سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) از چرخۀ حیات فرایند کسب‌وکار (BPs) از مدل‌سازی گرفته تا اجرا و ارزیابی BPها پشتیبانی می‌کند. مؤلفه‌های اصلی موجود در یک BPMS یک موتور فرایند و درگاه وب است که در موتور فرایند، مدل‌های BP اجرا می‌شوند و وب پورتال (web portal) یا همان درگاه وب ابزاری برای مدیریت کارتابل (لیست وظایف)، انجام و تکمیل وظایف را در میان سایر توابع کارکردی برای تعامل با کاربر فراهم می‌کند.
بیشتر پورتال‌های BPMS دو تا کارکرد اصلی را در اختیار کاربرانشان قرار می‌دهند:
- مجموعه‌ای از ویژگی‌های اصلی و مهم برای مدیریت لیست‌های کاری‌شان (work lists)
- دسترسی سرویس‌محور به موتور فرایندی آن‌ها
در هر سازمانی، استفاده از برنامه‌های کاربردی وبِ پیش‌فرض که با زیرساخت‌های نرم‌افزاری سازمان سازگار است، مانند سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS)، اگر الزامات سازمان را تحقق بخشد، در بسیاری از موارد بهترین گزینۀ انتخابی برای سازمان است. بااین‌حال، مواردی وجود دارد که برای یک سازمان مطلوب است که بتواند وب پورتالِ کاربری خود را با زیرساخت‌های قدیمی سازمان توسعه دهد یا یکپارچه کند. یک پورتال BPMS می‌تواند به‌راحتی با هر موتور فرایندی بالقوه برای اجرای فرایندهای کسب‌وکار یکپارچه شود. بنابراین استفاده از پورتال‌های BPMS گزینه‌ای مناسب برای کسب‌وکارها در استفاده از نرم‌افزار BPMS است.
معمولاً پورتال‌های BPMS با API بومیِ (native API) موتور فرایند مرتبط هستند. استقلال بین بخش فرانت‌اند و موتور فرایند، ابزاری را برای مهاجرت از یک موتور فرایندی به موتور دیگر بدون تأثیر بر تجربۀ کاربر فراهم می‌کند و همچنین یک لایۀ تعامل یکپارچه برای برنامه‌های کاربردی خارجی را ارائه می‌دهد، مشابه روشی که امروزه برنامه‌های کاربردی با بسیاری از سیستم‌های مدیریت پایگاه داده کار می‌کنند.
پورتال BPMS چیست؟
BPMS (مجموعه یا سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار) پورتالی را برای کارمندان، مشتریان، فروشندگان و یا هر شخص دیگری فراهم می‌کند که به دسترسی به فرم‌ها و فرایندهای ایجادشده توسط شما برای خودکارسازی (اتوماسیون) کسب‌وکارتان نیاز دارد.
به بیانی دیگر می‌توان گفت پورتال BPMS یا پورتال‌های آنلاین BPM (مدیریت فرایند کسب‌وکار) پلتفرم‌هایی هستند که فرایندهای خدمات‌رسانی به کاربران داخلی و همچنین شرکای شرکت و مشتریان را ساده‌تر می‌کنند. همچنین این پورتال‌های BPMS به سازمان‌دهی فرایندهایی کمک می‌کنند که در آن کاربران نیاز به دسترسی محدود به داده‌ها و عملکرد سیستم دارند.
دسترسی به پورتال BPMS برای کاربر و گروه کاربری توسط مدیر سامانه تنظیم و کنترل می‌شود. این کار تضمین می‌کند که مشتری، فرم‌ها، فرایندها، داشبوردها، گزارش‌های و .. داخلی شرکت را نمی‌بیند و دسترسی به آن‌ها ندارد. این امر حتی در بخش‌های داخلی مانند منابع انسانی یا امور مالی نیز صادق است که به‌هیچ‌وجه نمی‌خواهند سایر بخش‌های سازمان به فرایندها یا اطلاعات حساس و محرمانۀ آن‌ها دسترسی داشته باشند.
پورتال‌های BPMS را می‌توان پیکربندی و برندسازی کرد تا با نیازهای خاص کاربر مطابقت داشته باشد، بی‌نظمی را کاهش دهد و تجربۀ کاربر را بهبود بخشد. آنچه یک کاربر مشاهده می‌کند بر اساس حق دسترسی، نقش، جایگاه و موقعیت جغرافیایی و ..، اغلب با آنچه کاربر دیگری می‌بیند بسیار متفاوت است.
