مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند


در این مقاله قصد داریم به چگونگی سازماندهی مدل های فرآیند بپردازیم. همان طور که در مقاله های قبلی به چشم انداز مدل فرآیند پرداخته شد که چشم انداز فرآیند در واقع چیدمانی از تمام فرآیندهای کسب و کار سازمانی می باشد. فرآیندهای کسب و کار سازمانی، حوزه های بزرگ با قابلیت های بسیاری هستند که فرآیندها در داخل در داخل یک شرکت یا سازمان، سازماندهی شده اند. در شکل زیر فرآیند نوآوری برای تولید محصولات جدید و نوآوری در شرکت های تولیدی مورد استفاده قرار می گیرد که با فرآیند توسعه محصول رابطه ای دارد و به عنوان نمونه اولیه مشخص شده است. یعنی فرآیند نوآوری یک نمونه فرآیند می سازد و سپس نمونه اولیه به صورت ورودی برای فرآیند توسعه محصول استفاده می شود تا چرخه به درستی کار کند. این روابط و وابستگی ها بین فرآیندهای کسب و کار سازمان دیگری وجود دارد. به عنوان مثال بین فرآیندهای برنامه ریزی محصول و توسعه محصول. مشخصات محصول توسط برنامه ریزی محصول ایجاد می شود و توسط توسعه محصول مورد استفاده قرار می گیرد. بنابراین رابطه ای بین تامین کننده و مشتری در فرآیندهای کسب و کار سازمانی وجود دارد و لازم به ذکر است که این رابطه ها در سازماندهی مدل های فرآیند فقط در سطح بالای فرآیندهای کسب و کار سازمان وجود ندارند بلکه بین فرآیندهای کسب و کار عملیاتی نیز صادق است که معمولا آنها را با زبان مدل سازی BPMN پیاده سازی می کنند.

مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند

رابطه ای بین تامین کننده و مشتری در سازماندهی مدل فرآیند :
به عنوان پیش زمینه در سازماندهی مدل های فرآیند لازم است بدانید که فرآیندهای کسب و کار سازمانی اغلب به مجموعه ای فرآیندهای کسب و کار عملیاتی تجزیه می شوند که به صورت متوالی اجرا می شوند (البته همیشه به صورت متوالی اجرا نمی شوند) و برای ترتیب اجرای آنها دلایلی وجود دارد. یعنی در سازماندهی مدل های فرآیند فرآیند اول محصولی را تولید می کند که فرآیند دوم از آن استفاده می کند و فرآیند دوم محصولی را تولید می کند که فرآیند سوم از آن استفاده می کند و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند. بنابراین در سازماندهی مدل های فرآیند، یک رابطه ای براساس علت بین فرآیندها وجود دارد که این رابطه منجر به اجرای دنباله دار فرآیندها می شود. شکل زیر یک مثال در مورد یک فرآیند خرید می باشد که به صورت نماد زیر نشان داده می شود و اغلب از این نماد برای نمایش فرآیندهای بزرگ استفاده می شود. در سطح دوم فرآیند به این صورت عمل میکند که فرآیندی وجود دارد که قیمت ها را جمع آوری می کند. پس اول برای سازماندهی مدل های فرآیند باید مشخصات محصول خریداری شده را تعیین کرد و سپس چندین درخواست برای گرفتن قیمت را ارسال کرد تا قیمت ها را بتوان دریافت کرد و می توان تصور نمود که تمام این فعالیت ها در BPMN زیر نماد invite quotes قرار گرفتند که فرآیند فراخوانی قیمت ها نام دارد. پس از دریافت کردن قیمت ها باید آنها را با هم مقایسه کرد و به علاوه باید تامین کننده یا قیمت دهنده را تحلیل کرد که شاید مشتری تجربه بدی با تامین کننده ای دارد که دفعه بعد آن را انتخاب نکند. در فرآیند بعدی تامین کننده انتخاب می شود و پس از آن فرآیند دریافت کالا اجرا می شود. لازم به ذکر است که بین این چهار فرآیند رابطه ای بین تامین کننده و مشتری در سازماندهی مدل های فرآیند وجود دارد. فرآیند اول مجموعه ای از قیمت ها را دریافت می کند و سپس آنها را تحویل فرآیند بعدی یعنی مقایسه قیمت ها می دهد و پس از مقابسه قیمت ها یک لیست کوتاه تولید می شود. این اطلاعات در آینده به همراه تحلیل تامین کننده ها به فرآیند انتخاب تامین کننده و صدور سفارش داده می شود. پس در سازماندهی مدل های فرآیند، تصمیمی مبتنی بر سفارش و اطلاعات مربوط به تامین کنندگان گرفته می شود، سفارش صادر می شود و پس از آن می توان کالا را دریافت کرد. برای فرآیند دریافت کالا لازم است بدانید که چه کالایی توسط چه تامین کننده ای و با چه قیمتی سفارش داده شده است. پس می توان مشاهده کرد که یک رابطه بین تامین کننده و مشتری در سطح فنی تر وجود دارد.

مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند

پس طبق مشاهدات صورت گرفته در سازماندهی مدل های فرآیند، هر فرآیند کسب و کار نتایجی را تولید می کند که توسط فرآیند بعدی استفاده می شود که این وابستگی ها رابطه بین تامین کننده و مشتری را محقق می سازد. همچنین می توان نتیجه گرفت که فرآیند کسب و کار حداقل یک مشتری دارد و هر مشتری حداقل یک فرآیند دیگر می باشد. پس می توان گفت که اگر هیچ مشتری وجود نداشته باشد، دیگر به فرآیند نیاز نیست و همین طور وقتی فرآیندی نیاز به ورودی داشته باشد ولی هیچ فرآیند دیگری وجود نداشته باشد که ورودی را تامین کند، در این صورت نیز به مشکل خواهد افتاد. شکل زیر یک نمای خلاصه تر از نمایش فرآیند در سازماندهی مدل های فرآیند می باشد. فرآیند آنچه که توسط تامین کننده فراهم می شود، مصرف می کند سپس فرآیند محصولی را تولید می کند که توسط فرآیند مشتری استفاده می شود. این فرآیند دارای نتایجی نیز می باشد مانند لیست کوتاهی از تامین کننده ها که تهیه می شود.

مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند

رابطه های فرآیند در سازماندهی مدل های فرآیند :
رابطه های فرآیند (Process interfaces) در سازماندهی مدل های فرآیند به این صورت تعریف می شود که جایگاه جابه جایی بین فرآیند تامین کننده و مشتری می باشد. پس نتایج تولید شده توسط یک فرآیند تامین کننده که مصرف آن توسط مشتری صورت می گیرد، رابطه فرآیندی را تعریف می کند. رابطه ها در سازماندهی مدل های فرآیند هم باید به خوبی تعریف شده باشند و هم قابل اندازه گیری باشند یعنی باید کاملا واضح باشد که فرآیند مشتری به چه چیزی از فرآیند تامین کننده نیاز دارد، یا به عبارتی فرآیند مشتری به چه چیزی نیاز دارد تا هدف آن محقق شود. همان طور که می دانید فرآیندهای کسب و کار هدفی را دنبال می کنند و به منظور تحقق این هدف، فرآیندها به ورودی نیاز دارند یعنی نتایجی که توسط فرآیند تامین کننده تولید شده است. حال به مثال فراخوانی قیمت ها (invite quotes) توجه کنید و سپس به رابطه فراخوانی قیمت ها و مقایسه قیمت ها و تحلیل تامین کننده دقت کنید. مثلا در این رابطه مشخص شد که به لیستی از 3 تا 6 نقل قول با اطلاعاتی درباره تامین کننده، هزینه و تاریخ ارسال نیاز است. فرض کنید که تمام فرآیندهای واحدی در داخل یک سازمان یا شرکت اتفاق می افتند که می تواند یکی از واقعیت های ممکن باشد. واقعیت دیگر در سازماندهی مدل های فرآیند این است که مشتری، فرآیند یک مشتری واقعی است که با آن تجارت صورت می گیرد. تامین کننده نیز یک تامین کننده واقعی می باشد که کالاها را تهیه می کند تا بتوان هدف مورد نظر خود را انجام داد. مدل سازی سازمان (Modeling Organization)

مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند

پس می توان گفت که:
1. خروجی ها در سازماندهی مدل های فرآیند می توانند توسط تامین کننده خارجی (External Suppliers) تامین شوند که آنها سازمان ها و شرکای متفاوتی از خود سازمان هستند.
2. نتایج نیز در سازماندهی مدل های فرآیند می توانند توسط بخش های مختلف یک سازمان فراهم شوند که به آنها تامین کننده داخلی (Internal Suppliers) گفته می شود.

در مثال قبلی در زبان مدل سازی BPMN مشاهده کردید که تامین کننده ها می توانند به وسیله pool ها و Lane ها نشان داده شوند. در مدل های فرآیند کسب و کار عملیاتی نه تنها تامین کننده بلکه فرآیند مشتری برای تمام شرکای تجاری توسط pool ها نیز تشریح می شوند. پس ساختار درونی یک سازمان نیز می تواند توسط Lane ها نشان داده شود.
در خصوص رابطه های فرآیندی در سازماندهی مدل های فرآیند یک اصل وجود دارد که باید رعایت شود و به این صورت است که فرآیندها برای تحقق و تعریف نتیجه و هدف انجام می شوند. در سازماندهی مدل های فرآیند نتایج همیشه برای فرآیند مشتری ایجاد می شود که ممکن است فرآیند مشتری داخلی یا خارجی باشد. کیفیت نتایج تولید شده فقط توسط الزامات فرآیند مشتری مشخص می شود. پس بسیار حائز اهمیت است که همیشه روی نقش فرآیند مشتری تاکید شود که الزاماتی را تهیه کند تا مشخص شود که چه چیزی باید ارسال شود. در سازماندهی مدل های فرآیند خروجی فرآیند باید دقیقا چیزی باشد که توسط فرآیند مشتری نیاز است. شکل زیر یک نمای بیرونی از الزامات و نتایج می باشد.

مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند

نمای خارجی فرآیندها در سازماندهی مدل های فرآیند :
با استفاده از مثال دوچرخه می توان در مورد رابطه بین شرکای تجاری در سازماندهی مدل های فرآیند بحث کرد. مشتری خارجی، الزامات مربوط به خودش را دارد و لازم به ذکر است که الزامات خارجی روی نتایج تاثیر می گذارد و دوچرخه سفارش داده شده باید الزامات مشتری را محقق نماید که همان برند، نوع دوچرخه و اجزای مورد نظر می باشد اما این الزامات روی محصولی که شرکت باید تولید کند، نیز تاثیر می گذارد. حال شرکت باید دوچرخه سفارش داده شده را تولید کند و شرکت به عنوان مشتری نیازمند الزاماتی می باشد. به عنوان مثال شرکت برای تولید محصول به قالب خاصی یا اجزای مخصوصی نیاز دارد که این الزامات توسط تامین کننده خارجی محقق می شود و به طور کلی برای برآورده کردن نیازها بیش از یک تامین کننده نیاز است که در این شکل تنها یک تامین کننده خارجی وجود دارد که قالب مورد نظر را تولید می کند که نتیجه الزامات مشتری است. همچنین اطلاعاتی درباره الزامات تامین کننده خارجی فراهم می کند که در آن زمان باید چه قالب دوچرخه ای تولید شود. شکل فوق یک نمای خارجی در سازماندهی مدل های فرآیند می باشد که به شرکت به عنوان یک جعبه سیاه نگاه می شود و داخل آن بررسی نمی شود اما این نما می تواند برای خود شرکت نیز صادق باشد. شرکت نتایجی را از تامین کننده ها و مشتری ها تولید می کند. همیشه در سازماندهی مدل های فرآیند مشتری تعیین می کند که چه چیزی باید تولید شود پس مشتری نهایی دوچرخه از طریق الزامات مورد نظر مشخص می کند که چه چیزی باید تولید شود و کارخانه دوچرخه سازی این الزامات را به تامین کننده خارجی ارسال می کند تا تامین کننده خارجی دقیقا بداند که چه چیزی را باید فراهم کند.

مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند

نمای داخلی فرآیندها در سازماندهی مدل های فرآیند :
شکل زیر یک نمای داخلی از فرآیند تولید دوچرخه در سازماندهی مدل های فرآیند می باشد. در این شکل مشاهده می کنید که در سازماندهی مدل های فرآیند، هر فرآیند می تواند هم به صورت مشتری داخلی و هم به صورت تامین کننده داخلی برای فرآیند بعدی رفتار کند و در نهایت نتایج به مشتری خارجی داده می شود که همان دوچرخه تولید شده مدنظر مشتری می باشد. همان طور که مشاهده می کنید فرآیندهای داخلی یک شرکت به یکدیگر وابستگی دارند و الزامات داخلی مربوط به نتایج را دارند. بنابراین می توان گفت که هر فرآیند در سازماندهی مدل های فرآیند مشتری فرآیند بعدی می باشد و هر فرآیند ورودی را طبق الزامات فرآیند دریافت می کند و هر فرآیند نیز نتایجی را به صورت خروجی تولید می کند.

مدل فرآیند، BPMN

سازماندهی مدل های فرآیند

امید است که مطالعه این مقاله تحت عنوان چگونگی سازماندهی مدل های فرآیند در خصوص سازماندهی مدل های فرآیند مورد توجه شما خوانندگان گرامی قرار گیرد.

مدل سازی سازمان (Modeling Organization)

فهرست کلی مقالات دوره

دوره آموزشیمدیریت فرایند ها

BPMNسازماندهی مدل های فرآیندمدل سازی فرآیندمدل سازی فرآیند BPMN2مدل سازی فرایندمدل فرآیند

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *