منظور از فعالیت های فرایند چیست؟

فعالیت های فرایند، مدل سازی فرایند

در تعریف فرایند کسب و کار به این نتیجه رسیدیم که فرایند کسب و کار از مجموعه ای فعالیت های فرایند تشکیل شده است. اما منظور از فعالیت های فرایند چیست؟ فعالیت های فرایند، واقعیت های کار هستند که به منظور اجرا شدن مستلزم صرف زمان می باشند. از این رو در این مقاله قصد داریم در مورد فعالیت های فرایند و همچنین وظایف یا Task های فعالیت های فرایند صحبت کنیم که فعالیت های هسته ای یا atomic task هستند. این نوع فعالیت های فرایند، ساختار درونی ندارند و از نظر چشم انداز مدل سازی به ساختار درونی آن اهمیتی داده نمی شود. برای مشاهده مفاهیم مختلف ارائه شده توسط BPMN یک سناریو مطرح می شود که متن ساده از بخش های مختلف فرایند کسب و کار ارائه می شود. برای مثال سفارش خرید سناریوی زیر را در نظر بگیرد:

با توجه به متن فوق می توان فعالیت های فرایند را استخراج کرد. در سناریوی ارائه شده فعالیت هایی وجود دارند که عبارتند از: وارد کردن جزئیات سفارش در سیستم IT، تامین محصول از انبار، بسته بندی محصول سفارش داده شده، ارسال محصول به مشتری، ارسال یک صورت حساب به مشتری، دریافت هزینه از مشتری و سپس سفارش بایگانی می شود. سپس می توان از مفاهیم BPMN و نحو واقعی یا concrete syntax استفاده نمود تا فرایند مشاهده شده در واقعیت را در مدل فرایندی بیان کرد و آن اتفاقاتی که در طول فعالیت رخ می دهد، نشان داد. از آن جا که این فرایند از 7 فعالیت تشکیل شده است که باعث تبدیل شدن یک ارائه متنی به مدلی می شود که بسیار ساده می باشد و بخشی از یک فرایند کسب و کار است.

فعالیت های فرایند و جریان توالی
طبق تعریف فرایند کسب و کار می توان به این نتیجه رسید که فعالیت های فرایند به صورت همزمان با هم اجرا می شوند. پس فعالیت های فرایند به صورت مستقل از یکدیگر اجرا نمی شوند و محدودیت های اجرایی بین آنها وجود دارد که نوع ساده این محدودیت ها، جریان توالی یا sequence flow می باشد. جریان توالی یعنی یک فعالیت وقتی می تواند شروع شود که یک فعالیت دیگر اجرا شود. نشانه گذاری که برای جریان توالی استفاده می شود، یک فلش جهت دار بین فعالیت های فرایند می باشد که بین گره ها در مدل فرایندی رایج تر می باشد. A->B یعنی B می تواند وقتی شروع می شود که فعالیت A تمام شده باشد. پس از به پایان رسیدن فعالیت A فلش جهت دار توالی جریان به فعالیت B اعلام می کند که برای اجرا آماده است. با استفاده از توالی جریان می توان از مدلی که فقط فعالیت بود به مدلی رسید که توالی جریان نیز دارد و به این معنا می باشد که بین این فعالیت های فرایند هماهنگی نیز وجود دارد و به صورت یک مجموعه ای از فعالیت های فرایند هستند. رفتار فرآیند

نمونه های فعالیت های فرایند
همان طور که قبلا گفته شد هر مدل فرایند می تواند تعداد نامحدودی نمونه فرایند داشته باشد. در این جا قصد داریم به صورت دقیق به مفهوم نمونه های فرایند بپردازیم. به طور کلی می توان گفت که نمونه های فرایند از نمونه های فعالیت های فرایند تشکیل شده اند. نمونه های فعالیت های فرایند اجراهای حقیقی از فعالیت ها در سازمان هستند. فعالیت های یک نمونه فرایند مثال زده شده شامل جزئیات یک سفارش خاص، تامین یک محصول خاص از انبار و غیره می باشد.
حالات نمونه های فعالیت های فرایند
هر نمونه فعالیت از مجموعه ای از حالات عبور می کند که در مثال قبل مشاهده کردید، اولین فعالیتی که می تواند اجرا شود، وارد کردن جزئیات سفارش می باشد و پس از دریافت سفارش، این فعالیت در حال آماده شدن قرار می گیرد و می تواند اجرا شود ولی سایر فعالیت های فرایند نمی توانند اجرا شوند زیرا در حالت آماده نیستند. وقتی که فعالیتی در حالت آماده باشد می تواند اجرا و یا شروع شود. از این رو وقتی که فعالیت اول به پایان برسد، فعالیت دوم می تواند شروع شود و سپس می تواند وارد حالت آماده شود و اجرا گردد. بنابراین تمام نمونه های فعالیت های فرایند از مجموعه ای از حالات از حالت شروع به حالت پایان عبور می کند. حالات نمونه های فعالیت های فرایند به شرح زیر می باشد:
1. حالت شروع یا init: یعنی فعالیت های شروع شده است اما هنوز برای اجرا شدن آماده نیست.
2. حالت آماده یا Ready: یعنی فعالیت آماده اجرا است و می تواند شروع شود.
3. حالت اجرایی یا Running: یعنی فعالیت در حال اجرا شدن است.
4. حالت پایان یافته یا Terminated
5. حالت از قلم افتاده یا Skipped: فعالیت مورد نظر در این حالت دیگر برای نمونه فرایند مورد نیاز نیست و از قلم می افتد.
شکل زیر یک نمودار ساده از تغییر حالات فعالیت های فرایند می باشد که می توانید آن را در کتاب BPMN مشاهده کنید.

