سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی-EDMS

به‌طور سنتی، “بایگانی” به معنای حفظ سوابق تاریخی است. سوابق نگهداری شده برخلاف کتاب‌های موجود در کتابخانه که معمولاً نسخه‌های زیاد در گردش را دارند، منحصربه‌فرد هستند. آرشیوها به‌عنوان منابع اصلی برای تحقیق در مورد موضوعات خاص عمل می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، کوکاکولا یک آرشیو تاریخی دارد که تاریخچۀ شرکت را ثبت می‌کند و می‌تواند از جزئیات برای زنده کردن خاطرات قدیمی و افزایش جذابیت برند خود استفاده کند.

در نرم‌افزارهای امروزی مدیریت اسناد الکترونیکی، آرشیو کردن معنای مشخصی دارد. آرشیو الکترونیکی می‌تواند به معنای انتقال داده‌های کم استفاده از دستگاه‌های ذخیره‌سازی‌های اولیۀ گران‌قیمت به دستگاه‌های ذخیره‌سازی ثانویۀ ارزان‌قیمت باشد درعین‌حال که داده‌های انتقال داده‌شده هم چنان به‌صورت آنلاین در دسترس باشند. به‌کارگیری چنین استراتژی برای آرشیو اسناد نه‌تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه عملکرد سیستم را نیز بهبود می‌بخشد. آرشیو الکترونیکی اسناد اغلب از برنامه‌های خودکار برای شناسایی اسناد کم‌مصرف و انتقال آن‌ها دستگاه‌های ذخیره‌سازی ثانویه استفاده می‌کند. برای مثال، داده‌ها را می‌توان به امکانات ذخیره‌سازی وب شخص ثالث منتقل کرد.

EDMS چیست؟| سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

EDMS یا سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی،نرم‌افزاری قدرتمند برای متمرکز سازی و مدیریت اسناد الکترونیک است. بنابراین می‌تواند جایگزین سیستم‌های منسوخ، ناهماهنگ یا دستی ‌شود. هدف سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک ارائۀ یک منبع واحد و ثابت از داده‌ها و اطلاعات حقیقی و صحیح است که می‌تواند همکاری و کنترل نسخه‌های اسناد را ساده، انطباق را تسهیل و درنهایت منجر به کارایی و بازگشت سرمایه شود.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی چه کاری می‌تواند انجام دهد؟

کسب‌وکارها و سازمان‌ها متوجه شدند که یک EDMS به‌خوبی طراحی‌شده و به‌درستی پیاده‌سازی شده می‌تواند به کاربرانشان کمک کند تا با برخی از وظایف زائد، پیش‌پاافتاده‌ و مستعد خطا در عملیات روزمره‌ی سازمان مقابله کنند. با استفاده از ویژگی‌های قدرتمند یک سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک، کارمندان سریع‌تر و کارآمدتر کار می‌کنند، به‌ویژه زمانی که این سیستم توانایی‌های زیر را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد:

• حذف پرینت‌ها و فرایندهای دستی
• دسترسی فوری به اطلاعات و اسناد مربوطه مستقیماً از طریق تلفن همراه
• پیمایش و حفظ ارتباط بین اسناد، مدل‌های طراحی (مانند CAD) و فضاهای فیزیکی یا دارایی‌ها
• دسترسی به اسناد به‌طور دقیق و کامل صرف‌نظر از نوع منبع و فرمت اسناد تنها با چند کلیک
• کنترل نسخه‌های مختلف اسناد و مدیریت محتوا برای جلوگیری از کار کاربران روی نسخه‌های نادرست یا قدیمی
• اطمینان از دسترسی کاربران به اسناد کامل و به‌روز مرتبط با سفارشات کاری یا سایر فرایندهای کسب‌وکار
• حفظ کیفیت، دقت و کامل بودن داده‌ها و متادیتا در یک سیستم واحد

EDMS چیزی بیش از یک قفسۀ بایگانی دیجیتال است. درواقع EDMS، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک ساختار دهنده، توزیع‌کننده و یکپارچه کننده‌ی اسناد است که فرایندها را ساده می‌کند و به تیمتان اجازه می‌دهد تا از داده‌های سازمان استفاده کند.

