سازمان‌ها با بهره‌گیری از ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار جدید به دنبال فعال‌سازی یک فرآیند بهتر، اطمینان از کیفیت داده‌ها و اطلاعات سازمانی، شفافیت بیشتر فرآیندهای سازمانی و یا ساده‌سازی منابع هستند. حال باید توجه داشت که پیاده‌سازی و استفاده از یک سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار جدید به عنوان یک تغییر در سازمان بر کارمندان، مشتریان، فروشندگان و … تاثیرگذار است. یکی از وظایف اصلی مدیران و صاحبان کسب و کار در پیاده‌سازی سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار مدیریت این تغییرات و اثر آن‌ها بر موجودیت‌های انسانی است. مدیریت تغییر به عنوان یکی از عوامل کلیدی موفقیت پروژه های مدیریت فرآیند کسب و کار به شمار می‌رود.
مدیریت تغییر ( یا از نگاهی بهتر مدیریت تحول) آماده‌سازی و تطبیق افراد با واقعیت‌های فردای سازمان است. در واقع مدیریت تغییر به دنبال تسخیر قلب‌ها و ذهن‌ها در سازمان برای همراهی بیشتر با تغییرات پیش‌رو و جلوگیری از مقاومت در برابر تغییر سازمانی است. مدیریت تغییر نشانه‌هایی برای مدیریت فرآیند کسب و کار به همراه دارد که توجه به آن‌ها منجر به موفقیت سامانه‌های مدیریت فرآیند کسب و کار خواهد شد. در این نوشتار به دنبال بررسی این نشانه‌ها برای موفقیت پروژه‌های پیاده‌سازی BPM در سازمان شما شویم. این نشانه‌ها عبارت‌اند از:
با اعلام تغییر، بهره‌وری کاهش می‌یابد.
هم‌زمان با ارائه فرآیند یا محصول جدید در سازمان توجه افراد سازمان به این تغییر جلب شده و باعث کاهش توجه به کار اصلی خود می‌شود. این مسئله بهره‌وری سازمانی را به علت تغییر به وجود آمده کاهش می‌دهد. سازمان‌ها می‌توانند با پیاده‌سازی درست مدیریت تغییر وظایف جدید هر فرد پس از تغییر به وجود آمده از طریق شفافیت بالای ارتباطی از کاهش بهره‌وری به علت تغییر در فرآیند جلوگیری کنند.
مقاومت فعال و منفعل ظاهر می‌شوند.
بسیاری از افراد در سازمان با مشاهده سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار جدید مدعی می‌شوند که این سامانه همانند سامانه فعال قبلی کار می‌کند و تفاوتی ندارد. حال آن‌که سازمان با مدیریت تغییر مناسب و بیان خروجی‌ها و بهبود شاخص‌های کلیدی عملکرد فرآیندها پس از پیاده‌سازی سامانه جدید می‌توانند ذی‌نفعان سازمانی را در پیاده‌سازی بهتر سامانه BPM یاری نمایند.
شایعات باعث کاهش روحیه افراد در سازمان می‌شود.
با پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریت فرآیند کسب و کار جدید در سازمان، افراد سازمان به گفت و گو در مورد این تغییر سازمانی می‌پردازند. این گفت و گوها در خلال زمان‌های استراحت، صرف وعده‌های غذایی، رفت و آمد، کار و … انجام می‌شوند. نکته جالب این است که افراد منتظر نتایج پیاده‌سازی سامانه جدید نمی‌شوند و بیشتر تمایل به نشان دادن نقاط ضعف سامانه‌ها دارند و این موضوع به مرور زمان باعث کاهش روحیه افراد به علت یک تغییر به ظاهر اشتباه در سازمان می‌شود. بنا بر مطالعات صورت گرفته حدود ۲۵ درصد تلاش‌های مدیریت تغییر در سازمان به جلوگیری از مکالمات و اطلاعات اشتباه حول تغییرات سازمانی می‌پردازد
راه حل هایی برای جلوگیری از شیوه جدید انجام کارها ایجاد می شود.
افراد سازمان با مشاهده تغییر به وجود آمده در فرآیندهای سازمانی اغلب به ارائه راه‌حل‌های جایگزین برای جلوگیری از این تغییر می‌پردازند. حال آن که در بسیاری از موارد پیشنهادات آن‌ها در فرآیند جدید موجود است و در واقع زیر مجموعه‌ای از تغییر به وجود آمده به شمار می‌رود. سازمان‌ها با پیاده‌سازی مدیریت تغییر مناسب، با نمایش پیروزی‌های کوتاه مدت ناشی از تغییر (بهبود شاخص‌های کلیدی عملکرد فرآیندی) به همراه‌سازی افراد کمک می‌نمایند.
عدم پشتیبانی مناسب منجر به پیاده‌سازی ناقص تغییرات می‌شود.
حجم زیادی از زمان پروژ‌های پیاده‌سازی سامانه‌های مدیریت فرآیند کسب و کار و بهبود فرآیندهای سازمانی صرف متقاعد نمودن افراد سازمان برای استفاده از سامانه و فرآیند جدید می‌شود. حال آن که در صورت پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان از سامانه جدید این زمان صرف بهبود فرآیندهای سازمانی و رفع گلوگاه‌های فرآیندی می‌گردد. پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان نیز به عنوان یکی دیگر از عوامل کلیدی موفقیت BPM و ابزارهای مدیریت تغییر به شمار می‌رود.
به طور کلی یکی از هنرهای تیم پیاده‌سازی پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب و کار در کنار بهره‌برداری از فناوری‌های به روز و برآورده‌سازی نیازهای سازمانی، مدیریت تغییر است. مقوله مدیریت تغییر و مدیریت فرآیند کسب و کار همواره دو مفهوم در هم تنیده به شمار می‌رود و لزوم توجه هم‌زمان به آن‌ها در طول زمان ثابت شده است. امیدواریم با مطالعه این مطلب به پیاده‌سازی بهتر سامانه‌های مدیریت فرآیند سازمانی در سازمان شما کمک نموده باشیم. برای کسب اطلاعات بیشتر پیشنهاد می‌کنیم عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب وکار و ﻧﮑﺎت ﮐﻠﯿﺪي و ﺣﯿﺎﺗﯽ ﺑﺮاي اﺟﺮاي ﻣﻮﻓﻖ ﭘﺮوژه ﻫﺎي ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎي ﮐﺴﺐ و ﮐﺎر را نیز مطالعه نمایید.
بدون دیدگاه