عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب وکار

عوامل کلیدی موفقیت عواملی هستند که سازمان ها برای رقابت موفقیت آمیز در فضای کسب وکار نیاز به توجه و تمرکز بر آنها دارند. عوامل کلیدی موفقیت در مدیریت فرایند کسب وکار شرایطی هستند که برای اجرا و پیاده سازی موفق مدیریت فرایند کسب وکار  و در نهایت مکانیزه کردن فرایندها باید فراهم باشند که در ادامه برخی از این عوامل توضیح داده شده اند.

هر تیم متشکل از افرادی است که با مهارت های مکمل یکدیگر متعهد به انجام برخی وظایف برای دستیابی به اهداف مشارکتی خود می کنند. یکی از مهمترین نتایج پذیرش رویکرد فرایندی آن است که ساختارهای سازمانی را به ساختار فرایندی  تغییر داده و به نقش کار تیمی در فرایندها اهمیت می دهد. در بسیاری از پژوهش های انجام شده تشکیل تیم های فرایندی چند عملکردی از اعضایی که دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیت های فرایندها هستند به عنوان یکی از عوامل کلیدی موفقیت BPM در نظر گرفته شده است.

فرایندها از بازیگرانی ایجاد شده است که با یکدیگر دارای ارتباط هستند. در صورتی که ارتباط ضعیفی در سازمان ها وجود داشته باشد احتمال موفقیت در  پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار وجود نخواهد داشت. ارتباط موثر شامل حفظ اشتیاق، درک نقش ها و مسئولیت ها در فرایند و مشارکت کامل کارکنان به منظور افزایش قابلیت های آنان می باشد.

ایجاد نمودار فرایندها یکی از وظایف مهم در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار است. بسیاری از سازمان ها به دلیل نبود وضوح جریان کار درون سازمان در درک فرایندها موفق نیستند. هدف از ترسیم نقشه فرایند ایجاد درک بالا  میان مالکان و بازیگران فرایند درباره اینکه  هر فرایند چگونه کار می کند و ابزار مقدماتی برای تحلیل فرایندها می باشد.

مشتریان هر سازمانی از مهمترین ذینفعان آن سازمان هستند که باید نیازهای حال و آینده آنها شناسایی شود و  سازمانها در جهت تحقق آنها تلاش کنند. به طور کلی مالکان فرایندها نه تنها باید نیازهای مشتریان داخلی و خارجی خود را بدانند بلکه باید بدانند مشتریان آنها دقیقا چه کسانی هستند و برای پاسخگویی به انتظارات و خواسته های آنان برنامه های مشخصی تدوین کنند. در نتیجه مالکان فرایند ها باید اطمینان داشته باشند که زیر فرایندی به نام الزامات مشتریان در فرایند کسب وکار انجام می شود. یکی از ویژگی های مدیریت فرایند  موفق توجه آگاهانه به مشتریان و نیازهایشان است.

هر سازمان بر مبنای ماموریتی که دارد می تواند عملکرد خود را مورد ارزیابی قرار دهد. فرایندهای کلیدی در سازمان ها فرایندهایی هستند که برای تحقق ماموریت و اهداف و عملکرد بالای سازمان کلیدی هستند. اغلب تعیین معیارهای مناسب به اندازه دستیابی به خود هدف، سخت و مشکل است. از گام های کلیدی در مدیریت فرایند ایجاد معیارهای مناسب فرایند می باشد.

پشتیبانی مدیریت ارشد

مدیریت ارشد باید فعالیت خود را با درک آنکه مدیریت فرایند واقعا به چه معناست آغاز و منافع آن را برای سازمان پذیرفته و به تغییرات بنیادی که پیاده سازی آن برای سازمان  ایجاد می کند اذعان داشته باشد. در پژوهش های صورت گرفته نه تنها بر نقش کلیدی پشتیبانی مدیریت ارشد بلکه بر مشارکت فعال مدیریت ارشد با مدیران فرایند نیز تاکید شده است.

 

ارتباط با مشتریان / تامین کنندگان

روابط نزدیک با مشتری در فرایند توسعه محصول می تواند تاثیر مهمی بر سوداوری نهایی محصول جدید و حصول اطمینان از این که طراحی محصول نیازهای مشتری را برطرف می سازد داشته باشد. جهت دستیابی به رضایت مشتری باید به اهمیت مدیریت روابط درونی تامین کننده و مشتری به عنوان اولین گام جهت پشتیبانی از مدیریت فرایند توجه داشت.

 

 

مدیریت تغییر

تلاش عمده مدیریت فرایند در بردارنده مخارج انبوه و تسریع تغییرات بنیادی در سازمان می باشد که بسیاری از شغل ها را تحت تاثیر قرار می دهد که باعث به وجود آمدن چالش های جدی مدیریت می شود. مقاومت کارکنان در برابر تغییر، مانع و مشکل بزرگی برای موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرایند کسب وکار است. از این رو مهارت در مدیریت تغییر در تمام سازمان جهت تسهیل تغییرات به عنوان عامل کلیدی موفقیت در اجرای BPM می باشد.

 

مهارت مدیریت پروژه

مدیریت پروژه عبارت است از بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها برای فعالیت های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه. در انتقال طرح فرایند جدید به حالت عملیاتی پس از طرح‌ریزی برای مشکلات اجرایی ، زمان آن است که برای اجرا، برنامه ریزی شود . به همین جهت وجود مهارت های گسترده مدیریت پروژه در مالکان و تیم های مدیریت فرایند عامل کلیدی موفقیت است.

 

بهبود مستمر

بهبود مستمر عملکرد باید به عنوان یک هدف دائمی سازمان تعیین گردد. بهبود مستمر برای بقا و پایندگی اقتصادی در جهان اقتصادی ضروری است و تنها راه قابل اطمینان برای حفظ منافع بازار برای تامین کننده و مشتری می باشد.

 

توانمند سازی کارکنان

کارمندان مسئول نتایج اقدامات و مشارکت در موفقیت کسب وکار ها هستند. مدیریت فرایند، توسعه و توانمندسازی تیم های فرایند را پیشنهاد می دهد.  بسط و گسترش توانمندسازی کارکنان به منظور پاسخگویی به رویدادهای پیش بینی نشده در فرایند و الزامات مشتری بدون نیاز به تایید مدیران، عامل کلیدی موفقیت است.

 

آموزش

آموزش باید در یک فرایند مستمر و با تمرکز بر توسعه مهارت های فنی و اجتماعی افراد صورت گیرد.  آموزش اثربخش برای توانمندسازی کارکنان برای انجام موثرتر کارهایشان ضروری است. آموزش برای موفقیت برنامه مدیریت فرایند ضروری است. به عبارت دیگر می توان گفت کمبود آموزش در پیاده سازی مدیریت فرایند از موانع اجرا خواهد بود.

 

الگوبرداری

الگوبرداری، سازمان ها را قادر می سازد تا سیستم های داخلی را به وسیله یادگیری از منابع بیرونی بهبود بخشند. بدون الگوبرداری سازمان ها از وضعیت خود نسبت به رقبا و بازیگران در سطح جهانی اطلاع نخواهند داشت. الگو برداری خارجی از محصولات، فرایندها و خدمات می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را درباره روش های برتر طراحی و بهبود ارائه دهد و عاملی کلیدی در مدیریت است.

 

برای آشنایی بیشتر با عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانید مدیریت تغییر؛ عامل کلیدی موفقیت مدیریت فرآیند کسب و کار و همه چیز درباره سیستم سازی را مطالعه نمایید.