مدل های فرایند کسب و کار، یک ارائه مختصر از فرایند کسب و کار می باشد که یک هدف مشخص از مدل سازی را دنبال می کند. تاکنون در مقاله های قبلی به تعدادی از فرایندهای کسب و کار اشاره کردیم، مانند فرایند ادعای خسارت از شرکت بیمه. حال قصد داریم به این موضوع بپردازیم که تا چه اندازه ویژگی مدل ها طبق تعریف stachowiak در مدل های فرایند کسب و کار صدق می کند؟ تمام ویژگی های مدل ها باید در مدل های فرایند کسب و کار وجود داشته باشند زیرا مدل های فرایند کسب و کار، مدل هستند از این رو تمام ویژگی های مدل ها صدق کند.
ویژگی های مدل های فرایند کسب و کار
هر فردی در مدل های فرایند کسب و کار مدل سازی، جنبه های مرتبط با فرایند کسب و کار را ترسیم می کند تا از طریق آن بتواند فرایندها را مدل سازی کند. در این جا منظور از پردازش مدل ها، همان پردازش مدل های فرایند کسب و کار می باشد و به دلیل طولانی بودن از عبارت پردازش مدل ها استفاده می شود. لذا در این مقاله هیچ تفاوتی میان فرایند کسب و کار، مدل و مدل فرایندی وجود ندارد.
حال ویژگی های مدل های فرایند کسب و کار به شرح زیر می باشد:
- ویژگی نگاشتی (mapping): همان طور که می دانید ابتدا باید عناصر واقعیت های فرایند کسب و کار را شناسایی و سپس نقشه برداری کرد و آن را به صورت یک مدل فرایندی درآورد.
مدل های فرایند کسب و کار دارای یکسری جنبه های خاصی می باشند که عبارتند از:
- رویدادها (events): رویدادها، اتفاقات قطعی در دنیای واقعی هستند و در فرایند کسب و کار موثر می باشند. به عنوان نمونه در مثال ادعای خسارت از شرکت بیمه، دریافت ادعای خسارت از شرکت بیمه یک رویداد در دنیای واقعی می باشد و باید آن را در مدل های فرایند کسب و کار ترسیم کرد و از رویدادهای دیگر می توان به موافقت و رد ادعای خسارت اشاره کرد که نوع خاصی از رویدادها می باشند که در آینده به طور مفصل به آنها خواهیم پرداخت.
- فعالیت ها(activities): افراد در هر شرکت و سازمانی در حال فعالیت هستند. به عنوان مثال افرادی در شرکت بیمه، ادعای خسارت را ثبت می کنند، ابتدا آنها از مراجعه کنندگان دریافت کنند و سپس فرم ادعای خسارت در سیستم های IT ذخیره می کنند. تمام این کارها، فعالیت سیستم ادعای خسارت را محقق می کنند. سایر فعالیت های موجود در فرایند ادعای خسارت از شرکت بیمه عبارتند از: تصمیم گیری در مورد پوشش ادعای خسارت، آماده سازی نامه موافقت و یا عدم موافقت.
- نشان دادن ترتیب فعالیت ها در نقشه فرایندها
- مشخص شدن تصمیم گیری ها در فرایندها که توسط پیکان های بین فعالیت ها انجام می شود.
در آینده در مورد عناصر خاص مدل های فرایند کسب و کار توضیح خواهیم داد اما لازم است بدانید که این فرایند کسب و کار در دنیای واقعی اتفاق می افتد، از این رو باید به دقت تصمیم گیری کرد که کدام عناصر مربوط به فرایند کسب و کار هستند و باید در مدل فرایندی نشان داده شوند که این امر باعث تحقق ویژگی نگاشتی مدل های فرایند کسب و کار می شود.
2. ویژگی انتزاعی (Abstraction feature): همان طور که می دانید فرایندهای کسب و کار بسیار پیچیده هستند از این رو لازم است یکسری از فعالیت ها (البته نه همگی آنها) در مدل فرایندی نشان داده شوند، در غیر این صورت یک مدل فرایندی بسیار بزرگ ایجاد خواهد شد که درک آن بسیار سخت است. پس در مدل فرایندی کسب و کار آن دسته از جنبه های مرتبط با هدف مدل سازی نباشند، در نظر گرفته نمی شوند. لازم است بدانید که مدل های فرایند کسب و کار، مدل هایی هستند که ویژگی انتزاعی دارند و از جزئیات فرایندهای واقعی گرفته شده اند که برای هدف مدل سازی مهم نیستند. در مدل های فرایند کسب و کار، فضا ارزشمند است یعنی مدل های فرایند کسب و کار فقط باید عناصری داشته باشند که مرتبط با هدف خاص مدل سازی باشند. پس بایستی این نکته را به خاطر داشت که در هنگام مدل سازی هر فرایندی، فضا را نباید با جزئیاتی که لازم نیستند، اشغال کرد. البته در مدل فرایندی ادعای خسارت فقط از متن استفاده شده است که فقط 4 فعالیت دارد. در واقعیت مدل های پیچیده تری وجود دارد اما همواره باید دقت کرد که چه چیزی در مدل فرایندی کسب و کار قابل استفاده است و یا غیر قابل استفاده می باشد.
3. ویژگی اجرا بودن (pragmatic): ویژگی قابل اجرا بودن بدین معناست که مدل برای اهداف خاصی جایگزین نمونه می شود و مدل های فرایند کسب و کار می توانند جایگزین فرایند کسب و کار به منظور هدف مدل سازی خاصی شوند. در مثال گفته شده، هدف مدل سازی، درک گام های اصلی فرایند ثبت ادعای خسارت می باشد که نه تنها به این موضوع می پردازد که فرایند چگونه در شرکت بیمه اتفاق می افتد؟ در واقع ما با توجه به برداشت خود از فرایند، روی 4 فعالیت تمرکز کردیم و سپس فرایند دنیای واقعی را با استفاده از یک مفهوم ساده بررسی کردیم. تا حدی صحیح است که بیشتر فرایند ادعای خسارت از شرکت بیمه ممکن است فعالیتی شبیه به این را داشته باشد.
مفهوم نگاشت می تواند جایگزین نمونه حقیقی برای هدف مدل سازی باشد. پس هر سه ویژگی برای فرایند کردن مدل ها استفاده می شود و ضروری است. همچنین می توان ویژگی قابل اجرا بودن را در زمینه تفاوت هایی که در پروژه مدیریت فرایندها انجام می شود، صحبت کرد که این همان مستند سازی فرایند می باشد. افرادی که در زمینه مستند سازی فرایندها کار می کنند باید به مدل فرایندی زیر توجه کنند و در مورد آن بحث کنند و آن را نیز بهبود بخشند تا مدل جایگزین نمونه واقعی آن برای هدف مستند سازی شود. مدل های فرایند کسب و کار می تواند برای بهبود فرایند، جایگزین نمونه حقیقی آن شوند پس به جای این که یک فرایند نامعلوم را در سازمان بهبود داد می توان از یک نمایش معلوم و پیدا استفاده کرد که آن مدل فرایند می باشد. همچنین می توان به آن فعالیت هایی را اضافه کرد یا آنها را تقسیم کرد و یا زیر شاخه کرد و زیر شاخه های آن را حذف کرد. همچنین می توان کاری کرد که فرایند را مشخص کرد. بنابراین مدل های فرایند کسب و کار می توانند جایگزین نمونه حقیقی آن شود. همین موضوع نیز در خودکار سازی و پایش فرایند صدق می کند.
فعالیت های مهم مدل های فرایند کسب و کار
حال ممکن است برایتان سوال پیش آمده باشد که مدل های فرایند کسب و کار تجویزی هستند یا تشریحی؟ برای پاسخ به این سوال ابتدا بایستی با فعالیت های مهم مدل های فرایند کسب و کار آشنا شد. فعالیت های مهم مدل های فرایند کسب و کار عبارتند از:
- مستند سازی فرایند (Process documentation): در مستند سازی فرایند بایستی به نمونه واقعی فرایند کسب و کار توجه کرد و سپس آن را مستند کرد. پس تشریح فرایندی است که قبلا وجود داشته است. از این رو مستند سازی فرایند بیشتر ویژگی تشریحی را دارد.
- پایش فرایند (Process monitoring): پایش فرایند نیز مانند مستند سازی فرایند، تشریحی است. در مدل های فرایندی می توان از پایش فرایند نیز استفاده کرد تا نشان داده شود که فرایند در چه مرحله ای و وضعیتی قرار دارد؟ پس مدل های فرایندی وضعیت تک تک نمونه فرایندها را شرح می دهند و همین موضوع به صورت مشابه برای مستند سازی فرایند نیز درست است.
- بهبود فرایند (Process improvement): بهبود فرایند شامل مشخصه یا ایده اصلی فرایند می باشد. وقتی فردی بخواهد چیز جدیدی را طراحی کند و یا اگر بخواهد مدل خود را بهبود بخشد بایستی از بهبود فرایند استفاده کند. پس مدل های فرایند کسب و کار، ویژگی تشریحی دارند ولی از فاز بهبود فرایند، مدل تجویزی می شود زیرا پس از بهبود دادن فرایند باید به صورت خودکار در آید و سپس فرایند را در سازمان اجرا کرد. بنابراین بهبود فرایند ویژگی تجویزی دارد.
- خودکار سازی فرایند (Process automation): خودکار سازی فرایند نیز ویژگی تجویزی دارد. حال پس از طراحی مدل فرایندی باید آن را درک کرد پس باید رابطه های کاربردی سیستم های IT را به صورتی که مدل پیاده سازی شده، یکپارچه کرد.
پس به طور کلی می توان نتیجه گرفت که فازهای اولیه مدل های فرایند کسب و کار سطوح فرآیندهای کسب و کار مانند مستند سازی فرایند و پایش فرایند تشریحی هستند که تشریح می کنند فرایندها به چه صورت هستند ولی فازهای بعدی مانند بهبود فرایند و خودکار سازی فرایند تجویزی می باشند و تجویز می کنند که فرایند باید به چه صورتی اجرا شود.
اهداف اصلی مدل های فرایند کسب و کار
یکی از اهداف اصلی مدل های فرایند کسب و کار، پاسخ به سوالات می باشد. به عنوان نمونه در مثال ادعای خسارت از شرکت بیمه داریم:
- فرایند کسب و کار مثال زده شده شامل چه فعالیت هایی می باشد؟ برای پاسخ به این سوال می توان گفت که این فرایند کسب و کار از 4 فعالیت تشکیل شده است.
- چه تصمیم هایی در این فرایند کسب و کار باید گرفته شود یا می توان گرفت؟ در این فرایند کسب و کار می توان دو تصمیم گرفت: یا موافقت یا رد ادعای خسارت.
- چه رویدادی فرایند را شروع می کند؟ تنها یک رویداد است که فرایند را شروع می کند و آن هم رویداد دریافت ادعای خسارت می باشد.
- روند رویدادها، تصمیم ها و فعالیت ها به چه صورت است؟ و یا می توان پرسید نتایج امکان پذیر فرایند چه هستند؟ که در این مثال یا با ادعای خسارت موافقت می شود و یا آن رد می شود.
پس در مدل های فرایند کسب و کار، زبان مشترکی بین نقش های شرکت داده شده در پروژه مدیریت فرایند وجود دارد و آنها حتما موافق هستند که در مدل ایجاد شده بتوانند به تمام سوالات به راحتی پاسخ دهند زیرا بین نقش ها یک زبان مشترک وجود دارد. همچنین در صورت پیچیده شدن فرایند می توان به سوالات پیچیده تری پاسخ داد.
شکل زیر مربوط به فرایندی مانند تکمیل خرید محصول می باشد که از بخش تشکیل شده است که درون هر بخش فعالیت هایی صورت می گیرد و هر فعالیت مسئول انجام وظیفه بخش مورد نظر خود است.
از جمله سوالات مربوط به این فرایند می توان به موارد زیر اشاره کرد:
چه کسی مسئول انجام هر فعالیتی است؟ می توان به فعالیت ها نگاه کرد و فهمید که آنها در چه مسیری هستند سپس می توان پاسخ داد که چه کسی مسئول انجام فعالیت مورد نظر می باشد.
تحویل کارها کجا هستند؟ بررسی تحویل کارها، یکی از موارد مهم در پروژه ها می باشد که بایستی به آن توجه کرد. تحویل دادن کار بدین معناست که نتیجه حاصل از یک کار از یک نقش تحویل گرفته می شود و روی آن کاری انجام می شود و به شخص دیگری تحویل داده می شود. جریان توالی از یک مسیر به مسیر دیگر را تحویل کار گویند. در برخی از فرایندها می توان فرصت بهبود را مشاهده کرد. در واقع در فرایندهایی که تحویل کار زیادی وجود دارد احتمال این که فرایند توسط این تحویل کار به تاخیر نیفتد، زیاد است و از آن جا که افراد علاقه ندارند تحویل کار زیادی در فرایند وجود داشته باشد.
مدل های فرایند کسب و کار باید ساده باشند یا پیچیده؟
ممکن است برایتان سوال پیش آید که مدل های فرایند کسب و کار باید ساده باشند یا پیچیده؟ برای پاسخ به این سوال می توان گفت که بستگی به هدف مدل دارد. یک مدل فرایندی باید طوری طراحی شود که دقیقا بتواند به تمام سوالات پرسیده شده پاسخ گو باشد. مدل های فرایندی ساده و بسیار خوانا ممکن است برای بسیاری از سوالات که فرد می پرسد، کافی باشد. اما در برخی از مدل های فرایندی باید به سوالات پیچیده تری پاسخ دهند مثلا سوالات مربوط به فرایندهای کار با جزئیات زیاد. با این حال بسیاری از مدل های فرایندی باید همیشه قابل درک باشند پس محدودیت طبیعی برای پیچیدگی مدل ها وجود دارد و بسته به زبان مورد استفاده برای بیان مدل های فرایندی راه هایی وجود دارد که با این پیچیدگی ها مقابله می کند، به عنوان مثال از هم گسستن سلسله مراتبی و BPMN برای این کار بسیار مناسب می باشد. پس اکثر مدل های BPMN در این سطح پیچیدگی خاصی دارند و یا کمی بیشتر پیچیده هستند اما از سطح و گره تشکیل نشده اند. با استفاده از فن انتزاعی کردن زبان می توان فرایندهای ساختاری پیچیده ای را ساده تر کرد و این کار خیلی مهم است زیرا افراد لازم دارند که بتوانند فرایند را نگهداری و درک کنند. از این رو باید مدل های فرایندی پیچیدگی زیادی را نداشته باشند. در مقاله های بعدی به آموزش BPMN خواهیم پرداخت.
امید است این مقاله جهت معرفی مدل های فرایند کسب و کار برای شما خوانندگان گرامی مفید باشد.
اطلاعات بیشتر در :
سطوح فرآیندهای کسب و کار
){kind=link}
بدون دیدگاه