آیا EDMS همان سیستم ECM است؟

یک EDMS با سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) بسیار متفاوت است. درحالی‌که این دو دارای ویژگی‌های مشترک بسیاری هستند اما یک EDMS برای بهینه‌سازی اسناد فعال و پویا که در سازمان‌ها به‌عنوان دارایی‌های پرزحمت می‌شناسید، ساخته ‌شده است. در مقابل، یک ECM یا سیستم مدیریت محتوای سازمانی برای ذخیره و مدیریت داده‌های بدون ساختار ساخته شده است که دستخوش تغییرات بسیار کمی می‌شود. برای داده‌های دارایی و نقشه‌های مهندسی مناسب نیست. به‌عنوان‌مثال در صنایع مهندسی و تولیدی، یک EDMS مانند Meridian می‌تواند به ابزارهای مدل‌سازی اطلاعات ساختمان (BIM) و مدیریت تسهیلات (FM) مانند FAMIS 360،  vX Maintain و Maintenance Connection متصل شود و از دسترسی گسترده به داده‌های مهم شرکت اطمینان حاصل کند.

مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی

برترین ویژگی‌هایی که باید در انتخاب بهترین سیستم EDMS برای سازمان خود به آن توجه کنید ویژگی‌های زیر است:

• پیکربندی آسان گردش کار: کنترل‌های بازبینی و فرایندهای تأیید به شما کمک می‌کند تا اطلاعات گردش کار مانند نوع سند و تعداد نسخه‌های کاری را ساده کنید. این درنهایت می‌تواند همکاری را ساده و اطمینان حاصل کند که همه در زمان مناسب روی اسناد مناسب کار می‌کنند.
• Intuitive Document Version Control: کنترل و ممیزی خودکار نسخۀ سند کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تمام نسخه‌ها و پیش‌نویس‌های یک سند به‌طور دقیق ثبت شده و در بین اعضای تیم و دستگاه‌ها مدیریت می‌شوند. این نوع مدیریت محتوا می‌تواند به رعایت مقررات و اطمینان حاصل کردن از اینکه همۀ کاربران به اطلاعات به‌روز و دقیق برای به حداکثر رساندن بهره‌وری، ایمن ماندن و اطمینان از یکپارچگی داده‌ها دسترسی دارند، کمک کند.
• یکپارچه‌سازی ساده: یک نرم‌افزار EDMS قدرتمند، اطلاعات را از سایر سیستم‌ها و بخش‌های کلیدی ازجمله CRM، پایگاه‌های اطلاعاتی حسابداری یا نرم‌افزار CAD جمع‌آوری می‌کند تا اطمینان حاصل شود که داده‌های مهم سازمان همیشه به‌طور مؤثر ردیابی، ثبت و در یک منبع واحد حقیقی همگام‌سازی می‌شوند.
• مدیریت ساده ی اسناد: ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری اسناد را با سیستم EDMS کاربرپسندتر کنید. اسناد را به اشتراک بگذارید، فایل‌های الکترونیکی خود را سازمان‌دهی کنید، گردش کار اسناد را ساده کنید، فرمت‌های فایل را کنترل و اشتراک‌گذاری فایل را تنها با چند کلیک بهینه کنید.
• انطباق آسان: حفظ انطباق مداوم با نهادهای نظارتی مستلزم پیگیری آسان مسیرهای ممیزی، مجوزهای دقیق اسناد و کنترل دقیق نسخۀ سند است. نرم‌افزار مدیریت اسناد مناسب می‌تواند به تنظیم مجوزها و کنترل دسترسی به اسناد برای تسهیل انطباق مداوم کمک کند. همچنین می‌تواند اسناد شما را به برنامه‌های نگهداری سوابق متصل کند، درنتیجه به تیم شما اجازه می‌دهد اسناد پویا را به‌راحتی با سوابق موجود همگام‌سازی کنید.
• قابلیت‌های موبایل و پلتفرم ابر: سازمان‌ها و اعضای تیم مجبور هستند بیش از هر زمان دیگری روی امکانات و دستگاه‌ها کار کنند. یک EDMS مناسب استقرار ابر و قابلیت‌های تلفن همراه را ارائه می‌دهد که هر دو می‌توانند به اطمینان از یکپارچگی داده‌ها، مدیریت محتوا و کنترل اسناد در دستگاه‌ها و مکان‌ها کمک کنند.
• قابلیت‌های کاری هم‌زمان: با ورود دستی داده‌ها یا سیستم‌های مدیریت اسناد متفاوت، فقط شخص به یک سند به‌روز دسترسی دارد و تا زمانی که آن سند به اشتراک گذاشته یا کپی نشود هیچ‌کس دیگری نمی‌تواند روی همان پروژه کار کند. این منجر به ناکارآمدی می‌شود که نتیجۀ آن بهره‌وری پایین، اجرای ضعیف، مدیریت سوابق ناکارآمد می‌شود. EDMS مناسب قابلیت کاری هم‌زمان را ارائه می‌دهد.
• تسهیل ورود داده‌ها: اگر داده‌های مناسب ازدست‌رفته یا یافتن آن‌ها دشوار است، اجرای دستورات کاری یا تکمیل جریان کار می‌تواند دشوار باشد. EDMS مناسب می‌تواند نیاز به تکمیل فیلدهای خاصی داشته باشد و اسناد مربوطه را سازمان‌دهی کند تا مطمئن شود که اطلاعات مناسب در مکان مناسب در زمان مناسب وجود دارد.
• ابزارهای همکاری: یک سیستم مدیریت اسناد قدرتمند، قابلیت‌ها و ابزارهایی را که تیم شما برای اصلاح و ویرایش مؤثر اسناد و ساده‌سازی به‌روزرسانی‌ها یا تصمیم‌گیری نیاز دارد، فراهم می‌کند. این شامل ابزارهای نشانه‌گذاری مانند حاشیه‌نویسی، ویرایش، برجسته‌سازی، تکست باکس (جعبۀ متن) است.
• سازمان‌دهی سیستم بصری (Intuitive System): یک EDMS باید به‌طور مؤثر ساختار سلسله مراتبی، سازمان‌دهی و نمایه‌سازی شده باشد تا مفید باشد. در سیستم مدیریت اسناد سازمانی، اسناد دیجیتالی باید در یک مخزن مرکزی در دسترس باشند و قابلیت انتخاب آن‌ها بر اساس هر پارامتری وجود داشته باشد و بر اساس مواردی ازجمله تاریخ ایجاد، بخش و موارد دیگر، سازمان‌دهی شوند.
• مکان‌یابی و جستجوی آسان اسناد: یافتن اطلاعات مناسب در زمان مناسب با ساختار سلسله مراتبی، متادیتا، جستجو و عملکردهای آرشیو EDMS آسان‌تر از همیشه است. این ابزارها به شما کمک می‌کنند نقاط عطف کلیدی مانند تاریخ ایجاد، اصلاحات، بررسی‌ها و وضعیت‌های تأیید را ردیابی کنید و درعین‌حال به‌راحتی فایل‌های موردنیاز خود را در پوشه‌ها و مخازن، جستجو و مکان‌یابی کنید.

مزایای EDMS

• فضای ذخیره‌سازی کاهش‌یافته
• امنیت اسناد بهبودیافته
• انطباق مقرراتی بهبودیافته
• بازیابی آسان‌تر
• همکاری بهتر
• پشتیبان گیری بهتر و بازیابی فاجعه
• انعطاف‌پذیری
• رقابت‌پذیری
• بهبود روابط با مشتری
• اطمینان خاطر

بهترین سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی

درحالی‌که همۀ ابزارهای EDMS، حول فرایندهای مدیریت اسناد می‌چرخند اما هرکدام مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و عملکردهای منحصربه‌فرد خود را ارائه می‌دهند. برای اطمینان از عملکرد سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار حائز اهمیت است که نرم‌افزار EDMS ای را پیدا کنید که برای سازمان شما بهترین است. درحالی‌که یافتن ابزار مناسب می‌تواند به شما کمک کند فرایندهای مدیریت اسناد خود را ساده‌سازی کنید اما یک ابزار نامناسب درنهایت می‌تواند بیش از ارزشش دردسرساز باشد. برای نشان دادن اینکه چگونه ابزارهای EDMS می‌توانند با یکدیگر متفاوت باشند، بیایید نگاهی گذرا به چندین سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی محبوب امروزی در بازار بیندازیم.

بهترین EDMS

Concord

Concord یک ابزار EDMS برای سازمان‌هایی است که به دنبال کنترل بهتر اسناد قراردادهای خود هستند. با Concord، تیم‌ها می‌توانند چرخۀ عمر سند را از ایجاد تا ذخیره‌سازی ساده کنند. این EDMS ویژگی‌های مدیریت قرارداد و امضای دیجیتال نرم‌افزار، نگهداری سوابق قراردادهای داخلی و مشتری را آسان می‌کند. تیم Concord، محتوا و مستندات آموزشی عمیق را همراه با پشتیبانی شخصی و زنده ارائه می‌کند.

eFileCabinet

همان‌طور که از نام آن پیداست، eFileCabinet یک راه‌حل ساده‌ی مدیریت اسناد دیجیتالی است که به تیم‌ها امکان می‌دهد تا به‌راحتی اسناد را در صورت نیاز ذخیره و مکان‌یابی کنند و به آن‌ها دسترسی داشته باشند. چه فایلی در حال ایجاد، ذخیره، دسترسی یا حذف باشد، eFileCabinet تضمین می‌کند که اطلاعات نگهداری شده در آن همیشه امن می‌مانند. eFileCabinet از فناوری OCR استفاده می‌کند تا حجم زیادی از داده‌ها را اسکن کند به شرطی که اسناد اسکن شده به‌راحتی پیدا و بازیابی شوند. فناوری تجزیه‌وتحلیل معنایی همچنین به این ابزار اجازه می‌دهد تا فایل‌ها را به‌راحتی بر اساس کلمات کلیدی استفاده‌شده در سند پیدا کند. eFileCabinet قیمت‌گذاری‌های مختلفی را برای سازمان‌هایی که نیاز به فضای ذخیره‌سازی اضافی دارند ارائه می‌کند و درعین‌حال راه‌حل مدیریت اسناد ساده‌تری دارد.

Templafy

Templafy یک ابزار EDMS است که به‌شدت بر مدیریت دارایی‌های دیجیتال شرکت‌ها تمرکز دارد. Templafy به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا اسناد در حال ایجاد و توسعه را به اشتراک بگذارند و روی آن‌ها با یکدیگر همکاری کنند و سوابقی از نسخه‌های فایل در طول چرخۀ عمرش را حفظ کنند. ویژگی‌های طبقه‌بندی و ذخیره‌سازی بصری (intuitive categorization and storage features) نرم‌افزار تضمین می‌کند که مکان‌یابی دارایی‌های دیجیتال همیشه آسان است و همیشه تا حد امکان به‌روز نگه داشته می‌شوند.

UnForm

UnForm یک راه‌حل قدرتمند مدیریت اسناد سازمانی و اتوماسیون فرایند است که به‌طور یکپارچه با هر برنامۀ کاربردی ادغام می‌شود. راه‌حل‌های کاملاً مبتنی بر مرورگر، مستقل از پلتفرم، امکان ایجاد، ارائه، ضبط، فهرست بندی، مسیریابی و ذخیره‌ی اسناد را از ابتدا تا انتها فراهم می‌کند تا بتوان با یک جستجوی آسان به کل چرخۀ عمر اسناد دسترسی داشت. استخراج داده‌ها و قابلیت‌های گردش کار، خودکارسازی فرایندهای فشرده‌ی ورود داده را امکان‌پذیر می‌کند.

Bacula Enterprise

Bacula Enterprise نرم‌افزار پشتیبان گیری و بازیابی فیزیکی، مجازی، کانتینر و ابر ترکیبی را برای مرکز داده‌ی مدرن ارائه می‌دهد یعنی همه از یک پلتفرم واحد. نرم‌افزار پشتیبان گیری و بازیابی Bacula Enterprise که برای سازمان‌های متوسط و بزرگ طراحی شده است، نوآوری منحصربه‌فرد، معماری مدرن، مزایای ارزش تجاری و هزینه پایین مالکیت را به ارمغان می‌آورد. راه‌حل نرم‌افزار پشتیبان گیری داده‌های شرکتی Bacula Enterprise از فناوری‌های انحصاری استفاده می‌کند که قابلیت همکاری، قدرت، انعطاف‌پذیری و عملکرد Bacula Enterprise را در طیف وسیعی از محیط‌های فناوری اطلاعات مانند مراکز داده‌ی سازمانی، ارائه‌دهندگان خدمات مدیریت‌شده، فروشندگان نرم‌افزار یا ارائه‌دهندگان ابری افزایش می‌دهد. هزاران سازمان در سرتاسر جهان از Bacula Enterprise در محیط‌های حیاتی ازجمله ناسا، دانشگاه تگزاس A&M، Unicredit، Swisscom، Sky و بسیاری دیگر استفاده می‌کنند. Bacula ویژگی‌های امنیتی بیشتری را نسبت به سایر فروشندگان ارائه می‌کند و اتصال ابری پیشرفته و ترکیبی را به Amazon، S3، Google، Oracle و بسیاری دیگر ارائه می‌کند.

Zoho Docs

Zoho Docs یک راه‌حل مدیریت اسناد الکترونیکی که به شما کمک می‌کند در حال حرکت کار کنید. Zoho یک مخزن مرکزی اسناد برای همۀ اسناد دارد که به شما امکان می‌دهد به‌راحتی فایل‌ها و عکس‌ها را به‌صورت آنلاین به اشتراک بگذارید. می‌توانید استفاده از آن را در نسخۀ آزمایشی برای حداکثر 25 کاربر با محدودیت 5 گیگابایت برای هر کاربر شروع کنید.

• مزایا: رابط بصری و کاربرپسند، یکپارچگی با برنامه‌های گوگل بدون دردسر و بدون افزونه، ابزار عالی برای ویرایش اسناد آنلاین
• معایب: فضای هر کاربر ممکن است برای برخی از کاربران کافی نباشد، قیمت هزینۀ ماهانه کاربر می‌تواند افزایش یابد، برای دسترسی به ویرایشگر کامل باید در Zoho writer ثبت‌نام کنید.

Logical Doc

این نرم‌افزار به هر سازمانی کمک می‌کند تا بر فرایندهای مدیریت اسناد الکترونیکی خود کنترل داشته باشد. تمرکز بر بازیابی محتوا و اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار است. استفاده از این ابزار مدیریت اسناد الکترونیکی به شما کمک می‌کند تا هر سندی را در سازمان خود ایجاد، هماهنگ کنید و به‌صورت مشترک بنویسید. بهره‌وری شما به لطف رابط وب با کاربری آسان و یکپارچگی با Office و Outlook بسیار بهبود می‌یابد. مزایای آن واسطه کاربری کاربرپسند، مدیریت عالی اطلاعات، تیم پشتیبانی عالی است.

