چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار

هدف اصلی از پیاده سازی  مدیریت فرایند  کسب و کار  بهبود مستمر و طراحی مجدد فرایندهایی است که موجب گلوگاه های تولیدی، کاهش کارایی و کاهش اثربخشی شده اند، به همین دلیل تیم مدیریت فرایندهای  کسب و کار نیاز دارند تا در ابتدا بدانند که چه فرایندی را می خواهند بهبود دهند. به طور کلی طرح BPM به دنبال پوشش فرایندهای سازمان به منظور دستیابی به نتایج مثبت، پایدار و ارائه بیشترین ارزش به مشتریان و مصرف کنندگان نهایی هستند. در هر چرخه عمر مدیریت فرایند  کسب و کار ذینفعان متعددی از جمله مجریان فرایند، تیم مدیریت و تحلیلگران فرایند وجود دارند.

بر اساس کتاب اصول مدیریت فرایندهای  کسب و کار می توان BPM ر ا چرخه مستمری از فازهای زیر در نظر گرفت که به تفصیل به هر یک از  این فازها می پردازیم.

• شناسایی فرایند:

 اولین گام در چرخه مدیریت فرایندها تشخیص مشکل و مسئله موجود در  کسب و کارها و شناسایی فرایندهای مرتبط با آن است. در این مرحله باید فرایندهایی که به طور مستقیم در رابطه با مسئله موجود هستند شناسایی شوند و ارتباط هر یک از اجزای آنها و هم چنین رابطه آنها با دیگر فرایندها تعیین شوند. معماری فرایند تجدید نظر شده یا فرایند جدید که در نمای کلی فرایندهای سازمان و ارتباط هایشان را مشخص می کند خروجی مرحله اول خواهد بود.

• کشف فرایند:

در این مرحله مدل فرایندی وضع موجود (چنانچه وجود داشته باشد چرا که ممکن است فرایندی تا کنون نبوده و نیاز به طراحی داشته باشد) برای توصیف وضعیت فعلی هریکی از فرایندهای مرتبط ایجاد می‌شود.

نمودارها عموما درک بهتری از مدلسازی فرایندها ارائه می دهند. در میان زبان های زیادی که برای مدلسازی فرایندها وجود دارد شاید بتوان فلوچارت یا نمودار جریان را از قدیمی ترین  نمودارها به شمار آورد. توسعه های متعددی از فلوچارت در گذر زمان ارائه شده است. نمودار هایی چون فلوچارتهای سازمانی، نمودار فعالیت   (Unified Modeling Language) UML، زنجیره های فرایند رویداد محور  EPCs(Event-driven Process Chains) و نمودارهای جریان داده از دیگر زبان های مدلسازی فرایندها هستند. امروزه یک استاندارد گسترده ای برای مدلسازی فرایندها  به نام  BPMN(Business Process Model and Notation) وجود دارد

تحلیل فرایند:

  در تحلیل فرایند موضوعات مربوط به مدل فرایندی وضع موجود (as-is)، شناسایی می شوند و در صورت امکان با شاخص های عملکردی سنجیده می شوند. در پایان این مرحله مجموعه ای ساختاریافته از مسائل به دست خواهد آمد که به طور معمول بر مبنای تاثیر آنها یا میزان سختی یا تلاشی که برای حل آنها نیاز است اولویت‌بندی خواهند شد.

• • بهبود(طراحی مجدد) فرایند:

هدف طراحی مجدد فرایند در این گام  شناسایی تغییرات لازم برای مسائلی است که در گام های پیشین شناسایی و رتبه بندی شده اند.  بدین منظور گزینه های پیشنهادی برای تغییرات بر اساس شاخص ها  و معیارهای مشخصی  مقایسه، تحلیل  و ارزیابی می شوند  و گزینه های مطلوب انتخاب خواهند شد. عموما خروجی این مرحله به  مدل فرایندی وضع مطلوب (to-be) منتهی خواهد شد.

• پیاده‌سازی فرایند:

تغییراتی که نیاز است تا فرایندها از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب  حرکت کنند، در این مرحله تهیه و اجرا خواهد شد. پیاده سازی فرایند دو موضوع  را در نظر می گیرد:

• مدیریت تغییر سازمان

که به مجموعه فعالیت هایی که  برای تغییر شیوه کار مجریان فرایند  اشاره دارد و؛ مکانیزه شدن فرایند که به  توسعه و پیاده سازی سیستم های  فناوری اطلاعات  که از فرایند های مدل فرایندی وضع مطلوب پشتیبانی میکنند اشاره دارد. که میتوان به سیستم های مدیریت فرایند  کسب و کار  (BPMS) اشاره کرد.

• نظارت و کنترل فرایند:

 زمانی که فرایندی طراحی شده و در حال اجرا می باشد نیاز به پایش و ارزیابی تغییرات در اثر اجرای فرایند طراحی شده می باشد. به این ترتیب برای تعیین نمودن میزان کاریی عملکرد، داده های مربوطه را با در نظر گرفتن شاخص های عملکردی و اهداف مورد نظر تجزیه و تحلیل خواهند شد.

چنان چه انحرافی نسبت به رفتار پیش بینی شده و مسائل شناسایی شده وجود داشته باشد یا تغییرات اعمال شده منحر به مشکلات دیگری در همان فرایند یا فرایندهای دیگر شده باشد
نیاز به تکرار چرخه مربوط به مدیریت فرایندهای کسب و کار می باشد

 

بکارگیری اتوماسیون برای عملیاتی که کارآمد است، موجب افزایش کارایی می شود و

بکارگیری اتوماسیون برای عملیاتی که ناکارآمد است، ناکارآمدی را افزایش خواهد داد.

بیل گیتس

چرخه عمر مدیریت فرایند های  کسب و کار به اهمیت نقش فناوری اطلاعات در این زمینه کمک می کند. به طور کلی فناوری اطلاعات ابزار کلیدی و مهمی در بهبود فرایندهای  کسب و کار است اما باید این موضوع را در نظر داشت که فناوری اطلاعات صرفا یک ابزار برای مدیریت و اجرای فرایند است و به تنهایی قابلیت پیاده سازی و بهبود در سازمان ها را ندارد، به همین دلیل حضور و همکاری تحلیلگران و مهندسان سیستم به همراه مهندسان فناوری اطلاعات ضروری است.

برای آشنایی بیشتر می توانید مطالب مرتبط با تعریف مدل سازی و معیارهای خرید نرم افزار BPMS را مطالعه فرمایید.