در حین اجرای فرایند باید به فعالیت ها منابع اختصاص داده شود که از همه مهم تر کارمندان هستند که به این منابع نیاز دارند. برای درک عمیق تر استفاده از الگوهای تخصیص منابع به شکل زیر توجه کنید. در شکل زیر مدل یک شرکتی را مشاهده می کنید که از سه بخش فروش، مدیریت انبار و تدارکات تشکیل شده است و دارای فعالیت های مختلفی می باشد. در این مدل، ابتدا فرایند با یک رویداد درخواست سفارش شروع می شود که پس از آن باید سفارش تایید شود. تایید سفارش وظیفه کاربر است که باید توسط یک شخص انجام شود. در این مدل فرایندی یک برچسب در Lane وجود دارد که فروش نامیده می شود و حال ممکن است سوال پیش آید که کدامیک از افراد موجود در بخش فروش باید این کار را انجام دهند، که دقیقا مربوط به موضوع تخصیص منابع می باشد. از این رو همواره در مدل سازی فرایند این موضوع مطرح است که یک فعالیت خاص توسط چه کسی باید انجام شود و چه کسی می تواند این کار را انجام دهد. در واقع به این صورت نمی باشد که سیستم افراد را انتخاب می کند بلکه سیستم باید از انتخاب فرد پشتیبانی کند، آن را نمایش دهد و سپس می تواند ادامه پیدا کند. یعنی بررسی موجودی انبار اجرا می شود که وظیفه از نوع سرویس خدمت می باشد و لازم نیست به آن منبعی اختصاص داد. سپس مدیریت انبار باید کالا را از نظر فیزیکی در انبار تامین کند و باید منبعی قادر به انجام چنین فعالیتی باشد. بنابراین برای تمام وظیفه های مبتنی بر کاربر در مدل فرایندی باید شخص یا اشخاصی را تعیین کرد که این کار تخصیص منابع را باید قبل از به پایان رساندن فرایند انجام داد تا فرایند با موفقیت به پایان برسد.
برای این که مدل فرایندی BPMN فوق را به طور شفاف تری درک کنید، آن را با مثالی برای شما توضیح خواهیم داد. فرض کنید که در قسمت فروش، Anne، Bridget و Charles، در قسمت مدیریت انبار، Danialو Eva و در قسمت تدارکات Frank و George کار می کنند. هر کدام از این افراد با هم مشورت می کنند و به توافق می رسند تا مسئولیتی را برعهده بگیرند. از این رو به صورت غیر مستقیم می توانیم منابع را تخصیص دهیم و فعالیت ها را به افراد خاصی واگذار کنیم.
الگوهای تخصیص منابع :
اما ممکن است برایتان سوال پیش آید که چگونه تخصیص منابع انجام می شود؟ برای پاسخ به این سوال بایستی با انواع تخصیص منابع آشنا شد که به شرح زیر می باشد:
1) تخصیص منابع مبتنی بر نقش (Role-based Allocation) :
تخصیص مبتنی بر نقش، به عنوان اولین الگو تخصیص منابع معرفی شده است. در این الگوی تخصیص منابع، مدل فرایندی یک نقش را مشخص می کند و هر عضوی از این نقش می تواند این وظیفه را انجام دهد. فرض کنید که نقش ها، منابع کلی هستند. فعالیت ها در طول اجرای فرایند به تمامی اشخاصی که در دسترس و عضوی از نقش هستند، پیشنهاد می شود. پس ممکن است اعضایی از یک نقش وجود داشته باشند که در حال حاضر مشغول به کار نیستند و نمی توان فعالیت مورد نظر را به آن افراد پیشنهاد داد اما از مجموعه افرادی که در دسترس هستند، می توان به آنها این فعالیت ها را پیشنهاد دهیم و اطمینان حاصل کرد که این فعالیت را قبول می کنند و آن را انجام می دهند.
به عنوان مثال تایید سفارش خرید به اعضای نقش فروش پیشنهاد می شود و یکی از اعضای این نقش نمونه فعالیت را قبول و آن را اجرا می کند که می تواند از یک مکانیزم صندوق استفاده کند. یعنی با استفاده از شبیه ساز یک صندوق، می تواند داده ها را ذخیره کند و به صورت خودکار آن ها را دریافت کند. این روش کاملا به زیر ساخت IT برای اجرای پروتکل فرایند بستگی دارد.
2) تخصیص منابع به صورت مستقیم (Direct Allocation) :
در تخصیص منابع به صورت مستقیم، مشخص می شود که دقیقا چه کسی این فعالیت را در مدل فرایندی انجام دهد. این نوع تخصیص منابع زمانی مفید می باشد که مهارت شخص خاصی نیاز داشته باشد و در این جا باید شخص مورد نظر را شناسایی کرد. به عنوان مثال تغییر دادن یک سیستم سخت افزاری قدیمی اغلب نیازمند مشارکت توسعه دهنده اصلی می باشد، بدون در نظر گرفتن جایگاه وی در سازمان.