Microsoft SharePoint Online

هنگامی‌که می‌خواهید اسناد تجاری را به‌راحتی به اشتراک بگذارید، Microsoft SharePoint یک گزینۀ عالی است. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا وب‌سایت‌های تیمی بسازند که می‌توانند به‌عنوان اینترانت کوچک عمل کنند و اشتراک اسناد یا حتی کل پوشه‌ها را بسیار آسان‌تر کنند. همچنین انواع مختلفی از برنامه‌های رایگان وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را به حساب کاربری شیرپوینت خود اضافه کنید، ازجمله برنامه‌هایی که نامه‌ها و مخاطبین را مدیریت می‌کنند. علاوه بر این، این ابزار به شما امکان می‌دهد تا وب‌سایت‌ها را مجدداً برندسازی کنید و محدودیتی در تعداد برنامه‌هایی که می‌توانید استفاده کنید وجود ندارد.

• مزایا: امکان ویرایش آنلاین سند را فراهم می‌کند، می‌توانید از آن برای ایجاد چندین سایت تیمی و اضافه کردن برنامه‌ها برای آسان کردن فرایند اشتراک‌گذاری استفاده کنید.
• معایب: دارای ویژگی‌های بسیاری است که می‌تواند فرایند راه‌اندازی اولیه را طاقت‌فرسا کند.

M-Files DMS

این نرم‌افزار تمام ویژگی‌های Logical Doc که بیان شد را دارد و به هر سازمانی کمک می‌کند تا بر فرایندهای مدیریت اسناد الکترونیکی خود کنترل داشته باشد. تمرکز بر بازیابی محتوا و اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار است. استفاده از این ابزار مدیریت اسناد الکترونیکی به شما کمک می‌کند تا هر سندی را در سازمان خود ایجاد، هماهنگ کنید و به‌صورت مشترک بنویسید. بهره‌وری شما به لطف رابط وب با کاربری آسان و یکپارچگی با Office و Outlook بسیار بهبود می‌یابد.

• مزایا: به شما امکان می‌دهد از هر دستگاه دارای اینترنت ازجمله گوشی‌های هوشمند و تبلت ها به اسناد دسترسی داشته باشید، به کاربران اجازه می‌دهد تغییرات ایجادشده در فایل‌ها را در زمان واقعی ردیابی کنند.
• معایب: برای استفاده از آن نیاز به دانلود است، بنابراین فاقد سیستم مدیریت اسناد آنلاین است.

Ascensio System OnlyOffice

اگر به دنبال یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی هستید که مدیر پروژه نیز باشد، Ascensio System OnlyOffice  ممکن است انتخاب مناسبی برای شما باشد. در نگاه اول، شبیه Google Drive به نظر می‌رسد، اما چیزهای بیشتری از اشتراک‌گذاری فایل و اسناد آنلاین و ویژگی‌های همکاری ارائه می‌دهد. همچنین مدیریت کل پروژه‌ها را با امکان یکپارچگی ایمیل‌ها و تقویم‌ها و حتی ایجاد یک URL سفارشی برای حساب کاربری خود بسیار آسان می‌کند. حتی باوجود همه این ویژگی‌های عالی، استفاده از آن ساده و آسان است و حتی تنظیمات آن آسان‌تر است.

• مزایا: با بسیاری از سرویس‌های ابری سازگار است، ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری را بسیار آسان می‌کند، دارای ویژگی‌های مدیریت وظیفه است که آن را به یک فروشگاه چندمنظوره (one-stop-shop) برای تمام نیازهای ذخیره‌سازی مدیریت اسناد شما تبدیل می‌کند.
• معایب: در مقایسه با سایر ابزارهای مشابه، فضای ذخیره‌سازی ابری نسبتاً کمی دارد.