شکل زیر نیز مانند حالات قبلی نمونه های فعالیت های فرایند توسط یک نمودار انتقال ارائه داده می شود. حالات و انتقال نمونه فعالیت های فرایند، بخش مهمی از معناشناسی یا مدل فرایندی هستند. زمانی می توان فهمید که منظور از یک مدل فرایندی چیست؟ که در مورد حالات و تغییر حالاتی که یک نمونه فعالیت می تواند اجرا شود، اطلاعاتی کسب کرد.

با توجه به شکل فوق در مورد skipped می توان گفت که ممکن است یک نمونه فعالیت خاص برای یک نمونه فرایند خاص مورد نیاز نباشند و دیگر به فعالیت مورد نظر نیاز نیست که از حالت شروع به حالت از قلم افتاده تغییر می کند. همچنین با توجه به شکل فوق می توان گفت که حالت شروع نشده از ترکیب حالات شروع و آماده ایجاد می شود که ارائه مدل را ساده تر می کند. نمودار فوق یک نمودار ساده شده از یک نمودار حالت نمونه فعالیت های فرایند استاندارد BPMN می باشد و این ساده سازی به دلیل اهداف دوره ارائه شده است.
راهنمایی مدل سازی فعالیت های فرایند
بسیار مهم است که فعالیت های فرایند را به درستی مدل سازی کرد و بر روی آنها برچسب زد تا سایر افراد به خوبی بتوانند مدل سازی فرایند را درک کنند. اما ممکن است سوال پیش آید که چه نوع فعالیت کسب و کاری در فرایند کسب و کار ارائه شده است؟ برای این کار باید فعالیت های فرایند را به صورت مستمری برچسب زد پس نیازمند دایره لغات پیوستگی است. به عنوان مثال دسته بندی محصول اسم مستمری می باشد زیرا قرار است محصول بسته بندی شود. اگر این اسم ثابت به مفهومی در فرایند اشاره می کند، باید در کل فرایند نیز استفاده شود. در مدل ها، فعالیت های فرایند مرتبط با کاربران یا Client ها می باشد و ممکن است فعالیت های فرایند دیگری وجود داشته باشد که به کاربران اشاره نمی کند و در واقع به مشتری یا customer اشاره می کند اما منظور آنها یک هویت واحد در دنیای واقعی می باشد پس بایستی از واژگان مستمری استفاده کرد که در این جا می توان یا از مشتری یا از کار استفاده کرد. به علاوه واژگان پیوسته باید در تمام مدل استفاده شوند. از این رو می توان از یک لغت نامه مربوط به واژگان سازمانی برای این منظور استفاده کرد. پس تدوین گر های فرایندی وجود دارند مانند تدوین گر Signavio که افراد می توانند از آن استفاده کنند و لغت نامه ای را فراهم می کند که وقتی فعالیتی برچسب گذاری می شود و شماره های برچسب را طراحی می شود که در لغت نامه مستند نامه سیستم مشخص است دیگر افراد با مشکلاتی مواجه نمی شود.