شکل فوق ترسیمی از مدل فرایند است که در آن تخصیص منابع به صورت منابع انجام شده است که در این مثال تخصیص مستقیم برای Peter Jones می باشد که وی مسئول حل مشکلاتی که پیش می آید و تیم پشتیبانی نمی تواند آن را حل کند. در این جا شخص به طور مستقیم مشخص شده است زیرا تنها شخصی می باشد که می تواند این کار را انجام دهد.
اگر یک فرد مرتبط با یک نقش باشد و این نقش توسط یک پست می تواند به ثمر برسد. آیا به نظر شما این روش مانند تخصیص منبع به صورت مستقیم نیست؟ فرض کنید که هیئت مدیره قرار است قراردادی را در مورد موضوع خاصی امضا کند که مبلغ آن قرارداد بالا می باشد. در این جا فقط فرد هیئت مدیره شرکت می تواند فعالیت مورد نظر را انجام دهد. اما در مثال قبلی اگر عضو هیئت مدیره عوض شود، این کار به صورت خودکار انجام می شود و لازم نیست که اگر عضو هیئت مدیره تغییر کرد، فرایند را تغییر داد. پس با استفاده غیر مستقیم از هیئت مدیره، حتی اگر تغییری در آن به وجود آید باز هم می توان شخصی را انتخاب کرد که در حال حاضر عضو هیئت مدیره است و لازم نیست که مدل فرایند را تغییر داد اما در مثال قبلی اگر Peter Jones دیگر در شرکت کار نکند باید فرایند را به طور کامل تغییر داد. تطابق چرخه حیات اشیا در فرایندهای کسب و کار
3) تخصیص رسیدگی موردی (Case Handling) :
بحث های زیادی در خصوص تخصیص رسیدگی موردی شده است که به رویکرد مدیریت فرایند مربوط است و انعطاف پذیری آن می پردازد که مورد یا نمونه فرایند را به عنوان شهروند درجه یک در نظر می گیرد و تمام منابع برای این مورد مهیا شده است. در مدیریت فرایند ویژگی های خاصی وجود دارد که در رسیدگی موردی به آنها پرداخته می شود که یکی از آنها در مورد تخصیص منابع می باشد که در مورد آن به صورت مفصل صحبت کردیم.
فعالیت های یک نمونه فرایند یا یک مورد باید توسط یک فرد واحد انجام شود، پس شخصی که اولین فعالیت را انجام می دهد، برای فعالیت های باقی مانده آن نمونه نیز در نظر گرفته می شود که این مورد نیز ممکن است توسط شخص خاصی محدود شود که این کار را می توان به منظور خاصی انجام داد.
در این شکل تمام تعامل ها با مشتری باید توسط یک نفر در بخش فروش انجام شود. از نظر تخصیص منابع مبتنی بر نقش این فرایند کاملا درست و بدون مشکل است اما ممکن است فردی در بخش فروش آشنایی کامل نداشته باشد و باید مطالبی را یاد بگیرد که ایده خوبی نمی باشد. فرد دیگری وارد بخش فروش می شود و سایر فعالیت های مربوط به این نقش را انجام می دهد اما این فرد اطلاعاتی در مورد سفارش، مشتری سفارش و تایید سفارش نمی داند. از این رو در تخصیص رسیدگی موردی تمام فعالیت ها توسط یک شخص انجام می شود که با تمام اطلاعات مورد نیاز در فرایند آشنایی کامل دارد و همچنین وی می تواند تمام فعالیت ها را سریع تر از زمانی انجام دهد که چندین نفر درگیر اجرای فرایند هستند. البته این کار توسط بسیاری از سازمان ها انجام می شود ولی به صورت آن چه که در تخصیص منابع مبتنی بر نقش رخ می دهد.
4) تخصیص منابع مبتنی بر سابقه (History-based Allocation) :
تخصیص منابع مبتنی بر سابقه، مبتنی بر مشارکت در اجرای نمونه های قبلی فرایند می باشد و مثال در نظر گرفته شده برای این تخصیص منابع، یک چهره برای مشتری (one face to the customer) است. تعامل با مشتری در تمامی موارد باید توسط یک نفر واحد در بخش فروش انجام شود. پس این فرد چندین مورد را با هم پیگیری می کند که فقط برای یک مدل فرایند مشخص نیست بلکه شامل فرایندهایی برای یک مشتری ثابت در گذشته نیز می شود.
در این جا ابتدا سفارش دریافت می شود، سپس جزئیات سفارش بررسی می گردد که مشتری چه شخصی است. یک مشتری خاص همیشه به عنوان مثال توسط Bridget پذیرش می شود که در این صورت تمام فعالیت ها در بخش فروش توسط Bridget انجام می شود که منطق بر وظیفه ای است که مبتنی بر مشتری انجام می شود و مبتنی بر مدل فرایندی نیست. از این رو در این نوع تخصیص منابع به مشتری و شخص مدنظر خود مشتری بستگی دارد.
امید است که مطالعه این مقاله در خصوص معرفی الگوهای تخصیص منابع برای شما خوانندگان گرامی مورد توجه قرار بگیرد.
بدون دیدگاه