کاربران بر اساس جایگاه یا موقعیت مکانی خودشان می‌توانند درخواست‌ها را ارسال، اطلاعات را ارائه و تأیید کنند؛ سپس پیشرفت را پیگیری و با سایر کاربران همکاری داشته باشند. مدیران می‌توانند گزارش‌های عملکرد و KPIهای مربوط به فرایندها را برای بهبود گردش کار بررسی کنند. مدیران همچنین می‌توانند فرم‌های جدید را طراحی کنند، فرایندهای خودکار را ایجاد کنند، دسترسی کاربر را مدیریت کنند، داشبورد را طراحی کنند و سایر موارد دیگر. درواقع مدیران هوش و قدرت فکری پشت پورتال BPMS هستند.
پورتال BPMS چگونه کار می‌کند؟
اطلاعات جمع‌آوری می‌شود و فرایندها از طریق روش‌های مختلفی مانند فرم‌های ساخته‌شده در پورتال، ورودی‌ها از سایر برنامه‌های کاربردی، شبکه‌های داخلی شرکت یا درگاه‌های وب آغاز می‌شوند. سپس، اطلاعات جمع‌آوری‌شده از طریق یک سیستم گردش کار اجرا می‌شود، که این سیستم اطلاعات را تجزیه کرده و در اختیار هر شخص یا سیستمی که به آن‌ها نیاز دارد، قرار می‌دهد. سپس موتور گردش کار به مسیریابی اطلاعات جدید (به‌عنوان‌مثال، تأیید) بر اساس قواعد کسب‌وکار تا زمان تکمیل فرایند ادامه می‌دهد. این کار می‌تواند به‌سادگی یک درخواست مرخصی یا به پیچیدگی یک خرید سرمایه باشد.
قابلیت‌های اصلی پورتال BPMS:
- پیکربندی و توسعۀ ابزارهای پلتفرم آنلاین مدیریت فرایند کسب‌وکار
- انجام تنظیمات و راه‌اندازی بخش‌ها و صفحات مختلف در پورتال با طراح سیستم (system designer)
- مدیریت فرایند کسب‌وکار و مدیریت پرونده
- مدیریت کاربران پورتال
- مدیریت حق دسترسی برای کاربران پورتال
- امکان استفاده از پورتال با دسترسی محدود به برنامه‌های کاربردی اصلی
- اپلیکیشن‌ها یا برنامه‌های کاربردی موبایل
- محصولات آماده: پورتال سلف‌سرویس، پورتال مشتری، پورتال شرکا
چگونه استفاده از پورتال BPMS به کارآمدی بیشتر شرکت‌ها کمک می‌کند؟
پورتال BPMS با اتوماسیون بسیاری از وظایف و متمرکزسازی آن‌ها در موقعیتی با استفادۀ آسان و کاربرپسند این کار را انجام می‌دهد و باعث کارآمدی بیشتر شرکت می‌شود:
- سریع‌تر
- دقیق‌تر
- شفاف‌تر
- سازگارتر و منسجم‌تر
درواقع، زمانی که شرکت از پورتال BPMS استفاده می‌کند، تمامی افراد دیگر می‌دانند چه کاری باید انجام دهند، چه زمانی باید آن را انجام دهند، و چه اتفاقی قرار است در آینده رخ دهد. هر چیزی که آن‌ها نیاز دارند همه در یک مکان وجود دارد و اتفاق می‌افتد؛ خواه مشتری باشد با نیاز آگاهی از قیمت‌ها یا کارمند شرکت با درخواست بازنگری قرارداد. این کار بدون ایمیل، تماس تلفنی یا office pop-ins، بدون هیچ‌گونه اتلاف وقت برای سؤال پرسیدن یا پیگیری و جستجوی وضعیت‌های مختلف انجام می‌شود.
یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS ایرانی یا درواقع پورتال BPMS، نرم‌افزار BPMS جریان است که زیرساختی مبتنی بر وب و کاملاً بومی و دانش‌بنیان دارد. شرکت داده پردازان کوشای پاسارگاد، نرم‌افزار BPMS جریان را با هدف تحقق کامل قابلیت‌های یک نرم افزارBPMS پیشرفته مبتنی بر استاندارد BPMN 2.0 توسعه داده است. سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرایند جریان، فرایندهای سازمانی خود را با کمترین هزینه و زمان مکانیزه کنند.
اگر در خرید یا استقرار نرم‌افزار BPMS و مکانیزاسیون فرایندهای سازمانی نیاز به مشاورۀ تخصصی دارید می‌توانید از خدمات مشاورۀ ما استفاده کنید .
بدون دیدگاه