Evernote Business

آیا به دنبال سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی هستید که برای جلسات طوفان فکری نیز مفید باشد؟ Evernote Business  این ویژگی را تحت پوشش قرار داده است. اکثر مردم Evernote را به‌عنوان یک نرم‌افزار یادداشت‌برداری ساده می‌شناسند، اما اخیراً این نرم‌افزار گسترش‌یافته و شامل ابزارهای اشتراک‌گذاری اسناد و همکاری است که با بهترین‌ها در تجارت رقابت می‌کند. شما می‌توانید از آن برای برگزاری جلسات طوفان فکری به طرق مختلف، ازجمله اسناد جاسازی‌شده، صدا، تصاویر و موارد دیگر استفاده کنید. Evernote، ابزارهای بسیار خوبی برای کسب‌وکارهای کوچک دارد که می‌خواهند بتوانند افکار خود را حتی زمانی که در دفتر نیستند به اشتراک بگذارند. همراه با برنامه‌های iOS و Android است که همکاری از راه دور را بسیار راحت‌تر می‌کند.

• مزایا: هیچ محدودیتی در مورد تعداد کاربرانی که می‌توانند هم‌زمان از Evernote استفاده کنند وجود ندارد، به لطف داشتن برنامه‌های تلفن همراه، دسترسی کاملاً آنلاین و از طریق تلفن همراه را ارائه می‌دهد.
• معایب: ویرایش سند فقط از طریق برنامۀ دسکتاپ انجام می‌شود.

PDFelement راه‌حل کامل برای نیازهای مدیریت اسناد الکترونیکی شما

با دیجیتالی شدن اسناد و حذف کاغذ، سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی اهمیت پیداکرده‌اند، زیرا امکان ایجاد، ذخیره و مدیریت ساده‌ی اسناد دیجیتال را فراهم می‌کنند. رایج‌ترین نوع فایل دیجیتالی که در سطح جهانی رایج است PDF است. اما حتی بهترین ابزارهای سیستم مدیریت الکترونیکی در هنگام کار با PDF با محدودیت‌هایی همراه هستند، زیرا قالب برای ویرایش ساده یا کار مشترک ایجاد نشده است. PDFelement به شما کمک می‌کند بر این محدودیت‌ها غلبه کنید. این برنامه راه‌حل کاملی را برای کار با اسناد PDF، امکان ویرایش و کار منعطف با داده‌ها، فرم‌های دیجیتال و فیلدهای فرم ارائه می‌دهد و درعین‌حال عملکردهایی را برای همکاری ایمن (ازجمله کامنت و ویرایش ساده) و به اشتراک‌گذاری امن ارائه می‌دهد. تبدیل دسته‌ای فایل‌ها به PDF و استخراج داده‌ها از چندین سند به‌طور هم‌زمان به این معنی است که زمان موردنیاز برای مدیریت اسناد الکترونیکی مهم به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌یابد. PDFelement برنامه‌ای است که به نرم‌افزار سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی شما کمک قابل‌توجهی می‌کند.

5 راه‌حلی که PDFelement برای بهبود سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی شما ارائه می‌دهد:

1. استانداردسازی اسناد در قالب PDF برای همکاری بهتر در همه تیم‌ها
2. ویرایش ساده فایل‌های PDF
3. استخراج خودکار داده‌ها از اسناد
4. ایجاد فرم ساده، مؤثر و قابل‌ویرایش
5. محافظت از فایل‌های حساس با رمز عبور

سیستم‌های الکترونیکی مدیریت اسناد (EDMS)، جریان اسناد را از لحظه ایجاد یا دریافت تا تکمیل یا ارسال و همچنین تهیه، اجرا، هماهنگی، کنترل اجرا توسط بخش‌های ساختاری اسناد تضمین می‌کند. استفاده از این سیستم‌ها در کاهش هزینه و زمان مدیریت اسناد شرکت‌ها بسیار مؤثر است. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی جریان (EDMS جریان) می‌تواند به شما در ساده‌سازی فرایندها کمک کند. تجربۀ فنی و ویژگی‌های EDMS ما که بر بستر BPMS پیاده‌سازی می‌شود ما را قادر می‌سازد تا آرشیو الکترونیکی شرکت شما را با موفقیت یکپارچه کرده و یا بهبود دهیم. با ما تماس بگیرید.