تمامی کسب و کارهای مختلف به گردش کار و پایه ریزی آن نیاز دارند. هر زمانی که داده و اطلاعات بین سیستم و انسان در جریان باشد گردش کار رقم می خورد. برای این که این سیستم در کسب و کار شما رقم بخورد بایستی 3 ویژگی اصلی و اساسی به جریان افتد که شامل:
- گام های اصلی باید در کسب و کار شما قابل پیش بینی باشند
- این فرآیندها باید هر روز در سیستم شما تکرار شوند.
- حداقل سیستم کسب و کار شما دارای 2 نفر باشد تا گردش کار اتفاق بیفتد.
چرا باید به فکر گردش کار در سیستم بود؟
تمامی فرآیندهایی که در سازمان شما رقم می خورد و به نوعی با درآمد و سطح سودرسانی شرکت در ارتباط است نیاز به گردش کار منظم دارید. با یک مثال ساده شروع می کنیم زمانی که ایمیل های کاری زیادی برای شما ارسال می شود و شما بدون توجه به آن و رتبه بندی آن ها این ایمیل ها را رد می کنید در واقع نیاز به سیستم مدون گردش کار دارید. هم چنین گاهی اوقات شما نمی توانید کیفیت کار کارمندان خود را بسنجید و یا از انجام دادن وظایف آن ها ناراضی هستید پس حتما برای دانستن این موضوع نیاز به گردش کار دارید.
تفاوت مدیریت گردش کار و مدیریت پروژه زیاد است به نوعی که در گردش کار، تمامی فرآیندها تکراری و قابل پیش بینی اند و برای یک بار و همیشه می توان این کار را انجام داد و در بازه های چندین ساله می توان برای کنترل و بازرسی آن اقدام کرد. اما مدیریت پروژه برای یکبار رقم می خورد و نیاز است که هر بار فرآیندهای کاری در پروژه مورد نظر ساختار بندی شود. در واقع تفاوت اصلی گردش کار با مدیریت پروژه در وضعیت ساختار بندی آن است.
گردش کار
انواع گردش کار کدام است؟
گردش کار را باید در دوسته کلی دستی و اتوماتیک تقسیم بندی کنیم و تمامی فرآیندهای کاری در این دو مدل تقسیم بندی می شوند.
گردش کار دستی: در این روش تمامی فرآیندها به صورت دستی و از یک فرد به شخص دیگری منتقل می شود. در روش دستی فرمی توسط یکی از کارمندان پر می شود و برای تایید به مدیر ارسال می گردد، سپس مدیر فرم را مشاهده می کند و در صورت عدم انطباق آن را تایید می کند و امکان دارد این فرم به مسئول بعدی ارسال شود و یا در بایگانی قرار گیرد. همان طور که مشاهده می کنید تمامی این موارد به صورت دستی انجام می گیرد و حالت اتوماتیکی در آن وجود ندارد.
گردش کار اتوماتیک: در این روش انسان مسئولیت جابجایی و انتقال اطلاعات را ندارد و توسط سیستم های الکترونیکی این اطلاعات در داخل سازمان جابجا می شود. در واقع گردش کار اتوماتیک از اهمیت بسیار زیادی برای کسب و کارهای مختلف برخوردار است زیرا که قابلیت ردگیری و پیگیری را دارد و تمامی مسئولین می توانند درک کنند که عدم انطباق ها در چه جایی رقم خورده است. در حالی که در گردش کار دستی چنین امکانی وجود ندارد یا بسیار سخت می توان آن را تشخیص داد.
به فرض مثال در گردش کار اتوماتیک مسئول فرمی را در داخل سایت پر می کند و دکمه ارسال زده می شود. فرم ارسالی از طریق همین سیستم به مدیر مسئول ارسال می شود و وی در سیستم می تواند از طریق پیام های دریافتی این فرم را مشاهده کند. همان طور که می بینید سرعت جابجایی و انتقال اطلاعات در گردش کار اتوماتیک بسیار بیشتر از روش دستی است به همین دلیل این روش از اهمیت بسیار زیادی برای سازمان ها برخوردار است.
گردش کار دستی
گردش کار 
مدیریت گردش کار چیست؟
هر بخشی از سازمان دارای یک فرآیند و کار است و به نوعی برخی از این بخش ها با همدیگر در ارتباط هستند. برای این که بتوان بهینه سازی درستی را در سازمان خود رقم بزنید بایستی نزدیکی ارتباط بین فرآیندهای کاری را تشخیص دهید که این اصل با بهره گیری از مدیریت گردش کار شدنی است.
به فرض مثال در قسمت خرید سازمان تمامی اطلاعات باید به صورت گسترده در سازمان به جریان بیفتد. نخست باید مسئول خرید کمبود موجودی را تشخیص دهد و به مدیر برای خرید اقلام و کالاهای درخواستی اعلام کند. سپس مدیر تاییدیه را بدهد تا مسئول خرید در نزد فروشنده اقلام مورد نیاز خود را سفارش دهد. اطلاعاتی که بین خریدار و فروشنده نیز رد و بدل می شود در زمره گردش کار قرار می گیرد، پس گردش کار تنها در داخل سازمان رقم نمی خورد و گاهی اوقات اتفاقات خارج سازمان و ارتباط آن با داخل سازمان را شامل می شود.
به هر حال یکی از مهم ترین نکات در این خصوص تبدیل کردن گردش کار دستی به روش اتوماتیک است تا تمامی فرآیندها از خطاهای انسانی به دور باشند و هم چنین سرعت عمل پردازش فرآیندها در سیستم به بالاترین حد ممکن برسد، برای این موضوع نیازمند راه اندازی نرم افزارهای گردش کار هستیم.
جهت کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره در این زمینه با ما تماس بگیرید.
بدون دیدگاه