار گروهی است و تفویض اختیار و تنظیم دقیق کار، کلید اصلی سیستم سازی موفق است.
7 چالش رایج در ارتباط با مقیاس‌گذاری در کسب‌وکار شما و چگونگی حل آن‌ها با سیستم سازی
بیشتر صاحبان کسب‌وکار احتمالاً با وضعیت آشفته‌ای در حیطه‌ی فعالیتشان مواجه می‌شوند. آنچه بسیاری از صاحبان کسب‌وکار نمی‌دانند این است که چگونه می‌توانند کار خود را با اتوماسیون خودکار انجام دهند. در اینجا هفت چالش مشترک مرتبط با مقیاس بندی کسب‌وکار شما و چگونگی حل آن‌ها با سیستم سازی بیان می‌شود:
- اهداف کاملاً مشخص‌شده
صاحبان کسب‌وکار باید آنچه را که برای کسب‌وکارشان مهم است بشناسند و هدف واقعی را تعیین کنند. هیچ‌گاه هدف شخص یا کسب‌وکار دیگری را در نظر نگیرید. شما باید چشم‌انداز روشنی برای آنچه از شرکت خود انتظار دارید و وسیله‌ای برای انتقال این چشم‌انداز به تیم خود داشته باشید. بکار گرفتن سیستم‌هایی هم‌راستا با اهداف و چشم‌انداز شما می‌تواند آزادی عمل، اختیار و زمان را برای شما فراهم کند.
- تفویض اختیار
هنگامی‌که هنوز کسب‌وکار شما سیستمی نشده باشد یک آشفتگی و بی‌نظمی بر آن حاکم است. شما مجبور هستید زمان زیادی را صرف دریافت سفارشات و ارائه‌ی خدمات به مشتریان بکنید. گاهی وقت‌ها نمی‌توانید این زمان را اختصاص دهید و مشتریان خود را از دست می‌دهید. اگر مالک کسب‌وکار نتواند در زمان لازم در محلی که باید باشد حضور داشته باشد، چه کاری باید انجام دهد؟ تنها پاسخ به این سؤال این است که شما باید یاد بگیرید که چگونه محول کردن وظایف به اشخاص را شروع کنید و تنها راه واگذاری کارها و انجام این کار، ایجاد برخی سیستم‌ها است. حتی اگر نمی‌خواهید تفویض اختیار کنید، بالاخره این نیاز ایجاد می‌شود و وقتی زمان شروع تفویض اختیار فرا برسد باید سیستم‌هایی را ایجاد کنید.
- اتوماسیون
اگر شما در زمان انجام کار بیمار یا ناتوان شوید چه می‌کنید؟ این فقط کسب‌وکار شما نیست که در معرض خطر است بلکه معیشت کارمندان شماست که سیستمی برای حفظ جریان کار ندارند. اتوماسیون معمولاً یافتن نرم‌افزار و ابزارهای مناسب برای کسب‌وکار شماست. گزینه‌های زیادی در دسترس است. نکته‌ی اصلی این است که ابزارهایی را پیدا کنید که برای شما مناسب باشند.
- هجوم ناگهانی مشتری و ارباب‌رجوع
رشد کسب‌وکار شیوه‌ای برای سودآوری نیست و اولین کاری که بیشتر صاحبان کسب‌وکار برای کنار آمدن با آن انجام می‌دهند استخدام افراد بیشتر است. اما با تعداد کم کارکنان هم می‌توان حجم زیادی از کار را انجام داد. اگر کسب‌وکار شما در حال رشد است، این لزوماً به این معنی نیست که شما باید اعضای جدیدی به تیم خود اضافه کنید. در صورت وجود سیستم‌های مناسب می‌توان حجم بیشتری از کار را با تیمی کوچک‌تر کنترل کرد.
- استخدام
باید فرایند کاملاً واضحی برای احراز صلاحیت نامزدهای شغلی وجود داشته باشد. استخدام افرادی که جزئی‌نگر و دارای صلاحیت هستند را باید به‌عنوان یک نکته‌ی اصلی در استخدام افراد در نظر بگیرید. افرادی با مهارت مناسب برای کار پیدا کنید. این ممکن است شامل دانش در زمینه‌ی برنامه‌نویسی یا زبان انگلیسی و یا … باشد. همه چیز به نقش فرد در کسب‌وکار شما بستگی دارد. آوردن افراد مناسب به داخل شرکت این امکان را به شما می‌دهد تا به آن‌ها بیاموزید که چگونه در سیستم سازی به شما کمک کنند. می‌توانید به آن‌ها قدرت اختیار دهید تا مستندسازی مراحل مربوط به شغلشان را شروع کنند. صاحبان کسب‌وکارهای مختلف روش‌های متفاوتی برای استخدام کارکنان جدید دارند و حتی برخی از آن‌ها می‌توانند مدیریت منابع انسانی را با استفاده از نرم‌افزار کنار بگذارند؛ اما در پایان، این کار با ایجاد چشم‌اندازی برای یافتن کارمند ایده آل و تلاش رو به عقب برای یافتن نامزدهای واجد شرایط شروع می‌شود. استفاده از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی می‌تواند فرایند استخدام را تسهیل کند.
- آموزش
درواقع یکی از چالش‌های قابل‌توجه در رابطه با آموزش کارکنان است. بعضی‌اوقات آن‌ها آموزش ندیدند، آن‌ها به خاطر نمی‌آورند که چگونه این کار را به‌درستی انجام دهند، آن‌ها به آموزش بیشتری نیاز دارند. آن‌ها شاید به دستورالعمل‌های بیشتری احتیاج داشته باشند، بنابراین دستورالعمل‌ها نباید فقط به‌صورت ذهنی باشد بلکه باید در جایی مستند شده باشد تا بتوانند به آن مراجعه کنند. آموزش ممکن است یک چالش رایج در کسب‌وکار شما باشد، اما چالشی است که می‌تواند با ایجاد یک فرایند معرفی برای یک کارمند تازه استخدام‌شده در سازمانتان که می‌تواند بارها و بارها استفاده شود، حل شود.
- ردیابی و پیگیری کارکنان
هر صاحب کسب‌وکاری به یک روش برای ردیابی و تأیید نتایج ارائه‌شده توسط کارمندان خود نیاز دارد. اغلب اوقات می‌توان از طریق ابزارهای مختلف نرم‌افزاری و اتوماسیون به این مهم دست یافت. بنابراین با ردیابی و دریافت گزارش‌ها می‌توانید اطمینان حاصل کنید که کارمندی وجود ندارد که هیچ کاری انجام ندهد. همانند ابزارهای اتوماسیون، فرایند دقیق اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد بسته به ماهیت کسب‌وکار می‌تواند متفاوت باشد. اما شما باید یک استراتژی برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان داشته باشید.
مزایای سیستم سازی کسب‌وکار شما
احتمالاً از قبل می‌دانید که سیستم سازی کسب‌وکار شما کاری بسیار منطقی است. درواقع، هر کسب‌وکاری از سیستم سازی بهره‌مند خواهد شد و اکثر صاحبان کسب‌وکار این را می‌دانند، اما تعداد بسیار کمی از آن‌ها در واقعیت کسب‌وکار خود را سیستم سازی کردند. اما چرا؟
زیرا این کار به زمان و تلاش نیاز دارد و اگر صاحبان کسب‌وکار تمام‌وقت خود را صرف کارهای لازم برای انجام کسب‌وکار بکنند، چگونه می‌توانند برای پیشبرد تحقق اهداف اصلی کسب‌وکار خود زمان لازم را پیدا کنند؟
- استرس شما کمتر خواهد شد
بهترین دلیل برای سیستم سازی کسب‌وکار شما کاهش سطح استرس شماست. برای دستیابی به اهدافتان بسیار مهم است که سلامت باشید و استرس می‌تواند بر سلامتی شما تأثیر منفی بگذارد. این را در نظر بگیرید که همیشه تصمیمات اصلی که باید برای کسب‌وکار خود بگیرید همراه با استرس خواهد بود. یک سیستم قرار نیست استرس را از بین ببرد. اما اگر روی چیزهای کوچک نیز استرس دارید، این یک نگرانی واقعی است. هنگامی‌که شما صاحب کسب‌وکار هستید باید با جزئیات زیادی کنار بیایید. برای موفقیت واقعی، روزانه اتفاقات زیادی در کسب‌وکار شما رخ خواهد داد و شما به یک تیم خوب برای حمایت از کسب‌وکارتان نیاز خواهید داشت. تیم شما نیاز به راهنمایی از طرف شما دارد و این بهترین نتیجه‌ای است که از طریق سیستم سازی حاصل می‌شود. برای سیستم سازی مؤثر کسب‌وکار خود باید اطمینان حاصل کنید که تمامی اعضای تیم شما مشارکت فعال داشته باشند. آن‌ها سهم ارزنده‌ای دارند و نتیجه‌ی نهایی کسب‌وکار شما بسیار روان خواهد بود. این باعث فشار روانی کمتری خواهد شد.
- تفویض اختیار با یک کسب‌وکار سیستمی شده آسان‌تر است
شما رهبر کسب‌وکار خود هستید. تیم شما نیازمند راهنمایی شماست. ضروری است که هر یک از اعضای تیم شما از اینکه چه انتظاری از آن‌ها دارید، آگاه باشند. وقتی کسب‌وکار خود را سیستم سازي می‌کنید، همه‌ی این موارد کاملاً واضح‌تر می‌شود. درنهایت شما می‌خواهید وظایف را به اعضای تیم بسپارید و آن‌ها را با کمترین نظارت (در صورت وجود) انجام دهید. حتی اگر اعضای تیم جدیدی داشته باشید، آن‌ها می‌توانند با استفاده از سیستم پاسخ پرسش‌های خود را به دست آورند و وظایف محوله‌ی خود را به کارآمدترین و مؤثرترین روش انجام دهند.
- یک کسب‌وکار سیستمی شده منسجم و باثبات است
انسجام و ثبات زیادی دارد. بسیار اهمیت دارد که کسب‌وکار شما یک تجربه‌ی ثابت را در اختیار مشتریان و تأمین‌کنندگان قرار دهد. این کار باعث می‌شود اعتبار کسب‌وکار شما به میزان قابل‌توجهی افزایش یابد. موفق‌ترین فرانچایزها در جهان بر ثبات و انسجام تمرکز دارند. مانند مک‌دونالد که آن‌ها تجربه‌ی مشابهی به مشتری در همه‌ی دنیا ارائه می‌دهند. آن‌ها این کار را انجام می‌دهند زیرا روشی مؤثر است و شما نیز باید ثبات و انسجام کسب‌وکار خود را دنبال کنید.
- یک سیستم به شما کمک می‌کند تا شکاف‌ها را شناسایی کنید
هنگامی‌که کسب‌وکار شما سیستم سازی می‌شود می‌توانید شکاف‌ها را شناسایی کنید. ممکن است لازم باشد اعضای جدیدی را که دارای مهارت خاصی هستند برای انجام کارهای خاصی استخدام کنید. شاید شما در حال حاضر این وظایف را انجام دهید زیرا هیچ‌کس دیگری نمی‌تواند آن را انجام دهد. داشتن یک تیم مناسب در کسب‌وکارتان برای موفقیت در کار شما ضروری است. هنگامی‌که کسب‌وکار خود را سیستم سازی کنید، شناسایی نوع افرادی که به آن‌ها احتیاج دارید آسان خواهد بود.
- با استفاده از یک سیستم زمان بیشتری برای انجام کارهایی که باید انجام دهید، خواهید داشت
با سیستم سازی کسب‌وکار و داشتن تیم مناسب در محل کار می‌توانید اطمینان داشته باشید که باوجود شما یا بدون وجود شما کسب‌وکار شما خیلی روان و بدون مشکل به کار خود ادامه خواهد داد و زمان بیشتری برای خود و تحقق اهداف کسب‌وکارتان خواهید داشت.
سیستم سازی در فضای کسب‌وکار فعلی و کاملاً رقابتی، ضروری است. سیستم سازی کسب‌وکار به کارآفرینان و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندها و کارهای پیچیده را ساده کنند و از حداکثر کردن بهره‌وری، کارایی، رضایت شغلی و انگیزه‌ی کارکنان اطمینان حاصل کنند. سازمان‌هایی که به‌موقع سیستم سازی نمی‌کنند باید مرتباً با مشکلات روزمره کنار بیایند که این امر برای موفقیت و ثبات شرکت مضر است. این اتفاق رخ می‌دهد زیرا تمرکز از دستیابی به اهداف بلندمدت کسب‌وکار به حل مسائل جزئی تغییریافته است که به‌راحتی می‌توان از طریق سیستم سازی جلوی آن را گرفت. این موضوع ممکن است در اعتبار شرکت در صنعت و بازار تأثیر داشته باشد و به رقبا کمک کند تا منافع بیشتری را با نادیده گرفتن سیستم سازی از سمت شما برای خود و ذینفعانشان کسب کنند. حتی ممکن است به‌طورکلی کسب‌وکار شما از بین برود، این نشان‌دهنده‌ی تأثیر سیستم سازی بر ثبات و بقای یک کسب‌وکار است.
یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارهایی که می‌تواند به سیستم سازی کسب‌وکار شما کمک کند، نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) برای سیستمی کردن فرایندهای سازمان است. نرم افزار BPMS جریان به‌آسانی فرایندهای سازمانتان را به نرم‌افزارهای عملیاتی تبدیل کرده و در سیستم سازی و مکانیزاسیون فرایندهای کسب‌وکار به شما کمک می‌کند.
بدون دیدگاه