نمونه فرآیند چیست؟

بعد از ایجاد یک رخداد شروع فرآیند ایجاد می شود. در واقع رخداد مساله ای است که از پیش تعیین شده و برای جل مسائل و مشکلات مربوط به آن در کسب و کار، ملزم به ایجاد نمونه فرآیند در سازمان هستیم. این که نمونه فرآیند چیست و چگونه می تواند بار اصلی حل مسائل در سازمان را به دوش بکشد مساله ای است که می خواهیم در این مطلب به آن اشاره کنیم.

نمونه فرآیند

نمونه فرآیند

چگونگی ایجاد نمونه فرآیند

هر باری که یک رخداد و یا پیشامد در سازمان رقم می خورد یک نمونه فرآیند مطابق با استاندارد های مدل فرآیند باید ایجاد شود. این مساله باعث می گردد که اطلاعات مورد نیاز در هر لحظه از زمان در این مدل فرآیند ذخیره شود و برای پردازش آن اقدامات لازم به عمل آید.

شاید بسیاری از شما عزیزان فرق بین مدل فرآیند و نمونه فرآیند را بلد نباشد و این موضوع عادی است. برای فهمیدن تفاوت بین این دو مدل از یک مثال ساده شروع می کنیم. فرض کنید می خواهید یک کیک خانگی درست کنید در این صورت دستور پخت را به عنوان مدل فرآیند می شناسیم و هر باری که فرد مطابق با دستور پخت، کار درست کردن کیک را انجام می دهد به عنوان نمونه فرآیند می شناسیم. پس بین مدل فرآیند و نمونه فرآیند یک رابطه ای شبیه به یک به n برقرار است و برای ایجاد این رابطه نیاز است که از یک فرد باتجربه و متخصص در این زمینه کمک بگیریم.

انواع نمونه فرآیند

خود نمونه فرآیند به دو دسته تقسیم بندی می شود و برای اجرای هر کدام از این دسته ها نیاز است که موقعیت کاری خود را بسنجیم و مطابق با آن رفتار کنیم. این دسته ها شامل:

• نمونه فرآیند فعال: نمونه فرآیندی است که کار شروع شده اما هنوز به اتمام نرسیده و در پروسه پردازش فرآیند در حال جریان است. اگر یک پروسه کاری را به 4 بخش و پشت سر هم تقسیم بندی کنیم در این مدل از نمونه فرآیند، بین بخش های 2 و 3 قرار می گیرد.
• نمونه فرآیند کامل شده: منظور از این نمونه فرآیند مساله ای که کار پردازش اصلی فرآیند تکمیل شده و در سمت راست فرآیند قرار می گیرند. در شکل زیر کاملا مشخص شده که نمونه فرآیند تکمیل شده در سمت راست قرار گرفته.

نمونه فرآیند

ایجاد نمونه فرآیند

اما خود این نمونه فرآیند دارای نکات ریزی است که باید به آن بپردازیم. این پروسه تکمیل شده و به روزرسانی های اطلاعات در آن نیز به اتمام رسیده است، به همین دلیل هر چند ممکن است پروسه پردازش اطلاعات با خطاهایی نیز مواجه شود اما اطلاعاتی کامل و ضروری را در اختیار تحلیل گران قرار می دهد تا بر اساس آن بتوانند تصمیمات لازم را اعمال کنند.

در واقع این مثل یک موتور ذخیره اطلاعات به حساب می آید که تحلیل گر با دسترسی به این اطلاعات به راحتی می تواند مسائل و موارد ناشی از مشکلات کسب و کار را تشخیص دهد و برای کاهش این مسائل اقدامات لازم را به عمل بیاورد.

اما چون این اطلاعات معمولا بحث های حساس شرکت را شامل می شوند به همین دلیل بایستی دسترسی آن را محدود کرد و تنها به تحلیل گران این اجازه داده شود که به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

این دو مدل از نمونه فرآیند با همدیگر وابسته هستند، یعنی کار یکی بر دیگری تاثیر گذار است. نمونه فرآیند فعال باید به گونه ای طراحی شود که در نهایت زمانی که به نمونه فرآیند کامل شده رسیدیم بتوانیم به اطلاعات حساس و واقعی شرکت دسترسی داشته باشیم. هدف از ایجاد نمونه فرآیند بهبود فضای کسب و کار است و این اطلاعات می تواند شامل مسائل مدیریتی هم چون بازاریابی، نحوه خرید و تامین محصولات و خدمات و حتی عدم انطباق های ایجاد شده در سازمان باشد، پس برای اجرای این اهداف نیاز به اطلاعاتی واقعی و حساس شرکت داریم تا بتوانیم برای بهبود این فضا تصمیمات ضروری را ایجاد کنیم.

در سال های اخیر پیاده سازی نمونه فرآیند در شرکت ها به یکی از موضوعات حساس و اصلی شرکت تبدیل شده، واقعیت این است که در دنیای کسب و کار امروزی و با رقابتی شدن بازار، نباید اشتباهات مکرر از ما سر بزند به همین دلیل نمونه فرآیند را طراحی کرده ایم تا به وسیله آن بتوانیم در سریع ترین زمان ممکن مسائل و مشکلات ناشی از کسب و کار خود را تشخیص دهیم. هر چند لازم است که در این راستا از کمک مشاورین و خبرگان این حوزه بهره بگیریم.

جهت راه اندازی نمونه فرآیند به کمک سازمان نیاز داریم که اطلاعات واقعی شرکت را در اختیار ما قرار دهد، هم چنین مراقبت از این سیستم یکی دیگر از موضوعات اصلی و حساس است که بایستی بدان توجه شود و ممیزی های مراقبتی و سالیانه در نگهداری این سیستم لحاظ شود. عصر حاضر عصر ارتباطات است و مساله نمونه فرآیند یکی از این ارتباطات به حساب می آید که برای بهبود فضای کسب و کار لحاظ شده است.