سازمان ها از تعداد زیادی فرایند تشکیل شده اند که افراد آن سازمان به طور مستقیم یا غیر مستقیم با یک یا چند فرایند در ارتباط هستند. زمانی که قصد پیاده سازی سیستم های مدیریت فرایند کسب وکار را دارید یا به کمک نرم افزارهای مرتبط، قصد مکانیزه کردن فرایندهای سازمان را دارید باید ذینفعان هر فرایند را در نظر بگیرید. هر کدام از ذینفعان تاثیر متفاوتی در چرخه عمر فرایند کسب و کار داشته و هم چنین نقش متفاوتی در چرخه BPM ایفا می کنند.
در ادامه به تعریف و شناسایی ذینفعان چرخه مدیریت فرایند کسب و کار که به طور معمول در سازمان ها وجود دارند پرداخته می شود.
- تیم مدیریت
بر مبنای چگونگی سازماندهی شرکت ها موقعیت های زیر می تواند در تیم مدیریت تعریف شوند:
مدیر اجرایی (Chief Executive Officer) که مسئولیت موفقیت کسب و کار شرکت را داراست، مدیر ارشد عملیات (Chief Operations Officer) که مسئول تعیین مسیر عملیات‌ها است، مدیریت ارشد فرایند (Chief Process Officer) به عنوان مدیر فرایند و مدیر منابع انسانی (Human Resources) که به ویژه در فرایندهایی که مجریان زیادی در آن درگیر هستند نقش به سزایی ایفا می کند.
تیم مدیریت، مسئول نظارت بر تمام فرایندها و ارائه منابع و برنامه های طراحی مجدد فرایند و راهنمای راهبردی به سایر ذینفعان درگیر در تمام مراحل چرخه حیات فرایند کسب‌وکار است.
- مالک فرایند
کلیدی ترین نقش و موثرترین ذینفع در هر فرایند مالک فرایند است. مالک فرایند مسئولیت تامین منابع، نظارت و کنترل بر حصول اهداف عملکردی فرایند و اتخاذ اقدامات اصلاحی به عهده دارد. برنامه ریزی ، تعیین اهداف و شاخص های عملکردی و آغاز و پیشبرد بهبود فرایندها از وظایف مالک فرایند است. از طرفی دیگر مالکان فرایند ناظر بر پیاده سازی و اجرای مدیریت فرایندها هستند و در صورت نیاز برنامه ریزی برای اقدامات اصلاحی در پیاده سازی بهبود فرایندها را انجام می دهند. آنچه برای مالکان فرایند مهم است، دستیابی به اهداف عملکردی است که در نتیجه بهبود و طراحی مجدد فرایندها پیش بینی شده است.
یک فرد می تواند مالک چندین فرایند باشد که این مورد بیشتر در سازمان های کوچک دیده می‌شود.
- مجریان فرایند
مجریان هر فرایند افرادی هستند که فعالیت های روزانه یک فرایند کسب و کار را بر اساس دستوالعمل ها و استانداردهای سازمان انجام می دهند. آن ها از فعالیت های طراحی و پیاده سازی فرایندها حمایت می کنند و مالک فرایند وظیفه هماهنگی میان شرکت کنندگان فرایند در این راستا را به عهده دارد.
از جمله نقش های دیگری که مجریان و شرکت کنندگان فرایند به عنوان خبرگان آن حوزه دارند، مسئولیت کشف و تحلیل فرایند می باشد.
- تحلیلگران فرایند
تحلیلگران فرایند مسئول هدایت شناسایی، کشف، تحلیل و طراحی مجدد فرایندها هستند و بر مکانیزه کردن فرایندها با نرم افزارهای مرتبط با مدیریت فرایند کسب وکار متمرکز هستند.
آن ها به تیم مدیریت و مالکان فرایندها گزارش می دهند و ارتباط نزدیکی با مجریان فرایند ها دارند. معمولا تحلیلگران فرایند در دو زمینه کسب وکار و فناوری اطلاعات(IT) فعالیت دارند. تحلیلگران فرایندی که بر عملکرد، الزامات و زیرساخت های سازمان و مدیریت تغییر تمرکز دارند، در زمینه کسب وکار هستند در حالی که تحلیلگران فرایندی در زمینه فناوری اطلاعات بر مکانیزه کردن فرایندها به کمک نرم افزار های مدیریت فرایند کسب وکار تمرکز دارند.
- مهندسان سیستم
مهندسان سیستم در طراحی مجدد و پیاده سازی فرایند حضور دارند. آنها مسئول اجرا، آزمایش و استقرار مدیریت فرایند کسب وکار هستند. به این ترتیب نیازهای سیستم را از تحلیلگران فرایند دریافت نموده و آنها را به طراحی سیستم ترجمه می کنند. گاهی در سازمان ها مسئولیت اجرا،آزمایش و استقرار مدیریت فرایند کسب وکار به پیمانکاران خارج از سازمان برون سپاری می شود که در این صورت بخشی از مهندسان سیستم را پیمانکاران تشکیل می دهند.
- گروه مدیریت فرایند کسب و کار
سازمان هایی که در سال های متمادی مدیریت فرایند کسب وکار را پیاده سازی کرده اند به دانش و تحربیات ارزشمندی در این زمینه دست یافته اند. هم چنین در گذر زمان مستندات بسیاری از فرایند پیاده سازی BPM ایجاد شده است.گروه BPM مسئول حفظ این دانش و مستندات ارزشمند در سازمان است در واقع این گروه وظیفه حفظ فرهنگ BPM، معماری فرایند، اولویت بندی پروژه ها برای طراحی مجدد فرایندها و حمایت از مالکان و تحلیلگران فرایند را دارند.
همه سازمان ها گروه مدیریت فرایند کسب و کار ندارند، این گروه در سازمان های بزرگ که تجربه فراوانی در BPM دارند به عنوان یک گروه تخصصی و جدا تشکیل می شود.
برای آشنایی بیشتر می توانید مطالب مرتبط با چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار را مطالعه فرمایید.
بدون دیدگاه