یکی از روش‌های مرسوم و شناخته‌شده در زمینه مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان، چرخه DMAIC نام دارد. در واقع این چرخه یک راهبرد کیفی مبتنی بر داده و شامل ۵ مرحله موثر در بهبود فرآیندها است. هدف اصلی DMAIC شناسایی و حذف تغییرات با اثر پایین و هزینه بالا است. چرخه DMAIC یک جز جدانشدنی از فرآيند ۶ سیگما می‌باشد. DMAIC مخفف ۵ واژه ( مرحله) زیر است:
1.تعریف (Define)
این مرحله شامل تعریف مسئله، فعالیت بهبود، فرصت برای بهبود، اهداف پروژه و نیازمندی‌های مشتریان ( داخلی و خارجی). در این مرحله سه ابزار قابل استفاده است:
-
-
- محدوده پروژه به منظور تعریف تمرکز، جهت‌گیری و انگیزه برای بهبود تیم
- صدای مشتری برای درک بازخورد مثبت و منفی آن‌ها
- نقشه جریان ارزش برای ارائه یک دید کلی از کل فرآيندی که مشتری شروع می‌کند و پایان می‌دهد و تحلیل نیازمندی‌ها برای پاسخ به نیاز مشتریان
-
2. اندازه‌گیری (Measure)
مرحله دوم چرخه به اندازه‌گیری عملکرد فرآیند می‌پردازد. این مرحله نیز سه ابزار کلیدی خواهد داشت که عبارت‌اند از:
-
-
- نقشه فرآیند برای ضبط فعالیت‌هایی که بخشی از یک فرآیند می‌باشند.
- تحلیل قابلیت‌ها برای ارزیابی قابلیت‌های فنی فرآیند
- نمودار پارتو برای تحلیل فراوانی مشکلات یا علت‌ها
-
3.تحلیل (Analysis)
مرحله تحلیل به تحلیل فرآیند به منظور تعیین علل اصلی و ریشه‌ای تغییر و عملکرد ضعیف می‌پردازد. ابزارهای پیشنهادی این مرحله نیز عبارت‌اند از:
-
-
- تحلیل علل ریشه‌ای (RCA) برای مشخص‌نمودن علل
- تحلیل شکست و اثرات آن (FMEA) برای شناسایی خطاهای ممکن در محصولات، خدمات و فرآیندها
- نمودار چند متغیره برای شناسایی انحرافات موجود در فرآیندها
-
4.بهبود (Improve)
هدف این مرحله بهبود عملکرد فرآیند به وسیله پرداختن و رفع علل اصلی می‌باشد. این مرحله نیز ابزارهایی دارد که عبارت‌اند از:
-
-
- طراحی آزمایش‌ها (DOE) برای حل مسئله‌های فرآیندها و سیستم‌های پیچیده‌ای که در آن‌ها عوامل بسیاری بر خروجی آن‌ها اثرگذار است و امکان ثابت نگه‌داشتن عوامل از سایر عوامل فراهم نباشد.
- رویداد کایزن به منظور معرفی تغییر سریع در یک پروژه کوچک با تکیه بر ایده‌ها و انگیزه افرادی که در فرآیندها درگیرند.
-
5.کنترل (Control)
گام آخر به کنترل بهبود فرآیند و عملکرد آینده فرآیند می‌پردازد. ابزارهای این مرحله شامل موارد زیر می‌باشند:
- برنامه کنترل کیفیت برای نگهداشت شرایط فعلی (بهبودیافته) فرآیند
- کنترل کیفیت آماری (SPC) برای پایش شرایط فرآیند به صورت مستمر
- ۵ اس (5s) برای آراستگی محیط کار به منظور پایش ظاهری بهتر
- پوکایوکه ( تصحیح اشتباه) برای جلوگیری از بروز خطا و تشخیص سریع آن‌ها در صورت وقوع
در کنار راهبرد شناخته شده DMAIC یک چرخه دیگر هم وجود دارد تحت عنوان DMADV و تفاوت آن‌ها در دو مرحله پایانی آن‌ها می‌باشد. چرخه DMADV نیز یک راهبرد کیفی داده‌محور است برای زمانی که قصد توسعه محصول، خدمت و فرآیندی جدید در مقایسه با موارد موجود آن در سازمان است. از این رو در دو گام پایانی به طراحی (Design) و تایید (Verify) طراحی جدید می‌پردازد.
مفاهیم چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار و چرخه DMAIC دو مفهوم مشابه می‌باشند که می‌توان با ادغام آن‌ها علاوه بر مدیریت فرآيند کسب و کار، کیفیت آن‌ها را از طریق شناسایی انحرافات، خطاها و علل اصلی آن‌ها بهبود داد و موفقیت سازمان را به صورت هم‌زمان فراهم نمود. یکی از مزایای ادغام این دو روش استفاده از رویکرد کمی و کیفی به صورت هم‌زمان خواهد بود. در ادغام این دو چرخه چند مورد حائز اهمیت می‌باشد:
-
- فرآیندها را با استفاده از ۶ سیگما بهبود داده و با مدیریت فرآیندهای کسب و کار آن ها را مدیریت و خودکار نمایید. در واقع از ۶ سیگما برای بهبود فرآيندهای کسب و کار و از BPM برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید.
-
- به ابتکارات بهبود فرآیندها ساختار دهید از هم‌پوشانی ابتکارات حاصل از دو روش جلوگیری کنید
-
از روش ۶ سیگما برای تجزیه و تحلیل کمی و آماری با دقت بالا برای حل مسائل و مشکلات مربوط به فرآیندها استفاده کنید و BPM را برای اندازه‌گیری و پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد شناسایی شده توسط ۶ سیگما پیاده‌سازی نمایید.
-
BPM را به عنوان یک روش برای اتصال بهبود و طراحی فرآیند به راهبردهای سازمانی به منظور پاسخ‌گویی به مشتری و اثربخشی و سودآوری و ۶ سیگما را برای کمی‌سازی موارد حیاتی کیفی فرآیندها و اندازه‌گیری با دقت بالا با استفاده از روش‌های آماری و ابزارهای آن پیاده‌سازی نمایید.
در پایان می‌توان بیان نمود که ۶ سیگما مجموعه‌ای از ابزارها برای ایجاد و حفظ بهبود چشمگیر در فرآیندهای کسب و کار را فراهم می‌نماید. ادغام این موضوع با مدیریت فرآیندهای کسب و کار موجب پیشرفت و بهبود کسب و کار را با تمرکز ویژه بر مشتری و با استفاده از رویکردی آمیخته (کمی و کیفی) به همراه خواهد داشت. پیشنهاد می‌گردد برای مطالعه بیشتر مقاله مربوط با چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار را نیز مطالعه بفرمایید.
بدون دیدگاه