فعالیت های فرایند و انواع وظایف
تاکنون منظور از وظیفه در مدل BPMN فقط به برچسب گذاشته شده روی فعالیت توجه می شد که توضیح می داد که وظیفه در ارتباط با چه فعالیتی است اما BPMN اطلاعات بیشتری را برای فرد فراهم می کند. در واقع اطلاعات تصویری بیشتری درباره فعالیت به کاربران ارائه می دهد که به آنها انواع وظایف می گویند. لازم به ذکر است که می توان حالات مختلف را به وظایف نسبت داد. پس یک وظیفه می تواند از نوع خاصی باشد که در آینده بر روی وظیفه تاثیر می گذارد. نوع وظیفه توسط نشانگرهایی در گوشه بالا سمت چپ ارائه می شود. مهم ترین انواع وظیفه ای که در BPMN برای فعالیت های فرایند ارائه شده است، عبارتند از:
1) وظیفه پیامی (Message Task): این نوع وظیفه به فرد نشان می دهد که با فعالیتی سروکار دارد که یک پیام را به یک نفر ارسال و یا دریافت می کند. این وظیفه دارای دو نوع است: یکی وظیفه پیامی از نوع ارسالی و دیگری از نوع دریافتی.
2) وظیفه کاربر (User Task): از این نوع وظیفه در فعالیتی استفاده می شود که آن فعالیت توسط کاربر باید انجام شود اما لازم است بدانید که این نوع وظیفه ممکن است توسط سیستم نیز انجام شود که در نهایت بایستی کاربر آن را انجام دهد.
3) وظیفه سرویس (Service Task): وقتی این نماد در فعالیت های فرایند مشاهده می شود یعنی یک وظیفه خدماتی می باشد. بدین معنا که خدمت و یا سرویس دهی به صورت خودکار مثلا توسط نرم افزار و یا خدمات نرم افزاری پیاده سازی و انجام می شود.

در مثال قبل وظیفه فعالیت های وارد کردن جزئیات سفارش، تامین محصول از انبار و بسته بندی کردن محصول از نوع وظیفه کاربر، وظیفه فعالیت های ارسال محصول به مشتری و ارسال یک صورت حساب به مشتری از نوع وظیفه پیامی ارسالی ( ) و وظیفه فعالیت دریافت هزینه از مشتری از نوع وظیفه پیامی دریافتی ( ) و در نهایت وظیفه فعالیت بایگانی کردن سفارش از نوع سرویس می باشد.
فعالیت های فرایند و ویژگی های BPMN
BPMN برای فرد اطلاعات زیادی را فراهم می کند که می توان آنها را به صورت تصویری در مدل نمایش داد. ویژگی های BPMN یا BPMN Attribute یکی از آنهاست که می توان اطلاعات بیشتری را ذخیره کرد. هر نمودار ویژگی های خاص خود دارد اما هر عنصر خاص ویژگی خاص خودش را دارد. BPMN انواع وظیفه را به عنوان ویژگی ذخیره می کند و به صورت ویژگی ارائه می شوند. به طور کلی می توان گفت ویژگی ها اطلاعات اضافی از عناصر BPMN را دارند اما تمام این ویژگی ها ارائه تصویری را ندارند. پس تمام جزئیات فرایندی در یک مدل فرایندی وجود ندارد و فقط می توان یک ارائه تصویری از آن را مشاهده کرد که اطلاعات بیشتری در ویژگی های BPMN ذخیره می شوند.

فعالیت های فرایند و حاشیه نویسی در BPMN
گاهی اوقات لازم است که اطلاعات بیشتری را بیان کرد که آنها را نمی توان در ویژگی ها و مفاهیم زبان بیان کرد لذا در این خصوص می توان از حاشیه نویسی یا Annotation استفاده کرد تا مدل فرایند کسب و کار را بهتر درک کرد. از این رو مدل ها می توانند توسط حاشیه نویسی غنی تر شوند. لازم به ذکر است که حاشیه نویسی به هر عنصر مدل سازی اضافه شود می توان درباره آن عنصر اطلاعات بیشتری را ارائه دهد. جالب است بدانید که حاشیه نویسی هیچ معناشناسی اجرایی ندارد، از این رو نمی توان معناشناسی اجرایی را برای فراهم کردن تصمیمات، فعالیت ها برای توقف و صبر کردن برای ورودی مشخص کرد. استفاده از حاشیه نویسی فقط برای اهداف مستند سازی می باشد اما با این وجود استفاده از آن بسیار حائز اهمیت است زیرا هدف مدل سازی، فراهم کردن یک درک مشترک بین افراد در یک پروژه مدیریت فرایند می باشد. در شکل زیر مشاهده می کنید که فعالیت تامین محصول از انبار دارای یک حاشیه نویسی است.

حاشیه نویسی موجود در شکل فوق بیانگر این است که فرض می شود کالا در انبار موجود می باشد. پس یک فرضی است که در مدل نمایش داده نمی شود ولی با حاشیه نویسی می توان آن را مشخص کرد و اطلاعات بیشتری از فرایند از جمله فعالیت های فرایند را ارائه داد.
امید است این مقاله در مورد فعالیت های فرایند برای شما خوانندگان گرامی مفید واقع شود.

رفتار فرآیند

فهرست کلی مقالات دوره

دوره آموزشیمدیریت فرایند ها

فعالیت های فرایندمدل سازی فرآیندمدل سازی فرایندنمونه فعالیت های فرآیند

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *