همان طور که قبلا گفته شد مدل های فرآیند برای تعداد فعالیت ها در پروژه مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM شامل مستند سازی فرآیند، بهبود فرآیند، خودکار سازی فرآیند و پایش فرآیند بسیار مفید هستند و بسیار مهم است که ذینفعانی که در این پروژه فعالیت می کنند روی معنای مدل فرآیند توافق کنند. هدف از شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار، بررسی اجرای فرآیند بدون پیاده سازی کردن آن است پس می توان فرآیند را اعتبارسنجی کرد. این مقاله در مورد شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار می باشد.
وقتی در مورد مدل های فرآیند کسب و کار صحبت می شود یعنی آنها شبیه سازی شده اند. به عنوان مثال به مدل سازی فرآیند سفارش محصول توجه کنید. همواره با استفاده از شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار می توان یک فرآیند را به صورت کلی و جامع مرور کرد که باعث درک کامل فعالیت ها در مدل فرآیندی می شود و همچنین محدودیت های بین فعالیت ها مشخص می شود.
انواع شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار
انواع شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به شرح زیر می باشد:
• شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام (Step-Through Simulation): تاکنون کمی با شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار آشنا شدید که عامل اصلی این شبیه سازی، فهمیدن رفتار فرآیند می باشد که می توان آن را به صورت شبیه سازی کیفی در نظر گرفت. در واقع در این شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به کمیت ها توجه نمی شود و فقط به ترتیب اجرای فعالیت ها توجه می شود.
• شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت تک نمونه ای (Single-Instance Simulation): در این شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار ویژگی های بیشتری به فعالیت ها و منابع اضافه می شود. با استفاده از این شبیه سازی می توان در مورد هزینه، زمان و عملکرد فرآیند اطلاعاتی را کسب کرد که چقدر باید برای فرآیند صرف شود. اطلاعات بیشتری که در شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام به آنها نمی پردازیم.
• شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت چند نمونه ای (Multi-Instance Simulation): در شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به هزینه یک نمونه فرآیند توجه نمی شود بلکه به هزینه های زیادی از نمونه های فرآیند به صورت همزمان توجه می شود که در محیط سازمانی اجرا می شوند. علاوه بر این ارائه دقیقی از منابع مورد نیاز فراهم می شود.
حال قصد داریم به توضیح مفصل انواع شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار بپردازیم.
شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام (Step-Through Simulation) :
شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام در زمان طراحی مدل فرآیندی استفاده می شود تا درک مشترکی از رفتار فرآیند کسب و کار به دست آورده شود. در این شبیه سازی ترتیب منطقی اجرای فعالیت ها بسیار مهم می باشد که این کار را با مرور کلی یک فرآیند به صورت گام به گام می توان انجام داد.
از نظر فنی شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام توسط کاربر و افراد دیگر در طراحی فرآیند انجام می شود و آنها از یک موتور شبیه سازی که یک نرم افزار می باشد، استفاده می کنند. در واقع موتور شبیه سازی تعداد وابستگی فعالیت ها را محاسبه می کند و حالات انتقال را راه اندازی می کند و به طراح تصویری از وضعیت فعلی فرآیند را ارائه می دهد. در طول شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام، کاربران انتقال حالت نمونه های فعالیت از حالت آماده به حالت خاتمه یافته فعال سازی می کنند. همچنین کاربران می توانند شرایط را انتخاب کنند و همان طور که می دانید فرآیندها، شرایطی را دارند. به عنوان مثال می توان هر کدام از شاخه های خروجی جداکننده XOR مبتنی بر داده را انتخاب کرد و این مورد نمی تواند توسط شبیه سازی تصمیم گیری شود زیرا این درگاه روی داده واقعی عملی نیست و هیچ پیاده سازی فرآیند در آن وجود ندارد و فرد به عنوان کاربر سیستم باید تصمیم بگیرد و به سیستم کمک کند که چه مسیری انتخاب شود. برای توضیح بیشتر در مورد شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام بهتر است به مثال زیر توجه کنید.
کاربر یک انتقال حالت نمونه فعالیت ثبت ادعای خسارت از آماده به خاتمه یافته فعال سازی می کند. در تدوین گر فرآیند Signavio امکان این که بتوان شبیه سازی گام به گام را بتوان انجام داد، وجود دارد. در زمان استفاده از برنامه تدوین گر فرآیند Signavio باید شبیه سازی را بر روی رویداد آغازین دریافت ادعای خسارت شروع کرد و با کلیک کردن روی آن، رویداد اتفاق می افتد. سپس نمونه فعالیت ادعای خسارت از شرکت بیمه در حالت آماده است و فعالیتی که در حالت آماده است، با دو خط مرزی آبی رنگ نشان داده می شود و با کلیک کردن بر روی آن حالت فعالیت از آماده به خاتمه یافته تغییر پیدا می کند. وقتی این کار انجام می شود می توان تصویر پایین شکل زیر را مشاهده کرد و به این معناست که فعالیت ثبت ادعای خسارت خاتمه پیدا کرده است و به صورت آبی پر رنگ نشان داده می شود.
در این تحلیل فرآیند کسب و کار به حالت اجرای نمونه فعالیت توجه نمی شود و فقط به ترتیب منطقی اجرای فعالیت ها دقت می شود. از این رو در نمودار انتقال حالت از حالت آماده به حالت پایان یافته می رود. شبیه سازی چند نمونه ای با برنامه BIMP
پس در شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام به اجرای حقیقی فعالیت ها توجه می شود (نه به خود فعالیت ها و پیاده سازی آنها) زیرا تنها فرآیند شبیه سازی می شود. سپس کاربر یک شرط درگاه جداکننده XOR را انتخاب می کند و آن را در تدوین گر فرآیند Signavio به صورت خروجی مانند شکل زیر نشان داده می شود و با کلیک کردن بر روی یکی از فلش های خروجی می توان یکی از آنها را انتخاب کرد که در این جا فلش بالایی انتخاب شده است یعنی فعالیت آماده سازی نامه موافقت اجرا می شود که از حالت شروع به حالت آماده می رود.
شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت تک نمونه ای :
شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت گام به گام به هزینه و عملکرد فرآیند قبل از پیاده سازی در محیط هدف نیز توجه می شود. شبیه سازی کمی به فرد اجازه می دهد که عملکرد یک فرآیند را قبل از پیاده سازی تخمین زد. به عنوان مثال زمان یک نمونه فرآیند چقدر است؟ و هزینه یک نمونه فرآیند نیز چقدر می باشد؟ معمولا از این دو سوال بیشتر استفاده می شود.
برای محاسبه زمان و هزینه فرآیند به اطلاعات بیشتری نیاز است. تاکنون زمان اجرای فعالیت محاسبه شده است و هزینه نقش های درگیر در فرآیند محاسبه نشده است زیرا این پارامترهای عملکردی لازم نبودند، از این رو به این مباحث اجرای فرآیند پرداخته نشده است. پس برای انجام فعالیت ها به اطلاعات شبیه سازی بیشتری نیاز است مانند زمان و هزینه. همچنین منطق کلی اجرا متمرکز بر روی نمونه فرآیند حفظ می شود و تغییر نمی کند.
حال قصد داریم فرآیند ادعای خسارت از شرکت بیمه را شبیه سازی کنیم. در زیر اطلاعاتی در مورد زمان اجرای فعالیت ها به صورت عددی آورده شده است که با استفاده از آنها می توان فرآیند کسب و کار را شبیه سازی کرد و همچنین قصد داریم زمان و هزینه را محاسبه کنیم که مرتبط با نمونه فرآیند هستند. پس اعداد زیر بسیار دقیق نیستند و فقط جنبه آموزشی شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار را دارند.
• زمان اجرای فعالیت ثبت ادعای خسارت: 5 دقیقه
• زمان اجرای فعالیت تصمیم بر پوشش ادعای خسارت: 15 دقیقه (این فعالیت یک زیر فرآیند می باشد که عملیات مخصوص به خود را دارد از این رو زمان بر است)
• زمان اجرای فعالیت آماده سازی نامه موافقت: 8 دقیقه
• زمان اجرای فعالیت آماده سازی نامه عدم موافقت: 15 دقیقه (زمان اجرای فعالیت آماده سازی نامه عدم موافقت نسبت به آماده سازی نامه موافقت بیشتر است زیرا برای ارسال نامه عدم موافقت باید جزئیات بیشتری ذکر شود)
• هزینه کارمندان: 40 یورو در ساعت
• هزینه ارسال هر نامه: 1.5 یورو
حال می توان شبیه سازی کمی یک نمونه فرآیند را انجام داد و فرض کنید که مسیر دریافت ادعای خسارت تا قبول کردن ادعا در نظر گرفته شده است که از نظر کاربر یک خروجی مثبت را تولید می کند.
پس محاسبه و هزینه فرآیند به صورت زیر می باشد:
هزینه رویداد دریافت ادعای خسارت: صفر
هزینه فعالیت ثبت ادعای خسارت، 5 دقیقه طول می کشد، برابر است با:
5 * (40 €)/(60 min) = 3.33 €
هزینه فعالیت تصمیم گیری بر پوشش ادعای خسارت، 15 دقیقه طول می کشد، برابر است با:
15 * (40 €)/(60 min) = 10 €
هزینه فعالیت آماده سازی نامه موافقت که 8 دقیقه طول می کشد، برابر است با:
8 * (40 €)/(60 min) = 5.33 € + هزینه ارسال نامه = 5.33 + 1.5 = 6.83 €
هزینه اجرای کل نمونه فرآیند = 0 + 3.33 + 10 + 5.33 + 1.5 = 20.17 €
زمان کل چرخه فرآیند = 5 + 15 + 8 = 28 دقیقه
در صورتی که ادعای خسارت از شرکت بیمه رد شود، شاخه پایینی درگاه تصمیم گیری انتخاب می شود. رد کردن ادعای خسارت نسبت به قبول کردن ادعای خسارت از شرکت بیمه هزینه بیشتری دارد زیرا آماده سازی نامه عدم موافقت ادعای خسارت زمان بیشتری را طول می کشد یعنی به جای 8 دقیقه، 15 دقیقه طول می کشد.
هزینه رویداد دریافت ادعای خسارت: صفر
هزینه فعالیت ثبت ادعای خسارت: 3.33 €
هزینه فعالیت تصمیم گیری بر پوشش ادعای خسارت: € 10
هزینه فعالیت آماده سازی نامه عدم موافقت: 11.5 €
هزینه اجرای کل نمونه فرآیند = 0 + 3.33 + 10 + 11.5 = 24.83 €
زمان کل چرخه فرآیند = 5 + 15 + 15 = 35 دقیقه
شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار به صورت چند نمونه ای :
شبیه سازی چند نمونه ای نسبت به شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار بسیار پیچیده تر است پس ارزش بیشتری از شبیه سازی چند نمونه ای می توان به دست آورد که نیازمند مدل شبیه سازی با جزئیات بیشتری می باشد. از جمله مواردی که در این شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار باید به آنها توجه کرد، به شرح زیر می باشد:
• فرکانس حالت (نرخ یا توزیع دریافت): توزیع به صورت دریافت نمونه های جدید فرآیند می باشد.
• منابع در دسترس مانند ساختارهای سازمانی یعنی تعداد افراد و امکاناتی که درگیر هستند و همچنین تعداد تبادل های کاری که بین اشخاص رخ می دهد. در این شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار باید اطلاعاتی در مورد ساعت کاری نیز در نظر گرفت.
• شروع و پایان شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار و همچنین تعداد نمونه های فرآیند را باید مشخص کرد. همین طور باید تعیین کرد که در چه زمانی شبیه سازی انجام شده است.
در پایان می توان گفت که شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار، تعدادی نمونه فرآیند را اجرا می کند و پارامترهای هزینه و عملکرد را جمع آوری می کند. بدین ترتیب می توان با استفاده از آن اطلاعاتی در مورد تنگنا و ویژگی های مرتبط با منابع و استفاده بیش از حد منابع و یا استفاده کمتر از آنها را به دست آورد.
امید است که مطالعه این مقاله در مورد شبیه سازی مدل های فرآیند کسب و کار مورد توجه شما عزیزان قرار گرفته باشد.
بدون دیدگاه