فرآیند نگهداری و تعمیرات ( نت مکانیزه ) – محصول BPMS جریان

مروری بر مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)

مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) چیست؟

مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) به‌عنوان فرایند حفظ دارایی‌ها و منابع یک شرکت هم‌زمان با کنترل زمان و هزینه‌ها و در نتیجه تضمین حداکثر سازی بازدهی فرایند تولید، تعریف می‌شود. مدیریت نگهداری و تعمیرات از یک فرایند قدیمی، خسته‌کننده و دستی به یک سیستم مدیریت مکانیزه نت (CMMS) تبدیل‌شده است: نرم‌افزاری که تمامی اَشکال یک برنامۀ نگهداری و تعمیرات (نت) را در یک سیستم مرکزی، برنامه‌ریزی، ردیابی، اندازه‌گیری و بهینه می‌کند.

مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) فقط یک سیستم نرم‌افزاری نیست بلکه ترکیبی از نرم‌افزار، بهترین شیوه ها و پرسنل آموزش‌دیده است که همگی بر یک هدف متمرکز شده‌اند. برنامه‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات به میزان زیادی قابل سفارشی‌سازی هستند و تمرکز آن‌ها بر انواع نگهداری و تعمیرات مورداستفاده در تجهیزات و دستگاه‌ها است. چه از برنامۀ نگهداری و تعمیرات مبتنی بر شرایط مانند نگهداری و تعمیرات پیشگویانه ( نت PDM) و چه از برنامۀ نگهداری و تعمیرات مبتنی بر زمان مانند نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه ( نت PM) استفاده می‌کنید، آنچه اهمیت دارد این است که برنامۀ خود را بر نوع نگهداری و تعمیرات (نت) مورداستفاده و نقش آن در سازمان خود متمرکز کنید. بهبود مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) باید یک هدف مستمر برای هر شرکتی که دارایی‌هایی آن ماشین‌آلات و تجهیزات است، باشد؛ اما هیچ راه‌حل مناسبی یکسانی برای همه وجود ندارد. در صورت نیاز به پشتیبانی یا تخصص اضافی در فرایند تغییر شیوه‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)، مشاوره از کارشناسان معتبر در نت مبتنی بر قابلیت اطمینان (RCM) می‌تواند به شما در شناسایی فرصت‌ها و ایجاد برنامه‌ای دست‌یافتنی برای بهبود کمک کند.

اهمیت مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)

مدیریت نگهداری و تعمیرات یا نت در حصول اطمینان از موفقیت بلندمدت برنامۀ نگهداری و تعمیرات شما با نظارت بر تضمین کیفیت، حفظ کارایی عملیاتی و حفظ دارایی‌ها در حالت بهینۀ دستورات کار، حیاتی است. دارایی‌ها و منابع صحیح نگهداری شده، تولید شما را پایدار نگه می‌دارد و شانس رخ دادن خرابی‌ها و وقفه‌های برنامه‌ریزی نشده را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

خرابی برنامه‌ریزی نشده باعث ایجاد یک گلوله برفی می‌شود که منجر به افزایش هزینه‌های غیرمنتظره‌ی مرتبط با مواردی مانند تعمیرات (کار اضافی، قطعات یدکی و غیره)، تأخیر در حمل‌ونقل، از دست دادن درآمد یا خرابی کامل ماشین‌آلات می‌شود. مدیریت نگهداری و تعمیرات یا نت به بهبود بهره‌وری تأسیسات، تجهیزات و دستگاه‌ها  کمک می‌کند که با کاهش هزینه‌های عملیاتی و بهبود کیفیت (و کمیت) محصولات تولیدی منجر به بهبود در درآمد می‌شود. علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه، مزایای دیگر شامل بهبود ایمنی در محل کار، افزایش بهره‌وری و به حداقل رساندن خطای انسانی است.

اهداف مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)

هدف مشترک تمامی اَشکال مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) تجزیه‌وتحلیل تولید و یافتن بهترین شیوه‌ها و فرایندها در یک حیطۀ خاص است. به‌عنوان‌مثال، تجزیه و تحلیل گزارشات از CMMS به شما امکان می‌دهد هزینه‌ها را کنترل کنید، برنامه‌ریزی صحیح و کارآمد کارها را انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که خرابی‌ها و کمبودها به حداقل می‌رسد.

