به منظور درک اهمیت شناسایی فرایندها باید به زمینه راهبردی در سازمان‌ها نگاه کرد. سازمان‌های کمی منابع مورد نیاز برای شناسایی، بازطراحی و مکانیزه کردن فرایندهای خود را با جزئیات کافی دارند و حتی سازمان هایی که منابع در دسترس داشته باشند عموما سرمایه گذاری در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب وکار برای آنها صرفه اقتصادی ندارد. موضوعی که قابل اهمیت است این است که سرمایه گذاری در BPM مانند هر سرمایه گذاری دیگری که سازمان ها انجام می‌دهند حیاتی و مهم است. برخی از فرایندها به لحاظ اهمیت راهبردی ای که برای سازمان دارند باید در اولویت قرار گیرند اما باید توجه داشت که همه ی فرایندهای راهبردی و مهم در سازمان دارای مشکل نبوده و نیاز به بهبود و بازطراحی ندارند. به منظور تشخیص کارایی و اثر بخشی هر فرایند باید این نکته در نظر گرفته شود که با آن که فرایند ها در داخل هر سازمان صورت می گیرند اما به دلیل آنکه ورودی یا خروجی برخی از فرایندها مربوط به ذی نفعان در خارج از سازمان می‌باشد و محیط سازمان نیز محیطی پویا است در نتیجه تغییرات در محیط و ذی نفعان مانند تغییر تقاضا، ورود رقبای جدید و نارضایتی مصرف کنندگان خدمت یا محصول سازمان در فرایندهای سازمان تاثیر گذار می باشند.
تصمیم‌گیری درباره اینکه چه چیزی باید به عنوان فرایند کسب وکار در نظر گرفته‌شود، آسان نیست. برای آنکه بتوان فرایندهای کلیدی را شناسایی و بر آنها تمرکز کرد، تیم مدیریت، تحلیل گران فرایند و مالکان فرایندها باید به سوالات زیر پاسخ دهند.
- چه فرایندهایی در سازمان وجود دارد؟
- سازمان باید بر کدام فرایندها تمرکز کند؟
به عبارت دیگر سازمان هایی که می خواهند BPM را پیاده سازی کنند باید نقشه‌ی فرایندهای موجود در سازمان و شاخص ها و معیارهایی برای اولویت بندی فرایندهایشان داشته باشند. برای پاسخ به دو سوال بالا برای شناسایی فرایندها، چک لیست زیر مفید است.
آیا اصلا این یک فرایند است؟
هر آنچه که ما در زمینه کسب وکار مشاهده می کنیم یک فرایند نیست. برای هر فرایند مناسب لازم است تا فعالیت اصلی آن شناسایی شود که برای دسته بندی نمونه ها بکار گرفته میشود. به عنوان مثال می توان فرایند پذیرش یا رد تقاضا را شناسایی کرد.
آیا فرایند قابل کنترل است؟
آنچه که فعال و یا در حال پیشرفت است می تواند شبیه یک فرایند باشد اما همیشه یک فرایند نیست. بهترین راه برای مشاهده فرایندهای کسب وکار در نظر گرفتن انها به عنوان سری های تکرارشونده رویدادها و فعالیت ها برای اجرای موارد قابل مشاهده به صورت جداگانه است. اگر اجزای فرایند به درستی شناسایی نشوند امکان مدیریت فرایند ها امکان پذیر نیست.
آیا فرایند به اندازه کافی برای مدیریت مهم هست؟
برخی فرایندها چنین حداقلی را برای این که در این دسته قرار بگیرند ندارند. برخی نشانه های واضح برای حداقل اهمیت یک فرایند این است که :
مشتری ای وجود داشته باشد که مشتاق به پرداخت برای خروجی فرایند باشد.
سازمان دیگری در فرایند باشد که حاضر به پرداخت بخش دیگری از فرایند باشد.
چارچوب قانونی یا اجباری برای اجرای فرایند در سازمان وجود داشته باشد.
آیا محدوده فرایند بیش از حد بزرگ است؟
باید دقت کرد که فعالیتهایی که در محدوده فرایند نظر گرفته می شوند واقعاً در هدف آن فرایند نقش داشته باشند. بررسی و شناسایی خوب برای این کار این است که تعیین کنید آیا یک رابطه 1:1 بین واقعه ای که فرایند را آغاز می کند و هر یک از فعالیت هایی که تصور می شود در محدوده آن است وجود دارد. به عنوان مثال ، فرایند ساخت و تولید دوچرخه را در نظر بگیریم. تمیز کردن کف کار برای کارخانه دوچرخه مهم است ، اما چنین فعالیتی به صورت 1: 1 به دستور تولید دوچرخه مربوط نمی شود. بهرحال نظافت ممکن است به صورت دوره ای ، در پایان روز انجام شود، اما تمیز کردن کف کارگاه نباید جزئی از این فرآیند باشد (ممکن است بخشی از روند دیگری باشد)
آیا محدوده فرایند بیش از حد کوچک نیست؟
گاهی مواردی را به عنوان فرآیندهای خرد کسب و کار می توان مشاهده کرد ، که به هیچ وجه ارزش مدیریت به عنوان فرآیندها را ندارند. یک قانون کلی این است که برای اینکه یک فرآیند، فرایند کسب و کار باشد ، باید حداقل سه بازیگر مختلف – به استثنای مشتری – درگیر آن وجود داشته باشد. اگر بین چندین بازیگر، سیستم ارتباطی وجود نداشته باشد ، نمی توان با استفاده از روشهای BPM بهبودی یافت.
به طور کلی راه‌های متفاوتی برای شناسایی فرایندهای هر سازمان وحود دارد اما آنچه اهمیت می‌یابد شناسایی دقیق و کامل همه فرایندهای موجود در سازمان است. این نکته نیز حائز اهمیت است که اگر در ابتدا شناسایی فرایندها به درستی صورت نگیرد در ادامه پیاده سازی مدیریت فرایندهای کسب وکار به درستی صورت نخواهد گرفت ضمن آنکه اگر شناسایی فرایندها به درستی صورت گرفته و مستندسازی مناسب صورت گیرد دیگر نیاز به بازبینی و بررسی مجدد شناسایی فرایندها نخواهد بود.
برای آشنایی بیشتر با گام مهم در مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانید عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرایند و همه چیز درباره سیستم سازی را مطالعه نمایید.
بدون دیدگاه