اهداف اصلی مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) عبارت‌اند از:

• کنترل هزینه/بودجه‌بندی
• زمان‌بندی کار/تخصیص منابع
• انطباق‌پذیری و مقررات
• به حداقل رساندن زمان خرابی/اتلاف‌ها و زیان‌ها
• افزایش عمر دارایی‌ها
• بهبود تجهیزات
• آموزش
• کشف روندهای نگهداری و تعمیرات (نت)

مزایای مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت)

مزایای مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) را می‌توان در سه گروه هزینه‌های غیرمستقیم، هزینه‌های مستقیم و خدمات مشتری قرار داد. در جدول زیر مزایای مدیریت نگهداری و تعمیرات در هر یک از این سه گروه آورده شده است.

فرایندهای نگهداری و تعمیرات: چارچوبی برای نگهداری و تعمیرات در سطح جهانی

برای فرایند نگهداری و تعمیرات (نت) چارچوبی پیشنهادشده که مورد تأیید قرار گرفته است. این چارچوب نت می‌تواند مشابه با حلقه‌های کنترل شناخته شود، یعنی جایی که برنامه‌ها در دستور کار قرار می‌گیرند، اقدامات انجام می‌شود و سپس خروجی‌ها با برنامۀ اصلی مقایسه می‌شود و اقدامات مناسب انجام می‌شود. بر اساس تجربیات کسب‌شده در اکثر مواردی که مزایای کمی از CMMS یا عدم استفاده از CMMS به‌دست‌آمده است، دلیل اصلی این بوده که این حلقه‌های بازخورد و کنترل یا از دست رفته‌اند یا بی‌اثر بودند. حلقه‌های بازخورد خاص و فرایندهای موردنیاز در یک فرایند موفق مدیریت نگهداری و تعمیرات (نت) عبارت‌اند از:

• زمان‌بندی روزانه و کنترل مشاغل: این مورد شامل مواردی ازجمله نحوه‌ی تخصیص کار به نیروی کار و نحوه‌ی ایجاد انتظارات در مورد زمان “معقول” برای اتمام کار می‌شود. همچنین شامل چگونگی تعیین اولویت‌های روزانه و تصمیماتی است که در مورد تعویق یا لغو کارهای برنامه‌ریزی‌شده به‌منظور در نظر گرفتن تمامی خرابی‌های روزانه به‌صورت یکپارچه گرفته می‌شود. بسیاری از این موارد خارج از محدوده‌ی CMMS است، اما یک CMMS خوب با ارائۀ روشی سریع و آسان برای نظارت بر برنامه‌ریزی روزانۀ کار ازجمله استفاده از نوار تایم لاین زمان، این فرایند را تسهیل می‌کند؛ یعنی نمودارهایی که به آن‌ها اجازه می‌دهد به‌راحتی کار را تخصیص دهند و به‌سرعت تأثیر تغییرات در برنامۀ روزانه را ارزیابی کنند. همچنین امکان ثبت داده‌هایی را که امکان تحلیل تأخیرهای شغلی در آینده را با توجه به حذف یا کاهش این تأخیرها دارد، فراهم می‌کند. در حال حاضر، اکثر CMMS به‌راحتی این فرایند را تسهیل نمی‌کنند و در نتیجه بسیاری از این کارها به شکل دستی و با کاربرگ ها انجام می‌شود.

• کنترل و مدیریت زمان‌بندی هفتگی مؤثر: این مورد شامل توسعۀ یک برنامۀ هفتگی است، اما مهم‌تر از آن شامل حلقه‌های کنترل است که اطمینان حاصل می‌کند که برنامۀ هفتگی واقع‌بینانه و دست‌یافتنی است و همچنین در جهت افزایش یکنواختی میزان کار برنامه‌ریزی‌شده نسبت به کارهای برنامه‌ریزی نشده است. برخی از CMMS ها امکان انجام برخی از این عملکردها را دارند، اما اغلب بزرگ‌ترین شکاف، قابلیت جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل آن‌ها با توجه به اتمام برنامۀ هفتگی است. در بسیاری از سایت‌هایی که CMMS ها پیاده‌سازی شده نیاز هست که CMMS را با صفحات گسترده یا ابزارهای دیگری که امکان این تجزیه‌وتحلیل را فراهم می‌کند، تکمیل کنیم.

• بهبود برنامه‌ریزی شغلی: کیفیت برنامه‌ریزی‌ها بسیار متفاوت است. در برخی موارد، آنچه به‌عنوان “برنامه‌ریزی” توصیف می‌شود چیزی جزئی‌تر از زمان‌بندی است. یک کار به یک دوره‌ی زمانی خاص اختصاص داده می‌شود، اما هیچ پیش‌بینی کمّی یا هیچ‌گونه پیش‌بینی در رویۀ کار، الزامات کار (بر اساس نوع تجارت) و هر قسمت یا منابع موردنیاز (مانند جرثقیل ، ابزار و غیره) انجام‌نشده است. علاوه بر این، تعداد معدودی از کسب‌وکارها که از CMMS استفاده می‌کنند، محاسبۀ ساعات کار واقعی یا هزینه‌های ناشی از آن را که در ابتدا برای مشاغل برآورد شده بود به شکل کمّی محاسبه می‌کنند. تقریباً همۀ CMMS ها این روزها امکان گزارش‌گیری از این نوع تجزیه‌وتحلیل را فراهم می‌کنند. آنچه غالباً فراموش می‌شود، فرایندهای رسمی، رشته‌ها و مسئولیت‌های اختصاص داده‌شده برای تبدیل این مورد به یک وظیفۀ روتین مدیریت نگهداری و تعمیرات است.

• بودجه‌بندی نت و کنترل هزینه: این یک بیانیۀ اصلی است که هزینه‌های نگهداری و تعمیرات (نت) توسط فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات ایجاد می‌شود. اکثر CMMS ها فقط گزارش هزینه‌های واقعی را در برابر مبالغ بودجه‌بندی شده مجاز می‌داند، بنابراین یک مؤلفه‌ی اساسی کنترل هزینه از بین می‌رود، زیرا تلاش دستی در جهت تطبیق فعالیت‌های بودجه‌بندی شده با فعالیت‌های انجام‌شده به معنای عدم انجام این وظیفه است. این موضوع که تصمیماتی که روزانه توسط سرپرستان و کارکنان بخش معاملات گرفته می‌شود، می‌تواند هزینه‌های نگهداری و تعمیرات را تحت تأثیر قرار دهد بیان‌کننده‌ی آن است که روش بودجه‌بندی و کنترل هزینه باید به‌وضوح توسط این افراد تعیین شود، زیرا افرادی در این سطح، مسئول تهیۀ بودجه‌های نگهداری و تعمیرات (نت) و کنترل هزینه‌ها در این بودجه هستند.

• فرایندهای بهبود اثربخشی نگهداری و تعمیرات (نت): از بین تمام فرایندهای ذکر شده، این فرایندی است که بیشتر عملیات نگهداری و تعمیرات (نت) در سطح جهانی را از بقیه متمایز می‌سازد. درحالی‌که سایر فرایندها بر بهبود کارایی نگهداری و تعمیرات یعنی انجام درست کارها تمرکز دارند، این فرایند بر اثربخشی نگهداری و تعمیرات (نت) یعنی انجام کارهای درست تمرکز می‌کند. در این فرایند، فعالیت‌هایی مانند تجزیه‌وتحلیل خرابی و تجزیه‌وتحلیل نگهداری و تعمیرات متمرکز بر قابلیت اطمینان گنجانده شده است.

CMMS می‌تواند اطلاعات ارزشمندی برای کمک به این تجزیه‌وتحلیل‌ها ارائه دهد، اما اغلب می‌بینیم که سوابق نگهداری و تعمیرات (نت) ثبت‌شده عملاً برای این اهداف غیرقابل استفاده است. برای تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد استراتژی‌های نگهداری و تعمیرات تجهیزات و تغییرات طراحی تجهیزات باید اطلاعاتی را در مورد موارد زیر ثبت کنیم:

• • تعداد خرابی‌ها
  • علت‌های اصلی این خرابی‌ها
  • هزینه‌های نگهداری و تعمیرات مربوط به خرابی‌ها
  • هزینه‌های تولید مربوط به خرابی‌ها (توجه داشته باشید که این هزینه‌ها ممکن است بیش از هزینه‌های خرابی باشد).
  • هرگونه پیامدهای ایمنی یا زیست‌محیطی مرتبط با خرابی‌ها

اکثر این موارد در تاریخچۀ سوابق اکثر CMMS ها وجود ندارد. نکتۀ اصلی در همۀ این فرایندها این است که: ابتدا فرایندهای کنترلی خود را مشخص کرده و اطلاعات موردنیاز آن‌ها را تعیین کنید. تنها در این صورت است که سیستم‌ها، کدها و رویه‌هایی را در CMMS برای ارائۀ این اطلاعات ایجاد می‌کند. تقریباً در تمامی پیاده‌سازی‌های CMMS، این اولین مرحله یا اصلاً انجام نمی‌شود یا مراحل به ترتیب معکوس انجام می‌شود.

• مهارت‌ها و فرهنگ: واقعاً به چه مهارت‌هایی نیاز است؟ پیاده‌سازی CMMS با در نظر گرفتن افرادی که از آن استفاده می‌کنند به‌ندرت موردتوجه قرار می‌گیرد. شاید به این دلیل است که ما از سوابق مهندسی در برخورد با جنبه‌های “نرم” عملکرد نگهداری و تعمیرات (نت) احساس راحتی نمی‌کنیم. شاید به این دلیل است که در طول آموزش خود با این جنبه مواجه نشدیم. درهرصورت، مهارت‌ها و فرهنگ نقش مهمی در اجرای موفق CMMS ایفا می‌کنند.

مراحل گردش کار فرایند مدیریت نگهداری و تعمیرات 

مراحل گردش کار فرایند نت را می‌توان در 9 مرحله به شرح زیر خلاصه کرد:

1. شناسایی کار

• • نظارت بر شرایط
  • نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه
  • فرایند/عملیات
  • مسائل مربوط به HSE
  • درخواست های شفاهی

2. اولویت‌بندی کار
3. تأیید کار
4. برنامه ریزی کار

• • مشخص کردن مراحل لازم برای انجام کار (چه‌کاری باید انجام شود، چگونه انجام می‌شود، چقدر طول می‌کشد)
  • شناسایی و آماده‌سازی منابع موردنیاز (نیروی کار، ابزار و مواد، مستندات فنی و غیره)

5. مدیریت بک لاگ ها (Manage backlog)
6. زمان‌بندی کار

• • کار چه زمانی انجام می‌شود؟
  • چه کسی آن را انجام خواهد داد؟

7. اجرای کار
8. ثبت سوابق

• • ثبت کار تکمیل‌شده (نیروی کار واقعی، زمان واقعی صرف شده، استفاده از قطعات، مواد و ابزار، مشکلات پیش روی و غیره)
  • به‌روزرسانی سوابق تجهیزات (نوع نگهداری و تعمیرات، هزینه و غیره ..)

9. تجزیه‌وتحلیل برای بهبود

فرایند نگهداری و تعمیرات (نت) در نمودار BPMN 2

نرم افزار نگهداری و تعمیرات (نرم افزار نت) بر بستر BPMS جریان

امروزه فرایند نگهداری و تعمیرات با توجه به رشد فناوری‌ها و بازار رقابتی از حالت سنتی خارج شده و به نت مکانیزه تغییر پیدا کرده است. برای مکانیزه کردن فرایند نت نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای CMMS است. این نرم‌افزارها قابلیت‌های بسیاری برای مدیریت بهینۀ دارایی‌ها و تجهیزات سازمانی و افزایش بهره‌وری و کارایی آن‌ها در اختیار سازمان قرار می‌دهند. نرم‌افزار CMMS جریان (نرم‌افزار نت جریان) قابلیت سفارشی‌سازی مطابق با نیاز سازمان شما را دارا بوده و در این زمینه مشاوره‌های لازم را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار CMMS جریان (نرم‌افزار نت جریان) با ما تماس حاصل فرمایید.